44
Установление цены на услуги компании;
Осуществление финансового анализа компании;
Разработка автоматизированных программных средств.
На рисунке 21 рассмотрим общую модель всех бизнес-процессов.
Рисунок 21. Общая модель бизнес процессов ООО «Мономакс»
На основании выделенных бизнес-процессов ООО «Мономакс»
собственными силами разработали программное средство на основе
1С: бухгалтерии. Данное программное средство осуществляет деятельность по
всем бизнес процессам. Данное программное средство не является
совершенным и универсальным. Очень часто происходит сбой и накладывание
одних задач на другие, что в целом негативно сказывается на всей работу
компании.
Управляющие процессы
Ключевые процессы
Процесс продаж услуг
Процесс установления цены на
продаваемые услуги
Взаимодействие с клиентом
Заказ
клиента
Исполн
енный
заказ
клиента
Поддерживающие процессы
Бухгалтерская
отчетность
Менеджмент
персонала
Менеджмент
информации
Техническая
поддержка
Контроль
качества
Стратегическое
планирование
Автоматизация процессов
деятельности
Управление
процессами
45
На данный момент сотрудники структурного подразделения
информационных технологий реализуют новые разработки, которые в целом
более усовершенствуют процесс деятельности ООО «Мономакс».
Так же важной составляющей автоматизированной управленческой
деятельности является официальный сайт компании. Сайт должен быть
разработан максимально удобно для пользователя, чтобы ему захотелось
работать с данным сайтом постоянно. Немаловажен дизайн сайта – он должен
быть привлекательным, но в то же время в строго-выдержанном стиле, так как
ООО «Мономакс» занимается организацией бизнес встреч. Структура сайта
должна быть простой и в то же время полной. На сегодняшний день работы по
обновлению официального сайта ООО «Мономакс» ведутся.
Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что автоматизация
компании ООО «Мономакс» не является совершенной, но на данном
временном этапе идет непрерывное и полное его совершенствование.
На данном этапе совершенствования деятельности исследуемой
организации проект «Автоматизация управленческой деятельности» находится
в начальной стадии жизненного цикла:
- фаза инициации – идея внедрения ИСЧ ERP была выдвинута и
обоснована в плане управленческой деятельности.
- фаза планирования – составляется план реализации предложенного
проекта:
а) управленческий план
б) финансовый план;
в) временной план.
Все виды планов предложенного проекта будут реализованы посредством
структуризации проекта:
а) управленческий план – реализован посредством дерева целей проекта;
б) финансовый план- реализован посредством проведения
бюджетирования проекта;
46
в) временной план - реализован посредством формирования сетевого
графика и расчета критического временного пути проекта.
- фаза реализации: исполнение и контроль – на данной фазе
предложенный проект будет находится в процессе реализации, т.е. ИС ERP
будет разрабатываться и поэтапно внедряться в деятельность организации.
Контроль за реализацией проекта будет осуществляться ответственными
лицами, которые определены посредством матрицы ответственности в
структуризации проекта.
- фаза завершения: на данном этапе жизненного цикла проект будет
окончательно реализован, т.е. внедрен в деятельность организации. Но на
последней стадии жизненного цикла будут проводится завершающие работы,
например, обучение сотрудников компании работы в ИС ERP.
В рамках разработки ERP – системы ООО «Мономакс» должны
осуществиться объединения таких структурных подразделений и сотрудников
компании как: бухгалтерия, менеджеры по управлению проектами, референт
приемной. Данные сотрудники являются основными пользователями данной
ERP – системы. Все остальные пользователи представлены пассивными
получателями необходимой информации и оказания технологической помощи в
поддержке данной системы. Система ERP разработана на базе 1С бухгалтерии
собственными силами компании, в частности структурным подразделением
информационного обеспечения.
Референт приемной обеспечивает правильность и эффективность
документооборота компании, отслеживает сроки исполнения, утверждает
документы.
Бухгалтерия отслеживает своевременность и полноту оплаты клиентов за
заказы.
Менеджеры по управлению проектами работают непосредственно с
клиентами и в системе ERP создают новые заказы, закрывают старые заказы в
связи с их исполнением, следят за исполнением текущих заказов.
47
2.3. Определение жизнеспособности проекта
Жизнеспособность проекта – это проведение оценки исследуемого
проекта со стороны социализации, путем использования экспертного метода.
Проведем исследование жизнеспособности предложенного нами проекта
«Внедрение ИС ERP» путем опроса сотрудников организации ООО
«Мономакс».
