23
Отдельные правовые акты утверждают различные формы электронных
документов. Среди них можно выделить, допустим, Приказы ФНС России,
Постановления Правительства РФ.
Действующие в стране органы государственной власти на сегодняшний
момент времени дают исчерпывающие ответы на вопросы применительно к
данной теме, допустим:
порядок сдачи отчетности через операторов электронного
документооборота;
порядок оформления корректировочного счет-фактуры;
порядок проведения выездных проверок в ИФНС;
порядок внесения корректив в электронные универсальные
передаточные документы.
Выход новых законодательных актов обуславливает подготовку
различных электронных форм документов. Например, из-за выхода
Федерального закона от 31.07.2020 №248-ФЗ ∇О государственном контроле
(надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации∈
23
чек-листы,
приказы и вся соответствующая документация были переведены в электронный
формат.
В качестве второго примера здесь можно отметить введение
Национальной системы прослеживаемости с 01.07.2021 г. ФНС России
подготовила формы уведомлений и отчета о товарах для их прослеживаемости.
Помимо этого здесь можно отметить, что для предприятий, организаций и
индивидуальных предпринимателей осуществлять передачу отчетности в
органы государственного финансового контроля стало удобно путем
использования сервиса ∇1С-Отчетность∈. Данный модуль встраивается в
обычную программу ∇1С-Предприятие∈.
Далее необходимо рассмотреть форматы электронных документов.
23
Федеральный закон от 31.07.2020 №248-ФЗ ∇О государственном контроле (надзоре) и муниципальном
контроле в Российской Федерации∈ (ред. от 25.12.2023 №625-ФЗ).
24
Любой электронный документ – это файл, структура содержательной
части которого устанавливает формат. При этом файлы делятся на текстовый,
графический, табличный, архивированный формат, а также на файлы-
презентации. Отдельно взятые документы предназначены только для
осуществления просмотра и их невозможно подвергать редактированию,
другие документы – можно корректировать. Ниже представлены наиболее
популярные графические форматы файлов:
- pdf;
- tiff;
- jpg.
Ниже представлены наиболее популярные редактируемые табличные
форматы файлов:
- xls;
- xlsx;
- ods.
Ниже представлены наиболее популярные текстовые форматы файлов:
- doc;
- rtf;
- txt.
Электронные документы с использованием графического формата могут
быть представлены в виде сканов бумажных версий. Табличный формат в
экономических субъектах применяется для формирования графиков, журналов,
отчетов. Текстовые форматы – часто для подготовки приказов, заявлений,
инструкций, служебных записок и пр.
24
Далее в рамках раскрытия темы данного исследования необходимо
исследовать основные функции и принципы организации электронного
документооборота.
24
Интернет-портал ∇@страл∈. Материал ООО ∇Единые стандарты для электронных документов∈;
официальный сайг. - Москва. - Обновляется в течение суток. – URL:
https://astral.ru/articles/dokumentooborot/23812/ (дата обращения: 30.12.2023). - Текст: электронный.
25
1.3 Основные функции и принципы организации электронного
документооборота
На первый взгляд, в системе электронного документооборота принимают
участие исключительно сами предприятия и организации, которым
необходимо, например, только подписать какую-нибудь накладную или акт. Но
на самом деле это совсем не так. В реальности в данном процессе принимают
участие четыре представленные на рисунке 5 стороны.
25
Рис. 5. Стороны, участвующие в системе электронного документооборота
В таблице 5 представлена краткая характеристика сторон, участвующих в
системе электронного документооборота.
25
Казакевич, Т.А. Документоведение. Документационный сервис: учебник и практикум для вузов / Т.А.
Казакевич, А.И. Ткалич. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: Издательство Юрайт, 2023. – 167 с. – ISBN 978-5-534-
06273-1. – Текст: электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. – URL:
https://urait.ru/bcode/513649,
c. 9.
26
Таблица 5
Краткая характеристика сторон, участвующих в системе электронного
документооборота
№ п / п
Стороны
Описание
1
Участники
электронного
документооборота
Ими являются непосредственно пользователи системы
электронного документооборота, которые занимаются и
ведением документооборота. В сервисе они взаимодействуют
с документами, осуществляют их визирование с
использованием электронной подписи, а также занимаются
отправкой и получением файл
2
Оператор
электронного
документооборота
Это коммерческая организация, занимающаяся
формированием и обеспечением функционирования системы
электронного документооборота, обеспечением гарантий
безопасности при осуществлении передачи информации и
правовой значимости счетов-фактур. К данной стороне на
законодательном уровне установлен набор серьезных
требований, а ФНС России и Министерство цифрового
развития, связи и массовых коммуникаций РФ осуществляют
контроль их работы
3
Удостоверяющий
центр
Он обладает правом на выпуск сертификатов электронной
подписи. Допустим, получить подпись можно в АО ∇ПФ
∇СКБ Контур∈.
