53
Итогами формирования системы контроля и управления денежными
потоками в ФЛ № 9 АО «ГК «СЕВЕРАВТОДОР¬ выступает возможность
реализации первостепенных задач:
- осуществление планирования деятельности, нацеленной на
конкретный результат;
- возможность прогнозировать финансовые результаты деятельности
отдельных подразделений, организации в целом с учетом фактора риска;
- система сравнительного анализа финансовой эффективности
различных проектов организации;
- финансовая дисциплина и подчинение интересов отдельных
структурных подразделений интересам собственников организации;
- прозрачная система управления финансами предприятия,
позволяющая достигать поставленных целей.
3.2 Мероприятий по совершенствованию формирования отчета о
движении денежных средств
Правильность ведения учета денежных средств важна на каждом этапе
ведения бизнеса для бухгалтерского, налогового и управленческого учета.
Чем крупнее организация, чем больше в ней сотрудников, тем сложнее ею
управлять и контролировать все процессы.
В бухгалтерском учете все основано на первичных документах.
Первичный документ является подтверждением факта хозяйственной
операции и обладает обязательными реквизитами. Именно с первичкой
возникает больше всего ошибок в учете.
Наиболее часто ошибки происходят при переносе с бумажной формы в
электронный вид. Одна опечатка из-за невнимательности бухгалтера может
повлечь серьезные искажения во всей отчетности.
Ошибочное заполнение из-за незнания правил оформления. На
сегодняшний день организации имеют право разрабатывать большинство
54
форм первичных документов самостоятельно. В любом случае документ
должен соответствовать требованиям ст. 9 закона № 402-ФЗ «О
бухгалтерском учете¬ от 06.12.11. Если бланк разработан неправильно и в
нем отсутствует один или несколько необходимых реквизитов, то на
основании этого документа нельзя делать бухгалтерские записи. А некоторые
формы вообще нельзя изменять, они строго регламентированы, например,
это относится к кассовым и банковским документам.
Для подтверждения каждой хозяйственной операции нормативными
актами предусмотрен необходимый набор первички, подтверждающий ее
совершение. Например, при покупке товаров, работ и услуг поставщики и
подрядчики должны предоставить товарную накладную или акт
выполненных работ/оказанных услуг, счет-фактуру, если покупка была с
НДС (налог на добавленную стоимость), либо УПД – универсальный
передаточный документ. Поэтому если любого из этих документов нет, то
соответствующая бухгалтерская запись будет недействительной.
Главный бухгалтер также может допускать ошибки, например при
составлении финансовой отчетности. Такие ошибки бухгалтеров могут
повлечь за собой различные негативные последствия, такие, как
административные штрафы, налоговые санкции и финансовые потери самой
организации.
Помимо ошибок есть такой фактор, как неэффективное использование
денежных средств. Часто руководитель не разбирается во всех тонкостях
бухгалтерского и налогового учета, и некоторые решения могут
отрицательно повлиять на финансовые результаты.
В качестве рекомендаций по совершенствованию учета денежных
средств предлагаются следующие способы, которые указаны в таблице 3.5.
Таблица 3.5
Рекомендации по совершенствованию учета ФЛ № 9 АО «ГК
«СЕВЕРАВТОДОР¬
55
Проблемы
Рекомендации
1
2
Несвоевременная передача первичных
документов в бухгалтерию
Электронный документооборот (далее ЭДО)
Технические ошибки (опечатки) при
переносе данных с первичных
документов в программу
Провести разъяснительные беседы с
ответственными сотрудниками на предмет
проверки перенесенных данных
Ошибки из-за незнания правил ведения
учета
Организация онлайн-курсов по повышению
квалификации для персонала
Оптимизация бухгалтерского учета и
предотвращение существенных
недочетов
Внедрение внутреннего финансового контроля
В качестве рекомендации по решению проблем, связанных с бумажным
документооборотом, можно предложить внедрение ЭДО – электронный
документооборот через специального оператора. Удобство ЭДО заключается
в том, что обмен документами будет происходить быстро, все документы
будут храниться в электронном архиве оператора, где их будет легко найти, и
подписывать все документы можно одной кнопкой с помощью электронной
цифровой подписи (далее ЭЦП).
