25
При этом часть данных является исходной информацией, другая часть
данных рассчитывается.
Таблица 1.2
Бланк описания задачи «Учет балансовой и рыночной цены основных средств»
Наименование задачи:
Учет балансовой и рыночной цены основных
средств
Краткое описание:
Учет балансовой и рыночной цены каждого основных
средств
Список связанных задач:
Учет данных амортизации основных средств
Имя элемента
Использование
Описание
Объект
Код основных средств
ВВ
Идентификационный номер
каждого основных средств
ОС
Цена
ВВ
Балансовая стоимость
ОС
Текущая стоимость
ВВ
Реальная рыночная стоимость
ОС
Для каждой задачи выберем необходимые данные и занесем их в рабочие
бланки задач.
Таблица 1.3
Бланк описания задачи «Учёт данных об амортизации основных средств»
Наименование задачи:
Учёт данных об амортизации основных средств
Краткое описание:
Учет данных о сроке полезного использования, годовом проценте
отчисления и размере амортизационной суммы основных средств
и по всему предприятию.
Список связанных задач:
Учет данных о наличии и состоянии основных средств . Учет
балансовой и рыночной цены основных средств .
Имя элемента
Использова
ние
Описание
Объект
Код Амортизации
ВВ
Код отдельного
амортизационного отчисления
Амортизация
КОД основных средств
ВВ
Идентификационный номер
каждого основных средств
ОС
Дата начисления
Амортизации
ВВ
Дата начисления амортизации
Амортизация
Срок Полезного
Использования
ВВ
Срок полезного использования
основных средств
Амортизация
26
Продолжение таблицы 1.3
Процент начисления
амортизации
ВВ
Годовой процент начисления
амортизации
Амортизация
Цена
ВВ
Балансовая стоимость
ОС
Сумма начисленной
амортизации
ВЧ
Данные о дате и сумме каждого
отчисления в амортизационные
фонды по объектам
Запрос
отчисления
амортизации
Сумма начисленной
амортизации
ВЧ
Сумма начисления амортизации
по конкретным видам основных
средств
Запрос суммы
амортизации
по
конкретным
видам
основных
средств
Сумма начисленной
амортизации
ВЧ
Сумма начисленной амортизации
по всему предприятию
Отчет:
Амортизация
В документообороте складского учета ИП Зырянов И.В., как и на любом
другом предприятии, присутствует большое количество бумажных документов,
которые необходимо представить в электронном виде. Требуется
автоматизировать:
- ведение электронных документов для всех основных операций с
основными средствами ИП;
- получение отчета о движении и наличии товарно-материальных
ценностей (ТМЦ) на определенный период.
Необходимо создать базу данных склада ИП Зырянов И.В., обеспечить
многопользовательский режим и разграничение доступа пользователей.
Создать возможность автоматизированного создания резервных копий базы
данных на случай непредвиденных обстоятельств.
Создаваемая база данных «Основные средства» должна:
- обеспечивать возможность запрашивать, отыскивать, изменять и
систематизировать информацию в базы данных;
- иметь удобный пользовательский интерфейс для работы с базой данных
пользователя, не являющегося специалистом в области обработки данных;
27
- содержать систему помощи, необходимую справочную информацию и
информацию о программе;
- содержать необходимые запросы и формы для обработки хранимой
информации;
- обеспечивать защиту от несанкционированного доступа (использовать
пароли и защиту на уровне пользователей);
- контролировать избыточность (предусматривать архивацию данных),
непротиворечивость, сохранность и достоверность хранимой в базы данных
информации.
- содержать необходимую информацию и предоставлять ее по
требованию.
В проектируемой системе решаемые задачи будут реализованы
соответствующим программным модулем, каждый из которых будет иметь
возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка
информации, поиск данных, формирование отчетов. Процессы заполнения,
корректировки и поиска данных будут реализованы однотипным способом во
всех модулях.
При добавлении и редактировании данных будет применяться контроль
правильности ввода пользователем информации, путем ее сравнения с
необходимым типом, диапазоном изменения возможных значений, маской
ввода и т.д.
Для добавления и редактирования данных будут использованы экранные
формы со всеми необходимыми полями ввода, а также пояснениями и
управляющими элементами (например, кнопками), предназначенными для
выработки управляющих воздействий (сохранение, отмена изменений) и
навигации (перемещению) по базы данных.
Для обеспечения поиска данных также будут использованы экранные
формы, позволяющие задавать различные значения (диапазоны значений)
интересующей информации, с контролем допустимости значений условий
поиска. Поиск информации можно производить как по отдельным полям
28
таблиц, так и по совокупности полей, на частичное, либо полное совпадение
условий поиска, без учета регистра букв для удобства пользователя, для
численных полей и полей типа «дата» будет реализована возможность
указания диапазонов изменения значений и т. д.
В каждом из программных модулей системы предполагается наличие
всех необходимых отчетных форм для формирования и печати документов
установленной формы. Все отчеты генерируются автоматически, используя
выборки информации из базы данных.
Постоянная информация хранится в виде таблиц и реализуется с
помощью специальных справочников. Эти данные практически не
изменяются, в основном добавляются новые или редактируются старые, а
при необходимости удаляются. В справочниках содержится информация
об основных запасах товара, хранящегося на складе ИП Зырянов И.В.,
единицах измерения и ценах на них.
