53
8) ведение документации, подготовка в необходимые сроки
статистической и иной отчетности;
9) практическое решение прочих задач согласно целям деятельности
организации.
Согласно выше представленному перечню функций и задач деятельности
Административно-хозяйственного отдела ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ можно выделить
три основных направления его работы – это:
1) управление складским хозяйством организации;
2) управление информационными системами организации;
3) обеспечение работы системы документооборота в организации.
Особую роль в процессе обеспечения работы корпоративной системы
документооборота в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ играет осуществление контроля
исполнения организационно-распорядительной документации приказов его
Генерального директора и руководителей структурных подразделений согласно
направлениям их функционирования. Данную деятельность в рассматриваемом
отделе ведет непосредственно его начальник.
В рассматриваемой организации ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ разработана и
действует Инструкция по ведению делопроизводства. Ее основное целевое
предназначение – это установление единообразного порядка для формирования
документов и организации управления ими. В приложении 11 представлен
раздел I (∇Общие положения∈) настоящей Инструкции.
За техническую часть функционирования системы делопроизводства в
структурных единицах ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ отвечает IT-специалист в составе
Административно-хозяйственного отдела.
Начальник Административно-хозяйственного отдела ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈
ведет делопроизводство следующим образом:
осуществляет принятие поступающей на имя Генерального
директора организации или ее любого другого должностного лица
корреспонденцию;
54
систематизирует поступающую корреспонденцию согласно
Инструкции по делопроизводству в организации в системе электронного
документооборота ∇БОСС-Референт∈;
производит передачу поступающей корреспонденции после
рассмотрения Генеральным директором в структурные единицы или
конкретным должностным лицам для практического использования в ходе
работ или для формирования ответов;
осуществляет контроль за сроками практического исполнения
поручений Генерального директора, взятых на свое отслеживание;
формирование дел согласно утвержденной номенклатуре, отвечает
за обеспечение необходимого уровня их сохранности и в заданные сроки
передает в архив.
В ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ документооборот делится на входящий и
исходящий вид. В свою очередь, его входящий документопоток делится на
следующие подвиды:
1. Документооборот, когда документы поступают централизовано в
организацию в лице ее Административно-хозяйственного отдела,
распределяющиеся в структурные единицы согласно направлениям
функционирования.
Большая часть подобных документов состоит из писем, актов, протоколов
на бумажных носителях информации (переписка между структурными
единицами) и из документов на передачу экспресс-почтой в пользу адресатов
во вне организации.
2. Документооборот, когда документы поступают прямо в
структурные единицы организации. Чаще всего, подобные документы
поступают от внешних и внутренних адресатов путем e-mail или путем
применения факсимильных средств связи.
Порядок управления документами, поступающими прямо в организацию
ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ в лице его Административно-хозяйственного отдела в
целом делится на следующие четыре этапа:
55
1) прием;
2) регистрация;
3) сортировка;
4) отправка документов.
Порядок управления документами, поступающими в структурные
единицы организации ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈, в целом делится на следующие пять
этапов:
1) прием;
2) регистрация;
3) сортировка;
4) отправка на рассмотрение руководителем структурной единицы;
5) передача исполнителю.
В исходящих документах ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ (письма, документы
распорядительного характера, отчеты и пр.) содержится вырабатываемая в ходе
деятельности менеджмента информация для ее передачи вышестоящим,
подведомственным структурам (органы ФНС России, Социального фонда
России и т.д.).
Главный документопоток исходящих документов в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈
приходится на документы информационно-справочного характера – это, чаще
всего:
- письма (письма – ответы между структурными единицами организации и
письма внешним адресатам, письма сопроводительного характера, письма
– согласования и запросы, письма – приглашения к взаимодействию (для
внешних адресатов));
- протоколы, в которых содержатся разработанные и принятые
управленческие решения, традиционно относящие к документации
распорядительного характера.
Исходящие документы в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ формируются с
использованием традиционного способа путем прохождения следующих
этапов:
56
1) подготовка и оформление;
2) согласование;
3) подписание;
4) регистрация;
5) отправка.
В таблице 12 представлена матрица ответственности элементов системы
документооборота в организации ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈.
Таблица 12
Матрица ответственности элементов системы документооборота в ООО ∇ЧОП
∇ЩИТ∈
№
п/
п
Структурное
подразделение
(должность)
Организационная
составляющая
Маркетинговая
составляющая
Инженерно-
техническая
составляющая
Финансовая
составляющая
ПИИ
И
ПРА
ПИИ
И
ПРА
ПИИ
И
ПРА
ПИИ
И
ПРА
1
Генеральный
директор
+
+
+
+
2
АХО
3
Отдел
бухгалтерии
4
Отдел кадров
5
Отдел заказов
6
Юридический
отдел
Примечания к таблице 12:
ПИИ – подготовка исходной информации.
