15
карточная система экспедирования. В этом случае доставку
осуществляет «Распространитель ППИ»;
адресная система. В этом случае доставку осуществляет само
агентство(издательство).
В случае если подписчик обращается за оформлением подписки к
распространителю ППИ и согласно системе экспедирования, доставку будет
осуществлять распространитель, то доходами предприятия будут являться
стоимость оформления подписки и услуги по доставке ППИ до подписчика.
Если подписчик обратился напрямую к издателю, но согласно
системе экспедирования, доставка будет осуществляться
распространителем ППИ, то распространителем будет получен доход
только от услуг доставки.
Сам процесс оформления клиентом подписки связан со следующими
ключевыми понятиями:
Подписная кампания – календарный период, в который
возможно осуществить подписку на текущий или следующий календарный
период. Идет разбиение на досрочную подписную компанию, основную
подписную компанию, текущую подписную компанию. Так же в подписную
компанию могут входить декады подписки и дни подписчика.
Подписной год – год на который производиться подписка;
Подписной месяц – месяц с которого клиент подписывается;
Подписной индекс – индекс издания из каталога, именно по
нему идентифицируется подписное издание;
Период подписки – список календарных месяцев, на которые
фактически подписывается клиент и в которые будет осуществляться
доставка ППИ.
Вид доставки – то есть куда будет доставляться ППИ: на дом, в
абонентский ящик, или до востребования.
16
Льгота – под ней понимается вариант цены издания исходя из
условий оформления. Варианты цен ППИ зависят от того является ли клиент
льготником (ветеран ВОВ, инвалид, многодетный и т.д.), от типа подписной
компании, территории доставки.
Комплект – то есть какое количество экземпляров за раз будет
доставляться клиенту;
Минимально допустимый срок подписки, или МСП, это
минимальный срок, на который клиент может оформить подписку;
Максимально допустимый срок подписки, или МакСП, это
максимальный срок, на который клиент может оформить подписку. По нему
определяется, является ли издание годовым, или полугодовым.
От всех вышеперечисленных понятий зависит какую сумму с
подписчика необходимо будет взять оператору.
Теперь перейдем непосредственно к понятию стоимости ППИ и его
расчету.
Цена подписки комплекта (комплектов) периодического печатного
издания складывается из цены комплекта (комплектов) этого издания,
выпускаемого в течение указанного в договоре подписного периода, и цены
услуг по оформлению и исполнению договора подписки, в том числе цены
доставки периодического печатного издания подписчику, если доставка
предусмотрена в договоре подписки.
Цена комплекта (комплектов) издания, выпускаемого в течение
указанного в договоре подписного периода, называется «каталожной
стоимостью».
Стоимость услуг подписки состоит из стоимости за оформление
подписки и стоимости за оказание услуг доставки. Данная стоимость
рассчитывается исходя их параметров
17
Сумма каталожной стоимости и стоимости услуг называется
«подписная стоимость».
1.3. ОСНОВНЫЕ АНАЛИТИЧЕСКИЕ ПАРАМЕТРЫ В БИЗНЕС-
ПРОЦЕССЕ "ПОДПИСКА"
Теперь представляя общие понятия технологии подписки, перейдем
к разбору параметров используемых аналитик.
Основными параметрами, которые используются в аналитиках
подписки являются подписная стоимость, стоимость оказанных услуг,
количество комплектов, средний вес и количество доставляемых
экземпляров.
Услуги являются фактическим доходом предприятия в данной сфере
деятельности, поэтому их аналитика стоит на первом месте. Их анализ в
течении подписной компании позволяет контролировать выполнение
поставленного плана как региона в целом, так и региональных
подразделений, таких как почтамты и отделения почтовой связи. Анализ по
приобретенным и утраченным доходам позволяет определить в каком
направлении следует двигаться филиалу региона, для улучшения качества
услуг, что в свою очередь приведет к росту дохода предприятия в целом.
Итоги по доходам в данной сфере участвуют в составлении планов будущих
подписных компаний, а так - же влияют на направление предприятия в
целом.
Аналитика выписанных комплектов необходима для:
отслеживания наиболее популярных изданий, для будущего
планирования доходов;
контроля выполнения планов предприятия по данному
параметру;
предоставления издательствам предварительных данных об их
периодических печатных изданиях.
