2
Содержание
Введение ....................................................................................................................... 3
Глава 1. Теоретико-методологические организации кадрового
документооборота ....................................................................................................... 6
1.1. Понятие и значение документооборота .......................................................... 6
1.2. Информационная характеристика и классификация кадровой
документации ......................................................................................................... 11
1.3. Организация кадровой деятельности ............................................................ 15
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере
организации ............................................................................................................... 21
2.1. Анализ деятельности предприятия ............................................................... 21
2.2. Кадровый документооборот в организации ................................................. 27
2.3. Система электронного документооборота ................................................... 36
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота и
их оценка на примере организации ......................................................................... 40
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации ...... 40
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
организации ............................................................................................................ 42
Заключение ................................................................................................................ 54
Список использованной литературы ....................................................................... 57
Приложения ............................................................................................................... 59
3
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность дипломной работы заключается в том, что документы
обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих
решений. От организации работы с документами зависит эффективность
управленческой деятельности промышленного предприятия, так как она
определяется качеством и достоверностью информации, оперативностью
приема-передачи ее, правильной постановкой справочно-информационной
службы, четкой системой поиска, хранения и использования документов.
Выделяют две основные задачи, решаемые в делопроизводстве:
документирование (запись информации на различных носителях по
установленным правилам, то есть составление, оформление, согласование и
изготовление документов) и организацию работы с документами в процессе
осуществления управления (организация документооборота, хранения и
использования документов в текущей деятельности предприятия). Из всего
этого следует особо выделить документооборот, характеризующий движение
документов с момента их создания или получения до завершения исполнения
или отправления. Именно документооборот является отображением модели
управления предприятием и соответственно уровня управляемости им.
Исследование принадлежит области - Менеджмент организации.
Теоретической и методологической основой исследования послужили
труды отечественных и зарубежных ученых и практиков таких, как: Алавердов
А.Р., Аширов Д. А., Белов А.А., Белов А.Н., Григорьев В.П., Зайцева Т.В.,
Иванова-Швец Л.Н., Кирсанова М.В., Кузнецов С.Л.; статьи теоретиков и
практиков в области управления человеческими ресурсами, таких как Андреев
В., Белов А.А., Быкова Т.А., Горелик О.М., Данилов А.Д.
Информационная база: законодательные и нормативно-правовые акты,
документы компании, статистическая отчетность, данные первичного учета
исследуемого предприятия, результаты наблюдений и бесед.
4
Цель дипломной работы: Теоретико-методологическое исследование и
разработана рекомендации по совершенствованию организации кадрового
документооборота на примере предприятии ООО «Вива Плюс».
Объект исследования: Организация ООО «Вива Плюс».
Предмет исследования: Организация кадрового документооборота на
примере организации ООО «Вива Плюс».
Исходя из поставленной цели, заявленного предмета и объекта настоящей
работы определим следующий круг задач настоящего исследования.
В теоретической части изучить:
понятие и значение документооборота;
нормативно-информационную характеристику и классификацию
кадровой документации;
особенности организации кадровой деятельности.
В практической части дипломной работы провести:
организационно-функциональный анализ деятельности ООО «Вива
Плюс»;
анализ состава, структуры и движения персонала предприятия;
анализ организации кадрового документооборота.
А также разработать направления совершенствования кадрового
документооборота предприятия ООО «Вива Плюс» на основе автоматизации.
В работе использовались общие и частные методы исследования: методы
количественной и качественной оценки и обработки информации, наблюдение,
тестирование, анкетирование, персонала, метод сравнительного анализа,
методы кадрового аудита и др.
Структура дипломной работы включает введение, три главы основного
текста, заключение, список литературы и приложения.
В теоретической главе будут рассмотрены общие определения понятий и
сути рассматриваемой темы для целей настоящей дипломной работы.
5
В аналитической главе будут даны характеристика организации, ее
организационная структура, динамика развития персонала, а также будет
проведен кадровый аудит ООО «Вива Плюс».
В проектной главе приводятся основные рекомендации, которые можно
сделать по результатам проведенного исследования по разным направлениям: в
главе формулированы направления совершенствования кадрового
документооборота предприятия.
В заключении подводятся основные итоги настоящего исследования.
Практическая значимость исследования состоит в возможности
использования разработанных в третьей главе рекомендаций по
совершенствованию кадрового документооборота предприятия ООО «Вива
Плюс».
Результаты исследований в виде предложений и конкретных
разработанных документов проходят процесс согласования и внедрения в
работу организации ООО «Вива Плюс».
