12
Информационные ресурсы содержат машинную (базы данных, банки
данных) и немашинную информацию. Базы данных могут быть
централизованные и распределительные.
Комплекс технических средств содержит комплекс средств
вычислительной и специальной техники (например, локальные средства
регулирования, датчики и устройства контроля, наладки технических
средств).
Программное обеспечение состоит из основных программ
(например, операционные системы) и программ специального назначения
(например, программы для контроля и управления).
Из персонала и инструктивно-методического материала
складывается организационное обеспечение системы.
Процедуры и технологии разрабатываются на основе математико-
логических моделей и алгоритмов, которые составляют основу
математического обеспечения системы, и реализуются с помощью
комплекса программного обеспечения и технических средств, интерфейса
для обеспечения доступа пользователя к информации [8, с. 37 – 38].
1.2. Особенности автоматизации работы отдела материально-
технического снабжения
Материально-техническое снабжение (МТС) является частью
деятельности любой компании, занимающейся сбытом, логистикой или
маркетингом.
Материально-техническое снабжение представляет собой
деятельность, направленную на обеспечение компании материальными
ресурсами, необходимыми для выполнения производственного процесса, с
минимальными издержками в плановом периоде.
Производственный процесс состоит из трех основных стадий:
снабжения, производства и сбыта. Материально-техническое снабжение
13
является первой стадией производственного процесса. Именно от
материально-технического снабжения зависит эффективность работы
компании, качество и затраты на выпускаемую продукцию и оказываемые
услуги, прибыль и успешность компании [25].
Материально-техническое снабжение включает в себя три
направления работы:
1. Планирование:
анализ рынка материальных ресурсов;
анализ внутренней и внешней среды компании;
определение потребностей компании в материальных ресурсах;
планирование оптимальных деловых связей с поставщиками;
оптимизация запасов ресурсов;
установление норм отпуска материальных ресурсов по
отделам;
оперативное управление процессом снабжения материальными
ресурсами.
2. Организация:
сбор информации о потребностях в продукции;
проведение анализа всех источников для удовлетворения
потребностей компании и выбор среди них самого оптимального;
выбор наиболее выгодных поставщиков и заключение с ними
договора;
выбор транспортных организаций на доставку материальных
ресурсов и заключение с ними договора;
оформление заказов;
организация хранения материальных ресурсов;
организация рабочих мест материальными ресурсами,
необходимыми для выполнения производственных процессов.
14
3. Контроль:
за выполнением обязательств со стороны поставщиков и
транспортных компаний;
за расходом материальных ресурсов в компании;
за качеством поступающих в компанию материальных
ресурсов;
за запасами материальных ресурсов в компании;
анализ работы отдела снабжения [20].
Процесс материально-технического снабжения компании состоит из
управления закупками и закупочной логистики.
Закупки представляют собой коммерческую деятельность компании,
которая направлена на закупку необходимых для производственного
процесса материальных ресурсов в плановом периоде по оптимальным
ценам.
Управление закупками состоит из процессов прогнозирования,
оптимального планирования, организации, контроля и регулирования
закупок и поставок материальных ресурсов в компанию в плановом
периоде.
Субъектами закупок служат компании-потребители материальных
ресурсов, объектами являются платежные средства и материальные
ресурсы.
Целью закупок является снабжение компании материальными
ресурсами, необходимыми для выполнения производственного процесса в
нужное время, в необходимом количестве и минимальной суммой затрат.
Основными задачами закупок служат [39]:
анализ рынка материальных ресурсов;
определение потребности компании в материальных ресурсах;
15
планирование закупок по срокам, качеству и количеству,
ассортименту материальных ресурсов;
поиск поставщиков и заключение с ними договоров;
контроль поставок.
К основным видам материальных ресурсов относят предметы труда
и средства труда. Предметами труда являются материалы,
комплектующие, сырье и т.д. Средствами труда служат оборудование,
инструменты, приборы и т.д.
Как было отмечено выше, материально-техническое снабжение
компании должно представлять собой тщательно продуманный механизм,
назначением которого является планирование, закупка и доставка
необходимых материальных ресурсов в нужном количестве и в нужное
время.
Для эффективной работы данного механизма требуется
фундаментальный подход при автоматизации процессов материально-
технического снабжения с применением современных информационных
систем, что позволит существенно сэкономить финансовые ресурсы и
время [32].
Одним из главных факторов конкурентоспособности компании с
точки зрения стоимости и качества продукции, сроков выполнения заказа
является четко организованная система снабжения материальными
ресурсами. Именно по этой причине автоматизация системы материально-
технического снабжения является одной из главных задач любой
компании.
В автоматизированной системе материально-технического
снабжения должна быть организована поддержка работы с заявками. Она
должна обладать такими возможностями, как оформление договоров на
поставку материальных ресурсов, заказов на закупку, контроль за
16
выполнением условий заявок, учет поступающих и расходуемых
материально-технических ресурсов.
Схема функционирования системы материально-технического
снабжения представлена на рисунке 3.
Рисунок 3 - Схема функционирования системы МТС
Разработка автоматизированной системы МТС должна состоять из
следующих этапов [30]:
1 этап – формирование требований. На данном этапе происходит:
− обследование объекта, обоснование необходимости разработки
автоматизированной системы МТС;
− формирование требований пользователя к автоматизированной
системе МТС;
− оформление отчета о выполненной работе.
