63
Таблица 1.
Порядок работ по подготовке международных контрактов
№
Наименование операции
Выполняет
Курирует
Согласование/
отчетность
1.
2
3
4
5
2.
Анализ контрактов, условий по-
ставки товаров (выполняется на ос-
новании запроса от иностранного
контрагента и на основании предло-
женного варианта контракта)
Специалист
отдела ВЭД
Начальник от-
дела ВЭД
Начальник от-
дела ВЭД
3.
Подготовка международных кон-
трактов по поставкам продукции
Специалист
отдела ВЭД
Начальник от-
дела ВЭД
Юридический
департамент
4.
Управление взаимодействием с
представителями Заказчика
Специалист
отдела ВЭД
Началь-
ник отдела ВЭД
-
5.
Подбор кодов ТН ВЭД, подготовка
документов для таможенного
оформления груза
Специалист
отдела ВЭД по
таможенному
оформлению
Начальник от-
дела ВЭД
-
6.
Управление контрактными обяза-
тельствами (контроль за ходом под-
писания контрактов, контроль за
оплатой по контрактным обязатель-
ствам, пролонгации договоров)
Специалист
отдела ВЭД
Начальник от-
дела ВЭД
Директор по
маркетингу
Очевидно, что в данной схеме нет договоренности и участия в подготовке
контрактов нескольких услуг: финансовой службы, согласования объема поста-
вок с коммерческим отделом.
Довольно часто во время аудита вопрос уже вызывает сам договор. Много
тонких моментов возникают при интерпретации правил Инкотермс. Например, в
контракте на импорт написано, что товары приобретены на условиях CIF, что
означает, что стоимость транспортировки товара уже включена в его стоимость.
В то же время, параллельно с тем же иностранным партнером заключается со-
глашение, предусматривающее оплату услуг по перевозке грузов.
Таким образом, перевозка оплачивается дважды. Такие факты однозначно
квалифицируются как экспорт капитала.
Во многих контрактах просто нет указаний на обязательные 90 дней, или
доставка товара в течение 90 дней с момента 100% оплаты товара. Следова-
тельно, обязанность иностранного партнера по поставке товаров придет только
64
после 100% оплаты. Если перечисляется 99% суммы контракта, то иностранная
компания имеет полное право не предоставлять ничего одновременно, а сроки
поставки, определенные российским законодательством, могут быть нарушены.
В таких случаях, чтобы избежать нарушений существующей процедуры и взыс-
кания штрафных санкций органами ВЭК, необходимо предусмотреть, что если
иностранная компания не может доставить товар в течение 90 дней с даты пер-
вого авансового платежа (независимо от размера этого платежа - 5% или 80%),
аванс должен быть возвращен российском импортеру.
Конечно, такие случаи редки, но они есть. Кажется целесообразным пред-
ложить следующие рекомендации:
- Перейти на собственную форму договора, на поставку продукции ООО
«Виктория» за границу. Желательно сделать эту форму единым корпоративным
шаблоном, который будет применяться как общее правило. Желательно разрабо-
тать несколько шаблонов с учетом различий в законодательстве страны и учета
различных условий поставки: для стран ЕС, для стран бывшего социального ла-
геря и СНГ, с учетом нюансов. Шаблон должен быть разработан юридическим
отделом и обеспечен приказом руководителя как обязательный.
- Если есть определенные требования покупателя, в которых заинтересо-
вана компания, и это влечет за собой требования по изменению отдельных поло-
жений договора, то эти изменения должны быть сделаны в соответствии с про-
цедурой, разработанной в этой работе;
- Необходимо разработать и ввести процедуру подготовки контракта и ана-
лиза его условий, чтобы сделать этот процесс унифицированным и стандартизи-
рованным. Сегодня каждый из сотрудников действует самостоятельно, не коор-
динируя свои действия с соответствующими ведомствами.
Приведем предлагаемые решения для указанных выше пунктов.
65
3.3. Разработка оптимального проекта контракта
В этом разделе предлагается ввести процедуру «контрактного анализа»,
подготовленную на основе стандарта ISO 9000. Конечно, компания не сертифи-
цирована в соответствии со стандартами управления качеством. Однако предло-
женная процедура позволит обеспечить баланс интересов в подготовке кон-
тракта. Разработана процедура представлена в Приложении 1 к данной работе.
