12
этом обеспечивая своевременное предоставление информации о деятельности
всех подразделений и обмен данными между ними. [6, с. 2]
В состав системы входит набор модулей, отражающих все аспекты
деятельности торгового предприятия: работу магазинов, управление
закупками и складами, финансовый контроль, учет основных средств,
управление персоналом и начисление заработной платы, бухгалтерский и
управленческий учет.
Система строит единое аналитическое пространство без ограничений по
количеству справочников и структуре связей между ними и документами.
Среди функций, особенно необходимых для автоматизации
предприятий розничной торговли, следует отметить возможность интеграции
с торговым оборудованием, обмен данными между магазинами, складами и
центральным офисом, автоматическое формирование прайс – листов, работу с
серийными и партионными товарами, учет сроков хранения, возможность
использования различных единиц измерения для одного и того же товара,
планирование товарных запасов, различные методы учета себестоимости и
автоматическое создание проводок для бухгалтерского и управленческого
учета.
Модуль Alfa – Retail специально разработан для автоматизации
деятельности розничных торговых точек. Модуль способен получать,
обрабатывать и передавать информацию в POS–терминалы и контрольно –
кассовые машины, при этом однократно введенная информация
обрабатывается в остальных модулях и обеспечивает как логистику работы (к
примеру, своевременное формирование запросов на склад об отгрузке новых
партий товара), так и формирование бухгалтерских проводок.
Владельцы небольших и средних магазинов, желающие внедрить
автоматизированную систему учета, в большинстве случаев не имеют
опытных специалистов, которым приходилось бы решать подобные задачи
ранее. Заказчик, как правило, плохо представляет, чего он хочет. Это и не
удивительно, ведь технология работы автоматизированного магазина
13
радикально отличается от работы по старинке. В таких условиях исполнитель
не спрашивает: “Что вы хотите получить?”, а проводит информационное
обследование, сам составляет техническое задание и предлагает его заказчику.
Розничная торговля имеет ряд характерных особенностей, которые
отличают ее от оптовой. Розница - последнее звено в цепочке продаж, и число
покупателей здесь много больше, чем поставщиков. К примеру, в супермаркет
приходит от 2000 до 4000 человек в день, или от 150 до 300 человек в час, и с
ними не заключается никаких договоров.
Договора, как правило, заключаются только с поставщиками, их
количество может быть очень большим, поскольку практически любой
средний розничный магазин имеет 3 - 5 тыс. наименований товаров. В
крупных супермаркетах ассортимент доходит до 10 - 15, а то и до 20 тыс.
единиц.
Следует отметить две основные формы обслуживания: прилавочная
торговля с контрольно-кассовыми машинами (ККМ) на каждом прилавке и
самообслуживание с расчетно-кассовым центром. Во втором случае в качестве
ККМ в последнее время все чаще используют POS-терминалы (Point-Of-Sale).
У розницы свой специфичный учет - она живет по особой нормативно-
законодательной базе, отличающейся от той, что регламентирует оформление
и учет оптовых операций. Впрочем, в последнее время выходит все больше
законодательных актов, приближающих розничную торговлю к оптовой схеме
учета. Важно и то, что различные методики рекомендуют вести учет товара в
продажных ценах с использованием сч. 42 “Наценка”. На самом деле, это не
догма. Можно (многие фирмы уже так делают) вести учет в рознице в
закупочных ценах. Более того, п. 60 Положения по ведению бухгалтерского
учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного
Приказом № 34н МФ РФ от 29 июля 1998 г., гласит: “Товары в организациях,
занятых торговой деятельностью, отражаются в бухгалтерском балансе по
стоимости их приобретения”.
14
Кроме того, при автоматизации магазина следует иметь в виду учет норм
естественной убыли и норм отхода, контроль сроков реализации
скоропортящихся продуктов, возврат товара, проданного через ККМ, учет
возвратной и оборотной тары. [9, с. 20]
При автоматизации оптовых фирм, как правило, проблема
количественно-суммового учета не стоит, поскольку используются
справочники товара, хранящиеся в информационной системе. В рознице из-за
высокой скорости оформления продаж нет возможности работать со
справочниками, поэтому для ведения количественно-суммового учета
приходится применять штриховое кодирование (или просто кодирование) как
механизм идентификации товара.
Если со штрих-кодированием штучного товара более или менее все
понятно, то с весовым не все так просто. Прежде всего, нужно решить, каким
образом в систему будет попадать информация о весе товара. Например,
можно подключить весы непосредственно к кассовому аппарату. В этом
случае сумма продажи вычисляется как произведение цены товара,
определенной по коду, на количество (вес), информация о котором попадает в
ККМ из электронных весов.
