32
Рисунок 6. Схема документооборота ООО «Вива Плюс»
В процессе анализа структуры документооборота была произведена
группировка и анализ документов предприятия по признаку
документационного обеспечения управления, группировка и анализ документов
по подразделениям согласно организационной структуре, группировка и анализ
документов помесячно для выявления сезонности.
Группировка и анализ документов ООО «Вива Плюс» по признаку
документационного обеспечения управления осуществлялась на основе
разделения документов на 4 группы: входящие, исходящие, приказы,
внутренние документы. Результаты представлены в таблице 7.
Таблица 7
Разделение документов ООО «Вива Плюс» по признаку
документационного обеспечения управления
Классификация
документов
2013
2014
2015
кол-во,
шт
в % к
итогу
кол-во,
шт
в % к
итогу
кол-во,
шт
в % к
итогу
Исходящие
1923
27
1971
24
2645
27
Входящие
1638
23
1725
21
2155
22
Внутренние
3561
50
4352
53
4995
51
в т. ч. приказы
1068
15
1560
19
1567
16
Всего:
7122
100
8212
100
9795
100
Как видно, наибольший удельный вес в структуре документооборота
предприятия ООО «Вива Плюс» занимают внутренние документы. Исходящей
корреспонденции в среднем на предприятии на 3-5% больше, чем входящей.
Приказы составляют 15-19% всех документов, что свидетельствует о высоком
уровне формализации деятельности.
33
В таблице 8 представлено распределение документов по структурным
подразделениям ООО «Вива Плюс».
Таблица 8
Распределение документов по структурным подразделениям
ООО «Вива Плюс»
Структурное подразделение
2013
2014
2015
Отдел сбыта
3612
4098
4897
Бухгалтерия
986
1104
1290
Отдел кадров
1901
2312
2807
Отдел закупок
623
698
801
Всего:
7122
8212
9795
Как видно из таблицы, наибольшее количество документов формируется
в отделе сбыта предприятия, так как данной структурное подразделение
является основной производственной службой ООО «Вива Плюс». В кадровой
службе формируется 28,65% всей документации предприятия. В 2013-2015 гг.
наблюдается рост числа документов во всех подразделениях, что связано с
увеличением объемов производственно-хозяйственной деятельности
предприятия.
В таблице 9 представлена группировка документов предприятия
помесячно для выявления сезонности. Как видно из таблицы, сезонность влияет
и на объемы документооборота предприятия ООО «Вива Плюс». Пик сезона
наблюдается в летние месяцы, а наибольший спад – в феврале, когда
предприятия-поставщики обычно закрываются для проведения
профилактических работ.
Таблица 9
Группировка документов ООО «Вива Плюс» по месяцам за
2013-2015 гг.
Месяц
2013
2014
2015
кол-во,
шт
в % к
итогу
кол-во,
шт
в % к
итогу
кол-во,
шт
в % к
итогу
Январь
429
6,03
455
6,13
578
5,9
Февраль
413
5,8
455
5,54
512
5,23
Март
477
6,7
548
6,67
705
7,2
Апрель
612
8,6
709
8,63
842
8,6
Май
720
10,11
912
11,11
990
10,11
Июнь
853
11,98
1066
12,98
1122
11,45
Июль
716
10,06
826
10,06
1195
12,2
Август
769
10,8
623
7,59
1166
11,9
34
Сентябрь
531
7,45
676
8,23
730
7,45
Октябрь
506
7,11
592
7,21
744
7,6
Ноябрь
538
7,56
619
7,54
545
5,56
Декабрь
556
7,8
682
8,31
666
6,8
Всего
7122
100
8212
100
9795
100
В Приложении 3 представлена информация об обязательной кадровой
документации ООО «Вива Плюс», представлен вид документа, информация о
наличии данного документа на исследуемом предприятии, оценка степени
соответствия документа стандартам.