18
Аналитика среднего веса и фактическое количество доставляемых
экземпляров позволяет производить расчет обрабатываемых объемов ППИ
и расчет тарификации.
Так же аналитики подвергаются конкретные карточки СП-1,
отдельные издания, издательства, агентства, почтамты, отделения почтовой
связи. Это обусловлено тем, что на доход, приносимый данным бизнес –
процессом, влияет множество факторов.
Ключевую роль в анализе данных бизнес – процесса подписка играет
их оперативное получение, для своевременного принятия стратегических
решений по устранению проблем, влекущих потерю дохода предприятия.
Для этих целей, а так – же для предоставления сотрудникам подписки
технологично инструмента для работы в целом, была разработана
информационная систем «Подписка».
ГЛАВА 2. ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ИС "ПОДПИСКА"
2.1. ОПИСАНИЕ СТРУКТУРЫ ИС "ПОДПИСКА". АЛГОРИТМ
РАБОТЫ ПОДСИСТЕМ.
Данная информационная система охватывает все уровни
подразделений регионального филиала ФГУП «Почта России», начиная с
отделений почтовой связи и заканчивая управлениями федеральной
почтовой связи регионов. Система состоит из семи подсистем. Каждая из
подсистем представляет собой набор определенных функциональных
возможностей, необходимых сотрудникам отделов подписки всех уровней
подразделений регионального филиала для решения их функциональных
задач. В данные задачи входит:
Подготовка нормативно справочной информации;
Подготовка электронных каталогов и справочников для работы
в информационной системе;
Получение аналитик различных критериев подписки;
19
Ввод информации о подписки;
Формирование заказов;
Контроль выполнения планов;
Формирование отчетов установленных форм;
Формирование сопроводительных документов.
Теперь рассмотрим общую схему работы всех подсистем и то, как
расширяется алгоритм приема подписки, описанный в первой главе.
Перед началом подписной компании на конкретный год и полугодие
издательства и редакции центрального и регионального уровня включаются
в различные каталоги. Информация обо всех этих изданиях
20
консолидируется подписными агентствами, которые выпускают бумажные
каталоги и формируют файлы каталогов для импорта их в информационную
систему «Подписка».
Подготовка электронных каталогов производиться в подсистеме
«Каталог», которая отвечает за импорт файлов каталогов из агентств, расчет
подписной стоимости каждого издания согласно установленным тарифам
на данную подписную компанию, расчет веса, периодичности, подготовку
сопроводительных справочников, проверку корректности рассчитанных
подписных сумм и сумм услуг, сверку с ценами изданий, которые
предоставляют издательства.
После проведения всех необходимых процедур по подготовке
электронного каталога, подсистема выгружает данный справочник
подписных изданий для:
Плагина ЕАС ОПС;
Подсистемы «Подписка - Почтамт».
Так как подсистема «Подписка - УФПС» работает с той же базой
данных что и подсистема «Подписка - Почтамт», обновление справочника
каталога в подсистеме «Подписка - Почтамт» позволяет сразу же работать с
обновленным справочником подсистеме «Подписка - УФПС». Это же
касается нормативно справочной информации, подготавливаемой в
подсистеме «НСИ», и загружаемой в подсистему «Подписка - УФПС».
На кассе в данный момент используется два вида программного
обеспечения для оформления подписки:
плагин в ЕАС ОПС;
модуль в Winpost.
Для winpost, нормативно справочная информация и каталоги
выгружаются из подсистемы подписка почтамт.
21
В период подписной компании, в отделениях почтовой связи с
помощью указанного выше программного обеспечения производится прием
подписки, в конце каждого дня формируется файл заказа, который в
последствии передается на уровень почтамта, для импорта его в подсистеме
«Подписка - Почтамт».
На уровне почтамта происходит обработка карточек, пришедших с
касс, проведение аналитики объемов подписки района(ов) подконтрольных
данному подразделению, работа с юридическими лицами,
подразумевающая ввод карточек СП-1 заявок юридических лиц,
выставление сопровождающих документов.
После проведения всех подготовительных мероприятий, каждый
почтамт формирует заказы для уровня управления. Присвоение карточкам
СП-1 номера заказа является идентификатором того, что почтамт их
обработал, так же консолидирование карточек по номерам заказов
необходимо для контроля обработанных денежных средств и проведения на
основании сумм заказов денежных средств в бухгалтерии.
