57
Рисунок 23. Интерфейс диалогового окно Вложения
Чтобы добавить документ в базу данных в диалоговом окне Вложения
нужно нажать кнопку Добавить, после чего в открывшемся окне прописать
путь к файлу, выделить его и нажать кнопку Открыть (рисунок 24).
Рисунок 24. Открытие документа
После того, как документ открыт, окно Вложения изменится (рисунок
25), в нём будет указан список всех файлов, прикреплённых к данной записи
(в данном случае к карточке документа).
58
Рисунок 25. Вид окна Вложения после добавления файлов к
записи
Также на главной форме имеется кнопка для поиска документов. По
нажатию данной кнопки откроется форма Поиск. С её помощью можно
осуществить поиск документов (карточек документов) по определённым
параметром. Поиск удобен, когда нужно найти среди всех документов какой-
либо один, например, это можно сделать по фамилии заявителя или
ответственного, по дата оформления или виду документа (рисунок 26).
Рисунок 26. Интерфейс формы Поиск
Также эту форму можно закрыть по кнопке Закрыть форму ил перейти
на главную форму по одноимённой кнопке.
59
Каждый вид поиска открывается в отдельной форме и при открытии
выдаёт диалоговое окно, а котором нужно указать данные по выбранному
параметру поиска (рисунок 27).
Рисунок 27. Ввод параметра поиска
Например, чтобы найти карточку документа по ФИО ответственного
нужно нажать кнопку По ФИО сотрудника, после чего выйдет диалоговое
окно Введите значение параметра. В строке достаточно указать только
фамилию сотрудника и после нажатия кнопки «ОК» в форме будут отражены
все документы, оформленные сотрудником (рисунок 28).
Рисунок 28. Результат поиска
Каждая форма поиска построена на основе запросов с параметром.
Пример оформления запроса с параметром приведён на рисунке 29.
60
Рисунок 29. Создание запроса с параметром
В данном запросе для создания параметра было выбрано поле ФИО
сотрудника и в строке «Условие отбора» введён параметр Like "*" &
[Введите ФИО сотрудника:] & "*". Эта запись обозначает, что после ввода
параметра запрос возвратит значения, содержащие строку параметра, при
этом можно указывать часть искомого параметра, а не весь целиком.
Аналогичным образом оформлены и работают всё виды поиска в
системе.
На главной форме Системы управления документом имеется кнопка
для формирования отчёта (рисунок 30). По её нажатия необходимо ввести
требуемый параметр и в соответствии с этим параметром будет сформирован
отчёт. В данной системе отчёт формируется только по одному параметру –
дате оформления. Далее идёт сортировка по виду документа.
Рисунок 30. Вид отчёта
61
Для выхода и печати отчёта имеются кнопки. Процедура добавления
кнопок в отчёт отличается от процедуры добавления кнопок в форму: если в
форме кнопку настроить можно с помощью мастера, то в отчете для создания
кнопки необходимо написать макрос (рисунок 31).
Рисунок 31. Написание макроса для кнопки в отчёте
Во второй части описана модель создаваемой системы, выявлены
сущности, описаны атрибуты сущностей, построены связи между ними.
Рассмотрен интерфейс разработанной системы и некоторые моменты её
создания. На данный момент времени система является
однопользовательской и не имеет сетевой версии, но такую проблему
предполагается решить в будущем.
62
Глава 3. Экономическая эффективность внедрения проекта
3.1 Расчет стоимости разработки информационной системы
Одним из важнейших показателей работы информационной системы
является ее экономическая эффективность. Под
эффективностью использования АИС понимают экономию материально -
трудовых ресурсов и денежных средств, полученную в результате
сокращения численности управленческого персонала, фонда заработной
платы, расхода основных и вспомогательных материалов вследствие
автоматизации конкретных видов планово-учетных и аналитических работ. В
настоящее время для определения эффективности внедрения АИС
существуют ряд методик (традиционные, вероятностные, качественный
анализ и т.д.). Каждые из них позволяют оценить и спрогнозировать
изменение технико - экономических показателей работы организации или
предприятия.
К затратам на используемые материалы относят все затраты на
носители данных, бумагу, для печатных устройств, канцтовары и др. Затраты
по ним определяются по экспертным оценкам.
Затраты на материалы указаны в таблице 3.
Таблица 3
Затраты на материалы
Материалы
Количество, шт.
Стоимость, руб.
Офисная бумага,
пачек
2
400
Картридж для
принтера, шт
3
250
Другие канцтовары
-
50
Итого:
700
В результате затраты по данной статье составят 700,00 руб.
Исходя из фактически отработанного времени программиста, которое
составило 15 рабочих шестичасовых дней, найдем количество фактически
отработанного времени, ч.:
63
Тф=Кдн·Враб, (1)
где Тф – фактически отработанное время, ч.;
Кдн – количество отработанных дней, дн;
Враб – продолжительность рабочего дня, ч.
