45
Функциональная организационная структура управления Дирекции
приведена в приложении Б.
Дирекция имеет в своем составе:
Управление электротехнических систем энергетических машин, в состав
которого входит:
- Отдел проектирования систем возбуждения энергетических машин;
- Отдел проектирования электропривода и комплектных устройств;
- Отдел проектирования и испытаний электрических аппаратов;
- Управление систем автоматики и АСУТП, в состав которого входит:
- Отдел проектирования систем автоматики и АСУ ТП ГЭС;
- Отдел проектирования систем автоматики и АСУ ТП паровых
турбоагрегатов;
- Отдел проектирования систем автоматики и АСУ ТП газовых
турбоагрегатов;
- Отдел проектных работ и разработки вспомогательного оборудования;
- Планово-учетная группа.
Общие функции:
- Разработка и реализация мероприятий по достижению Целей в области
качества, установленных руководством Общества;
- Разработка и актуализация внутренних документов СМК, форм записей,
регламентирующих исполнение функций и обеспечивающих решение задач;
- Разработка, формирование и выполнение плана работ Дирекции,
ведение отчетности установленной формы о результатах деятельности,
подготовка и выдача справок внеплановой отчетности по вопросам, входящим
в сферу деятельности;
- Разработка и реализация мероприятий, направленных на повышение
результативности и эффективности деятельности Дирекции на основе анализа
данных о результативности деятельности;
- Инициирование обучения и повышения квалификации персонала;
- Участие в выставках энергетического и электротехнического
46
оборудования, проведение презентаций и работа с потенциальными
заказчиками по продвижению продукции Общества;
- Подготовка данных для формирования технико-коммерческих
предложений в области систем автоматики энергетических машин;
- Подготовка к заключению и исполнение договоров на поставку
оборудования и оказания услуг;
- Формирование и исполнение бюджета Дирекции;
- Текущее и перспективное планирование смет расходов Дирекции и
составление отчетов об их выполнении;
- Ведение делопроизводства и учета рабочего времени в соответствии с
установленным в Обществе порядком;
- Создание, использование, хранение и защита информационных активов;
- Соблюдение правил промышленной безопасности, требований охраны
труда, производственной санитарии, противопожарной защиты;
- Исполнение условий действия разрешительных и подтверждающих
документов, относящихся к компетенции и касающихся деятельности только
Дирекции, в т. ч. предоставление отчетности заинтересованным
подразделениям и органу, выдавшему документ;
- Выполнение мероприятий системы гражданской обороны и Единой
государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных
ситуаций;
- Инициирование мероприятий по улучшению хозяйственного
обеспечения и технического оснащения (связь, оргтехника) деятельности
Дирекции.
Ответственность.
Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций и
решение задач, поставленных перед Дирекцией, несет заместитель
генерального конструктора - директор по системам автоматики энергетических
машин.
Взаимодействия и связи
47
В процессе осуществления своих функций Дирекция взаимодействует в
пределах своей компетенции с другими подразделениями Общества и
сторонними организациями на основании организационной структуры и
документов СМК Общества.
Взаимодействие структуры Дирекции представлено в приложении В.
Дирекция, взаимодействуя с другими структурными подразделениями,
расположена территориально на площадке ЛМЗ, а структурные подразделения:
технологические службы, службы системы менеджмента, цех аппаратного
производства расположены на территории завода «Электросила» и
производственной площадки «Металлострой». Отсюда следует, что сотрудники
Дирекции при подписании какой-либо документации: рабочей конструкторской
и эксплуатационной документации, чертежей, листов согласований заказов
теряют на дорогу от двух часов рабочего времени.
При этом время, затрачиваемое на согласование документации доходит
до недели, т.к. приходиться заниматься исправлением ошибок, появляющиеся
входе написания документации (изменение номенклатурного номера,
введенного в программе SAP, или ожидание этого же номера, т.к. структурные
подразделения отвечающие за введение этих номеров, еще не дошли до
нужного заказа и т.д.) или поиском нужного человека, имеющего право
подписи (мог отбыть в командировку, заболеть и т.п.).
В результате чего идет колоссальная потеря времени на поиски людей, и
согласование документации, что приводит к срывам сроков заказчика.
Применение информационных технологий, в данном случае была неуместна из-
за отдаленности некоторых сотрудников от компьютерных технологий, т.е.
«старый персонал» чаще всего отказывается просматривать почтовые
рассылки, а привык проверять «лично, с глазу на глаз» перелистывая каждый
лист и отмечая недочеты. Тем самым заставляя сотрудников, занимающихся
введение заказов, пробегать ни один километр, собирая все подписи.
48
ГЛАВА 3 РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО УЛУЧШЕНИЮ СМК И
ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ МЕРОПРИЯТИЙ
3.1 Разработка мероприятий по улучшению СМК
Анализируя вышеприведенные факты, становится понятным, что система
менеджмента качества предприятия АО «Силовые машины», а в частности
документооборот нуждается в доработке. В рамках данной работы мы не будем
рассматривать СМК всего предприятия целиком, а предложим методы
улучшения документооборота и снижения издержек Дирекции по системам
автоматики энергетических машин.
