42
автоматизацией следует понимать создание и ведение баз данных по личному
составу.
Представляется, что в настоящий момент наиболее актуальным
направлением совершенствования делопроизводства ООО «Вива Плюс»
является разработка и внедрение инструкции по делопроизводству, устранение
вышеописанных недостатков на фоне постепенной автоматизации
документационного обеспечения управления.
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
организации
В исследовании была обозначена проблема недостаточной
эффективности существующего кадрового документооборота ООО «Вива
Плюс», сформулирована цель - повысить качество управления путем
разработки и внедрения инструкции по кадровому делопроизводству на фоне
автоматизации кадрового документооборота предприятия.
Таблица 10
Недостатки документооборота ООО «Вива Плюс» и пути их
решения
Основные недостатки документооборота
предприятия
Пути решения
Отсутствие системы хранения документов в кадровой
службе
Организация архива
Отсутствие инструкции по кадровому
делопроизводству
Разработка НПА
Отсутствие должностных инструкций младшего
технического персонала
Разработка инструкций
Отсутствие номенклатуры дел
Разработка номенклатуры
Отсутствие программного обеспечения кадровой
службы
Внедрение
автоматизированной
системы
В рамках решения первой проблемы автором предлагается выделить
помещение для архива и организовать обучение сотрудника архивному делу.
Для устранения недостатков в отсутствии нормативно-правовых актов
необходимо разработать Инструкцию кадрового делопроизводства,
43
должностные инструкции младшего технического персонала.
Отмеченные недочеты в обороте документов имеют все шансы быть
устранены путем абсолютной автоматизации документирования работы
предприятия.
Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного
исследования кадрового документооборота, было принято решение внедрить
программу 1С «Зарплата и управление персоналом», которая отвечает высоким
критериям работы с документами, современным стандартам делопроизводства,
обладает необходимой универсальностью и может быть интегрирована в
действующую на предприятии» (таблица 11).
Программа «1С:Зарплата и Кадры» предназначена для расчета
заработной платы и кадрового учета, может использоваться как на
хозрасчетных предприятиях Российской Федерации. Она позволяет не только
автоматизировать расчет заработной платы, но и организовать учет
сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать
статистические справки по кадровому составу. Универсальность системы
позволяет реализовать любой подход к решению этих задач и получать любые
отчетные документы.
Таблица 11
Результаты сравнения систем автоматизации кадрового
документооборота
Свойства системы
1С
Dire
ctum
Do
cs
Visi
on
LanD
ocs
Opti
ma
Work
flow
Doc
u-
men
tum
ЕВФ
РАТ
Lot
us
Dom
ino
Регистрация документов
+
+
+
+
+
+
+
+
Ведение регистрационной
карточки
+
+
+
+
+
+
+
+
Ведение номенклатуры дел
+
+
+
+
+
+
+
+
Связанные документы
+
+
+
+
+
+
+
+
Прикрепленные файлы
+
+
+
+
+
+
+
+
Работа со словарями и
справочниками
+
+
+
+
+
+
+
+
Сроки поручений
+
+
+
+
+
+
+
+
Поиск по реквизитам
+
+
+
+
+
+
+
+
Поиск по виду
регистрационной карточки
-
-
+
-
+
-
+
-
Полнотекстовый поиск
+
+
+
+
+
+
+
+
44
Поиск с учетом морфологии
-
+
-
+
+
-
+
-
Списание документа в архив
+
+
+
+
+
+
+
+
Маршрутизация документа
+
+
+
+
+
+
+
+
Разграничение прав доступа
+
+
+
+
+
+
+
+
Интеграция с др.