6
Глава 1. Теоретико-методологические организации кадрового
документооборота
1.1. Понятие и значение документооборота
Термин «документооборот» нормативно закреплен. В соответствии с
ГОСТ Р 7.0.8–2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения», под документооборотом понимается движение документов в
организации с момента их создания или получения до завершения
исполнения или отправки. За последние годы данное определение не
менялось. При этом мы считаем, что в него следует добавить указание на то,
что документооборот - это сложная отрасль управленческой деятельности,
которая включает учет и контроль результатов деятельности, она
представлена в информационных технологиях, обеспечивающая
компетентное функционирование персонала и подразделений организаций
1
.
Рисунок 1 – Организация документооборота
1
Дикунова М.С., Бровко С.А., Дикунов С.А. Управленческий контроль: содержание и основные требования
// Социальные науки. 2016. Т. 1. № 1-1 (11). С. 14-17
7
Итоговой целью управления документами является создание условий,
которые смогут обеспечить эффективную обработку документированной
информации в определенные организацией сроки и с наименьшими
материальными затратами. Часто только оптимизация документооборота
позволяет существенно улучшить качество процессов происходящих в
определенной организации.
Особенностью документооборота является то, что в нем
используются официальные, т.е. полностью оформленные, записанные в
определенной форме, документы. Организация функционирования
документооборота на предприятии и управление документооборотом — это
сложная и важная отрасль управленческой деятельности. Но, для того, чтобы
документооборот был эффективным, нужно соблюдать все правила при
проведении данных действия. Мы согласны с тем, что документооборот
должен строиться на следующих принципах: оперативность, оправданность,
единообразность процесса обработки документов, а также, на наш взгляд,
нельзя обойтись без обязательного принципа - правдивость, который не всегда
осуществляется в данной деятельности. Но его наличие необходимо для
лучшей работы организации, тогда не будут возникать никакие вопросы и
недопонимания.
Для эффективной организации документооборота существуют решения
на основе его автоматизации. В настоящее время появилось немало
информационных программных систем для управления документооборотом
(например, СЭД «Дело», EMC Documentum, DocsVision, СЭД «Логика
бизнеса», СЭД «КРОК инкорпорейтед», СЭД «ИнтерТраст» и т.д.). Все они
созданы для упрощения операций документооборота. В одних организациях
«движение документов» выполняется вручную, в других – с помощью
средств механизации, в-третьих – эти процессы полностью
автоматизированы. Мы считаем, что использование автоматизированных
программ при организации документооборота является одним из основных
критериев повышения его эффективности. Но полностью рассчитывать на
8
электронный документооборот не стоит, т.к. техника может выйти из строя,
данные могут потеряться, в таком случае, ценная информация будет утеряна.
Одной из основных систем автоматизации документооборота применяемой в
настоящее время на российском рынке является система корпоративного
документооборота «Организационно-распорядительный документооборот»
(ОРД).
Электронный документооборот можно применять в организации
любого типа: от малого предприятия до корпорации или холдинга с сетью
филиалов. Рассмотрим преимущества электронного документооборота:
1. Прозрачность бизнес-процессов.
Контроль над исполнением, получением, созданием документов в
электронной системе происходит проще и быстрее, и это дает возможность
следить за всеми процессами главе предприятия и непосредственным
руководителям отделов.
2. Возрастание исполнительской функции. Статистика показывает, что
большой процент поручений руководства работниками не выполняется. При
введении системы электронного документооборота непосредственный
начальник работников, которым дано то или иное задание, имеет возможность
держать на контроле рабочие процессы, скорость выполнения и увидеть
конечный итог проделанной работы.
3. Сокращение времени на обработку и исполнение документов.
Электронный документооборот дает возможность в более короткий
срок создавать поиск, делать обработку и рассылку документов, а также
делать автоматически отчеты, реестры и сводки, что дает возможность
качественно и быстро работать и, как результат, оптимизировать бизнес-
процессы.
4. Повышение уровня конфиденциальности. Настоящий момент важен
потому, что каждое действующее лицо в настоящем процессе имеет доступ
к документам предприятия, соответствующий его полномочиям:
ознакомление, редактирование документа или доступ ко всем действиям.
9
Все фиксируется в системе, таким образом в любой момент можно
увидеть, кто работал с документом, с данными, кто и когда вносил
изменения.
5. Оптимизация процесса обучения новых сотрудников.
Внедрение новых локальных документов предприятия - положений и
инструкций, при электронном документообороте происходит намного
быстрее, чем ознакомление каждого нового сотрудника в отдельности и
чтение им бумажных документов
2
.
6. Повышение корпоративной культуры.