Важно, что эта процедура применяется к процессу подготовки новых кон-
трактов и к уже упомянутым изменениям в существующих закономерностях в
случае особых требований покупателя, в которых заинтересована Виктория (та-
кие прецеденты встречаются довольно часто).Важной дополнительной выгодой
от внедрения является то, что в будущем внедрении СМК этот процесс уже будет
регулироваться.
Процедура также использует такие термины: Договорная документация
для:
Услуги, предоставляемые ООО «Виктория»;
Закупка товаров и услуг от поставщиков.
Поставщик – юридическое или физическое лицо, предоставляющее про-
дукцию и (или) услуги ООО «Виктория».
4.3. В Процедуре использованы следующие сокращения:
ООО «-» – ООО «Виктория»;
СК – система управления качеством;
БД – электронная база данных
Д – директор ООО «Виктория»;
ЗД – заместители директора по направлениям деятельности;
П – помощник директора по экономическим вопросам;
ГБ – главный бухгалтер;
Ю – начальник юридического отдела;
РЦ – руководитель Центра ООО «Виктория»:
НО – руководитель подразделения ООО «Виктория»;
66
ЭК - сотрудник подразделения ООО «Виктория»;
СР – секретарь-референт ООО «Виктория»;
Сокращения обозначения степени ответственности:
Р – руководит работой, принимает решение, отвечает за конечный резуль-
тат;
О – ответственный исполнитель, готовит проект решения, несет ответ-
ственность за качество и сроки подготовки решения;
С – соисполнитель выполняет решения и / или помогает ответственному
исполнителю, несет ответственность за точность и сроки выполнения и / или по-
мощи.
И – информируется о принятом решении;
К – консультирует в подготовке и принятии решений, ответственный за
качество консультаций.
Таблица 2.
Организация предконтрактной работы
№
Наименование работ
Матрица ответственности
Документ/
код
Носитель/ме-
сто хранения
1.
2
3
4
5
2.
Р
О
С
и
к
3.
Получение / оформление
заявки на контракт, ее ре-
гистрация
ЗД
НО
(ОЗ)
ЭК
(КО)
-
-
Заявка на кон-
тракт, Журнал и
база данных
Бумажный/
БД
Подразделение
4.
Анализ заявки на контракт
ЗД
НО
(ОВЭД)
ЭК
(КД)
-
-
5.
Оформление Протокола
анализа заявки на контракт
ЗД
НО
(ОВЭД)
-
Д
-
Протокол анализа
заявки на кон-
тракт
Бумажный/
Дело подразде-
ления
6.
Возможно выполнить тре-
бования Заказчика?
ЗД
НО
(ОВЭД)
-
-
-
7.
Письменное уведомление
Заказчика о мотивирован-
ном отказе в предоставле-
нии услуги, подписанное
директором
Д
ЗД
НО
(КО)
СР
-
-
Письмо (факс)
Бумажный,
секретариат
67
Продолжение таблицы
8.
Разработка и оформление
проекта контракта (с При-
ложениями) на основании
данных Заявки на кон-
тракт
ЗД
НО
(ОВЭД)
ЭК
(ЮС
)
-
Ю,
П,
ГБ
Проект кон-
тракта (с При-
ложениями)
Бумажный
9.
Согласование проекта
контракта с:
начальником юридиче-
ского отдела,
главным бухгалтером,
помощником по экономи-
ческим вопросам
с заполнением Листа со-
гласований
ЗД
НО
(ОВЭД)
ЭК
(ЮС
)
Д
П,
Ю,
ГБ
Проект кон-
тракта с ви-
зами или заме-
чаниями и
предложени-
ями, Лист со-
гласований
проекта .кон-
тракта/ СК-Лс-
7.2
Бумажный
10.
Доработка проекта кон-
тракта (с Приложениями)
с учетом замечаний и
предложений по п. 7 и п.
13
ЗД
НО
(ОВЭД)
ЭК
(ОВ
ЭД)
-
Ю,
П,
ГБ
Новый проект
контракта (с
Приложени-
ями)
Бумажный
11.
Есть / нет замечания и
предложения по проекту
контракта?
ЗД
НО
(ОВЭД)
ЭК
(ЮС
,
ФС)
-
-
12.
Рассмотрение и подписа-
ние контракта директором
ООО
Д
ЗД
-
Н
О
(
Д
)
-
Подписанный
со стороны
ООО «-» кон-
тракт
Бумажный
13.
Регистрация контракта
(присвоение номера)
Передача листа согласова-
ния в бухгалтерию (в
папку подразделения ), а
копии в подразделение
НО
(Р
Ц)
СР
ЭК
(СР)
-
-
Зарегистриро-
ванный кон-
тракт, элек-
трон. БД
Бумажный,
БД секрета-
риат
14.
Направление контракта на
оформление Заказчику
НО
(Р
Ц)
ЭК
(ОП КО)
СР
-
-
Сопроводи-
тельное
письмо
Бумажный
БД секрета-
риат
15.
Есть / нет разногласия и
замечания Заказчика ?
ЗД
НО
(ОП КО)
ЭК
(ОП)
Д
-
Зарегистриро-
ванное
письмо/факс
Бумажный
БД секрета-
риат
68
Продолжение таблицы
16.
Регистрация посту-
пившего от Заказ-
чика контракта
Снятие ксерокопии
контракта для ис-
полнителя
Д
СР
НО
(ОВЭД)
П
-
Контракт со
штампом входя-
щих, электрон.
БД
Бумаж-
ный,
БД секре-
тариат
17.
Работы по кон-
тракту в соответ-
ствии с Инструкци-
ями/
процедурами под-
разделений по ока-
занию услуг при-
влечением при
необходимости
Субподрядчиков
ЗД
НО
(ОВЭД)
ЭК
(НО)
Д
-
Документация
или
данные
Бумажный
или
электрон-
ный
18.
Контроль выполне-
ния обязательств
контракта
Контроль выполне-
ния контрактов по
срокам
ЗД
П
НО
(КО)
ЗД
ЭК
(КО)
НО
(РЦ)
Д
Д
-
-
Отчеты о работе
подразделений за
неделю, распе-
чатка БД о сро-
ках
Бумажный
секрета-
риат
19.
Выполнение допол-
нительных работ по
п. 16, с учетом заме-
чаний п. 22
ЗД
НО
(ОВЭД)
ЭК
(КО)
Д
-
Документация
или данные
Бумажный
или элек-
тронный
20.
Обязательства кон-
тракта выполнены?
ЗД
НО
(РЦ)
-
ЭК(
КО)
П,
Ю,
ГБ
21.
Оформление акта
сдачи-приемки ра-
бот
ЗД
НО
(РЦ)
ЭК
(НО)
-
-
Акт сдачи-при-
емки работ
Бумажный
22.
Направление акта
сдачи – приемки
выполненных работ
на оформление За-
казчику
ЗД
НО
(ОП)
СР
Д
-
Сопроводитель-
ное письмо
Бумажный
БД секре-
тариат
23.
Есть / нет разногла-
сия и замечания За-
казчика
ЗД
НО
(ОП)
ЭК
(ОВЭД)
Д
-
Зарегистрирован-
ное письмо/факс
Бумажный
БД секре-
тариат
24.
Регистрация посту-
пившего от Заказ-
чика акта сдачи-
приемки работ
Снятие ксерокопии
акта для исполни-
теля
ЗД
СР
НО
(КО)
П
-
Зарегистрирован-
ный акт-сдачи
приемки работ
Бумажный
БД секре-
тариат
69
Продолжение таблицы
Предложенная процедура и график работы (приложение 1) сделают про-
цесс подготовки контракта унифицированным и избежать проблемных ситуаций
из-за непоследовательности действий подразделения. А правильно заключенные
договоры позволят компании получать прибыль и избегать потерь.
25.
Контроль поступле-
ния оплаты за услугу
на р/с ООО «Викто-
рия»
ГБ
НО
(КО)
ЭК
(КОО
)
ЗД,
П,
Д
-
Платежные доку-
менты
Бумажный
Бухгалтерия
26.
Отметка о выполне-
нии услуги
НО
(Р
Ц)
ЭК
(КО)
-
ЗД
-
Журнал и
база данных
Бумажный/
БД
Дело подраз-
деления
70
Заключение
Таким образом, мы достигли цели работы, изучили особенности междуна-
родных контрактов и разработали рекомендации по подготовки международных
контрактов.