приложениями
-
+
+
-
-
+
+
+
Шифрование документов
+
+
+
+
+
+
+
+
Обеспечение совместной
работы над документами
+
+
+
-
+
+
+
+
Web-доступ
+
+
+
+
+
+
+
+
Распределенная обработка
документов
+
+
+
+
+
+
+
+
Интеграция с электронной
почтой
+
+
+
+
+
+
+
+
Интеграция с факсимильной
связью
+
+
+
+
+
+
+
+
Поддержка ЭЦП
+
+
+
+
+
+
+
+
Поддержка
формализованных рабочих
процессов
+
+
+
+
+
+
+
+
Организация
систематизированного
хранения документов
+
+
+
+
+
+
+
+
Обеспечение
информационной
безопасности
+
+
+
+
+
+
+
+
Регламентация и поддержка
жизненного цикла документа
+
+
+
+
+
+
+
+
Преимуществом данной программы для ООО «Вива Плюс» является ее
распространенность.
В 1С: Зарплата и управление персоналом» 8 поддерживаются все
основные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета,
расчета зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в
государственные органы и социальные фонды, планирование расходов на
оплату труда. Учтены требования законодательства, реальная практика работы
предприятий и перспективные мировые тенденции управления персоналом.
Решения «1С: Зарплата и управление персоналом 8 соответствуют
требованиям Федерального закона «О защите персональных данных». В
программе реализована возможность регистрации событий, связанных с
работой с персональными данными, в частности, доступ и отказ в доступе к
персональным данным, включая информацию о том пользователе, с которым
45
данное событие было связано. Удобные и гибкие механизмы настройки отчетов
позволяют получать полную и достоверную информацию в самых различных
аналитических разрезах для различных категорий пользователей: руководства,
службы управления персоналом, кадровой службы и других
Система автоматизации делопроизводства и документооборота позволит:
1. Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса -
вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах,
систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в
документообороте и работе персонала;
2. При переходе на работу с электронными копиями документов
полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к
запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже
необязательно помнить название или регистрационный номер документа -
достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.
3. Повысить рост производительности труда сотрудников за счет
упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени
передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты.
Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства
предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий,
решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения
единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и
производственной информацией.
В рамках дипломной работы разработан проект автоматизации
кадрового документооборота «Вива Плюс».
Цель проекта: повышение эффективности кадрового документооборота
на предприятии.
Задачи проекта:
1. Формирование команды проекта
Формирование команды проекта можно назвать созданием открытой,
поддерживаемой участниками проекта, эффективной, функциональной,
46
скоординированной группы. Проекты выполняются отдельными служащими, и
чем лучше они работают вместе, тем успешнее будет выполнение проекта.
Компонентами процесса формирования команды проекта являются персонал
проекта, план проекта, план управления персоналом, отчеты о выполнении и
внешняя обратная связь. К методам и приемам процесса формирования
команды проекта относятся действия по созданию группы, основные умения
управлять, системы поощрения и признания, размещение на должности и
обучение.
2. Исследование существующей системы кадрового документооборота
Внутренний кадровый аудит - это регламентированная локальными
нормативными актами и осуществляемая внутри аудируемого лица
специальным подразделением (службой внутреннего кадрового аудита)
деятельность по независимой объективной проверке кадровой службы
компании.
3. Определение целей и задач автоматизации кадрового
документооборота
Внедрение программной системы автоматизации делопроизводства и
документооборота создает аппаратно-программную основу для единой
системы, охватывающей все подразделения организации. При этом
достигаются следующие цели: единый порядок индивидуальной и совместной
работы с документами в подразделениях организации; объединение потоков
электронных документов между подразделениями организации; использование
общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов,
общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций,
номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки
документов и т.п.; обеспечение унификации управленческой документации и
сокращения количества форм и видов единообразных документов.
4. Формирование критериев и ограничений автоматизации кадрового
документооборота зависит от уровня зрелости документооборота в компании и,
соответственно, ее готовности к организации электронного документооборота.
47
Выбор системы также зависит от того, что заказчик хочет от нее получить
(цели внедрения системы мы распишем ниже), какими ресурсами (денежными,
временными, человеческими и пр.) он располагает для достижения желаемого.