26
Он аккредитован в Министерстве цифрового
развития, связи и массовых коммуникаций РФ и входит в сеть
доверенных центров ФНС России, СФР и Росстата
4
Государственные
органы
Они отвечают за выдачу аккредитаций операторам
электронного документа, за осуществление кураторства их
деятельности, за подготовку правовых норм для online-
документооборота
Осуществляя постановку нужных задач и цель организации и
функционирования системы электронного документооборота, экономический
субъект может получить улучшенный вариант данной системы с учетом ее
экономической практики и взаимоотношений с контрагентами.
27
Поскольку принято выделять большое количество целей внедрения
электронного документооборота. Поэтому далее необходимо рассмотреть цели
практического внедрения электронного документооборота на примере работы с
персоналом:
26
Интернет-портал АО ∇ПФ ∇СКБ Контур∈. Материал ∇Об Удостоверяющих центрах СКБ Контур∈;
официальный сайг. - Екатеринбург. - Обновляется в течение суток. – URL: https://ca.kontur.ru/ (дата обращения:
30.12.2023). - Текст: электронный.
27
Казиев, В.М. Введение в анализ, синтез и моделирование систем: учебное пособие / В.М. Казиев. – 4-е изд. –
М.: Интернет-Университет Информационных Технологий (ИНТУИТ), Ай Пи Ар Медиа, 2024. – 270 c. – ISBN
978-5-4497-2382-6. – Текст: электронный // Цифровой образовательный ресурс IPR SMART: [сайт]. – URL:
https://www.iprbookshop.ru/133927.html, с. 9.
27
1) совершенствование управления рабочим временем рядового
персонала и менеджмента. Затрачиваемое в ходе использования бумажного
документооборота время на личное общение (коммуникации) при воплощении
трудовых прав и обязанностей в результате должно направляться на
поддержание роста уровня квалификации и качества труда персонала, в т.ч.
труда менеджмента;
28
2) перевод процесса сотрудничества между рядовым персоналом и
менеджментом в цифровую плоскость, где они из-за специфик IT-решений и
подхода к взаимодействию окажутся открытыми и прозрачными. Это
способствует уменьшению уровня конфликтности между сторонами трудового
соглашения, связанными с порядком воплощения их прав и обязанностей;
29
3) рост уровня производительности труда. В ходе использования
электронного документооборота оплачивается реальный труд персонала, и,
допустим, не принимается в учет израсходованное на подачу и согласование
заявления об отпуске рабочее время.
30
Электронный вариант документа, в отличие от его бумажного варианта,
является файлом, типовые операции над которым можно подвергнуть
автоматизации. Любая система электронного документооборота призвана
обеспечивать выполнение следующих базовых функций:
1. Формирование, регистрация и хранение документов в электронном
формате, формирование карточки документа.
2. Движение документа согласно установленному маршруту, возможность
его контроля.
3. Ведение истории внесения корректив в документ.
28
Казиев, В.М. Введение в правовую информатику: учебное пособие / В.М. Казиев. – М.: Интернет-
Университет Информационных Технологий (ИНТУИТ), Ай Пи Ар Медиа, 2024. – 136 c. – ISBN 978-5-4497-
2383-3. – Текст: электронный // Цифровой образовательный ресурс IPR SMART: [сайт]. – URL:
https://www.iprbookshop.ru/133930.html, с. 9.
29
Колышкина, Т.Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: учебное пособие для вузов /
Т.Б. Колышкина, И.В. Шустина. – 3-е изд., испр. и доп. – М.: Издательство Юрайт, 2023. – 145 с. – ISBN 978-5-
534-14216-7. – Текст: электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. – URL:
https://urait.ru/bcode/513409, c. 7.
30
Интернет-портал ∇Митрофанова & Партнеры∈. Материал ∇Электронный документооборот: цели, признаки и
суть∈; официальный сайг. - Москва. - Обновляется в течение суток. – URL: https://mip-
expert.ru/articles/edo/elektronnyy-dokumentooborot-tseli-priznaki-i-sut/ (дата обращения: 30.12.2023). - Текст:
электронный.
28
4. Формирование и настройка уведомлений, связанных с прохождением
документа и его статусом.