Более распространена другая модель, когда вес фиксируется в
штриховом коде весового товара формата EAN 13 при фасовке на весах с
подключенным принтером штрихового кода либо весах, которые имеют
встроенный штрих-принтер (например, типа CAS LP-15). Тогда первые две
цифры кода (лежащие в диапазое 22 - 29) говорят о том, что товар весовой.
Следующие 5 цифр - собственно код товара в справочнике товаров. Еще 6
цифр - это килограммы (2 знака), граммы (3 знака) и контрольная сумма (1
знак).
Согласно действующему законодательству, расчеты с частными лицами
должны осуществляться с применением ККМ. Все операции продажи идут в
режиме реального времени и оформить или переоформить продажу задним
числом невозможно, поскольку информация фиксируется в фискальной
15
памяти в момент “закрытия” чека. Интересно, что возврат товара от
покупателя не относится к фискальным операциям и оформляется
специальным образом с составлением соответствующих актов.
При автоматизации розничного магазина все технологические операции
объединяются в единый цикл, так что очень существенны скорость, точность
и безошибочность оформления любой информации: будь то приход товара, его
перемещение внутри предприятия, переоценка или продажа. Ошибка в любом
месте технологической цепочки ведет к сбою всей системы учета. [10, с.34]
В реальной жизни ошибки, к сожалению, неизбежны. Поэтому для того,
чтобы система была работоспособной, предлагаемая заказчику технология
должна предусматривать механизмы выявления и предупреждения ошибок
пользователя, а также их исправления, иначе в реальных условиях она не будет
работать.
Не стоит упускать из виду человеческий фактор. Из-за того, что рядовой
персонал, чаще всего, низкооплачиваемый, его квалификация, как правило,
невысока. Мотивация к ее повышению у большинства исполнителей
отсутствует. В лучшем случае от них удается добиться лишь правильного
исполнения инструкций.
Торговое оборудование. Чтобы обеспечить сквозной количественно-
суммовой учет, приходится использовать периферийное оборудование,
позволяющее отследить движение товара по технологической цепочке.
Сначала товар приходуют и назначают ему код. Как правило, это штрих-
код или какой-то внутренний код. Особо важно соблюдать уникальность
такого идентификатора. Если в системе окажется несколько товаров под
одним кодом или один и тот же товар под разными штрих-кодами, то
установить впоследствии, какой же товар и в каком количестве был
оприходован, учтен и продан, скорее всего, уже не удастся.
В случае возникновения каких-либо коллизий, товар должен
маркироваться заново. Для этих целей применяются принтеры штрих-кода.
16
Если поступивший товар уже имеет свой штрих-код, приемлемый для
применения, а в большинстве случаев так оно и бывает, то оприходование
можно вести с помощью сканера штрих-кода. При этом исполнителю не надо
вручную искать товар в справочнике товаров и выбирать его из списка.
Соответствующий программный модуль, получив данные от сканера, найдет
товар в справочнике и укажет его при заполнении документа.
При поступлении весового товара скорее всего потребуется его
расфасовать. Эту операцию обычно совмещают с маркировкой, применяя
электронные весы с подключенным принтером штрих-кода или со встроенным
принтером. [7, с. 22]
Для регистрации факта продажи подходит очень большое число ККМ,
представленных сегодня на российском рынке. Но вести количественно-
суммовой учет позволяют не все. Для этих целей можно использовать только
POS-терминалы и так называемые системные ККМ (имеют интерфейс для
связи с компьютером и обеспечивают возможность не только регистрировать
суммы продаж, но и фиксировать код и количество проданного товара).
Все ККМ должны быть на учете в налоговой инспекции, а налоговая
инспекция не поставит аппарат на учет, пока клиент не заключит договор на
техническое обслуживание с ЦТО (Центром технического обслуживания).
ЦТО - это фирмы, которые обслуживают, устанавливают, ремонтируют,
“фискализируют” ККМ, т. е. переводят кассовые аппараты из учебного
состояния в рабочее. Право обслуживать ту или иную модель ККМ имеют
только авторизованные ЦТО, т. е. заключившие специальный договор с
генеральным поставщиком этой ККМ. На сегодня далеко не каждый ЦТО
может обслуживать POS-терминалы и системные ККМ.