Помимо самого документооборота на сервисах операторов можно
решать текущие дела с Федеральной налоговой службой, Объединенным
социальным фондом России и другими государственными органами. Еще
одним плюсом будет экономия в плане расходов на бумагу, картриджей для
принтеров, почтовых расходов и экономии места, ввиду отсутствия большого
количества папок с архивными документами.
Из недостатков ЭДО можно выделить технические сбои на серверах
операторов, в ходе которых может случиться утеря данных. Также есть
вероятность, что не все контрагенты перешли на ЭДО, тогда придется вести
смешанный электронно-бумажный документооборот.
Ну и, конечно, сам переход к ЭДО потребует затрат. Нужно будет
купить специальный ключ (токен) и записать на него ЭЦП для каждого
сотрудника, который уполномочен подписывать документы компании,
выбрать и подключить оператора ЭДО, потратить время на обучение в работе
с ЭДО.
56
Невзирая на минусы, такая крупная организация, как «Петербургский
тракторный завод¬, при работе с сотнями документов ежемесячно сможет
сократить расходы и снизить риски потери документов, избежать штрафов от
налоговой из-за непредоставления запрашиваемой документации, особенно
это касается счетов-фактур при подаче налоговых деклараций.
3.3 Результативность предложенных мероприятий
Для того, чтобы представить данные движения денежных средств ФЛ
№ 9 АО «ГК «СЕВЕРАВТОДОР¬ более полно, считаем нужным провести
прогнозный бюджет (составить смету) по прочим видам деятельности.
Сформируем упрощенную модель и сведем данные в табличной форме
(таблица 3.6).
Таблица 3.6
Прогнозный бюджет поступления денежных средств по прочим видам
деятельности ФЛ № 9 АО «ГК «СЕВЕРАВТОДОР¬, тыс. руб.
№
п/п
Наименование
показателя
01.2023
02.2023
03.2023
04.2023
05.2023
06.2023
Итого за
1-е
полугодие
2023
1.
Выручка от реализации
объектов ОС
126
32
0
0
89
196
443
2.
Поступление кредитов и
займов
20000
6000
0
0
0
0
26000
3.
Итого поступления по
прочим видам
деятельности
20126
6032
0
0
89
196
26443
Объединяя все показатели 2022 года, можно составить плановые
показатели на первое полугодие 2023 года (таблица 3.7).
Таблица 3.7
Прогнозный бюджет прироста движения денежных средств ФЛ № 9 АО «ГК
«СЕВЕРАВТОДОР¬ за 1-ое полугодие 2023 года, тыс. руб.
57
Итак, денежный поток является одной из важнейших составляющих
успеха малого и среднего бизнеса. Фирмы, которые не осуществляют
58
надлежащего управления денежными средствами, могут быть не в состоянии
сделать инвестиции, необходимые для конкуренции, или им, возможно,
придется заплатить больше, чтобы занять деньги, чтобы функционировать.
Для более эффективного управления денежными потоками ФЛ № 9 АО «ГК
«СЕВЕРАВТОДОР¬ также можно порекомендовать разработать систему
скидок постоянным клиентам при ранней оплате. При этом кредитные
требования должны носить строгий характер для избежания безнадежных
долгов.
Расчет затратной части проекта представлен в таблице 3.9. Затраты
включают в себя закупку токенов в количестве двух штук по 2000 рублей за
штуку, для генерального директора и главного бухгалтера, они могут
бесплатно записать ЭЦП на носители в ФНС. Также включена стоимость
замены одного токена в случае поломки или утери.
