32
Отдел бухгалтерии
Team Server 5500A
Cisco Systems Catalyst 4948
Matrix Digital 52
МФУ
Matrix Digital 52
Matrix Digital 52
Epson Stylus TX117
Отдел информационных
технологий
Matrix Digital 52
ASUS DSL-G31
Отдел программирования
Matrix Digital 52
Team Server 3420R
Отдел тестирования
Matrix Digital 52
Интернет
Отдел продаж
Matrix Digital 52
Epson Stylus TX117
Рисунок 9 – Техническая архитектура компании
2.2. Анализ используемых в ООО «ФИКС» программ для
материально-технического снабжения
В настоящее время в компании ООО «ФИКС» используют
программу «1С Предприятие: Торговля и Склад 8.7», которая
предназначена для учета любых видов торговых и складских операций
[18]:
– автоматизация учета товара;
– полноценное ведение учета складских операций;
– комплексная подготовка блока требуемых первичных
документов;
– комплексный (взаимосвязанный) учет всех поступивших заявок
от потенциальных покупателей и соответствующий контроль заказов для
заказчиков; резервирование заказов по факту ожидаемой отгрузки и с
учетом того, какие еще будут заказы;
– полная информативность осуществления операций движения
денежных и товарных потоков (аналитика и комплексные отчеты);
33
– работа с зарубежными поставщиками (взаиморасчеты), контроль
таможенных сборов, пошлин и прочих налогов;
– учет товаров под реализацию, материальных средств, а также
товарных кредитов;
– взаиморасчеты с контрагентами (контроль состояния) [36].
Внешний вид программы «1С Предприятие: Торговля и склад 8.7»
представлен на рисунке 10.
Рисунок 10 – Окно программы «1С Предприятие: Торговля и склад 8.7»
Благодаря гибкости и настраиваемости, система «1С Предприятие:
Торговля и склад 8.7» способна выполнять все функции учета – от ведения
справочников и ввода первичных документов до получения различных
ведомостей и аналитических отчетов. .
Программа «1С Предприятие: Торговля и склад 8.7» позволяет [24]:
– вести раздельный управленческий и финансовый учет;
34
– вести учет от имени нескольких юридических лиц;
– производить автоматическое начальное заполнение документов
на основе ранее введенных данных;
– вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками,
детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам;
– формировать необходимые первичные документы;
– вести учет товарных кредитов и контроль их погашения.
В программе «1С Предприятие: Торговля и склад 8.7» можно [26]:
– работать со взаимосвязанными документами;
– быстро вносить изменения с помощью групповых обработок
справочников и документов;
– вести учет товаров в различных единицах измерения, а денежных
средств - в различных валютах;
– получать самую разнообразную отчетную и аналитическую
информацию о движении товаров и денег;
– автоматически формировать бухгалтерские проводки для 1С
Бухгалтерии [36].
Достоинства:
– надежность и безопасность (возможность запрещения
пользователям «прямого» удаления информации; специальный режим
удаления данных с контролем перекрестных ссылок; установка запрета на
различные виды операций и т.д.);
– гибкость и настраиваемость (возможность редактировать
существующие и создавать новые необходимые документы любой
структуры; изменять экранные и печатные формы документов и т.д.);
– современный интерфейс;
– открытость и доступность (программа «1С Предприятие:
Торговля и склад 8.7» содержит разнообразные средства для связи с
другими программами и т.д.);
35
– программа «1С Предприятие: Торговля и склад 8.7» обеспечивает
работу с торговым оборудованием (контрольно-кассовыми машинами,
чековыми принтерами, сканерами и принтерами штрих-кодов и т.д.);
– масштабируемость (существуют разные версии программы:
однопользовательская версия, сетевая версия, версия для SQL (клиент-
сервер));
– развитые средства администрирования (программа «1С
предприятие: Торговля и склад» включает средства, позволяющие
администратору системы вести список пользователей системы; назначать
пользователям пароли на вход в систему, права доступа и т.д.).
