53
стабилизировала рост или стабильно развивается за счет административных
действий; 5,01 – 7,00 – компания быстро растет за счет немедленной реакции
на действия рынка и высокой подготовки всех менеджеров; 7,01 – 8,5 –
компания растет, попав в благоприятные условия за счет их максимального
использовании; 8,51 и более – монополист.
Таким образом, экспресс-оценка управления продажами позволяет
отнести ООО «АЛЬФА СПИН» к категории компаний, стабилизировавших
рост продаж и стабильно развивающихся исключительно за счет
административных действий.
Низкий уровень продаж обусловлен нерациональным графиком работы
торговых представителей (см. рис.2.7).
Рисунок 2.7 - Существующее распределение клиентов по дням недели
Источник: разработка автора
Посещение не систематизировано, осуществляется не с учетом
значимости, а в силу привычки, сложившейся у торгового представителя. В
результате имеют место ситуации, когда компания теряет перспективных,
стратегически важных клиентов из-за того, что их своевременно не посетил
менеджер по продажам. Кроме того, затрудняется процесс возвращения
просроченной задолженности с проблемных клиентов.
Низкий уровень теоретической и практической подготовки
специалистов компании приводит к неполной производительности, что
подтверждают результаты оценки использования внутрисменного фонда
рабочего времени (см. таблицу 2.20).
Понедельник
25 клиентов
Вторник
25 клиентов
Среда
10 клиентов
Четверг
25 клиентов
Пятница
25 клиентов
Товар
54
Таблица 2.20
Сводный баланс рабочего времени
Категории
затрат
Фактическое время
Нормативное время
Отклонение
фактического времени
от нормативного, мин.
Мин
%
мин.
%
ПЗ
51
10,7
20
4,2
+31
ОП
308
64,2
421
87,8
-113
ОБС
63
13,2
23
4,7
+40
ОТЛ
19
3,8
16
3,3
+3
ОТП
9
1,9
-
-
+9,0
НР
20
4,2
-
-
+20
НТД
10
2,1
-
-
+10
Итого
480
100,0
480
100,0
0
Источник: разработка автора
Из данных таблицы 2.20 видно, что время оперативной работы
специалиста составляет 64,2 % в течение рабочего дня. Потери рабочего
времени: по причине нарушения трудовой дисциплины 2,1 %. В общей
сложности потери рабочего времени составляют 39 минут или 8,1 %.
Рассчитаем коэффициент использования рабочего времени:
, (2.1)
где ПЗ – подготовительно-заключительное время;
ОП – оперативное время;
ОБС – время на обслуживание трудового процесса;
ОТЛ – время на отдых и личные надобности;
- продолжительность рабочего дня.
Кисп = (51+308+63+19) / 480=0,919.
Коэффициент потерь равен:
, (2.2)
где ОТП- перерывы организационно-технического характера;
НТД – нарушения трудовой дисциплины;
НР – нарушения производственного характера.
см
исп
Т
ОТЛОБСОППЗ
К
см
Т
см
п
Т
НРНТДОТП
К
081,0
480
)20109(
Кп
55
Возможный рост производительности труда определяется по формуле:
, (2.3)
где ОПн – оперативное время по нормативу;
ОПф – оперативное время фактическое.
.
Таким образом, анализ фотографий рабочего дня выявил наличие
значительных внутрисменных потерь времени, ликвидация которых
обеспечит рост производительности труда на 36,69 %.
ОПф
ОПфОПн
Пт
100*)(
%9,36
308
100*)308421(
Пт
56
3 РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО ПОВЫШЕНИЮ ЭФФЕКТИВНОСТИ
РАБОТЫ OOO «АЛЬФА СПИН»
3.1 Основные мероприятия по повышению эффективности
деятельности OOO «АЛЬФА СПИН»
В ходе анализа производственно-хозяйственной деятельности
предприятия ООО «АЛЬФА СПИН» можно сделать вывод, что основными
проблемами предприятия, являются его финансовая неустойчивость
(некоторые показатели не соответствуют нормативу или находятся на
границе). Большая кредиторская задолженность, рост затрат и снижение
прибыли от продажи отдельных видов товаров - все это негативно
сказывается на эффективности производственно-хозяйственной деятельности
предприятия и на показателях финансовой устойчивости. В связи с этим
рекомендуется оптимизировать товарные группы и ликвидировать
убыточные товарные позиции.
Проведенное исследование также выявило неэффективную организацию
логистического процесса на предприятии: практически отсутствует
распределение клиентов по закону Парето; отчетность супервайзеров не
систематизирована и не регламентирована; отмечается низкий уровень
управления временем торгового представителя. В связи с этим
рекомендуется разработка графика продаж.
Для повышения эффективности работы ООО «АЛЬФА СПИН»
разработаны мероприятия по оптимизации товарных групп предприятия и по
разработке организации логистического процесса, путем внедрения графика
продаж.