Оплата записи ЭЦП ежегодно с покупкой токена в первый год
использования запланирована для заместителя генерального директора.
Ежегодная оплата тарифа оператора включает в себя подключение к ЭДО и
другим сервисам, сопровождение и техническую поддержку.
В итоге стоимость затрат составит в среднем чуть больше одной
тысячи рублей в месяц, что в масштабах предприятия является допустимыми
расходами, учитывая все положительные стороны внедрения ЭДО.
Таблица 3.9
Расчет затрат на внедрение ЭДО в ФЛ № 9 АО «ГК «СЕВЕРАВТОДОР¬
Наименование строки затрат
Расходы по годам, руб.
2023
2024
2025
2026
1
2
3
4
5
Закупка ключей ЭЦП
4000
2000
Оплата записи ЭЦП на носитель
5000
2000
2000
2000
Оплата тарифа оператора
10000
10000
10000
10000
Итого
19000
12000
14000
12000
Итого, нарастающим итогом
19000
31000
45000
57000
Проанализировав проблемы ведения учета на предприятии и
рекомендации к их устранению, за основное решение можно принять
59
внедрение внутреннего финансового контроля (далее ВФК) для
оптимального использования ресурсов предприятия.
Предметом проверки в процессе контрольных мероприятий является
соблюдение законов, правильность заполнения документов, верность
заполнения регистров бухучета и сохранение активов организации. В
обязательном порядке проверяются документы на присутствие ошибок, при
наличии они оперативно исправляются.
Решение осуществляется принятием на должность сотрудника в
службу ВФК. Сотрудник, осуществляющий контрольные мероприятия,
подчиняется непосредственно руководителю организации.
Должность квалифицированного специалиста, осуществляющего
внутренний финансовый контроль в бухгалтерском учете, подразумевает
высшее экономическое или финансовое образование, опыт работы в сфере не
менее трех лет. Обязательными требованиями являются знание методов
аудита бизнес-процессов и основных принципов теории рисков.
Приветствуется опыт налоговых проверок, сертификаты повышения
квалификации, опыт работы в консалтинговых организациях. Средняя
заработная плата по региону от 80 000 до 100 000 рублей. Конкретизировать
выплаты работнику возможно будет в соответствии с его квалификацией.
После разработки контрольных мероприятий и форм по отчетности за
проведенные действия следует довести до сведения ответственных
сотрудников информации о ВФК с помощью пояснительной записки. ВФК
осуществляется в предварительном, текущем и последующем порядках.
В предварительный контроль включены проверки договоров,
обоснованности закупок, согласование планов хозяйственной деятельности.
На этом этапе можно привлекать юридические и плановые отделы
предприятия.
Внутренний финансовый контроль – залог финансового здоровья
компании. Он позволяет вовремя выявлять ошибки в финансовой отчетности
и нецелевое использование денег компании. Организация внутреннего
60
финансового контроля особенно необходима собственникам, которые хотят
отследить не только финансовые потоки, но и предотвратить любые риски
вплоть до банкротства.
Перед тем, как приступить к осуществлению плана по реализации мер
по совершенствованию, необходимо проверить договора, заключенные с
клиентами, и проанализировать полноту соблюдения сторонами своих
обязательств. А после уже фокусировать внимание на мерах расширения
клиентуры компании или качества и спектра оказываемых услуг.
Независимо от выбора направления улучшения или расширения, в
первую очередь нужно выполнить мероприятия:
приобрести и переустановить нового и современное оборудование;
проверить качество работы установленных программных
обеспечений;
рассмотреть направления расширения спектра услуг, в том числе и
включение в перечень уникальных или новых направления деятельности;
заключение договор об оказании услуг за пределами ГК НЛМК;
расширение географии деятельности;
продолжать разработку и внедрение процессов роботизации;
провести анализ мотивации сотрудников и политики привлечения
новых сотрудников.