5. Ведение журналов, контроль за сроками практического исполнения,
формирование отчетов.
31
6. Экспертно-аналитические функции.
32
7. Импорт и экспорт документов, в т.ч. сканирование и печать документов с
использованием бумажного формата.
33
8. Обеспечение необходимого уровня сохранности и конфиденциальности
информации, в т.ч. осуществление контроля и разграничения доступа, а также
применение цифровой подписи и т.д.
34
Помимо этого система электронного документооборота может иметь
дополнительные характерные для себя возможности согласно задачам, для
практического решения которых она адаптирована. Например, реализующая
функции электронного архива подсистема обладает результативными
инструментами для сканирования и оцифровки бумажных носителей
информации, снабжена возможностями работы со складской документацией и
т.д. Используемые для обеспечения работы с проектной документацией
системы предполагают применение графических файлов различных типов.
Отдельные функции встроены в систему электронного документооборота
исходно и их необходимо только настроить для удовлетворения потребностей
конкретного экономического субъекта, иные функции выполняются благодаря
подключаемым модулям или с помощью интеграции с иными системами,
допустим, с электронной бухгалтерией.
31
Корнеев, И.К. Документирование управленческой деятельности: учебник для вузов / И.К. Корнеев, А.В.
Пшенко, В.А. Машурцев. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство Юрайт, 2023. – 438 с. – ISBN 978-5-534-
16001-7. – Текст: электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. – URL:
https://urait.ru/bcode/523610,
c. 8.
32
Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления персоналом: учебник и практикум для вузов /
И.Н. Кузнецов. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство Юрайт, 2023. – 397 с. – ISBN 978-5-534-16692-7. –
Текст: электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. – URL:
https://urait.ru/bcode/531538, c. 9.
33
Кузнецов, И.Н. Ведение деловой документации: учебник и практикум для вузов / И.Н. Кузнецов. – 4-е изд.,
перераб. и доп. – М.: Издательство Юрайт, 2023. – 259 с. – ISBN 978-5-534-17003-0. – Текст: электронный //
Образовательная платформа Юрайт [сайт]. – URL:
https://urait.ru/bcode/532182, c. 7.
34
Кузнецов, И.Н. Деловая переписка: учебник и практикум для вузов / И.Н. Кузнецов. – 4-е изд., перераб. и доп.
– М.: Издательство Юрайт, 2023. – 139 с. – ISBN 978-5-534-17002-3. – Текст: электронный // Образовательная
платформа Юрайт [сайт]. – URL:
https://urait.ru/bcode/532181, c. 8.
29
По ходу усовершенствования системы электронного документооборота в
сумме с ее обновлениями ее функционал непрерывно пополняется.
35
Системы электронного документооборота обуславливают появление и
развитие нового поколения систем автоматизации бизнес-процессов. Ниже
представлены главные объекты для автоматизации в подобных системах:
документы (обычные бумажные и электронные документы);
бизнес-процессы, описывающие движение и обработку документов.
Далее необходимо отметить следующее. Электронный документ
формируется благодаря использованию средств компьютерной обработки
данных и подписывается путем применения электронной цифровой подписи и
сохраняется на машинном носителе в качестве файла требуемого формата.
Электронный документооборот является единым механизмом,
используемым для ведения работ с электронными документами с воплощением
концептуальной идеи ∇безбумажного делопроизводства∈.
Ниже представлены главные принципы электронного документооборота:
- однократная регистрация документа. Использование данного принципа
дает возможность осуществлять однозначную идентификацию документа
абсолютно в любой инсталляции этой системы;
- возможность параллельного выполнения операций. Использование
данного принципа дает возможность снизить необходимое для движения
документов время и увеличить уровень оперативности их практического
исполнения;
- непрерывность движения документа. Использование данного принципа
дает возможность осуществлять идентификацию ответственного за
исполнение документа (за практическое решение задачи) лица на любом
этапе жизни документа (процесса);
- единая (или согласованная распределенная) база документальной
информации.
35
Интернет-портал ∇Atlas Soft∈. Материал ∇Функции систем электронного документооборота (СЭД)∈;
официальный сайг. - Москва. - Обновляется в течение суток. – URL: https://atlas-soft.ru/articles/funktsii-sistem-
elektronnogo-dokumentooborota-sed/ (дата обращения: 30.12.2023). - Текст: электронный.
