16
разнообразны. В частности, это может быть текст, запись звука, изображение и
т.п., либо сочетание нескольких форм. Также информация в документе
содержит определенные реквизиты, благодаря которым документ возможно
идентифицировать. И материальный носитель может передаваться в
пространстве и во времени при его общественном использовании и хранении
7
.
ГОСТ Р 7.0.8-20131 содержит определения следующих понятий:
документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать; юридическая сила документа – свойство
официального документа вызывать правовые последствия; юридическая
значимость документа – свойство документа выступать в качестве
подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера
8
.
Из дефиниции юридической значимости следует, что документ,
обладающий этим свойством, не порождает юридических последствий, а лишь
подтверждает обстоятельства, которым в определенной ситуации придается
статус юридических.
Еще одно различие в указанных понятиях: говоря о юридической силе,
следует иметь в виду только официальные документы, в то время как
юридическая значимость может относиться к любому документу. По ГОСТу
официальный документ – это документ, созданный организацией,
должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном
порядке.
Таким образом, Государственным стандартом четко разграничены
документы, которым можно придать статус юридических или имеющих
юридическую силу, тем самым содержание такого документа связывается с
деятельностью государства. У юридически значимых документов таких рамок
7
Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ (ред. от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов» /
Собрание законодательства РФ. 02.01.1995. N 1. ст. 1.
8
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв.
Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) [Электронный ресурс]. – Официальный сайт
«КонсультантПлюс». – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163800/.
17
нет, следовательно, свойство «юридическая значимость» придается документу
в процессе его использования и зависит от конкретной ситуации.
В настоящее время при определении сущности «юридического
документа» сложнее дело обстоит с электронными документами. Если
признавать основным именно носитель информации, то к числу документов
нельзя будет отнести те документы, в которых материальный носитель не
находится в неразрывной связи с зафиксированной на нем информацией.
Носитель электронного документа может быть изменен, так как документы
переносят с диска на диск, направляют по электронной почте и т.п. В связи
наиболее точным будет определить документ в рамках информационного
взаимодействия как информацию, которая зафиксирована на материальном
носителе. При этом документ представляет собой единство формы и
содержания информации, которая не может быть оторвана от материального
носителя. То есть строго не определен круг носителей информации,
содержащейся в документе.
Если снова вернуться к юридическому документу, то основным является
то, что для него характерно наличие правовой информации, как официальной,
так и неофициальной. Неофициальная правовая информация представляет
собой сведения о правовых фактах и явлениях, присутствующих в юридической
литературе, которая не является официальной.
Определены следующие основные признаки юридического документа
9
:
1) наличие материальной формы, то есть юридический документ, как
и любой другой документ, создается в форме материального носителя с
информацией. То есть документ может быть представлен в бумажной форме,
электронной форме и в форме вещи (например, номерок, выдаваемый в
гардеробе, является специфической формой договора хранения);
2) смысловая информативность, то есть в документе зафиксирована в
различных формах информация для ее восприятия людьми;
9
Иващенко Д.В. Понятие «юридический документ» // Лингвистика, лингводидактика и переводоведение. –
2015. – сер. 9. – вып. 13. – С. 135.
18
3) юридическая сила, то есть функциональной задачей юридического
документа как вида является создать и /или удостоверить (подтвердить)
определенные юридические права и обязанности участников правоотношений.
Поэтому можно сказать, что процесс составления юридического документа
представляет собой своеобразное действие, за которым следуют определенные
правовые последствия;
4) правовая определенность статуса документа – нормы права содержат
указания на существование юридических документов, на возможность их
использования в конкретной ситуации для определенных юридических целей.
То есть согласно данному признаку нормами права определены и закреплены
юридические последствия использования правовых документов;
5) формальность – нормы права регламентируют такие требования как
форма, содержание юридического документа и его реквизиты. Необходимость
соблюдения данных требование является обязательным условиям для
применения юридического документа по назначению. Отметим, что перечень
таких требований у разных юридических документов различный;
6) компетентность – юридический документ создается строго
уполномоченными на то субъектами правоотношений.
Характерной особенностью любого юридического документа является
факт его юридического значения, то есть он значим для осуществления
правовой деятельности, либо, другими словами, его наличие необходимо для
функционирования правовых отношений. Например, содержание юридического
значения для договора можно определить, как факт имущественных
отношений, которые возникают, изменяются или прекращаются согласно
договору.
Отметим, что документы, которые являются поддельными и не имеют
юридической силы, тоже важны для юридического процесса, так как играют
роль доказательства осуществления деяний, противоречащих закону.
Перечень юридических документов достаточно объемен и документы
имеют разное юридическое значение, так как одни предназначены для
19
восстановления нарушенных прав, другие позволяют грамотно разрешать
различные правовые споры, и есть третьи, применение которых влечет
негативные последствия (например, приговор суда).
Документ приобретает юридическое значение исключительно тогда,
когда он используется в рамках юридической практики. При этом юридический
документ может быть создан как профессиональным юристом, так и лицом, у
которого отсутствует опыт по составлению данных документов. Например,
двое граждан могут заключить между собой договор в письменной форме.