Целью совершенствования системы менеджмента качества предлагаются
следующие рекомендации:
1. Обеспечить условия для проявления инициативы по выработке
улучшений для совершенствования функционирования СМК. Для проявления
работником инициативы руководству компании следует: обозначить свою
заинтересованность в новых идеях, кайдзенпредложениях; освободить
генераторов идей от рутинной работы; выявлять в любой идее рациональное
зерно для воплощения или применения в каких-либо компромиссных
вариантах; организовать необходимые каналы коммуникаций; обеспечить
инструментами для работы и генерации идей; разработать мотивационную
политику для генераторов идей, в том числе, материальное поощрение,
возможность карьерного роста, использование моральных видов
стимулирования.
2. Предоставлять обратную связь сотрудникам по каждому предложению
по улучшению или идее: приняты ли они в разработку, к рассмотрению, а при
отрицательном решении - давать персоналу аргументированное обоснование,
почему нет.
3. Организовать мониторинг внедрения инструментов
49
совершенствования СМК со стороны руководства.
4. Не реже 1 раза в год осуществлять анализ СМК на предмет её
результативности и проводить сравнительный анализ в динамике за 3 года.
5.Использовать внутренний аудит как инструмент совершенствования
СМК и ликвидации проблем в её функционировании.
6. Организовать командную работу по решению проблем в системе
менеджмента качества с регулярной обратной связью с руководством
компании.
7. Для уменьшения сопротивления персонала в вовлечение
кайдзендеятельности и необходимым изменениям необходимо обеспечить
качественной информацией, в том числе: знание количественных показателей
эффективности работы предприятия и системы менеджмента качества
8. Проанализировать основные статьи затрат на качество, разработать
статистические формы для их учёта и последующего анализа.
9. Организовать работу по управлению рисками: Разработать основные
элементы системы управления рисками. Продумать систему отчетности
управления рисками. Обеспечить информационное взаимодействие системы
управления рисками с другими системами предприятия, в том числе СМК и
общей системой управления предприятием. Разработать процедуру анализа
рисков в деятельности предприятия и функционирования СМК. Определить
наиболее приоритетные внешние и внутренние риски и условия воздействия на
них. Разработать локальную нормативную документацию по внедрению риск-
ориентированного мышления на предприятии. Распределить ответственность
за управление рисками. Применять различные методы управления рисками.
Для работы по управлению рисками следует разработать следующие
локальные документы: - Политику управления рисками на основе ГОСТ Р ИСО
9001-2015. - Положение об управлении рисками. - Процедуру управления
рисками. - Методическую инструкцию по описанию и оценке рисков для
предприятия в целом и для системы менеджмента качества. - Справочник по
50
возможным типовым рискам, которые могут возникнуть в деятельности
предприятия и функционирования СМК. 10. Интегрировать механизм
управления рисками в системе менеджмента качества компании в общую
политику управления компанией. Предложенные рекомендации позволят
компании улучшить функционирование системы менеджмента качества и
обеспечат качество производства продукции для удовлетворённости
потребителей.
Основной идеей менеджмента качества является улучшение всех
процессов на предприятии. В основном улучшение на предприятии проводят в
три этапа:
- описание бизнес-процессов компании с прописыванием норм
деятельности в виде стандартов организации
- постоянная работа по прописанным операциям
- постоянное улучшение деятельности со стабильной работой по
улучшенным процессам.
В итоге отдел по технической 64 документации, размножив всю
документацию в несколько экземпляров, а чаще в то количество, сколько
указанно отделов, рассылает их по отделам. Какая же здесь экономия времени и
бумаги?
В Приложении Е показано согласованное извещение.
На предприятии уже существует система в виде электронного архива и
Таким образом, на предприятии АО «Силовые машины», имеется
электронная почта, по которой происходит рассылка всей необходимой
информации, а также переписка между подразделениями. Но для того чтобы
согласовать документацию, нужно или тратить время на дорогу, перемещаясь
по городу из одного нужного подразделения в другое, или заниматься
распечаткой, подписанием и сканированием документов, тем самым также
тратя время на ненужные манипуляции.
Отсюда приходим к выводу, что на предприятии АО «Силовые машины»
нужно ввести электронный документооборот, что значительно сократит время
51
на подписание нужных документов, увеличит качество работы персонала, т.к.
не будет отвлекать от текущей работы на перемещение, поиски, согласование и
подписание документов.
Рисунок 8. Принципиальная схема электронного документооборота.
Использование электронной цифровой подписи регламентируется
законом №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" от 2002г., однако этот
закон носит скорее формальный характер. Поэтому электронная цифровая
подпись пока не находит повсеместного применения в отношениях между
предприятиями, однако, никто не мешает использовать электронные документы
с электронной цифровой подписью внутри предприятия
13
. Принципиальная
схема электронного документооборота представлена в соответствии с
рисунком.
Для работы с документами рассмотрим систему «Евфрат -
документооборот» www.evfrat. ru - Евфрат-документооборот.