5. Сравнение систем кадрового документооборота
Фирмы и люди, разрабатывающие различные программы автоматизации
кадрового документооборота, ориентируются на определенные задачи, на
какой-то круг пользователей со своими потребностями, предпочтениями и
вкусами. С потребительской точки зрения, автоматизированные системы
управления предприятием различаются своей направленностью.
6. Выбор системы документооборота
Выбор системы электронного документооборота - шаг ответственный,
во многом определяющий как дальнейшее развитие электронного
документооборота, так и самой организации или предприятия. Очень часто
выбор системы руководство компании возлагает на руководителей и
специалистов службы ДОУ.
7. Согласование решения о внедрении системы электронного
документооборота
Необходимо обеспечить согласие с предполагаемым решением как
руководителей тех подразделений, на деятельность которых может повлиять
решение, так и тех исполнителей, которые будут его выполнять.
8. Финансовый план проекта
Целью финансового плана является оценка финансовой ситуации
проекта: источники финансирования проекта, план доходов и расходов, план
денежных поступлений и выплат, балансовый план.
9. Подключение производителей системы к внедрению
10. Заключение договора
11. Внедрение системы «1С: Зарплата и кадры»
12. Обучение персонала работе с программой
В рамках проводимого обучения специалисты знакомят пользователей
со всеми функциональными возможностями программы, обучают составлению
48
всех необходимых документов и проводят консультации по использованию
созданной системы. Обучение сотрудников позволяет оперативно организовать
работу в новой системе, снизить процент возможных ошибок, по максимуму
использовать все возможности системы для развития и совершенствования
компании.
13. Мониторинг и контроль
14. Внесение изменений
15. Завершение проекта
Начало проекта: 01.07.2014
Окончание проекта: 11.10.2014
Заказчик проекта: отдел кадров ООО «Вива Плюс».
Ограничения проекта: 1000 тыс. руб.
В таблице 12 представлены итоговые показатели проекта автоматизации
кадрового документооборота «Вива Плюс».
Таблица 12
Проект автоматизации кадрового документооборота «Вива
Плюс»
Наименование задачи
Длител
ьность
Начал
о
Окончан
ие
Предш
ествен
ники
Ресурсы
1. Формирование команды
проекта
7,33
дней
01.07.1
7
12.07.17
Персонал
2. Исследование
существующей системы
кадрового
документооборота
5,5 дней
12.07.1
7
19.07.17
1
«Персонал;
Финансы;
Технологии
»
3. Определение целей и
задач автоматизации
кадрового
документооборота
5,5 дней
19.07.1
7
27.07.17
2
««Персона
л;
Финансы;
Технологии
»
4. Формирование
критериев и ограничений
автоматизации кадрового
документооборота
5,5 дней
27.07.1
7
03.08.17
3
«Персонал;
Финансы;
Технологии
»
5. Сравнение систем
кадрового
документооборота
7 дней
13.08.1
7
12.08.17
4
««Персона
л;
Финансы;
Технологии
»
49
6. Выбор системы
документооборота
2 дней
12.08.1
7
16.08.17
5
«Персонал;
Финансы;
Технологии
»
7. Согласование решения
о внедрении системы
электронного
документооборота
1,17
дней
16.08.1
7
17.08.17
6
«Персонал;
Финансы;
Технологии
»
8. Финансовый план
проекта
14,5
дней
12.07.1
7
01.08.17
1
«Персонал;
Финансы
9. Подключение
производителей системы к
внедрению
3 дней
18.08.1
7
22.08.17
«7;8»
«Персонал;
Финансы;Т
ехнологии»
10. Заключение договора
1,33
дней
23.08.1
7
24.08.17
9
«Персонал;
Финансы
11. Внедрение системы
«1С: Зарплата и кадры»
21 дней
24.08.1
7
22.09.17
10
«Персонал;
Финансы;Т
ехнологии»
12. Обучение персонала
работе с программой
21 дней
24.08.1
7
22.09.17
10
«Персонал;
Технологии
13. Мониторинг и контроль
3,33
дней
22.09.1
7
27.09.17
«11;12
»
«Персонал;
Финансы;Т
ехнологии»
14. Внесение изменений
7 дней
27.09.1
7
06.10.17
13
«Персонал;
Финансы;Т
ехнологии»
15. Завершение проекта
1 день
06.10.1
7
11.10.17
14
Персонал
Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного
исследования документооборота, было принято решение внедрить систему 1С:
Зарплата и управление персоналом», которая отвечает высоким критериям
работы с документами, современным стандартам делопроизводства и обладает
необходимой универсальностью.