И – исполнение.
ПРА – пользователь результатов анализа.
Таким образом, в организации ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ система его
документооборота охватывает следующие аспекты экономической
деятельности:
1. Общеорганизационный аспект.
2. Маркетинговый аспект.
3. Инженерно-технический аспект.
4. Финансовый аспект.
5. Учетно-контрольный аспект.
57
Далее на примере учетно-контрольного аспекта ниже на рисунке 13
представлена система документооборота рассматриваемой организации ООО
∇ЧОП ∇ЩИТ∈.
Рис. 13. Система документооборота ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ с точки зрения
учетно-контрольного аспекта ее функционирования
Далее в рамках раскрытия темы данного исследования необходимо дать
оценку уровню информатизации управления в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈.
2.3 Оценка уровня информатизации управления в ООО «ЧОП «ЩИТ¬
Состав и оценка информационных активов рассматриваемой организации
ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ представлен в таблице 13.
58
Таблица 13
Состав и оценка информационных активов ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈
№
п
/
п
Вид деятельности
Наименование
актива
Форма
представления
Владелец
актива
Критерии
определения
стоимости
Размерность
оценки
(качественная)
Информационные
активы
1
Бизнес-
деятельность
Отчеты о
работе
отделов
Электронная
Гендиректор
Ущерб от
утраты
бизнес-
данных
Сильно
повышенная
2
Все виды
деятельности
Сервер БД e-
mail
Электронная
Отдел
бухгалтерии,
Отдел кадров
Ущерб от
утраты
данных в e-
mail
Сильно
повышенная
3
Основная
деятельность
Сервер БД
сданными о
клиентах
Бумажный и
электронный
документ
Отдел заказов
Исходная
цена
Сильно
повышенная
4
Работа с кадрами
Контракты
Бумажный и
электронный
документ
Гендиректор
Исходная
цена
Повышенная
5
Общее и
оперативное
управление
Приказы,
распоряжения
Бумажный и
электронный
документ
Гендиректор,
Отдел кадров
Исходная
цена
Сильно
повышенная
6
Бухучет
База данных
бухгалтерии
1С
предприятие
Отдел
бухгалтерии
Исходная
цена
Повышенная
Физические
активы
1
Все виды
деятельности
Сервер с
базой писем
по e-mail
Электронная
Гендиректор,
Отдел кадров
Ущерб от
утраты
данных в e-
mail
Сильно
повышенная
2
Основная
деятельность
Здания,
оборудование,
материалы
Здания,
транспорт,
запасы
АХО
Основные
средства
Повышенная
3
Заключение
договоров на
поставку товаров
(работ, услуг)
Контракты
Бумажный и
электронный
документ
АХО, Отдел
заказов,
Юридический
отдел
Конечная
цена
Повышенная
Данные таблицы 13 говорят о высокой степени оснащенности всех
структурных подразделений рассматриваемой в ходе данного исследования
организации ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ современными электронными средствами
обработки информации.
На рисунке 14 представлено описание системы информационного
обеспечения деятельности ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈.
59
Рис. 14. Описание системы информационного обеспечения деятельности
ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈
В таблице 14 представлена краткая характеристика технических средств в
ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈.
Таблица 14
Характеристика технических средств ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈
№ п / п
Наименование ПО
Назначение ПО
1
2
3
1
MS Word
Позволяет работать с текстовыми
документами
2
MS Excel
Позволяет работать с таблицами
3
MS Outlook
Позволяет вести планирование своей
работы, вести сетевую работу
4
MS Power Point
Позволяет создавать презентации
5
MS Access
Позволяет управлять базами данных
6
MS InfoPath
Позволяет упрощать процесс сбора
данных
7
MS Project
Позволяет управлять проектами
60
Продолжение таблицы 14
1
2
3
8
MS OneNote
Это приложение для заметок и
управления ими
9
Браузеры: ЯндексБраузер, Google
Chrome, Opera, Internet Explorer,
Firefox
Позволяет использовать ресурсы
глобальной сети Интернет
10
1С: Предприятие (версия 8.3)
Позволяет вести бухгалтерский учет и
составлять соответствующую отчетность
для внутренних и внешних целей
11
ПУ-6
ПО для подготовки отчетности с целью
сдачи в органы Социального фонда РФ
12
Контур-Экстерн
ПО для подготовки отчетности с целью
сдачи через Интернет
13
Консультант плюс
Электронная справочно-правовая
система РФ
14
Сбербанк Бизнес Онлайн
Позволяет работать с банковскими
документами
15
Заполнение форм статистической
отчетности (версия 2.9.4.0)
ПО для подготовки корректных отчетов в
установленном органами Росстата xml-
формате
16
БОСС-Референт
ПО для автоматизации процесса работ с
документами
Таким образом, данные, представленные в таблице 14, свидетельствуют о
высокой степени технического оснащения персонала в рассматриваемой
организации, занимающегося обработкой информации.