Для проведения экспертной оценки были выбраны 5 сотрудников с
разных структурных подразделений:
1. Руководитель компании;
2. Главный бухгалтер;
3. Менеджер по работе с клиентами;
4. Организатор деловых мероприятий;
5. Референт приемной.
Всем выбранным сотрудникам были заданы следующие вопросы:
1. Довольны ли вы существующей системой управления деятельностью
организации?
2. Необходима ли прямая связь между вашими структурными
подразделениями в едином информационном пространстве?
3. Удобен ли для вас полностью электронный документооборот?
В таблице 6 приведен анализ ответов путем проведения экспертной
оценки ответов на выше представленные вопросы. Для проведения экспертного
анализа применяется следующая балльная система:
«1 баллов» - нет
«2 баллов» - скорее нет, чем да
«3 баллов» - затрудняюсь ответить
«4 баллов» - скорее да, чем нет
«5 баллов» - да
48
Таблица 6
Оценка жизнеспособности проекта по его социализации и
целесообразности внедрения на основании экспертной оценки
Показатель
Эксперт 1
Руководите
ль
компании
Эксперт
2
Главны
й
бухгалт
ер
Эксперт
3
Менедж
ер по
работе с
клиента
ми
Эксперт 4
Организат
ор
деловых
мероприят
ий
Эксперт
5
Рефере
нт
приемн
ой
Итоговая
оценка
по
показате
лю
Довольны ли
вы
существующей
системой
управления
деятельностью
организации?
4
4
2
3
4
17
Необходима ли
прямая связь
между вашими
структурными
подразделения
ми в едином
информационн
ом
пространстве?
5
5
5
5
5
25
Удобен ли для
вас полностью
электронный
документообор
от?
1
1
4
3
5
14
Итого по
эксперту
10
10
11
11
14
56
На основании проведения социализации предложенного нами проекта,
можно сделать вывод, что данный проект имеет высокий уровень
жизнеспособности, так как внедрение автоматизации одобрили все пять
экспертов.
Выводы по 2 главе
Вторая глава выпускной квалификационной работы посвящена общей
характеристике ООО «Мономакс», анализу финансово-хозяйственной
49
деятельности и характеристике существующего информационного обеспечения
управленческой деятельности ООО «Мономакс».
ООО «Мономакс» - это юридическое лицо, которое осуществляет
деятельность по организации деловых встреч, переговоров, проведение
конференций и многое другое.
ООО «Мономакс» была создана в 1991 году в городе Санкт-Петербурге.
На сегодняшний день ООО «Мономакс» является преуспевающей
компанией. Она является членом международных органиазции, таких как:
Международная ассоциация Конгрессов и Съездов (ICCA);
Российский союз туриндустрии (РТС);
Санкт-Петербургская торгово-промышленная палата.
Организационная структура ООО «Мономакс» является полной и с четко
разграниченными функциями. Каждое структурное подразделение исполняет
свои обязанности добросовестно. Взаимодействие структурных подразделений
налажено и основывается на внутренних документах компании.
Проведя анализ финансово-хозяйственной деятельности ООО
«Мономакс» можно сделать вывод, что данная организация является
рентабельной и ликвидной. Все расчетные показатели финансового состояния
предприятия находятся в пределах допустимых= значений, а это означает, что
ООО «Мономакс» находится в финансово устойчивом положении.
За 2015 год выручка ООО «Мономакс» составила 27349 тыс. руб., что на
10352 тыс. руб. больше чем показатель выручки за 2014 год. На основании
данных значений можно сделать вывод, что выручка ООО «Мономакс»
увеличилась практически в два раза.
На сегодняшний день ООО «Мономакс» является автоматизированной
компанией. Но степень автоматизации невысока. Основными
автоматизированными системами являются официальный сайт компании и
программное средство, разработанное сотрудниками ООО «Мономакс» из
отдела информатизации на платформе 1С: Бухгалтерии.
50
Программные средства не захватывают на автоматизацию все важные
процессы деятельности организации, в основном автоматизировался процесс
продаж услуг, предоставляемых компанией. Данный процесс объединен с
процессами бухгалтерии. Данная автоматизация приведет к
совершенствованию управленческой деятельности исследуемой организации
ООО «Мономакс», а также усилит эффективность взаимосвязей таких
структурных подразделений как бухгалтерия, отдел по работе с клиентами.
Предложенное для внедрения ИС ERP способствует повышению качеству и
эффективности обслуживания клиентов организации ООО «Мономакс».
ООО «Мономакс» собственными силами, в частности сотрудниками
отдела информатизации, проводит совершенствование автоматизации
управленческой деятельности, которую мы рассмотрим в следующей главе
выпускной квалификационной работы.