Отдельно стоит отметить совместные проекты, они дают самую
большую синергию, как для достижения результата, так и со стороны затрат
на развитие этих функций для самих же заказчиков. В целом, такой
системный подход к клиентам позволил повысить индекс удовлетворённости
на 40% за последние два года. Это действительно серьезный рост.
Далее перейдем к рекомендациям, которые можно рассчитать
математически и увидеть экономический предполагаемый экономический
эффект от проведения мероприятий.
Рассмотрим каждое мероприятие по отдельности и представим полные
расчет.
61
Мероприятие 1. Рассчитаем понесенные расходы на приобретение
профессионального оборудования и необходимого программного
обеспечения по формуле 6.
£Р
=
Q Q = 1 і п о * Ріп о (6)
где, Qi - количество оборудования и обеспечения, планируемое к
приобретению;
Pi - цена одной единицы оборудования и программного обеспечения.
В виду многочисленности сотрудников и большими денежными
затратами на приобретение необходимого, а также ограниченными
человеческими ресурсами, замена и внедрения техники будет производиться
постепенно, чтобы не остановить процесс деятельности и не оказать
существенного влияние на него.
Для начала произведем модернизацию рабочих мест. Для этого
необходима покупка оборудования на 20 плановых рабочих мест.
Количество и стоимость покупки представлены в таблице 3.10.
Таблица 3.10
Количество оргтехники и ПО и примерная стоимость по их приобретению и
сопровождению программного обеспечения
Наименование
Количество, ед.
Примерная стоимость, руб.
Монитор HP
40
11 000
Процессор Intel
20
30 000
Принтер Xerox
4
300 000
Система электронного
документооборота «Opentext¬
20
24 000
Произведем расчёты по представленным формулам.
Монитор HP = 40 x 11 000 руб. = 440 000 руб.
Процессоры = 20 х 30 000 руб. = 600 000 руб.
Принтеры = 4 х 300 000 руб. = 1 200 000 руб.
«Opentext¬ = 20 x 24 000 руб. = 480 000 руб.
Итоговая сумма затрат на обновление рабочих мест 20 штатных
сотрудников составила 2 720 000 руб.
Расширение штата сотрудников, покупка нового оборудования и
62
программного обеспечения обеспечить компании рост выполняемого объема
услуг. А это отразиться и на скорости предоставления услуг клиентам,
увеличение объема работа примерно 6%.
Рассчитаем выгоду от передачи функционала аутсорсинговой
компании.
Получим: 23 599 600 - 6 368 612 = 17 230 988 рублей
Теперь рассмотрим эффект с учетом 6% увеличения объема работ:
1.06 * 17 230 988 = 18 264 847 рублей
Таким образом, 6% эффект в денежным выражении составит: 1 033 589
рублей.
Тогда годовой эффект: 12 * 1 033 589 = 12 406 308 рублей.
При этом стоит учитывать и налог на прибыль, рассчитаем годовой
эффект по аналогии с приведенным расчетом ранее и понижающим
коэффициентом 0.3.
0,3 * 12 406 308 = 3 721 892 рублей
Теперь рассчитаем срок окупаемости предложенного мероприятия по
закупке нового оборудования и расширения штата на 20 рабочих мест. Срок
окупаемости можно рассчитать по формуле 7.
Срок окупаемости = Первоначальные вложения/Приток денежных
средств за период (7)
Тогда, срок окупаемости = 2 720 000 / 3 721 892 = 0,73 лет или
неполные 9 месяцев
Мероприятие 2. Существует много способ косвенной и прямой
мотивации сотрудников, но главной остается – премия. В ФЛ № 9 АО «ГК
«СЕВЕРАВТОДОР¬ участвовать в проекте автоматизации бизнес-процесс
могут 30 сотрудников.
Для поощрения сотрудников необходимо создать фонд, из которого
будет происходить выплата. Он равен 1 200 000 рублей. Премиальный
коэффициент составит 25%.
Таким образом, фонд составит: