44
1. Видеонаблюдение установлено только в торговом павильоне,
также, так как это одноэтажное здание, установлены решетки на окнах.
2. Офисное помещение организация арендует в офисном центре,
защиту здания осуществляет арендодатель (сигнализация ночная и дневная
охрана). В офисе есть специальный сейф в Отделе учета и аналитики, у
директора для хранения денежных средств, печатей и иных ценностей.
3. Авто-транспортное помещение (гараж в аренде) обеспечен
сигнализацией специальными стальными дверьми, охранник отсутствует.
4. На складе имеется дневная и ночная охрана, сигнализация.
Организованы следующие виды контроля отдела продаж:
а) контроль рабочего времени
На складе осуществляется за счет фиксации охранником времени
прихода и ухода сотрудников в соответствующий журнал. В этом журнале
также указывается когда и куда отлучался сотрудник в течении рабочего дня.
Если сотрудник отлучается по работе - в том же журнале фиксируется цель
отлучки и кем санкционирована.
Начальник отдела продаж также осуществляет контроль рабочего
времени в торговом павильоне, ему непосредственно подотчетен старший
менеджер.
б) контроль отчетности
Введена система оперативных отчетов. Смысл ее в том, что все
сотрудники отдела продаж (закупок) по истечении недели формируют отчеты
о проделанной работе своему непосредственному руководителю.
Соответственно отчет следующего уровня руководителей строится на основе
отчетов их подчиненных.
В отчетах отражается следующая информация: количество
обзвоненных клиентов, количество удачных сделок, количество неудачных
сделок (с указанием причин неудачи и координат клиента), количество
обращений к клиенту по рекламе и результативность, суммы сделок и т.п.
45
Оперативная информация ежедневная по продажам и закупкам
заносится в программу 1С, в которая информация накапливается,
формируется отчетность.
в) контроль в процессе закупки
Возможные варианты мошенничества: закупки по завышенной цене и
получать "откат"; можно закупить товара гораздо больше чем надо и сыграть
на разнице оптовых цен, можно закупать у одного и того же продавца - иметь
скидку и разницу брать себе; можно покупать у своей посреднической
фирмы. Эти способы выявляются при помощи периодического анализа цен
закупки товара исходя из данных в системе учета.
г) контроль контактов.
С каждым сотрудником заключается соглашение о коммерческой
тайне. Также, прежде чем приступать к реализации, с каждым сотрудником
заключены соглашения, смысл которых сводится к их согласию на
контроль.
Документ примерно следующего содержания:
«Я, ФИО, согласен с тем, что мою работу (деятельность в рабочее
время) могут контролировать специально выделенные сотрудники
компании, в том числе мою отчетность, проведение мною переговоров,
общение по телефону и т.п.».
д) организационная работа в отношении персонала:
с каждым сотрудником подписаны трудовой договор и
должностная инструкция, в которых прописаны его обязанности и
ответственность;
проводится инструктаж главным инженером по обращению с
машинами для предупреждения неумышленного их повреждения;
проводится инструктаж безопасности по обращению с офисной
техникой, электрическими приборами;
заключаются договора полной материальной ответственности и
порчи имущества.
46
Крупный блок обеспечения имущественной безопасности ООО
«ЯмалМоторс» - это реализация методов финансового контроля (таблица 7).
Таблица 7
Организация внутреннего финансового контроля в ООО
«ЯмалМоторс»
Вид
внутрен
него
финансо
вого
контрол
я
Форма внутреннего
финансового контроля
Цель
внутреннего
финансового
контроля
Субъекты
внутреннего
финансового
контроля
Результ
аты
внутре
ннего
финанс
ового
контро
ля
Кто
проверяе
т
Кого
про
вер
яют
Предвар
ительны
й
финансо
вый
контрол
ь
Проверки финансово-
плановых документов,
проверки и визирование
проектов договоров,
предварительные
экспертизы документов
(решений),
предупрежден
ие возможных
нарушений на
этапе
планирования
расходов и
заключения
договоров.
