17
отдельным категориям населения, в соответствии с законодательством
Российской Федерации и Пермского края.
3
В бухгалтерии установлено программное обеспечение (ПО) для
реализации бухгалтерских функции:
1С: Предприятие 8 - это современный инструмент для повышения
эффективности бизнеса торгового предприятия. Позволяет в комплексе
автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и
планирования торговых операций, обеспечивая тем самым эффективное
управление современным торговым предприятием.
СКБ - Контур: Бухгалтерия - позволяет автоматически рассчитать
зарплату, начислить больничные и отпускные, вести бухгалтерский учет,
отправить отчетность через интернет. Поддерживает актуальность форм и
содержит множество подсказок.
Клиент - Сбербанк - это система дистанционного банковского
обслуживания, предоставляющая возможность посредством стандартного
интернет-браузера подготавливать и отправлять платежные документы, а
также совершать другие операции.
Информационно - технологическая инфраструктура организации
представляет собой 26 точек свободного доступа в интернет. Компьютеры
связаны в единую локально - вычислительную сеть, объединяющую рабочие
места в кабинетах, которая изображена на рисунке 2.
3
ЕАИС Социальный регистр населения [Электронный ресурс] https://www.ivs-corp.ru/solutions/143
(дата обращения: 5.01.2017).
18
Рисунок 2.Графическое изображение локальной сети
организации
19
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Моделирование бизнес процессов является одним из методов
улучшения качества и эффективности работы организации. В основе этого
метода лежит описание процесса через различные элементы (действия,
данные, события, материалы и пр.) присущие процессу. Как правило,
моделирование бизнес процессов описывает логическую взаимосвязь всех
элементов процесса от его начала до завершения в рамках организации. В
более сложных ситуациях моделирование может включать в себя внешние по
отношению к организации процессы или системы.
Конечная цель моделирования бизнес процессов заключается в том,
чтобы добиться улучшения работы. Для этого в ходе анализа основное
внимание уделяется повышению ценности результатов процесса и снижению
стоимости и времени выполнения действий.
4
Состав стадий, которые включает в себя моделирование бизнес
процессов следующий:
выявление процессов и построение исходной модели «как
есть». Для того чтобы улучшить процесс, необходимо понимать, как он
работает в данный момент. На этой стадии определяются границы процесса,
выявляются его ключевые элементы, собираются данные о работе процесса.
В результате создается исходная модель процесса «как есть». Эта модель не
всегда адекватно отражает работу процесса, поэтому модель этой стадии
можно назвать «первым драфтом» или исходной моделью «как есть»;
пересмотр, анализ и уточнение исходной модели. На этой стадии
выявляются противоречия и дублирование действий в процессе,
определяются ограничения процесса, взаимосвязи процесса, устанавливается
4
Репин В.Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов, 2013.
20
необходимость изменения процесса. В результате формируется
окончательный вариант модели «как есть»;
разработка модели «как должно быть». После анализа
существующей ситуации, необходимо определить желаемое состояние
процесса. Это желаемое состояние представляется в модели «как должно
быть». Такая модель показывает, как процесс должен выглядеть в будущем,
включая все необходимые улучшения. В ходе этой стадии моделирования
бизнес процессов и разрабатываются такие модели;
тестирование и применение модели «как должно быть». Эта
стадия моделирования связана с внедрением разработанной модели в
практику деятельности организации. Модель бизнес процесса проходит
апробацию, и в нее вносятся необходимые изменения;
улучшение модели «как должно быть». Моделирование бизнес-
процессов не ограничивается только созданием модели «как должно быть».
Каждый из процессов по ходу работы продолжает изменяться и
совершенствоваться, поэтому модели процессов должны регулярно
пересматриваться и улучшаться. Эта стадия моделирования связана с
постоянным улучшением процессов и улучшением модели бизнес-
процессов.
5
С помощью функциональной модели опишем существующие бизнес-
процессы учёта документов в МТУ№4, построим так называемую модель
«AS-IS» .
Модель AS-IS - это модель «как есть», т.е. модель уже
существующего процесса / функции. Обследование процессов является
обязательной частью любого проекта создания или развития системы.