Действующая в ООО «Вива Плюс» система не обеспечивает возможность
ведения кадровой документации в соответствии с требованиями
Унифицированной системы организационно-распорядительной документации
(УСОРД) и Унифицированной системы первичной учетной документации
(УСПУД) (Подсистемы по учету труда и его оплаты), а также иными
нормативными требованиями действующего законодательства.
В кадровом документообороте ООО «Вива Плюс» используется
журнальная форма регистрации. Был проверен журнал регистрации приказов
по личному составу. Так как компания маленькая и приказов по личному
составу немного, они все регистрируются в ООО «Вива Плюс» в одном
журнале. Также была проведена проверка того, все ли издаваемые приказы по
личному составу реально отражены в журнале регистрации. Для этого был
проведен выборочный анализ, сравнив ряд случайно выбранных приказов с
соответствующими записями в журнале за те даты, когда они были изданы. Все
приказы отражены в журнале. Однако отсутствуют приказы о приеме на работу
на Сотникова О. Р., отсутствуют приказы о направлении работников в
командировку (Шевченко Ю.Л.)
Также проверке подлежало оформление самих журналов. Все листы
журналов регистрации были пронумерованы, сами журналы прошнурованы,
скреплены сургучной печатью и заверены руководителем организации.
Никаких исправлений в журналах регистрации допущено не было.
В ООО «Вива Плюс» должным образом ведется Книга учета движения
35
трудовых книжек и вкладышей к ним - в ней заполнены все графы, нет
исправлений, данная книга прошнурована и опечатана. Книга имеет
установленную форму, которой она должна обязательно соответствовать.
Поскольку Трудовой кодекс обязывает работодателя по требованию
работника выдавать ему копии документов, связанных с работой, было также
проверено наличие в компании учетных форм по выдаче справок работникам и
наличие копий выданных документов в личном деле работника. В ООО «Вива
Плюс» данные учетные формы отсутствуют.
Этап 3. Анализ состава кадровой документации ООО «Вива Плюс», ее
соответствия требованиям действующего законодательства
Соответствие документа всем указанным требованиям и было проверено
проверке в ходе аудита в ООО «Вива Плюс». Проверка происходила
следующим образом. Сначала проверялось наличие каждого из указанных в
перечне документов. Следующим необходимым этапом являлась оценка
оформления существующих документов на предмет их соответствия
действующему законодательству. Проверялось как наличие в документе всех
необходимых реквизитов, так и соблюдение требований к их оформлению. По
результатам выборочной проверки нарушений в ООО «Вива Плюс» выявлено
не было.
Этап 4. Анализ системы хранения кадровой документации
Обеспечение сохранности документов в компании должно быть
организовано таким образом, чтобы защищать создаваемые документы от
несанкционированного доступа, утраты, повреждения или иных чрезвычайных
ситуаций. Требование об обеспечении сохранности документов, образующихся
в процессе деятельности компании, и их постоянном хранении в архиве
содержится в действующем законодательстве. Если в кадровой службе не
создана правильная система хранения кадровых документов, обеспечить их
сохранность будет невозможно. Анализ системы хранения кадровой
документации в ООО «Вива Плюс» предусматривал проверку номенклатуры
дел кадровой службы. Отсутствие номенклатуры дел свидетельствует о том,
36
что система хранения не продумана и должным образом не организована.
Последним элементом аудита на данном этапе является проверка
подготовки дел к архивному хранению. В ООО «Вива Плюс» дела в архив
сдаются нерегулярно, описи дел составляются сотрудниками кадровой службы,
а акты о выделении документов к уничтожению, сроки хранения которых
истекли, не составляются, экспертиза ценности документов при подготовке их к
сдаче в архив не проводится.
2.3. Система электронного документооборота
Абсолютное большинство компаний в настоящее время ведет кадровую
документацию при помощи специализированных электронных систем
кадрового документооборота, то анализ используемого программного
обеспечения представляется необходимым элементом кадрового аудита.