руководи
тель
компании
,
заместите
ль
руководи
теля,
главный
бухгалтер
Отд
ел
учет
а и
ана
лит
ики
Достов
ерность
и
точност
ь
докуме
нтов
Продол
жение
Текущий
контрол
ь
- повседневный анализ
соблюдения реализации
планов финансово-
хозяйственной
деятельности;
- проверки расходной
документации, проверки
наличия денежных
средств в кассе
(соблюдения лимита),
проверки полноты
принятия к учету
полученных в банке
денежных средств;
проверки авансовых
отчетов, инвентаризация.
Установление
достоверности
бухгалтерской
документации.
Определение
уровня
реализации
финансовых
планов.
руководи
тель
компании
,
заместите
ль
руководи
теля,
главный
бухгалтер
Отд
ел
учет
а и
ана
лит
ики
Коррек
тировка
планов
Коррек
тировка
учетны
х
докуме
нтов
i
Продолж
ение
последу
ющий
финансо
вый
контрол
ь
инвентаризации;
внезапных проверок
кассы;
проверок поступления,
наличия и использования
денежных средств;
документальные
проверки финансово-
хозяйственной
деятельности компании
Оценка
результатов
финансовой
деятельности и
эффективност
и проводимых
операций.
Корректировка
финансовой
стратегии и
политик
руководи
тель
компании
,
заместите
ль
руководи
теля,
главный
бухгалтер
Отд
ел
учет
а и
ана
лит
ики
Коррек
тировка
планов
Коррек
тировка
учетны
х
докуме
нтов
47
Рассмотрим более детально формы и методы финансового контроля
ООО «ЯмалМоторс».
Реализация финансового контроля возложена на Отдел учета и
аналитики. В ООО «ЯмалМоторс» отсутствует Положение об
имущественной безопасности, но в составе учетной политики для целей
бухгалтерского учета ООО «ЯмалМоторс» утверждено и «Положение и
внутреннем финансовом контроле». Рассмотрим порядок организации
финансового контроля в компании согласно данному положению.
Внутренний финансовый контроль в компании подразделяется на
предварительный, текущий и последующий.
Предварительный контроль осуществляется до начала совершения
хозяйственной операции. Позволяет определить, насколько целесообразной и
правомерной будет та или иная операция.
Основные формы предварительного внутреннего финансового
контроля это:
- проверки финансово-плановых документов (в частности расчет
потребности в денежных средствах, формирование смет доходов и расходов
и другое). Данные операции осуществляет главный бухгалтер, на него
возложено их визирование, а также согласование и урегулирование
разногласий;
- проверки и визирование проектов договоров, которые
осуществляются главным бухгалтером, заместителем главного бухгалтера,
экономистом;
- предварительные экспертизы документов (решений), которые связаны
с расходованием финансовых и материальных ресурсов. Данные процедуры
осуществляет главный бухгалтер (бухгалтер), эксперты и другие
уполномоченные должностные лица.
Текущий контроль осуществляют посредством следующих операций:
- повседневный анализ соблюдения реализации планов финансово-
хозяйственной деятельности;
48
- непрерывный бухгалтерский учет всех фактов хозяйственной
деятельности;
- мониторинг расходов целевых средств по целевому назначению,
оценка эффективности и результативности таких расходов.
К формам текущего внутреннего финансового контроля можно
отнести:
проверки расходной документации (денежных документов) до их
оплаты (это расчетно-платежные ведомости, платежные поручения, счета и
другие документы). Факт контроля – это разрешение документов к оплате;
проверки наличия денежных средств в кассе (соблюдение лимита);
проверки полноты принятия к учету полученных в банке денежных
средств;
проверки у подотчетных лиц наличия, выданных под отчет
наличных денег и (или) оправдательных документов;
контроль взыскания дебиторской и гашения кредиторской
задолженности;
сверка между регистрами аналитического учета и синтетического
учета (оборотная ведомость);
проверки фактического наличия имущества и ценностей
(инвентаризация).
Реализацию текущего контроля осуществляют постоянно специалисты
Отдела учета и аналитики.