Тф=15·6=90
Принимая часовую заработную плату программиста в расчете 100
руб., получим основную заработную плату, руб.:
Зосн=Тф·Тч, (2)
где Тч – часовая тарифная ставка программиста.
Зосн=90·100=9000.
Для определения общей суммы расходов на оплату труда необходимо
учесть доплаты и надбавки. Принимаем удельный вид доплат и надбавок в
размере 15 % от основной заработной платы, руб.:
Удоп=Зосн·0,15, (3)
Удоп=9000 ·0,15=1350 руб.
Отсюда находим общие расходы на оплату труда, руб.:
Робщ=Зосн+Удоп, (4)
Робщ=9000+1350=10350 руб.
Далее определим единый социальный налог; в соответствии со
ставкой он составляет 26% от расходов на оплату труда, что составит, руб.:
Осоц=Робщ·0,26 (5)
Осоц=10350 ·0,26≈ 2690 руб.
Расход денежных средств, связанный с энергопотреблением
технических средств можно найти по формуле, руб.:
Рэ=Кдн·Враб·Мс·Цэн, (6)
где Кдн – период написания программы, дн.,
Враб – длительность рабочей смены, ч.,
Мс – мощность, потребляемая техническими средствами, кВт·ч; Мс=
250 Вт·ч.
64
Цэн – стоимость электроэнергии по действующим тарифам, р./кВт·ч;
Цэн=1,5 рубля за кВт·ч.
Отсюда:
Рэ=15·6·0,25·1,5 ≈ 33,75 руб.
Проведем расчет общей суммы затрат в таблице 3.2.
Таблица 4
Расчет общей суммы затрат на разработку АИС
Затраты
Сумма, руб.
Затраты на заработную плату
персонала
10350,00
Затраты на единый социальный
налог
2690,00
Затраты на электроэнергию
33,75
Затраты на материалы
700,00
Итого
13773,75
Расчет стоимости разработки информационной системы в месяц
продемонстрирован на рисунке 32.
Рисунок 32. Расчет общей суммы затрат на разработку АИС
Таким образом, стоимость разработки данной системы для МТУ №4
Минсоцразвития составит 13773,75руб.
10 350,00р.
2 690,00р.
33,75р.
700,00р.
Расчет общей суммы затрат
Заработная плата
персонала
Единый социальный
налог
Электроэнергия
Материалы
65
3.2 Экономическая эффективность внедрения проекта
Эффективность использования информационной системы определяют
сопоставлением результатов от функционирования и затрат всех видов
ресурсов, необходимых для ее создания и развития. При расчете стоимости
эксплуатации системы определяется целесообразность ее использования в
организации.
Учитывая то, что с разработанной ИС сотрудники МТУ №4
Минсоцразвития будут работать в среднем по 3 часа в день, а среднее
количество рабочих дней в месяц - 21, можно рассчитать стоимость
эксплуатации системы в месяц.
Затраты на электроэнергию, связанные с выполнением функций
системы являются одними их составляющих затрат.
Затраты на электроэнергию представлены в таблице 6.
Таблица 6
Затраты на электроэнергию
Устройство
Единиц
Потребляемая
мощность (кВт)
Время
работы (час)
Общий
расход
(кВтч)
Компьютер с
монитором
1
0.4
21*3 = 63
25,2
Принтер
1
0.1
21*0,17= 3,57
0,357
Итого:
25,557
Действующий тариф составляет 3,08 руб.
Соответственно затраты на электроэнергию, потребляемую за счет
пользования ИС в месяц составят 78,7 рублей.
Затраты на материалы, связанные с работой системы представлены в
таблице 7.
Таблица 7
Затраты на материалы
Материалы
Количество, шт.
Стоимость, руб.
Офисная бумага,
пачек
1
200
Картридж для
принтера, шт
2
180
Итого:
380
66
В результате затраты по данной статье составят 380,00 руб.
Внедрение ИС способствует облегчению ведения личных дел
клиентов. Экономия трудовых затрат представлена в таблице 8
Таблица 8
Экономия трудозатрат по выполнению комплекса задач
Комплекс
задач
Количество
событий в
месяц*
Внесение
данных в
бумажный
архив
Внесение
данных в ИС
Экономия
трудозатрат
Временные
затраты,
мин.
Временные
затраты,
мин.
Сортировка
документов в
необходимом
порядке
300
5
-
1500
Поиск
личного дела
клиента по
архиву
300
10
5
1500
Внесение
документов в
архив
300
5
5
-
Смена
старого
личного дела
на новое
10
15
-
150
Итого в
месяц
6150
3000
3150
*количество событий в месяц является примерным.
Прямой эффект заключается в том, что внедрение ИС позволит
снизить нагрузку на сотрудников компании, а следовательно часть
сотрудников можно задействовать на других участках.
Снижение трудозатрат:
1) абсолютное снижение трудовых затрат (Т) в часах за месяц:
Т = Т
0
- Т
1
(7)
Т=6150 - 3000=3150 ч.
где Т
0
- трудовые затраты в часах за месяц на выполнение комплекса
задач без использования ИС;