На основании проведения социализации предложенного нами проекта,
можно сделать вывод, что данный проект имеет высокий уровень
жизнеспособности, так как внедрение автоматизации одобрили все пять
экспертов. Все эксперты были единодушны в оценке параметра проекта:
необходимость взаимодействия всех структурных подразделений организаций в
едином информационном пространстве.
Максимальная планка по проведению данного анализа жизнеспособности
проекта составляла 75 баллов (при условии, что все эксперты проставят по 5
баллов по каждому параметру). В проведенном анализе общая экспертная
оценка составила 56 баллов, что составляет 74,6% от максимально возможной
оценки жизнеспособности проекта. Данный факт еще раз подтверждает
высокий уровень социальной жизнеспособности предложенного нами проекта.
Проведенный анализ во второй главе представленной работы показал
целесообразность реализации предложенного нами проекта.
51
Глава 3. Структуризация проекта «Внедрение ИС ERP»
3.1. Выбор метода структуризации проекта «Внедрение ИС ERP»
Для структуризации предложенного нами проекта «Внедрение ИС ERP»
выберем несколько методов структуризации:
- для управленческого направления – метод построения дерева целей
проекта и построения матрицы ответственности;
- для временного направления – метод построения сетевого графика и
расчета критического пути;
- для финансового направления – метод формирования финансового
плана.
Разработаем дерево целей ООО «Мономакс». На рисунке 22 представлено
дерево целей проекта «Внедрение ИС ERP» для ООО «Мономакс».
Рисунок 22. Дерево целей ООО «Мономакс»
Обслуживание проектного цикла в
совершенствовании системы обслуживания
Увеличение количества
клиентов
Повышение рентабельности
организации
Автоматизаци
я процесса
обслуживания
клиентов
Маркетинг
овая
деятельнос
ть
Увеличение
прибыли
Инвестиционные
вложения в
развитие
деятельности
Разработка и
внедрение
нового ПО
Проведение акций и
внедрение системы
скидок для
постоянных клиентов
Рост
выручки за
счет
расширения
клиентской
базы
52
В таблице 7 приведен состав команды проекта «Внедрение ИС ERP» для
ООО «Мономакс».
Таблица 7
Состав команды проекта
Роль в проекте
Ответственное лицо
Руководитель проекта
Заместитель руководителя
организации
Куратор проекта
Отдел информационных технологий
Спонсор проекта
Руководитель организации
Заказчик проекта
ООО «Мономакс в лице руководителя
Распределение функциональных обязанностей:
- «О – отвечает» – человек, который отвечает за исполнение мероприятия;
- «У – утверждает» – человек, который утверждает мероприятие;
- «К – консультирует» – человек, который дает информацию для более четкого
и точного формирования и исполнения мероприятия;
- «И – информирует» – человек, которого необходимо в обязательном порядке
проинформировать об исполнении мероприятия.
В таблице 8 приведена составленная нами матрица ответственности для
проекта «Внедрение ИС ERP» для ООО «Мономакс».
Таблица 8
Матрица ответственности
Наименова
ние этапа
Заместител
ь
руководит
еля
организац
ии
Руководит
ель
организац
ии
Бухгалтер
ия
Рефере
нт
приемн
ой
Менедже
ры
Сотрудни
ки ИТ
Разработка
документац
ии проекта
О
У
И
И
К
К
Составлени
е
финансовог
о плана
К
У
О
И
И
К
Составлени
е
временного
К
У
И
И
О
К
53
плана
Разработка
ИС ERP
И
У
И
И
И
О
Установка
ИС
И
У
И
И
И
О
Тестирован
ие ИС
И
У
И
И
И
О
Обучение
сотруднико
в работе ИС
И
У
И
И
И
О
Наполнение
базы
данных
К
У
О
О
О
К
На основании приведённой в таблице 8 матрицы ответственности можно
сделать вывод, что основная ответственность за исполнение проекта лежит на
заместителе руководителя ООО «Мономакс». Непосредственно сам
руководитель по всем стадиям проекта только утверждает все мероприятия,
сметы, информацию и т.д. Ответственность за непосредственную разработку и
внедрение ИС ERP в ООО «Мономакс» лежит на структурном подразделении
исследуемой организации «отдел информационных технологий».
Проведем структуризацию предложенного проекта путем WBS. На
рисунке 23 представлена структуризация проекта методов WBS смешанного
типа. Данная структурная модель проекта представлена в виде схемы
исполнения по видам деятельности и по ответственному лицу.