Однако в ООО «Вива Плюс» автоматизация документооборота фрагментарная,
кадровый документооборот слабо автоматизирован.
В ООО «Вива Плюс» автоматизация документооборота фрагментарная.
Наиболее автоматизирован документооборот в бухгалтерии.
Ведение бухучета осуществляется автоматизировано – при помощи
специализированной бухгалтерской программы 1С: Предприятие.
«1С: Управление торговлей 8» - это современный инструмент повышения
эффективности бизнеса торгового предприятия. Прикладное решение позволяет
в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета,
анализа и планирования торговых операций.
В информационной базе прикладного решения регистрируются как уже
совершенные, так и еще только планируемые хозяйственные операции.
«1С:Управление торговлей 8» автоматизирует оформление практически всех
первичных документов торгового и складского учета, а также документов
движения денежных средств. Дополнительные сервисные возможности
включают веб-приложения «Удаленный склад» и «Управление заказами».
37
«1С:Управление торговлей 8» обеспечивает автоматический подбор
данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета, и передачу этих
данных в «1С:Бухгалтерию 8».
Организованная на предприятии автоматизированная форма учета
позволяет программным путем получать данные синтетического и
аналитического учета и регламентированных форм внешней отчетности.
Для обмена информацией с банками по электронным каналам связи
компания использует «Клиент банк».
Специальный механизм позволяет:
формировать платежные документы в информационной базе, затем
выгружать их в программу типа «Клиент банка» для передачи в банк по
электронным каналам связи;
загружать в базу из программы типа «Клиент банка» информацию,
поступившую из банка об операциях по расчетным счетам организации.
Обмен данными между конфигурацией и программой типа «Клиент
банка» осуществляется через промежуточное хранилище информации, в
качестве которого используется файл обмена специального формата.
Для отправки платежных документов подготовленные в конфигурации
данные выгружаются в файл обмена. Программа типа «Клиент банка» этот
файл читает и обрабатывает. Результат обработки передается по
телекоммуникационным каналам в коммерческий банк. Допускается повторная
выгрузка документов в программу типа «Клиент банка». Однако следует иметь
в виду, что если документы уже были переданы программой в банк, то их
изменение не даст нужного результата.
Для получения банковских выписок программой типа «Клиент банка»
инициируется прием данных из коммерческого банка и формирование файла
обмена. Затем этот файл читается и обрабатывается.
Автоматизация складской и транспортной логистики, управления
товарными запасами является неотъемлемой частью в любой развивающейся
38
компании. Для получения конкурентного преимущества и решения,
усложняющихся с каждым днем операций прихода, отгрузки, реализации и
инвентаризации товарной продукции компания решила применить
программное обеспечение «KEEPCOUNT» Мобильная Логистика, которая
позволяет решить часть актуальных в области склада и логистики вопросов.
«KEEPCOUNT» Мобильная Логистика, разработано и
усовершенствовано для обеспечения учета за товародвижением и оптимизации
всех процессов торгового объекта, связанных с перемещением, хранением и
реализацией продукции. Программное обеспечение отличается удобством в
использовании при хороших показателях производительности и интеграции с
широким спектром торгового и промышленного оборудования.
«KEEPCOUNT» Мобильная Логистика позволяет задействовать
штриховое кодирование и проводить следующие операции для учета товарной
продукции: инвентаризация, инвентаризация имущества, поступление,
отгрузка, возврат от покупателя, перемещение, предварительное оформление
заказа и т.д.
Использование программного обеспечения «KEEPCOUNT» Мобильная
Логистика решила ряд задач в организации работы отдела:
Сократить время на формирование заказа и его последующую
передачу в систему учета.
Существенно сократить время на отгрузку продукции со склада.
Своевременно подготовить заказа к отгрузке.
Получать актуальные остатки продукции по всем складам.
Исключить ошибочное включение товаров в формируемый заказ.