Далее необходимо остановиться на рассмотрении используемой в ООО
∇ЧОП ∇ЩИТ∈ системы электронного документооборота ∇БОСС-Референт∈. Ее
разработчиком является отечественная компания НПАО ∇АйТи∈.
54
Рассматриваемая электронная система была разработана с целью
автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства еще в
далеком 1996 г. Но при этом и сегодня она выступает в качестве одного из
лидеров отечественного рынка решений класса ∇ЕСМ∈ (∇Enterprise Content
Management∈ или ∇Управление Корпоративным Контентом∈). На его
платформе были разработаны наиболее крупные отечественные системы
электронного документооборота для органов ФНС России и, например, для
компании ПАО ∇МТС∈.
54
Интернет-портал НПАО ∇АйТи∈. Материал ∇Основные направления деятельности∈; официальный сайг. -
Москва. - Обновляется в течение суток. – URL: http://www.it.ru/ (дата обращения: 09.01.2024). - Текст:
электронный.
61
Ниже представлен перечень управленческих задач, помогающих решать
система электронного документооборота ∇БОСС-Референт∈ на уровне
экономического субъекта:
- организовать результативное ведение договорной работы;
- минимизировать бумажную составляющую внутрикорпоративного
документооборота;
- обеспечить эффективный исполнительский контроль за
поручениями менеджмента всех уровней управления;
- увеличить результативность управления заявками;
- иметь возможности для реализации проектного документооборота и
для эффективного ведения коллективной работы;
- управлять документами в пределах действующей системы
менеджмента качества.
Ниже представлены результаты практического внедрения системы
электронного документооборота ∇БОСС-Референт∈ для организации:
1) рост уровня управляемости процессов при ведении экономической
деятельности;
2) получение возможности для менеджмента всех уровней управления
для оперативного реагирования на изменения в факторах внешней и
внутренней деятельности;
3) рост уровня рыночной конкурентоспособности.
Срок окупаемости рассматриваемой системы электронного
документооборота по данным ее разработчика равняется 0,5-2 года.
55
Следовательно, с учетом произошедшего внедрения и последующего
использования данной системы в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ еще на старте его
деятельности можно говорить о достижении многократной самоокупаемости
соответствующим образом понесенных расходов.
55
Интернет-портал ∇ECMonline∈. Материал ∇БОСС-референт∈; официальный сайг. - Москва. - Обновляется в
течение суток. – URL: http://www.ecmonline.ru/software/boss-referent/ (дата обращения: 09.01.2024). - Текст:
электронный.
62
В таблице 15 в дополнение к раскрытию содержания данного этапа
исследования представлена динамика изменения документооборота в ООО
∇ЧОП ∇ЩИТ∈ за 2021-2023 гг.
Таблица 15
Динамика изменения документооборота ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ за 2021-2023 гг.
№ п / п
Показатели
2021 г.
2022 г.
2023 г.
∆ абс. за
2021-2023
гг.
∆ отн. за
2021-
2023 гг.,
%
1
Количество
входящих
документов, шт.
2 730
2 840
2 950
220
8,0
2
Количество
исходящих
документов, шт.
2 520
2 620
2 737
217
8,1
3
Количество
внутренних
документов, шт.
750
780
813
63
8,4
4
Количество всех
документов, шт.
6 000
6 240
6 500
500
8,3
5
Среднедневное
количество
документов, шт.
16,4
17
17,8
1,4
8,3
Данные выше представленной таблицы 15 говорят о повышении
количества всех документов, обработанных в рамках действующей системы
документооборота ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ за 2021-2023 гг. с 6 000 шт. до 6 500
шт., т.е. на 500 шт. или на 8,3%, всего, в т.ч.:
1) количество входящих документов увеличилось на 220 шт. или на
8,0%;
2) количество исходящих документов выросло на 217 шт. или на 8,1%;
3) количество внутренних документов повысилось на 63 шт. или на
8,4%.
Среднедневное количество всех документов, обработанных в рамках
действующей системы документооборота ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ за 2021-2023 гг.,
выросло с 16,4 шт. до 17,8 шт., т.е. на 1,4 шт. или на 8,3%.