После того как карточка получает идентификатор заказа, она может
обрабатываться в подсистеме «Подписка - УФПС». На уровне управления
регионального филиала уже происходит проведение аналитики всего
региона. После проверки на соответствие денежных средств в карточках
СП-1 с каталогом, сверки данных с бухгалтерией и отчетами
предоставленными почтамтами на соответствие денежных средств, которые
поступили, с фактическими объемами, находящимися в базе данных
информационной системы, в соответствии со сроками предоставления
заказов издателям, регионального управление формирует сводные заказы,
или иначе говоря заказы для агентств(издательств). Для периода текущей
подписки это происходит ежемесячно, для основной - раз в полгода, или
зависит от запросов агентств, на преждевременное предоставление заказов.
22
После того как агентство приняло данные заказы, ожидается период
начала доставки.
В период доставки начинается экспедиция периодических печатных
изданий до подписчика. Агентства, издательства присылают в
сортировочные центры печатные издания. В зависимости от системы
экспедирования, сортировка осуществляется либо центром экспедирования
печати(ЦЭП), либо межрайонным сортировочным центром(МСЦ). В
первом случае издания сортируются по отделениям связи доставки, во
втором, сортируются по трактовкам, по районам, и уже потом попадают в
ЦЭП. В сортировочных центрах используется подсистема «Сортировка».
Данная подсистема используется для ввода поступивших изданий,
формирования сортировочных таблиц и сопроводительных документов.
Происходит сверка фактического количества поступивших экземпляров
каждого издания с ожидаемым, согласно информации о количестве
экземпляров в базе «Почтамт».
После сортировки, издания развозятся по районам или отделениям
связи доставки, и там уже, на основании карточек доставки, в зависимости
от вида доставки доходят до подписчика.
На протяжении всего этого периода сотрудники отдела подписки
уровня управления производят аналитику различных критериев, ввод
данных, корректировку справочников, предоставление отчетности во ФГУП
«Почта России», отчетности для бухгалтерии, контроль хода подписки и
хода доставки всего регионального филиала. Для того чтобы сотрудники
управления могли своевременно и качественно выполнять свои
должностные обязанности была разработана подсистема «Подписка –
УФПС».
23
2.2. ПОДСИСТЕМА "ПОДПИСКА - УФПС"
Данная подсистема была разработана для работы сотрудников
уровня управления регионального филиала ФГУП «Почта России».
Разработка подсистемы «Подписка - УФПС» ведется в Rad Studio XE
10 на языке программирования Delphi.
В качестве базы данных используется база данных MS SQL Server.
Работа с базой данных осуществляется средствами FireDac.
Данная подсистема пришла на замену группе модулей, с которыми
ранее работали сотрудники подписки уровня регионального управления,
под названием «Подписка - Область».
Ее появление позволило:
на порядок упростить работу сотрудников подписки
управлений;
получить возможность более оперативного сбора информации о
подписки;
улучшить способы контроля;
на порядок упростить работу сотрудников районных
подразделений филиала.
В данный момент подсистема «Подписка – УФПС» развернута на
всей филиальной сети ФГУП «Почта России».
2.3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
ПОДСИСТЕМЫ "ПОДПИСКА - УФПС"
В функциональные возможности данной подсистемы входит:
ввод файлов редакционной подписки, поступивших от
центральных и региональных издательств;
ввод файлов запредельческой подписки;
24
ввод групповых аннуляций, по инициативе издательства;
Контроль незаказанных карточек СП-1 по различным
критериям;
контроль соответствия стоимости карточек СП-1 со стоимостью
изданий в каталоге;
формирование сводных заказов в центральные, региональные и
районные издательства по различным критериям и видам карточек;
Формирование контрольно-сортировочных таблиц;
настройки подсистемы;
импорт справочников, которые подготавливаются в других
подсистемах;
экспорт различных объемов информации для других систем;
просмотр и редактирование определенных видов справочников.
В аналитический и отчетный функционал данной подсистемы
входят:
Форма «Союз печать» 25, или СП-25;
Форма «Союз печать» 45, или СП-45;
Справка по индексу;
Сравнительный анализ;
Тиражи и доходы областных изданий;
Заказы по издательствам;
Данные КСТ;
Декада подписки;
Итоги подписки в разрезе агентств;
Справка по экземплярам и весу;
Генератор отчетов.
Так же к функциям аналитики можно отнести функции
формирования контрольно-сортировочных таблиц.