12
Рис. 4. Программная архитектура ООО «ИНФОПАК»
На рабочих станциях пользователей установлена операционная
система Windows 10. На рабочих станциях используется офисный пакет
программ MS Office 2016. Для защиты компьютеров от вирусов
используется антивирусное программное обеспечение Dr.Web Internet
Security.
В качестве браузера используется Google Chrome и Opera. Для
управления кадрами и ведении бухгалтерии используется «1C: Зарплата и
кадры 8.2». Все программное обеспечение лицензировано. Установка
программного обеспечения разрешена только администраторам.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов
Предметом исследования настоящей работы является организация
процессов формирования и учета договоров ООО «ИНФОПАК».
13
Существует два подхода к работе с договорами в организации:
централизованный и децентрализованный [26] (рисунок 5).
Рис. 5. Подходы к работе с договорами организации
В ООО «ИНФОПАК» используется централизованный подход при
работе с договорами. Функции по подготовке и сопровождению договоров
ведет отдел работы с клиентами и отдел закупок.
Процедура формирования и учета договоров организации включает в
себя следующие этапы:
1. Появление потребности в заключении договора: договор поставки
товаров клиентам, или закупки материалов и сырья.
2. Согласование условий договора с контрагентом.
3. Формирование договора.
4. Согласование договора обеими сторонами.
5. Внесение корректировок в договор (при необходимости).
6. Заключение договора.
7. Выполнение условий договора.
8. Контроль исполнения условий договора.
Рассмотрим функциональную модель формирования и учета договоров в
ООО «ИНФОПАК». Для построения модели будем использовать методологию
функционального моделирования IDEF0.
14
Методология функционального моделирования IDEF0 — это технология
описания системы в целом как множество взаимосвязанных функций. IDEF0
позволяет четко определить назначение и аспекты системы, от аспектов
предназначения системы [4, 17].
На рисунке 6 представлена контекстная диаграмма IDEF0 процесса
формирования и учета коммерческих договоров ООО «ИНФОПАК» AS-IS («как
есть»).
Рис. 6. Контекстная диаграмма «как есть»
Цель создания модели: создать модель информационной системы
формирования и учета договоров в ООО «ИНФОПАК».
Границы моделирования: моделирование охватывает описание
процессов учета договоров с клиентами ООО «ИНФОПАК».
Точка зрения: сотрудник отдела работы с клиентами.
В качестве управляющих потоков выделены: нормативные документы
(Устав ООО «ИНФОПАК», Гражданский кодекс РФ, приказы и
распоряжения и т.д.), должностные обязанности сотрудников компании.
15
Основными видами договоров, которые будут рассмотрены в
настоящей работе являются договор поставки заказа клиенту, а также
договор закупки сырья и материалов для производства упаковочной тары.
Входными данными являются: заказ клиента, сведения о клиенте,
условия поставки товаров, список товаров для закупки, сведения о выбранном
поставщике и условия закупки сырья и материалов.
Выходной информацией являются заключенные договора поставки и
закупки, а также журнал учета договоров, который используются для контроля
исполнения договоров.
В процессе формирования и учета договоров ООО «ИНФОПАК»
принимают участие:
сотрудник отдела работы с клиентами – оформление договора
поставки, согласование условий договора, принятие участие в
процессе контроля своевременного исполнения условий договора;
сотрудник отдела закупок - оформление договора закупки,
согласование условий договора, принятие участие в процессе
контроля своевременного исполнения условий договора;
бухгалтер – проверка корректности финансовой составляющей
договоров, контроль оплаты договоров;
генеральный директор – согласование условий договоров,
визирование договора;
сотрудник юридического отдела – контроль юридической чистоты
договоров.
На рисунке 7 приведена декомпозиция контекстной диаграммы.
16
Рис. 7. Декомпозиция контекстной диаграммы
Основными бизнес-процессами на данной диаграмме являются:
заключение договоров (поставки, закупки);
внесение информации о договоре в журнал учета и контроль
исполнения договоров.
Процессы заключения договоров поставки и закупки схожи.
Рассмотрим декомпозицию бизнес-процесса «Заключение договора поставки
товаров клиенту», представленную на рисунке 8.
При получении заказа от клиента о поставке упаковочной тары,
сотрудники отдела работы с клиентами согласовывают условия поставки
заказа: способ доставки, объем, стоимость, периодичность и т.д.
Далее договор составляется при участии бухгалтера и юриста.
Предоставляется клиенту для согласования. Если все устраивает обе
стороны, то заключается договор поставки, который подписывается
генеральным директором (или уполномоченным лицом) с одной стороны и
клиентом с другой стороны.
17
Рис. 8. Декомпозиция процесса «Заключение договора
поставки товаров клиенту»
На рисунке 9 представлена декомпозиция бизнес-процесса
«Формирование договора», которая описывает последовательность операций
по подготовке договора к подписанию.