Процесс создания юридического документа представляет собой
комплекс определенных действий, осуществляемых субъектами юридической
практики. Множество документов издают уполномоченные субъекты
публичного управления при осуществлении своей деятельности.
Волеизъявление уполномоченных субъектов публичного управления,
содержащиеся в данных документов, является обязательным для тех, кому эти
документы адресованы. При этом не всегда в юридическом документе
волеизъявление имеет законные основания.
Одним из важных признаков юридического документа признается факт
его вовлеченности в процесс правового регулирования. При этом механизм
правового регулирования определяют как совокупность юридических средств,
к которым относят и юридические документы.
На всех стадиях правового регулирования присутствует юридический
документ, и особая роль в механизме правового регулирования отводится
такому юридическому документу как закон. В том числе нормы права также
могут быть зафиксированы в следующих нормативно-правовых актах: указ,
постановление, приказ или инструкция министерства.
Следовательно, опираясь на принцип вовлеченности документа в
правовое регулирование, можно признать юридическим документом ряд
различных форм доказательств в письменном виде, в том числе и документы
личного характера. Например, документ удостоверяющий личность, не только
позволяет идентифицировать личность, но и дает право и возможность
20
свободно перемещаться человеку в пределах страны и за ее пределами, а также
заключать различные договоры, то есть может быть заимствован в правовых
отношениях. Для многих юридических документов характерна направленность
на отношения между субъектами права, к таким документам относятся
постановления, протоколы, рапорты, уведомления и прочие. Нормативными
актами определяется порядок и правила их составления.
Служебные документы, имеющие юридическую силу, играют также
немаловажную роль в правовых отношениях, как и официальные юридические
документы
10
. На практике – это служебные письма, справки неправового
характера, докладные записки и прочие.
Необходимо отметить, что, несмотря на все вышеперечисленные
различия, общим для всех юридических документов является необходимость
содержания определенных элементов – реквизитов. Юридический документ
должен быть оформлен согласно порядку, который регламентируется законом
или иным нормативно-правовым актом. На практике наиболее часто
встречающими реквизитами юридического документа являются герб,
наименование документа, дата и место составления, непосредственно текст
документа, подпись, печать (при необходимости) и другое. Факт присутствия
конкретных реквизитов в документе придают ему юридическую силу.
Состав набора реквизитов зависит от вида юридического документа,
цели его создания и требований, предъявляемых к содержанию. При этом факт
наличия определенного набора реквизитов не является основанием считать, что
документ юридический.
Если документ составлен на электронном носителе, то
регламентированы дополнительные реквизиты. В частности, код
ответственного лица и электро-цифровая подпись.
10
Скрынникова М.В. Особенности существования юридического документа // В сборнике: Актуальные
проблемы защиты прав и свобод личности: теория, история, практика материалы Всероссийской научно-
практической конференции. Под редакцией Н.В. Малиновской. – 2017. – С. 65.
21
Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от
23.06.2016) «Об электронной подписи» (с изм. и доп., вступ. в силу с
31.12.2017) электронная цифровая подпись в электронном документе
равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе
при одновременном соблюдении условий, указанных в законе
11
.
Применительно к юридическому документу, важно проследить
соотношение понятий «форма», «содержание» и «реквизиты».
«Форма документа» представляет собой систему требований, которые
необходимо соблюдать при формировании внешнего оформления документа. В
зависимости от метода изложения выбирается форма документа, а именно
строится структура документа, определяется его стиль, выбирается
терминология, включаются в структуру обязательные реквизиты для
конкретного юридического документа и т.п. Отметим, что форма документа
может быть выбрана весьма условно; к примеру, достаточно определить только
правовые требования к обязательным реквизитам и содержанию юридического
документа.
«Содержание юридического документа» является информацией,
которую необходимо изложить и донести до конкретных получателей, то есть
до тех, кому документ был предназначен. Содержание правового документа
может быть представлено с помощью совокупности элементов, которые
предписаны в правовой системе, и обоснования к ним. При этом данные
элементы могут быть субъективного и объективного характера.
Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Государственный стандарт Российской
Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв.
Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28)» реквизиты
определены как обязательные элементы оформления официального документа.
Реквизиты юридического документа выступают как его смысловые элементы и
регламентировано их обязательное присутствие в юридическом документе
11
Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи» (с изм. и доп.,
вступ. в силу с 31.12.2017) / Собрание законодательства РФ. 11.04.2011. N 15. ст. 2036.
22
согласно правовых норм
12
. В том числе форма и внешний вид реквизитов также
определены правовыми предписаниями. Совокупность реквизитов,
представленных в юридическом документе, определяется термином
«формуляр». Для каждого конкретного вида юридического документа
характерен свой «формуляр». Также для определенной совокупности
юридических документов (например, приказов) может применяться типовой
формуляр или определенный набор реквизитов, которые должны быть
расположены в юридическом документе в строго регламентированной
последовательности.