Исключить необходимость повторного ввода информации на этапах
занесения данных в систему автоматизации.
Повысить достоверность обработки информации.
Создавать и назначать документы (заказы) на выполнение вне
досягаемости самой системы автоматизации с возвратом результатов
39
выполнения или проверки.
Оперативно получать информацию о товаре на терминале сбора
данных.
Кадровый документооборот слабо автоматизирован.
В отделе кадров имеется 3 персональных компьютера - 1 персональный
компьютер является сервером, 2 персональных компьютера являются
клиентами; принтер, сканер, телефон и 2 модема. Существует в отделе
собственная локальная сеть.
Работники отдела кадров используют программное обеспечение MS
Office. Специального программного обеспечения в отделе кадров нет.
40
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере организации
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации
ООО «Вива Плюс» кадровую работу ведет служба кадров, состоящая из
3 человек.
При изучении их работы автор пришел к выводу, что в положении об
отделе отсутствует четкое распределение обязанностей среди сотрудников,
ведущих кадровый документооборот в компании, описание этих обязанностей
«общими фразами» служат сигналом того, что часть обязательных кадровых
работ сотрудниками службы ООО «Вива Плюс» просто не выполняется.
В ООО «Вива Плюс» служба делопроизводства и архив не организованы,
обязанность по организации документооборота на предприятии возложена на
руководителей структурных подразделений. Ведением кадрового
документооборота занимается начальник кадровой службы предприятия и его
специалисты. Отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди
сотрудников ООО «Вива Плюс», ведущих кадровый документооборот в
компании, описание этих обязанностей «общими фразами» служат сигналом
того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы ООО
«Вива Плюс» просто не выполняется. Основной нормативный документ по
делопроизводству, регламентирующий организацию, правила, приемы и
процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление
контроля за их исполнением, - инструкция по делопроизводству – на
предприятии не разработан.
В организационно-распорядительном документе предприятия - Уставе,
закреплены все основные моменты организации предприятия. Подразделения
ООО «Вива Плюс» осуществляют свою деятельность на основе «Положений»
данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи,
функции, обязанности и права их руководителей. В положении о кадровой
41
службе ООО «Вива Плюс» закреплены статус службы, ее место в системе
управления, внутреннюю организацию, задачи и функции, права и обязанности,
выполняемые в процессе ее деятельности. Несмотря на длительную историю
предприятия ООО «Вива Плюс», положения некоторых подразделений
находятся на стадии разработки. Так, разработаны должностные инструкции не
на всех сотрудников, в частности, отсутствуют должностные инструкции
младшего технического персонала.
Отсутствие номенклатуры дел свидетельствует о том, что система
хранения в компании не продумана и должным образом не организована. В
ООО «Вива Плюс» дела в архив сдаются нерегулярно, описи дел составляются
сотрудниками кадровой службы, а акты о выделении документов к
уничтожению, сроки хранения которых истекли, не составляются, экспертиза
ценности документов при подготовке их к сдаче в архив не проводится.
Управление данными о работниках, проведение мероприятий по
подбору и обучению персонала, оценка квалификации производственного и
управленческого состава являются трудоемкими процессами. Использование
специализированных программных продуктов дает компании возможность
сократить временные затраты на обработку большого количества информации
и анализ данных, позволяет руководству эффективно планировать и
осуществлять кадровую политику.
В настоящее время ООО «Вива Плюс» уже завершила автоматизацию
основных подразделений и теперь вплотную подошла к необходимости
внедрения новых технологий в службе персонала. Это диктуется растущей
конкуренцией, необходимостью быстрого принятия решений, потребностью в
оптимизации персонала и т. д.
Спецификой кадровой документации является то, что значительная ее
часть должна иметь наряду с электронным экземпляром экземпляр,
выполненный на бумаге и имеющий собственноручные подписи.
Однако создание и хранение приказов и других документов в
компьютерной форме - это еще не автоматизация кадровой деятельности. Под