1.Оптимизация товарных групп предприятия.
Сопоставив затраты, определим наиболее затратные товарные группы.
Анализ товарной структуры по себестоимости приведен в таблице 3.1.
Из таблицы 3.1 видно, что наиболее затратным видом работ являются
консервация и кондитерские изделия.
57
Таблица 3.1
Товарная структура себестоимости
Показатели
2014
2015
2016
Темп роста,
%
Себестоимость продаж, в том числе:
5687
6 334
10 233
162
Бакалея
682
760
1 637
215
Консервация
1 820
2 027
3 070
151
Кондитерские изделия
1 706
1 900
3 070
162
Чай и кофе
1 479
1 647
2 456
149
Источник: разработка автора.
В 2016 г. затраты составили 3070 тыс.руб. по каждому виду. Темп
роста в 2016 г. составил 151% и 162% соответственно. Выручка, получаемая
от выполнения этих работ в 2016 году, является достаточно большой,
поэтому можно с уверенностью сказать, что те денежные средства,
полученные предприятием от их реализации, могут полностью покрыть
расходы, связанные с их выполнением. Затраты на чай и кофе так же
являлись достаточно высокими и на конец 2016 г. составили 2456 тыс.руб.
Что касается себестоимости бакалеи, то в 2015 году она составляла 760
тыс.руб., в 2016 г. эта сумма увеличилась на 115% и составила 1637 тыс.руб.
Однако, чтобы более глубоко провести анализ, необходимо
проанализировать товарную структуру и динамику прибыли, получаемой
предприятием. Исходя из такого анализа, сделаем вывод о прибыльности
каждого вида работ, что позволит более точно оценить, продажа каких
товарных групп является наиболее экономически выгодными для
предприятия, а от продажи каких товаров следует отказаться. Анализ
товарной структуры прибыли продаж приведен в таблице 3.2.
Как видно из таблицы 3.2, за последние два года предприятие не
получило никакой прибыли от реализации бакалеи, а понесло лишь убытки.
В 2015 г. предприятие не получило никакой прибыли от выполнения данного
вида работ, а в 2016 г. наблюдается еще большая отрицательная динамика
прибыли по бакалеи.
58
Таблица 3.2
Товарная структура прибыли от продаж
Показатели
2014
2015
2016
Темп роста, %
Прибыль от продаж, тыс.руб.
2 150
3 000
2 070
69
в том числе:
Бакалея, тыс.руб.
-452
-630
-662
105
Консервация, тыс.руб.
258
360
352
98
Кондитерские изделия, тыс.руб.
666
930
932
100
Чай и кофе, тыс.руб.
1 677
2 340
1 449
62
Источник: разработка автора.
Также из таблицы видно, что наибольшую долю прибыли в 2015-2016
гг. предприятие получало от реализации чая и кофе. В 2016 году организация
получила от реализации этой товарной группы – 1449 тыс.руб., что составило
70% от общей суммы прибыли предприятия от продаж. Таким образом,
исходя из анализа товарной себестоимости и товарной прибыли, товарная
группа бакалеи является экономически не выгодным для предприятия.
Таким образом, доказано, что продажа бакалеи действительно является
самыми экономически не выгодным для предприятия. Следовательно, можно
еще больше быть убежденным в том, что, как вариант повышение
экономической эффективности предприятия, следует отказаться от товарной
группы - бакалеи. Высвобожденные финансовые средства можно направить
на повышение финансовой устойчивости предприятия, и, таким образом,
улучшить работу предприятия по многим показателям.
2.Разработка организации логистического процесса, путем внедрения
графика продаж.
В основе предлагаемого графика продаж лежит принцип Парето.
Торговый представитель должен распределить всех клиентов по
следующим группам:
1) Х – 20 клиентов, приносящих более 50 % всех доходов;
59
2) Y – 10 клиентов, процент продаж товара которым необходимо
увеличить в течение отчетного месяца (стратегические клиенты);
3) Z – 10 крупнейших дебиторов, задолженность которых требуется
погасить в течение одного месяца.
Каждый торговый представитель должен составить график посещения
торговых точек таким образом, чтобы два раза в неделю приезжать к
клиентам группы Х и У (понедельник и четверг) за день до отгрузки
продукции в магазины.
Набор торгового представителя при выезде на маршрут включает
следующее:
1) маршрутный лист – торговый представитель посещает торговые точки
строго в соответствии с порядком, указанном в листе, где также отмечено
ориентировочное время прибытия в тот или иной магазин;
2) список клиентов Х (базовые);
3) список клиентов У (стратегически важные);
4) список крупнейших дебиторов;
5) лист аудита торговой точки;
6) доверенность на получение наличных денег (в данном случае
необходимо уведомить все торговые точки о том, что запрещается выдавать
деньги без уведомления);
7) презентор;
8) ведомость о получении наличных денег;
9) информационные листы с данными, касающимися промокампании;
10) документ, содержащий информацию о текущей дебиторской
задолженности;
11) чистые бланки договоров;
12) бланк, необходимый для подтверждения дебиторской задолженности
и сроков ее погашения;
13) бланки, используемые при оформлении заявки на возврат
продукции;
60
14) матрица рекомендуемого размещения товара;
15) прайс-лист.