Недостатки [40]:
– программа платная (цена высокая для предприятия ООО
«ФИКС»);
– версия программы 8.7, используемая компанией ООО «ФИКС»,
является уже довольно старой;
– платное сопровождение;
– избыточная функциональность для предприятия ООО «ФИКС».
В последнее время компанией ООО «ФИКС» были предприняты
попытки перехода на программу «1С: Предприятие 8. МТО Материально-
техническое обеспечение». Компанией была заказана и изучена пробная
версия данного программного продукта.
Как показал процесс пробной работы в «1С: Предприятие 8. МТО
Материально-техническое обеспечение», программа имеет большое
количество достоинств [35]:
обладает огромными возможностями централизованного
управления планом материально-технического обеспечения;
обладает большим функционалом для работы;
36
имеется возможность формирования единых регламентов
материально-технического обеспечения, единой централизованной
системы закупок, единого информационного пространства.
имеет широкие возможности для анализа эффективности
процесса материально-технического обеспечения;
позволяет вести оперативный контроль остатков материальных
ресурсов на складе и перераспределять их в соответствии с потребностями
других отделов;
дает возможность организовать конкурентные закупки с
помощью электронной торговой площадки;
обладает возможностью интеграции с другими системами,
приведенными на рисунке 11.
Рисунок 11 – Интеграция программы «1С: Предприятие 8. МТО
Материально-техническое обеспечение» с другими системами
37
Из рисунка 12 можно увидеть, какое место занимает программа «1С:
Предприятие 8. МТО Материально-техническое обеспечение» в системе
программ 1С: Предприятие.
Рисунок 12 – Место программа «1С: Предприятие 8. МТО» в системе
программ 1С: Предприятие
Как было выяснено после окончания пробной версии программы
«1С: Предприятие 8. МТО Материально-техническое обеспечение», цена
программы начинается от 450 000 рублей, а лицензия – 90 000 рублей. Для
компании ООО «ФИКС» это слишком большая сумма.
К тому же данное программное средство предназначено для средних
и крупных компаний, имеющих несколько складов, несколько филиалов, с
большим товарооборотом.
2.3. Обоснование необходимости разработки АИС для материально-
технического снабжения ООО «ФИКС»
Несмотря на то, что в компании ООО «ФИКС» используется много
современных достижений в сфере информационных технологий,
38
позволяющих улучшить процесс материально-технического снабжения,
следует отметить, что отдел материально-технического снабжения до сих
пор автоматизирован только частично.
Для отдела материально-технического снабжения характерен
значительный объем информационных потоков, при этом учет поставок и
продаж остается на низком уровне. Например для того, чтобы определить,
имеется ли в наличии на складе компании тот или иной товар, необходимо
поработать с большим количеством документации приходно-расходного
характера, что занимает много времени. Эта проблема требует оперативного
вмешательства. Создание автоматизированной системы материально-
технического снабжения в компании ООО «ФИКС» поможет избежать
ошибок, которые неизбежны при ручной обработке данных, увеличивающей
вероятность потери информации и уменьшающей ее актуальность.
Используемая в компании программа «1С Предприятие: Торговля и
склад 8.7», как было отмечено выше, имеет ряд недостатков:
– программа платная (цена высокая для предприятия ООО
«ФИКС»);
– платное сопровождение;
– версия программы 8.7, используемая компанией ООО «ФИКС»,
является уже довольно старой;
– избыточная функциональность для предприятия ООО «ФИКС», в
программе имеются функции и инструменты, которые компанией не
используются.
АИС материально-технического снабжения должна будет содержать
информацию о поставках и продажах, о сотрудниках и заказчиках, о товарах,
имеющихся на предприятии. Также будет обеспечена возможность создания
автоматических отчетов, быстрого поиска необходимой информации,
удобного ввода данных. Система будет разработана таким образом, чтобы с
ней мог работать даже неопытный пользователь. К тому же будет
39
организована защита разработанной системы с помощью пароля.
Дерево проблем, возникающих из-за низкого качества процесса
материально-технического снабжения в компании, представлено на рисунке
13.