Подводя итоги работы, сделаем основные выводы по результатам прове-
денного исследования.
Договор является наиболее распространенным типом сделки, что создает
определенные права и обязанности для сторон.
На практике, как и в юридической науке, международный договор означает
соглашение между двумя или более сторонами, расположенными в разных стра-
нах, для доставки фиксированного количества единиц продукции и / или оказа-
ния услуг в соответствии с условиями, с которыми согласились стороны.
Договор сторон, как правило, оформляется в письменном документе, кото-
рый может называться "Договор (Contract)", «Соглашение (Agreement)», «Пред-
варительный контракт (Preliminary Contract)», «Общий (Генеральный) контракт
(General Contract)», используется также название «Договор (Contract)»..
Контракты, используемых во внешней торговле, содержат различные усло-
вия, характеризующие товары, которые являются предметом продажи, опреде-
ляют коммерческие особенности сделки, права и обязанности сторон, а также
взаимные обязательства сторон сделок, которые выполняют контракт.
Договор включает как обязательные, так и дополнительные условия.
Основными этапами планирования международного контракта являются:
установление контакта с иностранным партнером; оформления заказа и заклю-
чения договора; выполнения заказа.
Структура контракта включает ряд обязательных элементов, которые,
кроме защиты контрагентов, также необходимы для регистрации контракта кон-
тролирующими органами. Среди этих элементов являются: имя и адрес ино-
странного поставщика; имя и адрес российского импортера; предмет договора,
то есть название товара: информация о товаре, которая затем будет указана в
71
транспортных документах и сертификатах, количество и вес товара, тип упа-
ковки; цена за единицу; общая сумма договора; условия поставки (могут быть
указаны в терминах Инкотермс); срок контракта.
Принципы подготовки международных договоров должны основываться
на принципах международного права.
Важным в подготовке международных договоров является рассмотрение в
подготовке языка и стиля особенностей составления договора. Одной из основ-
ных причин разногласий, возникающих между контрагентами при толковании
договоров и дальнейшем решении споров, является нарушение правил использо-
вания терминов. И здесь важно помнить об особенностях Инкотермс.
Следующие общие принципы должны применяться при разработке форму-
лировки коммерческого контракта:
- Как правило, контракты должны быть в письменной форме, подписаны и
датированы обеими сторонами. Могут быть и другие формальности, такие как
свидетели, нотариальное заверение и т. д., требуемые законодательством кон-
кретной юрисдикции для создания обязывающего договора. Экспортерам реко-
мендуется обратиться за юридической консультацией, чтобы убедиться, что они
приняли все необходимые меры для обеспечения юридической силы своего кон-
тракта.
- Важно обеспечить, чтобы все графики, приложения, были надлежащим
образом указаны в контрактном документе.
- Любые изменения в первоначальном договоре должны быть согласованы
в письменной форме путем официального подписания поправки к договору.
- Если требуется внешнее финансирование, важно убедиться, что в дого-
воре содержатся положения о том, что такие договоренности должны быть в
наличии и иметь силу в качестве предварительного условия для вступления до-
говора в силу и обеспечения его исполнения.
В практической части порядок подготовки международных контрактов
проанализированы на примере ООО «Виктория»
72
Рассмотренная процедура имеет ряд несоответствий, которые приводят к
конфликтным ситуациям. Здесь необходимо подчеркнуть отсутствие развития
собственной формы контракта; несоответствие действий сотрудников при разра-
ботке договора; дисбаланс организационной структуры.
Для устранения этих противоречий было предложено следующее решение:
1. разработан «скелет» новой формы международного договора;
2. разработана новая процедура работы по подготовке международного до-
говора, для которого разработаны «Правила преддоговорной работы» с соответ-
ствующими приложениями и формами (проект представлен в приложении)
3. разработан алгоритм преддоговорной работы.
Представляется, что разработанные в рассматриваемых последовательно-
стях предложения сделают процесс подготовки контракта унифицированным и
уйдут от проблемных ситуаций из-за непоследовательности действий подразде-
ления. И в заключение следует подчеркнуть, что правильно заключенные дого-
воры позволят предприятию строить нормальные отношения с поставщиками и
подрядчиками и избегать потерь.
Таким образом, поставленные задачи решены, цель достигнута.