Для проведения инвентаризации в магазинах и на складах в последнее
время все чаще стали использовать терминалы сбора данных. Это, как
правило, портативные компьютеры с возможностью хранения информации в
оперативной памяти или на каких-либо сменных носителях. У большинства
таких терминалов имеется встроенный сканер штрих-кодов. Все эти приборы
17
подключаются к ПК через инфракрасный или обычный последовательный
порт RS-232.
Следует отметить, что ассортимент торгового оборудования,
предлагаемого на рынке, непрерывно растет и изменяется. Появляются новые
устройства и ПО, расширяются возможности уже существующих.
Необходимо постоянно следить за такими изменениями и тестировать новые
драйверы, чтобы избежать применения неэффективных решений.
1.2. История автоматизации предприятий розничной торговли
История автоматизации торговли берет своё начало с момента
изобретения первых торговых счетов в V в до н.э. В современном понимании
этот процесс получил распространение в эпоху разработки и внедрения
программ учета в бизнес-деятельности предприятий торговли.
Бум автоматизации розницы в западных странах пришелся на начало 90-
х годов. В странах СНГ она пришла лишь в начале 2000-х с появлением
торговых точек современного формата и развитием сетей розничной торговли.
Автоматизация розничной торговли это принципиально новое
направление в оснащении магазинов. Представьте себе "умный" магазин, где
все торговое оборудование (кассовые терминалы, весы, фискальные
регистраторы, сканеры) объединено в одну систему.
Стабильное получение прибыли от магазина невозможно без
постоянного контроля товарных и финансовых потоков, грамотного анализа и
тщательного планирования бизнеса. Эффективно управлять - значит получать
максимально возможную прибыль. Сегодня требование рынка - это системы
управления с возможностью прогнозирования спроса, управлением
поставками, товарной номенклатурой, розничными ценами и оптимизацией
складских запасов. Огромную помощь в решении этих важных задач окажет
автоматизация процессов торговли вашего магазина.
Основная цель внедрения технологии - увеличение оборота за счет
дополнительных преимуществ, которые дает автоматизация. На предприятии
18
создается единое информационное пространство, и вся информация о
движении товара поступает в центральный офис с необходимой частотой
вплоть до режима реального времени, информация оперативна и актуальна. В
результате - менеджеры могут легко и быстро отследить количество
проданного товара, спрос, сделать заказ именно недостающего товара, избегая
нехватки и залеживания товара на складе.
Контролировать бизнес - значит получать информацию вовремя и иметь
возможность повлиять на процесс. Автоматизированная система позволит вам
быть в курсе всего, что происходит в торговых залах сети. Автоматизация - это
инструменты управления, работающие в режиме реального времени. [34, с. 54]
Внедрение систем автоматизации розничной торговли позволяет не
только эффективно и оперативно управлять магазином, но и экономить
средства. Например, автоматический учет продукции и товаров позволяет
держать минимальный запас, так как незачем покупать товар вперед -
экономится площадь на складе, уменьшается «залеживание» продукции.
Благодаря получению оперативной информации о наличии/отсутствии
продукции на складе с задачей учета может справиться меньший штат
сотрудников.
Также используя систему автоматизации розничной торговли можно
получить разнообразные отчеты для контроля персонала - получение сводных
отчетов по группе терминалов, фиксация всех данных о работе магазина,
многоуровневая система разграничения прав доступа.
Помимо этого, внедрение системы автоматизации позволяет повысить
прибыль за счет косвенных причин:
·повышение производительности труда персонала благодаря
упрощению работы: все операции ЦКТ линейного персонала, от кассира до
администратора торгового зала автоматизированы. Ваши сотрудники
работают под объективным контролем, без ошибок и с максимальной отдачей;
·исключение ошибок кассиров;
19
·снижение уровня злоупотреблений со стороны персонала (например,
невозможность торговли "левым" товаром, воровство и т.д.);
·уменьшение затрат на сервисного обслуживания кассовых мест
(автоматический сбор и передача данных о результатах продаж, удобный
интерфейс для работы с программой, использование оборудования разных
производителей требуют меньшего привлечения дополнительно
оплачиваемых услуг сторонних специалистов);
·снижение убытков при потере качества товаров (автоматическое
отслеживание сроков годности, оптимизация количества и скорости движения
товаров).
Технология автоматизации розничной торговли обеспечивает быстрое и
качественное обслуживание потребителей, что увеличивает число
покупателей и количество совершаемых покупок. Накопительные дисконтные
и бонусные системы на основе пластиковых карт, скидки и купоны повышают
интерес потребителя.