Структуры компании работают в одном информационном
пространстве, что дает почти каждого сотрудника привлечь к корпоративным
процессам.
7. Быстрая адаптация к изменениям международных стандартов.
При введении новых стандартов предприятие, работающее в системе
электронного документооборота, может изменить свои документы под новый
шаблон, и это повышает его конкурентоспособность на рынке
3
.
Отметим, что у электронного документооборота есть и недостатки:
1. Проблема сохранности документов.
Это существенный минус настоящей системы. В любой момент в
компьютерную систему может попасть вирус, может не сработать система
сохранения документации. Проблему решают путем созданием системы
резервирования.
2. Проблемы с персоналом, занятым в системе.
В процессе автоматизации документов и ведения документооборота
не исключено недовольство сотрудников, привыкших к ручному труду и
непонимания своих новых обязанностей работников, обладающих
2
Санакоева Д.К., Мисхожев Э.Р. Сущность и область применения упреждающего антикризисного
управления в условиях нестабильной рыночной среды // Известия Горского государственного аграрного
университета. 2014. Т. 51. № -2. С. 190.
3
Санакоева Д.К., Караева Т.А. Каким должен быть бухгалтер // сборнике: Молодежь и наука:
актуальные вопросы социально-экономического развития регионов России Межвузовская научно-
практическая конференция. 2015. С. 189.
10
недостаточными знаниями об электронном документообороте. Здесь
особенно важен человечески фактор, ведь от качественной работы
персонала зависит все функционирование системы. Поэтому здесь очень
важно грамотное введение данных.
3. Большие затраты для предприятия при внедрении системы.
Затраты для компании неизбежны при приобретении и адаптации
системы на предприятии, но важно сказать, что они быстро компенсируются
сокращением времени на «бумажную» работу и упорядочиванием бизнес-
процессов.
4. Географические проблемы.
Электронный обмен документами возможен не со всеми
контрагентами из-за отсутствия единого информационного пространства.
Поэтому многим предприятиям приходится параллельно вести как
электронный обмен документами, так и обычный - традиционный
«бумажный»
4
.
Развивающийся электронный документооборот должен не только
полностью автоматизировать делопроизводство в компании, но также
гарантировать возможную коллективную работу с документооборотом,
унифицированного допуска или доступа к информации, так называемому -
единому порталу.
Даже немногие возможности современных систем электронного
документообеспечения, уже имеют важнейшее место в обеспечении строгого и
правильного документооборота и делопроизводства и, значительно упрощают
работу всего предприятия.
Фактически электронный документооборот выглядит как
«коллективный органайзер», в котором можно отслеживать настоящее
состояние дел, наступление сроков исполнения заданий, историю работы с
документацией, статистику выполнения поручений.
4
Федяинова В. И., Сысо Т.Н. Электронный документооборот: технология внедрения и способ
оптимизации бизнес-процедур // Вестник Омского университета. Серия «Экономика», №4, 2012 г. С. 48.
11
Итак, делая выводы по настоящей статье, очевидны преимущества
электронного документооборота. В целом современные системы электронного
документооборота предоставляют широкий спектр инструментов
автоматизации ведения делопроизводства, управления документооборотом,
поддержки бизнес-процессов, и мы выступаем «за» настоящее офисное
введение.
1.2. Информационная характеристика и классификация кадровой
документации
Документы представляют собой информационную основу деятельности
организации. Согласно статистике, документы заключают в себе около 80%
всей информации, обращающейся в организации. Таким образом,
документооборот упорядочивает обмен этой информацией между
отдельными работниками и различными подразделениями
5
. Каждый вид
документа имеет свой путь движения, который можно проследить, а значит
можно и осуществлять регулирование данной деятельности. В связи с этим в
организациях создаются графики документооборота, которые позволяют
упорядочить движение документов.
Информация, зафиксированная в документах, должна давать полное
представление о конкретной организации, так как эти сведения являются
отражением деятельности предприятия в целом. Значимую часть
производственной информации работники предприятия получают
посредством документов. Если документ изначально будет неправдивым или
неисправленным в установленные сроки, то возможны нарушения при
формировании новых документов компании
6
. Согласно статистике, в
организации на составление документа и на осуществление операций с ним
5
Федяинова В. И., Сысо Т.Н. Электронный документооборот: технология внедрения и способ
оптимизации бизнес-процедур // Вестник Омского университета. Серия «Экономика», №4, 2012 г. С. 58.
6
Санакоева Д.К., Караева Т.А. Каким должен быть бухгалтер // сборнике: Молодежь и наука:
актуальные вопросы социально-экономического развития регионов России Межвузовская научно-
практическая конференция. 2015. С. 75.