Построение функциональной модели AS-IS позволяет четко зафиксировать,
какие процессы осуществляются на предприятии, какие информационные
5
О. И. Долганова, Е. В. Виноградова, А. М. Лобанова; под ред. О. И. Долгановой. Моделирование
бизнес-процессов, М. : Издательство Юрайт, 2015. — 289 с.
21
объекты используются при выполнении функций различного уровня
детализации.
6
В первую очередь, строится контекстная диаграмма (рис. 1.3), которая
является вершиной древовидной структуры диаграмм и представляет собой
самое общее описание системы. Перед построением контекстной диаграммы
необходимо проанализировать внешние события (внешние объекты),
оказывающие влияние на работу МТУ№4.
В своей работе МТУ №4 руководствуется нормативными правовыми
актами области и города и федеральными законами, например:
1. Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах».
2. Федеральный закон от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной
защите инвалидов в РФ».
3. Федеральный закон от 10.12.1995 № 195-ФЗ «Об основах
социального обслуживания населения в Российской Федерации».
4. Федеральный закон от 02.08.1995 № 122-ФЗ «О социальном
обслуживании граждан пожилого возраста и инвалидов».
5. Закон РФ от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан,
подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на
Чернобыльской АЭС».
6. Федеральный закон от 17.07.1999 № 178-ФЗ «О государственной
социальной помощи».
7. Федеральный закон от 05.04.2003 № 44-ФЗ «О порядке учета
доходов и расчета среднедушевого дохода семьи и дохода одиноко
проживающего гражданина для признания их малоимущими и оказания им
государственной социальной помощи».
8. Федеральный закон от 24.04.2008 № 48-ФЗ «Об опеке и
попечительстве».
Входные данные:
6
Карпова Т. С.Базы данных: модели, разработка, реализация: учебное пособие, – М.: ИНФРА-М,
2016 год, 241 страница.
22
1. Информация о клиентах: под данным пунктом необходимо
понимать не только информацию рода ФИО, дата рождения и т.п., но и копии
или оригиналы документов, необходимые для получения какого-либо
пособия. Но т.к. создаваемая система предполагает учёт документов, а не
хранение информации о клиенте, то этот набор сведений в системе будет
минимальным и ограничится ФИО клиента и адресом его проживания.
Результатами работы (выходными данными) являются отчёты о
проделанной работе, выданные документы клиентам и архив документов.
Механизм управления – работник МТУ №4 и ПК продемонстрирован
на рисунке 1.3.
Рисунок 3. Контекстная диаграмма функциональной модели
бизнес-процесса «AS-IS»
1.2.2 Характеристика и анализ существующей системы
Вся работа с клиентами отмечается в виде записей в книгах
регистрации приёма заявлений и документов.
23
Применяя методологию IDEF0, получим функциональную модель
предметной области, которая отображает функциональную структуру
объекта, т.е. производимые им действия и связи между ними.
Методология IDEF0 предписывает построение иерархической
системы диаграмм - единичных описаний фрагментов системы. Сначала
проводится описание системы в целом и ее взаимодействия с окружающим
миром (контекстная диаграмма), после чего проводится функциональная
декомпозиция - система разбивается на подсистемы и каждая подсистема
описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема
разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени
подробности.
Каждая IDEF0-диаграмма содержит блоки и дуги. Блоки изображают
функции моделируемой системы. Дуги связывают блоки вместе и
отображают взаимодействия и взаимосвязи между ними.
7
Комментарии к контекстной диаграмме А0.
1. Функция: А0 (рисунок 1.4);
2. название: МТУ №4 Министерство социального развития
Пермского края г. Чернушка;
3. алгоритм: функция МТУ №4 заключается в основном в
следующих видах работ: приём заявлений и документов, создание и выдача
уже готовых документов, формирование различных отчётов;
4. входные данные: информация о клиенте;
5. выходные данные: отчёты о работе, выданные документы,
архивы документов;
6. управление: нормативные документы;
7. механизм: ПК, работник МТУ №4.
