65
Проект по внедрению системы электронного документооборота
предполагает осуществление в различные периоды времени расходов
капитального характера.
Подсчитаем расходы по внедрению системы электронного
документооборота.
Имеется несколько вариантов лицензий системы электронного
документооборота, представленных в таблице 5.
Таблица 5
Стоимость Лицензии ПО.
Стоимость
лицензии
в руб.
Количество пользователей
5-19
20-49
50-99
100-199
200 и более
5600
5200
4550
4000
3000
Стоимость одного лицензионного программного обеспечения составит,
при количестве рабочих мест равным 200 человек, 3000 руб.
Таким образом затраты на лицензию определяются по формуле 3:
(3)
где: З. серверная - затраты на серверную лицензию, руб.;
З. серверная - затраты на пользовательскую лицензию, руб.;
n - Количество пользователей, чел.
Так как на предприятии будет задействовано 200 пользователей, а сервер
уже существует, то необходима покупка 200 пользовательских лицензий, что
составит 600 000 руб.
Стоимость работ по внедрению системы. Стоимость внедрения системы
зависит от того, как будет проводиться внедрение, кто будет проводить и за
какое время пройдет все операции. У предприятия АО «Силовые машины»
имеется свой штат сотрудников, который может организовать внедрение
системы. Для этого им нужно только пригласить консультантов для решения
66
отдельных задач по внедрению системы. Стандартный объем работ по
внедрению системы электронного документооборота составит 5 человеко -
месяцев.
Работа консультанта - 2 человека - месяца, стоит дороже. Т.к. в
организации работает большое количество сотрудников, то добавим еще 2
человеко-месяца. Средняя стоимость работы сотрудника работающего по
информационным технологиям составляет порядка 40000 руб. в месяц. Работа
консультанта составит от 50000 до 150000 руб. Предположим, что стоимость
работ выполняемых консультантом стоит 100000 руб. Тогда стоимость работ по
внедрению системы составит:
5*40000+2*100000=400000 руб.
Расчет стоимости на техническую поддержку системы электронного
документооборота.
Стоимость технической поддержки на 1 год равна 20% от общей
стоимости лицензий и внедрения
(4)
Расчет затрат на обучение персонала.
В таблице приведен прейскурант цен на обучение сотрудников системе
электронного документооборота. Данные взяты из официального сайта,
представленные в таблице 6.
Таблица 6
Стоимость обучения системам электронного документооборота
Название курса
Лекция,
руб. за
слушателя
Лекция +
практика, в руб.,
за слушателя
Вебинар на
организацию
Пользователь
2000
6000
10000
Технолог
-
18000
15000
Администратор
-
15000
15000
67
В нашей компании необходимо обучить 200 пользователей, в течение
одного дня. Обучение в общей сложности будет составлять 400000 руб.
Стоимость дополнительной техники, необходимая для внедрения
системы электронного документооборота: компьютеры, сканеры, принтеры, и
т.п., чаще всего пропорциональна количеству рабочих мест. И такая пропорция
соблюдается, если нужно закупить дорогую и специализированную технику,
как промышленный принтер с множеством функций. В таком случае
коэффициент пропорциональности будет зависеть от степени оснащенности
техникой. Стоимость техники на одного сотрудника, по современным ценам на
технику, составит 40000 рублей. Коэффициент недооснащенности в
большинстве организаций варьируется в пределах 10-40%. В нашем случае,
требуется закупить техники на 20%. Итого стоимость дополнительной техники
составит 0,2*200*40000=1600000 рублей.
Капитальные расходы по внедрению проекта представляют собой
совокупность затрат, связанных с приобретением необходимого
дополнительного оборудования, в нашем случае компьютеры, программное
обеспечение, установка, настройка и пр.
Общий объем капитальных вложений составляет 3200000 руб.
Предприятием на внедрение проекта выделяется 4000000 руб.
Расчет текущих затрат.
Проект, представленный на рассмотрение в данной выпускной
квалификационной работе, реализуется на базе функционирующего
предприятия, для размещения оборудования, программных средств новых
помещений не потребуется.
Эксплуатационными затратами, т.е. затратами на электроэнергию, ремонт
техники можно пренебречь. Т.к. на предприятии уже учитываются все эти
затраты, а дополнительные не потребуются.
Для представления возможного экономического эффекта при внедрении
системы электронного документооборота, рассчитаем на основе оценки работы
сотрудника с бумажной документацией.
68
В среднем сотрудник предприятия на поиски различных документов
тратит в день 10 операций.
На поиск одного документа уходит порядка 5 минут. В том случае, если
документ не найден сразу, то на его поиски тратится еще порядка 2 минут.
Бывают случаи, что документ не был найден, в этом случае сотрудник
переключается на другую работу.