Особенностью реализации данного этапа является необходимость
как можно полного описания и разбиения на категории требований,
предъявляемых к автоматизированной системе МТС. Это связано с тем,
что на их основе будут сформированы концепция и проект
автоматизированной системы МТС.
17
2 этап – разработка концепции автоматизированной системы МТС.
На данном этапе выполняются следующие действия:
− изучается объект;
− проводятся необходимые аналитические работы;
− разрабатываются варианты концепции автоматизированной
системы МТС, которые удовлетворяют требованиям пользователей;
− оформляется отчет о проделанной работе.
Особенностью реализации данного этапа является то, что в
концепции следует отразить упомянутые выше требования и
предусмотреть возможность гибкой и быстрой модификации под
меняющиеся условия, определиться с направлением будущего развития
автоматизированной системы МТС с учетом требований компании [23].
3 этап – техническое задание. На данном этапе разрабатывается и
утверждается техническое задание на производство
автоматизированной системы МТС.
Особенностью реализации данного этапа то, что в техническом
задании должны быть намечены все важные детали и их решения, которые
могут пригодиться при эксплуатации автоматизированной системы МТС.
4 этап – эскизный проект автоматизированной системы МТС. На
данном этапе выполняются следующие действия:
− разрабатываются предварительные проектные решения по
системе и ее составляющим;
− разрабатывается документация на автоматизированную систему
МТС и ее составляющие.
Особенностью реализации является то, что на данном этапе
происходит практическое воплощение автоматизированной системы МТС
на основе ранее собранных документов. Здесь необходимо обратить
внимание на особенности реализации [5].
18
5 этап – технический проект автоматизированной системы МТС. На
данном этапе выполняются следующие действия:
− разрабатываются проектные решения по составляющим и
системе в целом;
− разрабатывается документация на автоматизированную систему
МТС и ее составляющие;
− разрабатывается и оформляется документация на поставку
оборудования для комплектования автоматизированной системы МТС.
Особенностью реализации является то, что на данном этапе
создается готовый продукт, который в дальнейшем будет введен в
эксплуатацию, и разрабатывается техническая документация [9].
6 этап – рабочая документация автоматизированной системы МТС.
На данном этапе разрабатывается рабочая документация на систему и ее
составляющие, а также адаптируются программы.
Особенностью реализации является то, что данный этап требует
большого внимания в связи с тем, что от правильности разработки
документации автоматизированной системы МТС и от ее полноты зависит
качество обучения персонала, преемственность системы [14].
7 этап – ввод в действие автоматизированной системы МТС. На
данном этапе:
− подготавливается объект автоматизации к вводу
автоматизированной системы МТС в действие;
− подготавливается персона;
− автоматизированная система МТС комплектуется поставляемым
оборудованием, программно-техническими средствами;
− проводится тестирование;
− проводятся приемочные работы [11].
19
8 этап – сопровождение автоматизированной системы МТС. На
данном этапе выполняются работы по гарантийным обязательствам и
послегарантийное обслуживание.
1.3. Обзор существующих программ для материально-технического
снабжения
Рассмотрим имеющиеся на рынке программного обеспечения
программы материально-технического снабжения.
1. Самым распространенным программным средством материально-
технического снабжения является «1С: Предприятие 8. МТО Материально-
техническое обеспечение», рисунок 4. Данная программа разработана на
базе программного средства «1С: Управление производственным
предприятием 8».
Рисунок 4 – Окно программы «1С: Предприятие 8. МТО Материально-
техническое обеспечение»
20
Программа «1С: Предприятие 8. МТО Материально-техническое
обеспечение» дает следующие возможности [12]:
управлять процессом централизованного формирования
материальных потребностей исходя из статей расхода и направлений
деятельности согласно выделенным бюджетом на основании единого
Классификатора материально-технических ресурсов (МТР);
управлять процессом формирования материальных потребностей
исходя из запланированных действий по направлению деятельности
компании;
анализировать соответствие потребностей в материально-
технических ресурсах планируемым проектам, бюджету и т.д.;
управлять подготовкой плана материально-технического
обеспечения и его утверждением;
планировать закупочную деятельность в соответствии с планом
материально-технического обеспечения;
контролировать наличие остатков материально-технических
ресурсов на складе и управлять их распределением согласно потребностям;
формировать оперативную и управленческую отчетность по
выполнению планов снабжения и закупок;
производить интеграцию с web-площадкой электронных торгов.
В приложение «1С: Предприятие 8. МТО Материально-техническое
обеспечение» встроен функционал «1С-Отчетность», который дает
возможность отправки регламентированной отчетности в контролирующие
органы ФНС, ПФР, ФСС, Росстат через Интернет непосредственно из
программы «1С-Отчетность» без переключения на другие приложения и
повторного заполнения форм. Кроме того, «1С-Отчетность» предоставляет
следующие возможности:
вести неформализованную переписку с ПФР, ФНС, Росстат;
21
сверять данные с налоговой и ПФР (запросы ИОН и ИОС);
отправлять реестры больничных листов в ФСС;
получать требования и уведомления;
отправлять электронные документы в ответ на требования ФНС;
получать выписки ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
отправлять уведомления о контролируемых сделках;
проверять регламентированные отчеты в онлайн режиме.
2. Программный продукт «Мастер снабжения», представленный на
рисунке 5.
Рисунок 5 – Окно программы «Мастер снабжения»
«Мастер снабжения» представляет собой специализированную,
комплексную электронную систему материально-технического снабжения,
которая ориентирована на особенности работы отдела материально-
технического снабжения коммерческих предприятий.