Рис. 9. Декомпозиция процесса «Формирование договора»
18
В ООО «ИНФОПАК» используется предварительно заполненный
шаблон договора поставки товаров клиенту, который вручную дополняется
необходимой информацией по условиям поставки:
сведения о клиенте;
список товаров, их количество и стоимость;
условия доставки (самовывоз, транспортная компания и т.п.);
порядок расторжения договора и т.д.
Договор проверяет бухгалтер и юрист, прежде чем он передается
клиент на согласование и подпись генеральным директором.
На рисунке 10 представлена декомпозиция бизнес-процесса
«Внесение договоров в журнал учета, контроль исполнения договоров».
Сведения о договорах вносятся в журнал учета, который используется
для быстрого отслеживания этапов выполнения каждого договора. Это
помогает сотрудникам контролировать своевременность исполнения
обязательств по договорам и исключает необходимость ручного просмотра
бумажных версий договоров.
Рис. 10. Декомпозиция бизнес-процесса «Внесение
договоров в журнал учета, контроль исполнения договоров»
19
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
Проанализировав бизнес-процессы формирования и учета договоров
коммерческой организации ООО «ИНФОПАК» были выявлены следующие
недостатки:
ручное заполнение договоров;
ручное заполнение журналов учета;
ручное отслеживание исполнения договоров;
частые ошибки при ручном заполнении документов;
журнал учета не защищен от несанкционированного доступа;
резервное копирование данных не ведется.
Для решения выявленных проблем целесообразно использовать
автоматизированный способ формирования и учета договоров в
ООО «ИНФОПАК». Это потенциально позволит достичь следующих
результатов:
автоматизированный способ формирования договоров сократит
трудовые и временные затраты сотрудников организации;
снизится количество ошибок, которые могут быть допущены при
ручном формировании договора;
автоматизированный учет договоров позволит исключить
необходимость повторного внесения информации о договорах;
данные о договорах будут защищены от несанкционированного
доступа.
В процессе выполнения задачи формирования и учета договоров
ООО «ИНФОПАК» будут принимать участие те же исполнители, которые
были задействованы и до автоматизации задачи, а именно:
сотрудник отдела работы с клиентами;
сотрудник отдела закупок;
бухгалтер;
20
генеральный директор;
сотрудник юридического отдела.
Доступ к автоматизированной информационной системе
формирования и учета договоров должен быть предоставлен:
сотруднику отдела работы с клиентами;
сотруднику отдела закупок;
бухгалтеру;
сотруднику юридического отдела.
Регулярность использования информационной системы: при
необходимости.
Исходные данные для решения задачи: шаблоны договоров, сведения
о контрагентах (клиент, поставщик), сведения об условиях поставки или
закупки.
Необходимо организовать возможность одновременной работы с
информационной системой всем сотрудникам ООО «ИНФОПАК», которые
могут иметь доступ к данным. При этом стоит избегать взаимной блокировки
данных при одновременном доступе к данным. Для этого можно
использовать программные средства или возможности используемой
системы управления базами данных (СУБД).
1.2.3. Анализ информационных потоков проектируемой задачи
Для анализа информационных потоков проектируемой задачи
составим таблицу прагматических оценок потоков информации до
автоматизации и представим ее в таблице 2.
После автоматизации ожидается, что на формирование документов
будет затрачено намного меньше времени.
21
Таблица 2
Оценка потока информации до автоматизации
Документ
Количество
документов
за год
Трудовые
затраты на 1
документ, мин
Трудовые
затраты за
год, час
Договор поставки
720
40
480
Договор закупки
540
60
540
Журнал учета договоров
12
160
32
Итого:
1052
В таблице 3 представлены прагматические оценки потоков
информации после автоматизации.
Таблица 3
Оценка потока информации после автоматизации
Документ
Количество
документов
за год
Трудовые
затраты на 1
документ, мин
Трудовые
затраты за
год, час
Договор поставки
720
10
120
Договор закупки
540
10
90
Журнал учета договоров
12
1
1
Итого:
211
Следовательно, после внедрения программного обеспечения
временные затраты сотрудников ООО «ИНФОПАК» на формирование и учет
договоров за год уменьшатся 75%.
Если рассчитать стоимостные затраты сотрудников
ООО «ИНФОПАК» за год при условии ежемесячного оклада труда, равного
25000 рублей, получим, годовой экономический эффект равный 626 488
рубля.
На рисунке 11 представлена схема документооборота формирования и
учета договоров поставки тары клиентам ООО «ИНФОПАК».
На схеме выделены участники процесса:
сотрудник отдела работы с клиентами;
клиент;
бухгалтер;
сотрудник юридического отдела;