При внедрении системы электронного делопроизводства достигается
повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее
резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке. Известно, что
оценка эффективности проекта внедрения системы электронного
делопроизводства может быть выражена через отношение результата проекта к
его затратам.
За счет автоматизации системы документационного обеспечения удается
снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на
50
фонде оплаты труда. Планируется, что проект будет реализован с помощью
команды из двух сотрудников: менеджера по управлению персоналом и
специалиста по разработке программного продукта - программиста. При этом
план затрат проекта будет складываться из затрат на заработную плату, затрат
на материалы, затрат на оплату аренды помещения, затрат на оплату
электроэнергии, затрат на косвенные расходы. Экономия денежных,
материальных или людских ресурсов возникает за счет автоматизации процесса
обработки потока входящих, исходящих и внутренних документов, связанных с
управлением персоналом.
После внедрения программного продукта в деятельность руководителя,
секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост
производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки
документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения
документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в
дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.
Эта экономия может так же рассматриваться как источник возврата
инвестиционных затрат [10, с.167].
Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы
документационного обеспечения управления персоналом:
Э = Бпл Бф, (1)
где Э размер экономии;
Бпл плановый бюджет расходов на систему автоматизации отдела
кадров;
Бф фактический бюджет расходов на систему автоматизации отдела
кадров.
Бюджет расходов на программное обеспечение включает – расходы по
зарплате, затраты на обучение сотрудников и расходы по хранению
документов.
1) Без внедрения системы для обработки данных может потребоваться
51
труд трех человек с заработной платой по 15 тыс. руб. в месяц (2 специалиста)
и 18 тыс. руб.(начальник отдела).
Расходы по зарплате исполнителей Ззп определяются по формуле расчета
фонда заработной платы:
Фзп = Зосн×(1+Кдоп)×(1+Кс.ф.),
(2)
где Зосн основная заработная плата работников;
Кдоп, Кс.ф.- коэффициенты, учитывающие дополнительную заработную
плату и отчисления в социальные внебюджетные фонды.
Значения Кдоп, Кс.ф. можно принимать в размере Кдоп = 0,08 ÷ 0,1;
Ксф.= 0,34.
Тогда, расходы на заработную плату 3-х исполнителей за время
эксплуатационного периода (12 месяцев) рассчитаем по формуле (2):
ФЗП = 48,00 × 1,1 × 1,34 × 12 = 849,024 тыс. руб.
2) Расходы на хранение архива:
- площадь архива – 15м
2
- стоимость аренды 1 м
2
300 руб./м
2
, включая НДС.
Расходы на хранение архива планируются на 2011 год в размере:
15 × 300 × 12 = 54 000 руб.
Расчет затрат на отопление архива осуществляется по следующей
формуле:
Зот = Sпл * (T.кален./365) * Wтепл , (3)
где W тепл - тариф на тепловую энергию, руб./кв.м. в мес.
W тепл = 46,2 руб./кв.м. в мес.
Тогда затраты отопление будут равны:
Зот = 15 × 200/365×46,2×12 = 4,5 тыс. руб.
Таким образом, расходы на хранение архива планируются в размере: 54,0
+ 4,5 = 59,5 тыс. руб.
Фактический бюджет расходов при внедрении электронной системы