30
Использование данного принципа дает возможность устранить
возможность для появления случаев дублирования документов;
- эффективно организованная система поиска документа. Использование
данного принципа дает возможность находить документ, имея при этом
минимальный объем данных об интересуемом документе;
- развитая система отчетности по разным статусам и атрибутам
документов. Использование данного принципа дает возможность держать
под контролем процесс движения документов по этапам
документооборота и принимать руководящие решения согласно данным
из отчетов.
36
Ниже представлены главные достоинства практического внедрения
электронного документооборота:
1) снижение финансовых и временных затрат, связанных с
формированием и обработкой документов;
2) увеличение степени оперативности функционирования
структурных единиц в экономических субъектах;
3) интеграция данных с информацией из разных документов для
принятия собственниками бизнеса и его наемным менеджментом оперативных
и экономически обоснованных руководящих решений;
4) формирование действенных условий для перехода от использования
рутинной бумажной технологии обработки документов к использованию
перспективной безбумажной (электронной) технологии их обработки;
5) совершенствование набора, состава и структуры бизнес-процессов
при ведении делопроизводства и при документообороте.
Далее в рамках раскрытия темы данного исследования необходимо
изучить информационные системы электронного документооборота.
36
Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: учебник
и практикум для вузов / И.Н. Кузнецов. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство Юрайт, 2023. – 545 с. –
ISBN 978-5-534-16003-1. – Текст: электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. – URL:
https://urait.ru/bcode/523612, c. 9.
31
1.4 Информационные системы электронного документооборота
Развитие в течение последнего столетия таких технологий, как, например,
телекоммуникации, радикально изменил подход к ведению бизнеса. Новые
персональные компьютеры, ресурсы сети Интернет и т.д., увеличили
результативность деятельности экономического субъекта. Но большое
количество субъектов хозяйствования на сегодняшний момент времени до сих
пор используют бумажный документооборот. По оценкам многих
специалистов, 80% от всего объема деловой информации на отечественных
предприятиях и в организациях хранится в бумажном виде. Это
обуславливается, в основном, тем обстоятельством, что в ходе практического
внедрения систем электронного документооборота зачастую могут появиться
большие технические, финансовые и эксплуатационные заслоны. Но после
внедрения данных систем в практику использования плюсы от их применения
видны сразу.
37
Система электронного документооборота в том или ином экономическом
субъекте – это сильно больше, чем обычная ∇облачная∈ база данных, она
представляет собой целый набор функционала программного обеспечения,
использование которого дает возможность формировать, хранить,
индексировать, защищать, извлекать и контролировать документацию и
различную содержащуюся в ней информацию. Система функционирует для
учреждения рыночно успешного проекта. В системе электронного
документооборота любой документ (с использованием бумажного или
электронного носителя информации) рассматривается в виде объекта
информации. Систему электронного документооборота допустимо определять в
качестве системы управления разными видами документов в экономических
субъектах с применением электронных программ и систем хранения
информации.
37
Лапидус, Л.В. Цифровая экономика: управление электронным бизнесом и электронной коммерцией:
монография / Л.В. Лапидус. – М.: ИНФРА-М, 2023. – 381 с. – ISBN 978-5-16-013607-3. – Текст: электронный. –
URL:
https://znanium.com/catalog/product/1913635, c. 7.
32
Она состоит из совокупности документов, рабочего процесса, хранилищ
документов, информационно-поисковых систем и процессов, применяемых для
осуществления хранения и контроля документов. В сентябре 2023 г. редакция
Интернет-портала ∇IaaSSaaSPaaS.ru∈ выпустила актуальный на момент
проведения данного исследования рейтинг систем электронного
документооборота. Для его составления был осуществлен анализ 13 платформ
на базе чек-листа с 60 критериями в своем составе, определены победители,
подготовлена карта рынка. В отношении любого критерия была создана
балльная оценочная система. Потом баллы складывались, и согласно
полученной сумме ранжировались решения: при повышении суммы баллов
повышалась позиция в рейтинге. Все предложенные критерии были разбиты на
10 групп с объединением в 4 смысловых блока. Каждый блок характеризует
определенную сторону решения. На рисунке 6 представлен их перечень.
38
Рис. 6. Перечень смысловых блоков критериев, использованных для
описания систем электронного документооборота
38
Мартынов, А.П. Информационная безопасность и защита информации: учебное пособие / А.П. Мартынов,
И.А. Мартынова, А.А. Русаков. – М.: Ай Пи Ар Медиа, 2024. – 130 c. – ISBN 978-5-4497-2349-9. – Текст:
электронный // Цифровой образовательный ресурс IPR SMART: [сайт]. – URL:
https://www.iprbookshop.ru/134185.html, с. 9.