Последующий контроль – это контроль, который осуществляется по
итогам совершения хозяйственных операций. Последующий внутренний
финансовый контроль может быть реализован форме:
- инвентаризации;
- внезапных проверок кассы;
- проверок поступления, наличия и использования денежных средств;
- документальных проверок финансово-хозяйственной деятельности
компании, а также и его обособленных подразделений.
49
Последующий контроль осуществляют посредством проведения
внеплановых и плановых проверок. Плановые проверки осуществляют с
периодичностью, в соответствии с графиком проведения внутренних
проверок финансово-хозяйственной деятельности.
График должен содержать информацию по:
объектам проверки;
периоду, который подлежит проверки;
сроку проведения;
ответственным
При плановых проверках проверяется:
соблюдается ли законодательство России, регулирующее порядок
осуществления бухгалтерского учета и нормы учетной политики;
правильно и своевременно отражены все хозяйственные операции в
бухгалтерском учете;
правильно ли и в полном объеме документально оформлены
операции;
своевременно ли и в полном объеме проведена инвентаризация;
В процессе проведения внеплановой проверки реализуют контроль по
вопросам, в отношении которых имеется информация о потенциальных
нарушениях. Лица, на которых возложено проведение проверки, также
проводят анализ выявленных нарушений, выявляют их причины и
предлагают меры по их устранению и недопущению в будущем.
Итоги реализации предварительного и текущего контроля оформляют в
форме протоколов проведения внутренней проверки. К ним может быть
приложен перечень мероприятий, необходимый для устранения недостатков
и нарушений, если таковые выявлены, а также рекомендации по
недопущению потенциальных ошибок.
Работники компании, которые допустили недостатки, искажения и
нарушения, должны в письменной форме представить руководителю
компании пояснения по вопросам, которые относятся к итогу проведения
50
контроля.
По итогам проверок главный бухгалтер компании (либо лицо,
уполномоченное руководителем компании) разрабатывает план мер по
устранению обнаруженных недостатков и нарушений, при этом указывая
сроки и ответственных лиц. По окончании установленного срока, главным
бухгалтером предоставляется информация руководителю компании об
исполнении мероприятий или их неисполнении с указанием причин.
Существенная и наиболее емкая форма проверки в ООО
«ЯмалМоторс» - это инвентаризация. Инвентаризация проходит в
соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и
финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от
13.06.95 г. № 49
30
, в соответствии с рядом принятых нормативных актов.
Сначала директор издает приказ для проведения инвентаризации, затем
члены комиссии проверяют все документы по инвентаризируемому объекту
и записывают сведения о его фактическом наличии в инвентарные описи. На
последнем этапе сравнивают фактическое наличие объекта с данными
бухгалтерского учета.
Для того чтобы обеспечить эффективность внутреннего контроля
комиссия по проведению внутренних проверок имеет право осуществлять:
проверку соответствия финансово-хозяйственных операций
законодательству;
проверку правильности оформления бухгалтерских документов и
своевременное их отражение в учете;
находится (в присутствие главного бухгалтера) в помещение
проверяемого объекта, а также помещения, используемых для хранения
документации (архивах), наличных денег и ценностей, помещениях
компьютерной обработки информации и хранения информации на машинных
носителях;
30
Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) "Об утверждении
Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств"
[Электронный ресурс] – режим доступа: http://www.consultant.ru
51
проверку наличия денежных средств (бланков строгой отчетности) в
кассе компании подразделениях, которые применяют наличные расчеты с
населением, проверку правильности применения ККМ;
проверку всех учетных бухгалтерских регистров;
проверку планово-сметных документов;
просмотр всех учредительных и распорядительных документов
(приказов, распоряжений, указаний руководства компании), регулирующих
финансово-хозяйственную деятельность;
просмотр переписки подразделений с вышестоящими
организациями, деловыми партнерами, иными юридическими и физическими
лицами (в том числе поступившие жалобы и заявления);
осмотр производственных и служебных помещений (для достижения
целей, не связанных напрямую с финансовым состоянием подразделения,
например, проверка противопожарного состояния помещений);
проверку состояния и сохранности товарно-материальных ценностей
у подотчетных лиц и материально ответственных;
проверку состояния, наличия и эффективности использования
объектов основных средств;
проверку правильности оформления бухгалтерских операций, в том
числе правильность начисления и своевременности перечисления налогов в
бюджет, а также сборов в государственные внебюджетные фонды;
требовать от руководителей структурных подразделений справки,
расчеты и объяснения по проверяемым фактам хозяйственной деятельности.