Вы готовите бизнес к продаже или хотите привлечь в него
дополнительные средства? Автоматизация, а значит эффективность и легкость
управления бизнесом, станет вашим преимуществом. Повышение
капитализации бизнеса ЦКТ и укрепление его позиций на рынке, привлечение
дополнительных инвестиций - вот результат автоматизации.
Наиболее активно автоматизированные системы внедряются в
гипермаркетах, дискаунтерах, магазинах Cash&Carry, бутиках, магазинах
одежды, электроники, строительных товаров, книжных магазинах и магазинах
по продаже CD\DVD, универмагах класса «Люкс» и мультиформатных сетях.
Рост товарооборота, переход от одного магазина к сетевой структуре,
создание собственного распределительного центра, разделение функций
управления и владения - все это выдвигает новые требования к
организационным структурам предприятий, повышает значимость систем
управленческого учета и внутреннего контроля, финансово-экономического
анализа. Опытные консультанты центр кт, за плечами которых
20
многочисленные проекты в оптовой и розничной торговле, помогут
реформировать компанию, подготовят ее к решению новых более масштабных
задач.
В последнее время тема автоматизации розничной торговли,
предприятий общепита: будь то ресторана или бара, равно как и обычной
столовой, стала приобретать все большую актуальность. Все большее число
фирм и организаций обращаются к услугам автоматизаторов. Чего же можно
добиться, автоматизировав процесс учета продаж?
Как правило, владелец типового супермаркета самообслуживания
сталкивается с двумя основными трудностями. Во-первых, необходимо
обеспечить в часы пик должную пропускную способность кассовых
терминалов, ведь задержки покупателей у кассовых стоек ведут не только к
образованию очереди из покупателей, но и к спешке в работе кассиров, что в
свою очередь приводит к ошибкам в их деятельности и еще более замедляет
процесс продаж.
Возможных выходов здесь несколько: увеличить число кассовых
терминалов, но это ведет как к увеличению первоначальных издержек,
связанных с приобретением дополнительного оборудования, ресурс которого
не будет скорее всего использоваться по максимуму, так и постоянных
издержек в процессе работы предприятия торговли, поскольку возникает
необходимость в наеме дополнительного персонала.
Существует и другой подход: можно автоматизировать рабочее место
кассира, снабдив его дополнительным оборудованием, например, сканером
штрихового кода, и соответствующим программным обеспечением. В этом
случае кассиру нет необходимости уделять каждому товару в корзине
покупателя столь пристального внимания, чтобы верно пробить цену:
достаточно лишь просканировать штриховой код, который для каждого вида
товара является уникальным и в настоящее время наносится практически на
любой товар еще предприятием изготовителем, и закрыть чек. Очевидно, что
такой способ регистрации покупок заметно ускоряет процесс продаж и
21
минимизирует возможность ошибок персонала. В дополнении ко всему этот
метод обладает массой дополнительных удобств, например, позволяет
выводить в чеке не только цену товара или сумму по чеку, но и наименование
каждого приобретенного товара и т.д.
Во-вторых, в торговом бизнесе весьма важным является правильное и
адекватное ведение учета товаров, как проданных, так и оставшихся в
торговом зале или на складе. Для крупных магазинов с сложной организацией
надлежащее ведение учета - очевидно. Однако последнее весьма актуально и
для небольших супермаркетов самообслуживания, которые зачастую даже не
имеют собственного склада или имеют склад, но такой, который не позволяет
создать должных запасов товаров. Такие магазины, как правило работают со
множеством поставщиков и делают небольшие закупки, а, следовательно,
бизнес их владельцев может заметно страдать от неритмичности поставок.
Именно поэтому, в целях ведения оперативного учета, более не
нуждающегося в бесчисленной череде каждодневных инвентаризаций,
автоматизация торговли предлагает компьютеризированный метод учета
продаж. Суть предлагаемого метода состоит в том, что продажи товаров,
фиксируемые в торговом зале, отражаются в единой информационной базе
товаров, показывающей реальное состояние склада или складов, если их
несколько. А специальное программное обеспечение позволяет получать
статистику по продажам или по остаткам товаров как на складе, так и в
торговом зале. В качестве информационной базы товаров может
использоваться и любая другая база товаров, например, та, что используется в
Вашей программе товароучета.
1.3 Анализ опыта автоматизации торговли с использованием
банковских карт
Автоматизация торговли связана с множеством технологий, процессов,
различным оборудованием. Автоматизация учета проходит в несколько
этапов, начиная от обсуждения требований, приобретения торгового