52
Откроется окно Изменение связей, приведенное на рисунке 27, в
котором необходимо установить флажки: "каскадное обновление
связанных полей" и "каскадное удаление связанных записей", "Обеспечить
целостность данных", и убедиться в том, что установлен необходимый тип
отношений и нажать кнопку Создать. Схема данных АИС будет иметь вид,
представленный на рисунке 22.
Рисунок 27 – Окно Изменение связей
Рассмотрим теперь процесс создания запроса на выборку с помощью
Конструктора. Для создания нового запроса в режиме Конструктора
необходимо щелкнуть на кнопке Конструктор запросов на вкладке
создание, рисунок 28. Откроется окно добавление таблицы, где
необходимо выбрать нужную таблицу и нажать на кнопку Добавить.
Рисунок 28 – Открытие Конструктора запросов
53
Следующим шагом из таблиц переносим в будущий запрос
необходимые поля путем перетаскивания.
При необходимости можно задать принцип сортировки результатов
запроса. В строке «Вывод на экран» автоматически будет установлен
флажок просмотра информации. Также можно прописать условие в строке
«Условие отбора».
Пример одного из них в режиме Конструктора можно увидеть на
рисунке 29.
Рисунок 29 – Пример запроса режиме Конструктора
После проведения всех необходимых действий в режиме
Конструктора сохраняем запрос и закрываем. Результат запроса приведен
на рисунке 30.
Остальные запросы были созданы аналогичным образом в режиме
Конструктора.
54
Рисунок 30 – Результат итогового запроса
Отчеты позволяют извлечь из таблиц или запросов БД необходимую
информацию и представить ее в удобном для восприятия виде. Отчет
обычно содержит заголовок, область данных, верхний и нижний
колонтитулы, примечание и разбит на страницы.
В Microsoft Access 2007 для создания отчетов можно использовать
различные средства, расположенные на вкладке Создание, рисунок 31:
− Мастер отчетов;
− Конструктор отчетов;
− Инструмент Отчет;
− Пустой отчет [33].
Рисунок 31 – Средства для создания отчетов
55
Рассмотрим пример создания отчета. Для этого на вкладке Создание
выбираем Мастер отчетов. В открывшемся окне выбираем необходимую
таблицу или запрос, рисунок 32. Далее с помощью стрелок выбираем
необходимые поля будущего отчета и нажимаем Далее.
Далее задаем порядок сортировки полей и нажимаем «Далее»
(рисунок 33). Затем выбираем макет и ориентацию (рисунок 34), стиль
отчета (рисунок 35), задаем имя отчета.
Другие отчеты создаются аналогичным способом.
Рисунок 32 – Создание отчетов
Рисунок 33 – Порядок сортировки полей
56
Рисунок 34 – Макет и ориентация отчета
Рисунок 35 – Стиль отчета
3.3. Разработка графического интерфейса АИС
Для ввода данных в БД Access 2007 используются формы. Формы в
БД Access можно создавать с помощью различных средств:
− инструмента Форма;
− инструмента Разделенная форма;
− инструмента Несколько элементов;
− инструмента Пустая форма;
− Мастера форм;
57
− Конструктора форм [34].
Все средства создания форм помещены в группу Формы на вкладке
Создание, рисунок 36.
Рисунок 36 – Средства создания форм
Рассмотрим процесс создания одной из форм, например Товары.
Сначала создадим форму в режиме Мастера форм, затем добавим в нее
кнопки в режиме конструктора. В открывшемся окне выбираем
необходимую таблицу или запрос, точно так же, как это делается при
создании отчетов и запросов. Далее с помощью стрелок выбираем
необходимые поля будущей формы и нажимаем Далее. Далее выбираем
внешний вид формы, стиль формы, задаем имя формы.
Чтобы отредактировать форму открываем ее в режиме конструктора,
что можно сделать, нажав правой кнопкой по заголовку формы и выбрав
Конструктор.
Далее выбираем Элемент управления Кнопка на вкладке
Конструктор, рисунок 37, и вставляем кнопку в нужную позицию нашей
формы. Откроется окно Создание кнопок, рисунок 38.
Рисунок 37 – Элементы управления
58
Рисунок 38 – Создание кнопок
Например, для создания кнопок Предыдущая запись и Следующая
запись нужно выбрать категорию Переходы по записям и Действия –
Предыдущая запись и Следующая запись. Таким образом, повторяя эти
действия, добавляются и другие кнопки.
Через группу элементы управления также в режиме конструктора
можно добавить в форму подпись, эмблему, рисунок, флажки и
переключатели, гиперссылку, диаграмму и многие другие элементы.
В результате форма «Товары» будет иметь следующий вид,
представленный на рисунке 39. На ней расположена кнопка для выхода из
формы.
Рисунок 39 – Результат формы «Товары»
59
Остальные формы создаются аналогичным образом.
Рассмотрим теперь алгоритм создания главной кнопочной формы.
Для этого на вкладке Работа с базой данных выбираем Диспетчер
кнопочных форм, приведенный на рисунке 40.
Рисунок 40 – Открытие окна Диспетчер кнопочных форм
Далее в открывшемся окне с помощью кнопки Создать добавляем
будущие страницы кнопочной формы, как показано на рисунке 41.
Рисунок 41 – Добавление страниц в окне Диспетчер кнопочных форм
Далее открываем страницу «Добавление данных» и нажимаем
Изменить. В открывшемся окне будем добавлять элементы данной
страницы формы. Для этого нажимаем на кнопку Создать, рисунок 42.
60
Рисунок 42 – Создание элементов страницы кнопочной формы
В открывшемся окне Текст (название) элемента, выбираем команду
для него, и объект действия, рисунки 43 и 44.
Рисунок 43 – Окно для добавления элемента страницы кнопочной формы
Рисунок 44 – Окно изменения элемента кнопочной формы
61
Так как в списке выбора действий нет команды для открытия
таблицы, необходимо создать макрос для открытия таблицы. Причем для
открытия каждой таблицы создается отдельный макрос. Рассмотрим
процесс создания одного макроса.
Сначала на вкладке Создание выбираем пиктограмму Макрос,
рисунок 45.
Рисунок 45 – Выбор пиктограммы Макрос
В открывшемся окне выбираем из списка макрокоманду и внизу
указываем такие аргументы макрокоманды, как имя, режим, имя фильтра,
условие отбора и режим окна, рисунок 46. Следующий шаг – задаем имя
макроса и сохраняем, рисунок 47.
Рисунок 46 – Окно создания макроса
Рисунок 47 – Сохранение макроса