Средняя заработная плата сотрудника по предприятию 35000 рублей
(420000 руб. в год). Налоги и пр. на содержание сотрудника составляют 100%.
Таким образом, при внедрении системы, экономия составит
(10 раз/день х 5мин. + 10 раз/день х 10% х 2 минуты) х 1/(8 час. х 60 мин.)
х 70000=7583,3 руб. на одного сотрудника в год.
Т.к. в нашей организации при внедрении системы были взяты 200
человек, которые были бы связаны с системой электронного документооборота,
то экономия составила бы
7583,3*200=1516660 руб.
Также в экономическую эффективность можно включить и экономию
средств. Хоть в нее входит только стоимость бумаги, которая будет
сэкономлена при внедрении системы электронного документооборота и
рабочее время сотрудников, они будут относиться к постоянным расходам.
Поэтому, чтобы оценить сроки окупаемости, произведем расчеты расходов в
месяц.
Исходя из возможностей сотрудника при оформлении документов, можно
посчитать стоимость расходуемой бумаги в месяц. Итак, в среднем сотрудник
Дирекции оформляет в месяц от 3 до 5 извещений по замене конструкторской
документации, т.е. выпускает извещение по замене чертежей, исправлении
ошибок, закупке нового элемента у сторонних организаций и т.п. Количество
станиц варьируется от 3 до 30 в среднем.
При этом, при оформлении находятся небольшие недочеты, и приходится
печатать бумаги по нескольку раз. Отсюда следует, что расходы на бумагу в
среднем составят при рабочем месяце в 21 день, и 5 листов оформленных
69
извещений, при перепечатке 2 листов, и стоимости 1 листа бумаги с
информацией на предприятии 3 руб. 21*(5+2)*3*60=26460 руб. в месяц, что в
год составит 317520 руб. Таким образом, общая экономия составит
1516660+317520=1834180 руб.
Из данной величины необходимо вычесть увеличение амортизационных
отчислений, связанное с внедрением нового оборудования, которые
рассчитываются по формуле 5.
(5)
где: Кб - балансовая стоимость оборудования;
α,β - норма отчислений на амортизацию и износ (текущий ремонт)
соответственно;
В 1 - число дней работы оборудования;
Ч 1 - количество часов работы оборудования;
ПФВР - годовой полезный фонд рабочего времени, час.
(6)
где: Dk - количество календарных дней в плановом году(365 дней);
Dm - количество выходных дней и праздничных в плановом периоде. В
данном случае на предприятии пятидневная рабочая неделя с двумя
выходными
днями в неделю.
Р. - продолжительность ежедневной работы(8 час.).
Таким образом,
(7)
70
Амортизационные отчисления для закупленного оборудования составят
(8)
Итого получаемый экономический эффект от внедрения нового сетевого
оборудования на данном предприятии составит 1586180 руб. в год.
Для расчета чистой текущей стоимости необходимо привести
планируемые экономии к ценам базового периода, т.е. про
дисконтировать их с использованием реальной ставки дисконтирования,
рассчитываемой с учетом инфляционных изменений. В качестве ставки
рефинансирования будем рассматривать средневзвешенную ставку по
операциям Банка России, которая сейчас примерно составляет 6,5%.
Прогнозируемый уровень инфляции на 2020 - 2021 гг. составляет 6%, то
искомая ставка дисконтирования потока платежей.
(9)
где: i - объявленный Правительством РФ на текущий год темп инфляции;
rо - номинальная ставка дисконтирования определяется ставкой
рефинансирования установленной ЦБ РФ, или ценой капитала(WACC).
Или 12,89% реальная ставка дисконтирования с учетом инфляции. Чистая
текущая стоимость проекта NPV (Net Present Value) –определяется как разность
между суммарной текущей стоимостью потоков денежных средств,
приведенных в соответствии с выбранной ставкой дисконтирования, и
величиной инвестиций. Рассчитывается по формуле (если инвестиции носят
разовый характер):Приведенные расчеты показали, что данный проект по
внедрению системы электронного документооборота для управления качеством
71
на предприятии АО «Силовые машины» является экономически
целесообразным.
Основными экономическими показателями проекта явились:
- срок окупаемости проекта составил 2 квартал года, что позволяет
принять решение в пользу данного проекта в нынешних условиях на рынке
предприятий малого бизнеса;
- значение его внутренней нормы рентабельности инвестиций – 47,79%
является достаточным, в условиях быстрой окупаемости;
- о большом запасе прочности проекта говорит значение его
экономической эффективности – 227,37%;
Расчеты показали, что реализация проекта будет экономически
целесообразна.