7
Белов В. С. Информационно-аналитические системы: основы проектирования и применения:
учебно-практическое пособие, 2010 год, 111 страниц.
24
Рисунок 4. Контекстная диаграмма А0 бизнес-процесса «AS-IS»
1.2.3 Обоснование необходимости автоматизации
В связи с тем, что организация занимается предоставлением мер
социальной поддержки,количество людей нуждающихся в получении каких
либо профессиональных услуг достаточно велико. Сотрудники ведут
большинство записей в бумажном виде, что затрудняет аналитическую и
статистическую обработку данных.
Эффективно решить данную проблему можно с помощью создания
электронного архива. Электронные архивы на сегодняшней день стали
частью рабочего процесса многих компаний, без них современное
предприятие не может эффективно функционировать и просто обрекается на
простои.
Список часто встречаемых проблем на этапе архивирования и работы
с архивом бумажных документов:
1. Потеря документа. Такая проблема может возникнуть как до
отправки документа в архив, так и после.
25
2. Медленный поиск по архиву. При наличии большого количества
документов поиск нужного экземпляра может отнять по-настоящему много
времени.
3. Высокие затраты на аренду помещения. Для архива приходится
арендовать или строить целые здания. Это может быть очень дорогим
удовольствием.
4. Отсутствие возможности совместной работы с одним
экземпляром документа. Нескольким сотрудникам нужно работать с одним
документом.
5. Крайне низкий уровень конфиденциальности. Практически
любой сотрудник может получить доступ к документу, который не
предназначен для просмотра третьими лицами.
6. Неподготовленность архива к чрезвычайным ситуациям. В случае
возникновения чрезвычайных ситуаций (пожар, кража, стихийное бедствие),
бумажный архив финансовых документов предприятия оказывается крайне
незащищенным.
7. Низкий уровень структурированности. Не всегда архив держится
в полном порядке. Часто документы отсортированы неверно, находятся не в
тех местах, где должны. Это затрудняет дальнейшую работу с архивом.
8
Поэтому руководитель не имеет возможности отследить динамику
положения дел в организации, выявить проблемы, обозначить пути
устранения проблем.
Во время анализа бумажного архива, разработки его электронного
аналога, ввода данных — доступ к корпоративной документации получают
сторонние специалисты, поэтому вопросы информационной безопасности
стоят особенно остро. Поскольку электронный архив представляет собой
программный комплекс, включающий несколько подсистем, существует
8
Вдовин, В.М. Предметно-ориентированные экономические информационные системы: Учебное
пособие / В.М. Вдовин. - М.: Дашков и К, 2013. - 388 c.
26
возможность разграничить доступ к каждой из них. Кроме того, электронные
документы хранятся не в локальной базе данных, а на удаленном
защищенном сервере, и пользователи получают для работы только их копии.
9
Электронный архив позволяет:
создать централизованное хранилище электронных документов;
разграничить права доступа к информации;
учитывать и контролировать доступ к электронным документам,
а также все изменения, производимые в электронных копиях;
запретить изменения документов;
зашифровать с помощью протоколаsecure sockets layer (SSL —
уровень защищённых cокетов) обмен информацией между сервером и
компьютером пользователя;
создавать резервные копии;
защитить доступ к документам через интернет.
10
Таким образом, создание электронного архива и перевод документов в
электронный вид решает большинство проблем корпоративной
информационной безопасности и позволяет значительно повысить уровень
защиты.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
Автоматизация — самый эффективный метод. Внедрение
электронного архива позволяет решить широкий ряд проблем, которые то и
дело возникают на предприятиях, использующих систему бумажного
хранения документации. Так как полностью избавиться от необходимости
9
Защита электронного архива [Электронный ресурс] http://e-arch.ru/30-article-2/ (дата обращения:
12.12.2016);
10
Электронный и бумажный архив: создание и организация [Электронный ресурс] http://archiv-
s.ru/public/elektronnyy-i-bumazhnyy-arkhiv-sozdanie-i-organizatsiya/ (дата обращения: 12.12.2016).