Таким образом, в российском законодательстве отсутствует определение
термина «юридический документ». На данный момент это абстрактное понятие,
к которому относят любой документ, имеющий хоть какое-либо отношение к
правовой сфере. Зачастую юридический документ определяют как носитель
юридически значимой информации, с которым нормы права связывают
возникновение, изменение или прекращение правоотношений, который в
соответствии с нормами права служит основанием или подтверждением прав и
обязанностей участников этих правоотношений.
Юридические документы играют определяющую роль в юридической
практике на любом уровне её осуществления. Они являются носителем воли
правоприменителя и правообладателя субъективного права, которое
подтверждает соответствующий юридический документ. Без юридических
документов невозможно функционирование правовой системы общества.
1.2 Виды юридических документов
Установление международных связей, межотраслевых отношений,
присоединение России к международным договорам и соглашениям
12
ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28) [Электронный ресурс].
– Официальный сайт «КонсультантПлюс». – Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_135550/.
23
подразумевают глубокую интеграцию в большинство сфер жизни других
государств. Различные возможности обучения или трудоустройства за границей
также подразумевают знание культуры, традиций и законодательных основ той
или иной страны проживания. Все документы в области законотворчества,
договоры, уставы, соглашения относятся к категории юридических текстов, и
специалист, работающий с их переводом, должен обладать специальными
знаниями.
Каждый документ многофункционален и необходим для определенных
потребностей человека и общества. Можно выделить различные подходы к
классификации документов, однако все они связаны с их функциями и целевым
назначением.
Данный вид классификации определяет, как и на какой носитель
помещены и сохраняются данные в виде:
письменного или печатного текста на бумажном носителе;
текста, записанного на электронный носитель;
чертежей, схем, планов, карт;
текста или изображения, запечатленного на фото- или кинопленке,
аудио- или видеозаписи.
Наиболее актуальной считается классификация документации в
соответствии с целями, функциями и областью применения.
1) Организационно-распорядительные и нормативные документы. К
ним относятся положения, уставы, должностные инструкции, правила –
распоряжения, приказы, решения, постановления. Они обеспечивают
управление и слаженную работу предприятия, организации, общественных
структур. Той же цели служат вспомогательные документы (справочного,
информационного характера): справки, акты, докладные записки, инструкции,
объяснительные записки.
2) Финансово-бухгалтерские. Данные документы обслуживают
финансовые отношения в обществе (организации). Они представляют собой
24
платежные ведомости, чеки, квитанции, накладные, счета, финансовые отчеты,
табели и так далее.
3) Научно-технические. Сопровождают научные изыскания,
фиксируют результаты исследований, обобщают, систематизируют,
регламентируют информацию, ее практическое применение.
4) По личному составу. Служат для регулировки отношений между
работодателем и работниками, сотрудниками, определяют профессиональные
обязанности каждого работника. К ним относятся трудовые договоры, приказы
о зачислении и увольнении, трудовые книжки, личные дела, дипломы и
свидетельства об аттестации.
5) Отчетно-статистическая документация. Данный вид документации
хранит учетную информацию о количественных показателях во всех сферах
общественной жизни – социальной, экологической, производственной,
политической, национальной. Он охватывает 3 уровня:
государственный;
ведомственный;
внутриучрежденческий.
6) Классификация по направлению движения документации.
Учитывает весь документооборот предприятий:
входящие – поступившие в организацию извне (извещения, реклама,
прейскуранты, приглашения, программы конференций);
исходящие – составленные в организации и адресованные
(отправленные) другим организациям, гражданам, структурам (отчеты, письма,
докладные записки);
внутренние – составленные для служебного использования в рамках
организации (распоряжения, расписания, правила внутреннего распорядка,
маршрутные листы).
7) По ограничению доступа. Классификация по ограничению доступа
определяет степень секретности документа по принципам системного подхода,
25
объективности, минимизации объема закрытой информации, периодического
пересмотра степени секретности.
8) По происхождению. Классификация по происхождению различает
три вида документов.
Личные бумаги – не касающиеся общественных или служебных
отношений (переписка, дневники, мемуары, рукописи).
Официальные (юридически оформленные) документы, касающиеся
планирования, учета, снабжения, финансирования на государственном и
ведомственном уровне. Среди официальных выделяют подгруппу личных –
паспорт, ИНН, водительские права, диплом, и т.п.
Служебные – сопровождающие внутреннюю деятельность
предприятий.
9) По юридической значимости. Классификация по юридической
значимости группирует документы и их производные по наличию/отсутствию
юридической силы.
Подлинник (оригинал) – исходный экземпляр документа, имеющий
уникальные реквизиты (номер, серию, печать, время и место выдачи, подпись
чиновника), обладающий юридической силой.
Дубликат – экземпляр, выданный повторно взамен утраченного
документа. Обладает всеми характеристиками оригинала и юридической силой,
но имеет пометку о повторной выдаче.
Копия – документ, полностью повторяющий содержание, внешний
вид подлинника, но не имеющий юридической силы.
Заверенная копия – копия документа, чье соответствие оригиналу
подтверждено юридически (в том число, проставлены установленные
реквизиты). Такая копия часто может заменить оригинал.
10) По форме изложения. Определяет структуру, содержание, внешний
вид документа, степень допустимой свободы формулировок.