72
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Цель выпускной квалификационной работы состояла в исследовании
системы менеджмента качества на предприятии АО «Силовые машины». В
ходе проведенной работы были рассмотрены следующие вопросы:
- сущность и содержание системы менеджмента качества и ее структура;
- создание, внедрение и совершенствование СМК;
- применение системы менеджмента качества на практике;
- анализ финансового состояния АО "Силовые Машины";
- анализ организационной структуры управления АО «Силовые машины»;
- анализ системы менеджмента качества на примере Дирекции по
системам автоматики энергетических машин АО «Силовые машины». По
результатам анализа были получены следующие сведения:
а) Организационная структура управления АО «Силовые машины», а
именно Дирекции по системам автоматики энергетических машин в целом
удовлетворяет необходимым требованиям для нормального функционирования.
Недостатком структуры является то, что в ходе выполнения своих
должностных обязанностей сотрудники Дирекции тратят много времени
впустую, занимаясь согласованием документации, когда можно было бы в
данное время выполнять свою прямую обязанность (выпуск конструкторской
документации, согласование документации по электронной почте, и т.п.);
б) Финансовые показатели деятельности предприятия соответствуют
нормативным значениям.
На предприятии внедрена и функционирует СМК. За исследуемый
период основные показатели, характеризующие результативность СМК,
изменялись в положительном направлении, что свидетельствует о ее
постоянном улучшении. Тем не менее, присутствуют достаточно
несоответствий требованиям, которые необходимо устранить.
По полученным результатам анализа и выявленным недостаткам,
разработаны мероприятия, позволяющие устранить существующие проблемы
73
СМК.
Внедрение в Дирекции системы электронного документооборота,
позволила бы сотрудникам Дирекции значительно сократить время на
согласование конструкторско-технологической документации. В тоже время
сократится количество бумажных вариантов документов, которые требуют
достаточно много свободного пространства для хранения, на поиски которых
тратится от 2 минут до полутора часов. При помощи системы электронного
документооборота легко можно создавать, согласовывать, исправлять и
актуализировать эти документы. Система электронного документооборота -
эффективный способ поддержания действующей системы менеджмента
качества на предприятии. Внедрение системы электронного документооборота
должна стать надежной основой для непрерывного улучшения системы
менеджмента качества, что не просто является прямым требованием ГОСТ Р.
ИСО 9001-2008 (п.8.5.1), но и представляет собой правильный путь развития и
совершенствования компании.
Таким образом, проект является устойчивым к рискам, поскольку NPV
всех сценариев положительны, а при реалистичном сценарии NPV составил
194585 руб. на 2 квартал при ставке дисконтирования 12,89%. Простой срок
окупаемости составит 2 квартал текущего года. При дисконтированном сроке
окупаемости, проект внедрения электронного документооборота окупит себя
при реалистичном сценарии также во втором квартале текущего года
внутренняя норма доходности, которой составляет 47,79%. Проект не требует
разработки и дополнительных вложений.
74
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь
ГОСТ ISO 9001-2015. - Взамен ГОСТ Р ИСО 9000-2000; введ. 2020-01-01.-М.:
Межгос. совет по стандартизации, метрологии и сертификации:
Стандартинформ, 2018.- 32 с.
2. ССТБ. Общие санитарно - гигиенические требования к воздуху
рабочей зоны [Текст]: ГОСТ 12.1.005-89. - Введ. 2001-15-09. - М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2001. - 35 с.
3. Системы менеджмента качества. Требования ГОСТ ISO 90012017. -
Взамен ГОСТ Р. ИСО 9001-2008; введ. 2020-01-01.-М.: Межгос. совет по
стандартизации, метрологии и сертификации: Стандартинформ, 2018.- 36 с.
4. Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27.12.2002 N
184-ФЗ [принят Государственной Думой 15 декабря 2002 года офиц. текст: по
состоянию на 16 ноября 2019 г. /"Собрание законодательства РФ", 30.12.2002,
N 52 (ч. 1), - 5140 с.
5. Рекомендации по аудиту систем менеджмента качества и /или охраны
окружающей среды [Текст]: ИСО/ПМС 19011-2002. - М.: ВНИИС, 2003 п. 7.6.4,
2002г. - 102 с.
6. Рекомендации по аудиту систем менеджмента качества и/или охраны
окружающей среды ИСО 2015(Е) - Взамен ИСО 100112:2016; - Введ. 2016-01-
01.-М.: ООО "Академия качества" 2017. - 9 с.
7. Мишин В.М. Управление качеством Учеб. Пособие для вузов / В.М.
Мишин. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2016. - 462 с.
8. Гейтс Б. Бизнес со скоростью мысли монография / Б. Гейтс - М.:
ЭКСМО-Пресс, 2017. - 241 с.
9. Гличев А.В. Основы управления качеством продукции монография /
А.В. Гличев. - М.: РИА "Стандарты и качество", 2015. - 424 с.
10. Ковалев, В.В. Финансовый анализ: управление капиталом, выбор
инвестиций, анализ отчетности / В.В.Ковалев. - М.: Финансы и статистика,