Предлагаемая схема работы с клиентами представлена на рис. 3.1.
Рисунок 3.1 - Распределение клиентов по дням недели
Источник: разработка автора.
График посещения клиентов отражен в табл.3.3
Таблица 3.3
График посещения клиентов
Категория клиентов
Количество посещений в
неделю
Дни посещений
Х
2
Понедельник - Четверг
У
2
Понедельник - Четверг
Z
1
Среда
Источник: разработка автора.
Следование схеме, представленной на рис. 3.1, положительно повлияет
на доставку товара, поскольку наибольшее количество заказов поступает
накануне отправки товаров в торговые точки – во вторник и в пятницу. С
учетом наличия большого чиста заказов торговому представителю
необходимо побывать два раза в неделю в торговых точках Х и У (то есть
загрузить наиболее значимых и перспективных клиентов). Максимальный
отток товаров из магазинов наблюдается после выходных, как следствие
торговые точки стараются оперативно закупить товар в пятницу. Такая схема
позволяет поддерживать достигнутые результаты в объемах продаж, а также
Понедельник
30 клиентов (Х,У)
Вторник
25 клиентов
Среда
10 клиентов(Z)
Четверг
30 клиентов (Х,У)
Пятница
25 клиентов
61
рост продаж в перспективе. Остальные магазины торговый представитель
посещает один раз в неделю (вторник, среда и пятница). При этом на среду,
как правило, приходится самый низкий объем продаж, поэтому в этот день
рекомендуется посетить наиболее проблемных клиентов Z, по которым
отмечается наличие просроченной дебиторской задолженности. Данная
схема позволит наиболее эффективно использовать возможности доставки,
которая должна осуществляться оперативно, в частности наиболее
привлекательным клиентам (то есть на следующий день после посещения
магазинов торговыми представителями).
План-график работ по внедрению мероприятия представлен в таблице
3.4.
Таблица 3.4
План график работ по внедрению мероприятия
Этапы
Даты, сроки
1-10 февраля
2017 г.
11.02.2017
Ежедневно
Ежедневно
Разработка регламента
работы торгового
представителя
Начальник
отдела продаж
Доведение регламента
работы до сведения
торговых представителей
Начальник
отдела
продаж
Отчет о выполнении
регламента
Торговый
представитель
Контроль за выполнением
регламента
Начальник
отдела
продаж
Источник: разработка автора.
Рекомендуемый, в рамках данной выпускной квалификационной
работы, регламент работы торгового представителя представлен в
ПРИЛОЖЕНИИ 6.
Предлагаемый контрольный лист выполнения торговым
представителем регламента работы представлен в ПРИЛОЖЕНИИ 7.
Ответственный за проведение контроля – начальник отдела продаж.
62
Для оптимизации использования рабочего времени торговым
представителем предлагается внедрение регламентов времени.
В целях выявления существующего резерва рабочего времени
составлена фотография рабочего дня (таблица 3.5).
Таблица 3.5
Фотография рабочего дня торгового представителя
Время
Продолжительность,
час
Место
работы
Содержание работы
9.00 –
10.30
1,5 часа
Офис
Сдача заказов, денежных средств.
Получение доверенностей. Отчет по
документации. Решение вопросов с
бухгалтерией.
10.30 –
19.00
8,5 час
В офисах,
магазинах
клиентов
Работа с клиентами
Источник: разработка автора.
Таким образом, 8,5 часов торговый представитель работает вне офиса.
При этом в среднем 1,5 часа тратится на разъезды, 30 минут – на обед.
Непосредственно на общение с клиентами приходится в среднем 6,5 час.
причем во второй половине дня. В то время, как наиболее продуктивным
временем для работы, особенно связанной с процессом коммуникации,
считается первая половина дня.
В связи с этим рациональна разработка такого регламента времени
торгового представителя, который бы позволил, во-первых, рационально
использовать первую половину рабочего дня, а во-вторых, увеличил время
непосредственной работы торгового представителя с клиентами.
План посещений ― это форма ежедневного контроля количества
визитов к клиентам. Он является индивидуальным и должен составляться
супервайзером совместно с каждым торговым представителем.
Споры на эту тему постоянно провоцируют возникновение
конфликтных ситуаций и напряженности в отделе. Дело в том, что в разных
районах города разная плотность розничных точек, расстояния между
которыми варьируются от нескольких десятков метров до нескольких