Разграничиваются полномочия и ответственность проверяющих
органов в соответствии с внутренними документами компании, в том числе
это должно быть прописано в положениях соответствующих структурных
подразделениях, в том числе в организационно-распорядительных
документах компании и должностных инструкциях работников.
Лица, которые допустили недостатки, искажения и нарушения,
подвергаются дисциплинарной ответственности в соответствии с
52
внутренними локальными документами компании, подписанными
договорами о материальной ответственности.
По результатам анализа можно сделать вывод, что уровень качества
финансового контроля снижается, так как не может быть обеспечена
объективность и независимость контроля. Система финансового контроля
ООО «ЯмалМоторс» не отвечает в полной мере принципу эффективности:
- формируемые планы финансово-хозяйственной деятельности имеют
существенные отклонения;
- своевременный контроль отклонения финансовых планов и их
корректировки не осуществляются;
- итоги инвентаризации за 2017 г. показали наличие просроченной
задолженности, как дебиторской, так и кредиторской;
- многие коэффициенты финансового состояния и платежеспособности
показывают чрезмерную зависимость от кредитных ресурсов и низких
уровень ликвидных активов.
Таким образом, учитывая выявленный высокий уровень текучесть
кадров в ООО «ЯмалМоторс», установлена вероятность повышения угроз
имущественной безопасности организации со стороны собственного
персонала.
Выводы по главе 2
ООО «ЯмалМоторс» - компания прибыльная, она не обладает
достаточной финансовой устойчивостью и финансовой независимостью,
большинство показателей финансового состояния не соответствуют
нормативному значению. Положительный момент - компания может
выплатить большую часть краткосрочных обязательств при мобилизации
всех оборотных средств.
Численность персонала ООО «ЯмалМоторс» составляет 26 человек, за
2015-2017 гг. она увеличивается, общий рост численности составляет 108,3%
- 2 человека. Анализ качественного и количественного состава персонала,
53
показал высокое качество состава сотрудников компании: 65 % работников
имеют опыт работы в компании свыше трех лет, средний возраст работников
компании в 2017 г. составляет 32 года, 68 % сотрудников ООО
«ЯмалМоторс» имеют высшее образование.
Отрицательной тенденцией является то, что в компании высокий
процент текучести кадров и в 2015-2017 гг. снижение производительности
труда (почти на 20 % за 2015-2017 гг.).
Основные потенциальные угрозы безопасности ООО «ЯмалМоторс»
это повреждение или уничтожение имущества организации, хищение
имущества организации, нанесение организации ущерба в форме реализации
невыгодных или прямо убыточных для нее хозяйственных операций,
неэффективное управление финансовыми ресурсами, падение
производительности труда работников и др.
Для преодоления и снижения вероятности угроз безопасности
компания использует различные формы контроля и проверки - применяются
технические методы защиты объектов недвижимости, организованы
различные виды контроля отдела продаж. В отношении персонала
проводится и организационная работа: с каждым сотрудником подписаны
трудовой договор, должностная инструкция, заключаются договора полной
материальной ответственности и порчи имущества, проводятся различные
инструктажи.
Применяются различные формы финансового контроля -
инвентаризации, внезапные проверки кассы, проверки поступления, наличия
и использования денежных средств, документальные проверки финансово-
хозяйственной деятельности компании и др.
По итогам анализа системы финансового контроля ООО
«ЯмалМоторс», можно сделать вывод, что в компании не сформировалась
эффективная система контроля, в том числе контроля персонала
организации.