Для автоматизации процессов передвижения документов на предприятии
система ЕВФРАТ-Документооборот предоставляет пользователям следующие
возможности:
- регистрацию документов;
- передвижение электронных документов между подразделениями и
13
Независимый портал о СЭД: Электронная цифровая подпись - (http://www.doc-online.ru/sed/eds.php)2019г.
52
сотрудниками;
- согласование документов;
- контроль поручений и согласований при прохождении документов
- осуществление поиска документов в системе по их содержанию и
любой комбинации слов и реквизитов;
- создание и использование маршрутов поручений и согласований;
- обмен электронными сообщениями между сотрудниками;
- гибкая настройка форм регистрационных карточек документов;
- создание и использование любых отчетных форм в соответствии со
спецификой работы;
- создание разного вида отчетов по документообороту;
- электронная архивация документов и управление архивом;
- криптографическая защита документооборота в системе;
- обеспечение юридической значимости документооборота с
использованием средств электронно-цифровой подписи.
В системе «Е1 Евфрат - электронный документооборот» можно
регистрировать документы, полученные по электронной почте, созданные в MS
Word и MS Ехсе1, а также в аналогичных приложениях Ореn или из
Проводника MS Windows, используя соответствующую кнопку на панели
инструментов указанных приложений. Регистрируемые документы
распределяются по потокам, отражающим номенклатуру дел компании,
например, входящие документы, исходящие, приказы, договоры и т.д.
Администратор системы имеет право корректировать их
(создавать/удалять, давать название, регулировать текущее значение счетчиков,
состав реквизитов, значения словарей и справочников). При необходимости
возможна модификация РКК потоков или создание новых типов потоков.
В некоторых компаниях (например, из государственного сектора) нельзя
избежать полного отказа от обращения бумажных документов. Специально для
таких организаций в «Е1 Евфрат - электронный документооборот» реализована
возможность перевода всех сущностей системы (документов, регистрационно
53
контрольных карточек, согласований, поручений и т.д.) в бумажный вид через
печать. Поддержка электронно-бумажного документооборота в «Е1 Евфрат»
позволяет использовать бумажные документы только тогда и там, где это
действительно необходимо. Например, при подготовке к аудиторской проверке
компании все электронные документы без усилий могут быть переведены в
бумажные копии
14
.
При внедрении системы электронного документооборота особое место
займет система мониторинга и отчетности по результатам работы. Четкое
отслеживание и соблюдение правил подразделениями и служащими позволит
разработать правила и нормы работы с системой электронного
документооборота. Для разработки инструмента, нужно создать систему
качественных и количественных показателей эффективности использования
системы электронного документооборота служащими и подразделениями
Компании. Т.к. система электронного документооборота будет полностью
автоматизирована, то руководители и подразделений и Компании в целом
могут отслеживать эффективность использования системы электронного
документооборота по сводному графику. И в то же время отслеживать
нарушителей, просматривая определенные данные по сотрудникам.
Разработка и создание системы мониторинга позволят дисциплинировать
сотрудников и вести постоянный прозрачный контроль эффективности работы
с системой электронного документооборота. Сотрудники Компании будут
знать, что при нарушении устава, руководящему составу будет известно, и если
эти нарушения будут систематически повторяться, то уже не обойтись
простыми предупреждениями, а может дойти вплоть до увольнения.
При внедрении электронного документооборота, предприятие должно
получить значительные организационные и экономические преимущества.
В организационных качествах предприятие получит:
- сокращение непроизводственных потерь рабочего времени, т.е.
14
Система электронного документооборота и автоматизации бизнес- процессов - (http://www.evfrat. ru / about/e-
docs/) 2019г.
54
сотрудники, перестанут бегать по подразделениям с листами согласований,
ожидая подписания документов;
- ведение электронного журнала, хранение и движение документов в
электронном виде обеспечит полный контроль над движением документов и
сделает невозможным их потерю;
- значительно увеличится скорость прохождения документов от момента
поступления до последнего исполнителя (с трех-семи дней до четырех рабочих
часов);
- процесс согласования документов перейдет на качественно новый
уровень: время согласования сократится с трех - пяти дней до четырех рабочих
часов; сотрудники перестанут тратить время на сопровождение процесса
согласования;
- повысится исполнительская дисциплина и принципы исполнения
документов (резолюций).
На предприятии АО «Силовые машины» в структурных подразделениях
нет электронного документооборота. Для ввода на предприятии электронного
документооборота в первую очередь нужно перевести все бумажные
документы в электронный вид. Это можно сделать при помощи простых и
привычных для нашего окружения программ, таких как Microsoft Office или его
бесплатный аналог OpenOffice.org., то есть извещения, бланки и типовые
формы необходимо создать в электронном виде на компьютере, что есть уже во
многих подразделениях.
И сотрудники Компании должны работать с этими документами также
как и с бумажными. Только закреплять при этом документы не простой
подписью, а электронной. Но при этом, нужно чтобы у каждого сотрудника,
имеющего дело с компьютером и электронным документооборотом, были
одинаковые средства работы с электронной цифровой подписью, т.е.
прописывание и проверку подписи можно было осуществить с любого
компьютера локальной сети предприятия.
Таким образом, при внедрении системы электронного документооборота,