Низкое качество процесса
МТС на предприятии ООО
«ФИКС»
Низкая скорость обработки
приходно-расходной
документации
Потери
рабочего
времени
Передача
информации на
бумажных
носителях
Высокие
затраты
временных и
трудовых
ресурсов на
поиск,
обработку
информации,
создание
отчетов
Хранение
информации на
бумажных
носителях
Ручная обработка
приходно-расходной
документации
Периодическое
отсутствие
оперативных
данных
Отсутствие
доступа к
оперативным
данным о стадии
решения проблемы
заказчика
Некачественный
контроль выполнения
поставленных задач
Нет
возможности
качественного
контроля
работы
сотрудников
Нет возможности
автоматизированного
создания отчетов
Рисунок 13 – Дерево проблем процесса материально-технического
снабжения (МТС)
Из рисунка 13 видно, что для решения основной проблемы
необходимо устранение более мелких проблем.
Учитывая, что предприятие ООО «ФИКС» является небольшим,
можно требуемую функциональность АИС материально-технического
снабжения реализовать в среде системы управления базами данных
(СУБД) MS Access, которая предназначена для работы на автономном
персональном компьютере или в локальной вычислительной сети под
управлением операционной системы Windows.
С помощью средств MS Access можно [38]:
40
1. проектировать такие объекты АСУ, как двумерные таблицы с
разными типами данных;
2. устанавливать связи между таблицами, при этом можно включить
поддержку целостности данных, каскадное обновление и удаление
записей;
3. вводить, хранить, просматривать, сортировать, модифицировать и
выбирать данные из таблиц с помощью различных средств контроля
информации, использования для фильтрации данных аппарата логической
алгебры и индексирования таблиц;
4. создавать, модифицировать и использовать производные объекты
АСУ (формы, запросы и отчеты), которые позволяют выполнять
следующие действия:
− формы позволяют оптимизировать пользовательский ввод и
просмотр данных;
− соединять данные из различных таблиц;
− проводить групповые операции (операции над группами записей,
объединенных каким-то определенным признаком) с помощью расчетов и
формирования вычисляемых полей;
− запросы позволяют отбирать данные с помощью аппарата
логической алгебры;
− составлять печатные отчеты по данным, содержащимся в
таблицах или запросах базы данных [29].
MS Access имеет мощные, удобные и гибкие средства
проектирования объектов, что дает возможность даже не имеющему
предварительную подготовку пользователю быстро создавать
полноценную АСУ, состоящую из таблиц, запросов, форм и отчетов.
Запуск и завершение работы с MS Access осуществляются любым
способов, предусмотренным в среде операционной системы Windows.
Объектом обработки в программе Access служит файл базы данных,
41
который имеет произвольное имя с расширением MDB. Этот файл
содержит основные объекты Access: таблицы, запросы, формы, отчеты,
страницы, макросы и модули [21]:
1. Таблицы являются основными объектами в Access, в них
хранятся все данные, имеющиеся в базе. Кроме того, таблицы хранят
также структуру базы (поля, их типы и свойства). Все остальные объекты
создаются на основе ранее созданных таблиц.
2. Форма предназначена для оптимизации пользовательского ввода
и просмотра данных в таблицах или запросах.
3. Запросы служат для выборки данных из таблиц, то есть с
помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их
сортировку и фильтрацию.
4. Отчет представляет собой особую форму представления данных,
предназначенную для вывода данных на печать.
5. Страница представляет собой особый объект, который выполнен
в коде языка HTML, размещен на Web-странице и передается клиенту
вместе с ней. Страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между
клиентом, сервером и БД, размещенной на сервере.
6. Макрос представляет собой совокупность специальных
макрокоманд (например, Закрыть Форму, Печатать Отчет и т.д.).
Любой объект (таблицы, формы и т.д.) в приложении MS Access
обладает именем, длина которого не более 64 произвольных символов (за
исключением точки и определенных служебных символов). Имя может
содержать русские буквы и пробелы [37].
Работа с каждым объектом осуществляется в отдельном окне.
Предусмотрено два режима работы:
1) оперативный режим, когда в окне осуществляется просмотр,
изменение или выборка информации;