Для расчета итоговой информации будут применяться отчеты. Отчеты
будут формироваться в зависимости от заданных параметров.
Формализация — процесс построения информационных моделей с
помощью формальных языков. По сути, формализация — это первый и очень
важный этап процесса моделирования.
Данный проект организовывался, прежде всего, для упрощения ведения
учета основных средств. При этом ожидается, что внедрение проекта принесет
сельскохозяйственным предприятиям следующие преимущества:
- сократится время выборки информации, интересующей бухгалтеров и
экономистов;
- исчезнут вычислительные ошибки при калькуляции себестоимости;
- сократится время калькуляции;
- упрощается создание отчетности по данной области учета;
- упрощается передача информации другим лицам, нуждающимся в ней;
- упрощается хранение информации, т.к. нет необходимости хранить
многие тома бумажных архивов;
29
- увеличивается сохранность информации, т.к. имеется возможность
хранить копии в различных местах, например, на удаленном сервере.
1.4 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии
проектирования
Автоматизация бухгалтерского учета возможна для всех уровней учета:
сбора и регистрации первичной информации (учет готовой
продукции, сырья и материалов на складах, рабочего времени и неявок
сотрудников);
ведения учетных регистров хозяйственных операций;
организации учета расчетов, учета затрат на производство и
калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг);
расчета и печати отчетных форм.
Автоматизация бухгалтерского учета позволяет оперативно формировать
информацию по различным аспектам деятельности индивидуального
предпринимателя, которая необходима для принятия текущих решений. Кроме
того, автоматизация бухгалтерского учета позволит уменьшить вероятность
возникновения ошибок, ускорит работу каждого сотрудника на своем рабочем
месте, снизит издержки при обработке и формировании отчетности. Благодаря
автоматизации бухгалтерский учет становится упорядоченным, а финансовые
результаты -- прогнозируемыми.
Автоматизация бухгалтерского учета включает в себя предварительный
выбор программы бухгалтерского учета. При этом выбор той или иной
программы автоматизации бухгалтерского учета будет зависеть от целей,
которые преследует индивидуальный предприниматель. Существует несколько
вариантов получить программу бухгалтерского учета.
Первый вариант – использование офисных программ (например,
Microsoft Office). Эти программы бухгалтерского учета доступны и недороги,
но требуют значительной подготовительной работы (ввод форм документов,
30
разработки системы таблиц, баз данных и т. п.).
Второй вариант – приобрести программы автоматизации бухгалтерского
учета у разработчика или дилера.
В настоящее время на рынке существует множество различных программ
бухгалтерского учета: «Мини-бухгалтерия» (фирма «1С»), «Финансы без
проблем» (фирма «Хакерт-дизайн»), «Электронная бухгалтерия» (фирма
«ИНФИН»), «Интегратор» (фирма «Инфософт») и др.
Данный вариант может быть выгоден индивидуальному
предпринимателю, если помимо программы бухгалтерского учета
предлагаются иные услуги: настройка программы автоматизации
бухгалтерского учета, внедрение, сопровождение, обучение.
Третий вариант – разработка программы автоматизации бухгалтерского
учета собственными силами или на заказ с помощью специализированной
организации. Однако этот вариант требует длительного времени, больших
денежных затрат. А если индивидуальный предприниматель вообще планирует
разрабатывать программу своими силами, то ему понадобятся
высоквалифицированные программисты.
База данных обеспечивает сопоставимость информации и передачу из
одного файла в другой. Комплекс программных средств позволяет
автоматический подсчет итоговых сумм, составление мемориальных ордеров,
изменение и корректировку информации непосредственно в базе данных баз
каких-либо дополнительных изменений структуры и алгоритма работы
программы, составление книги “Журнал-главная”, составление баланса и
сводных отчетов, полностью автоматизирован учет кассовых операций,
расчетных операций, учет денежных средств на расчетном счете, учет расчетов
с подотчетными лицами и др. задачи. Производители программного
обеспечения постоянно проводят работу по корректировке автоматизированной
системы в соответствии с изменениями в законодательстве. Например: была
оперативно проведена работа по изменению количества знаков расчетного
счета и введению в реквизиты юридических лиц идентификационного
31
налогового номера (ИНН). Если в работе программы были отмечены, какие
либо ошибки и недостатки, то они быстро устранялись. В базе данных
автоматизированной системы обеспечивается сохранность данных в течение
длительного периода. Это позволяет хранить данные по операциям, как
текущего отчетного периода, так и предыдущих лет. В случае необходимости
возможен поиск информации и проведение корректировки.
В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета
обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно
сопровождается документами на бумажном носителе информации -
распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например
бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто
используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они
существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные
документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе
бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или
изменить которые без компьютера не возможно.
Компьютерная система включает в себя следующие элементы.
1. Аппаратные средства.
Это устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный
процессор, жесткий диск, устройства ввода-вывода, привод, принтеры, сетевые
карты и т.п.
2. Программные средства.
а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие
функции, обычно относят операционные системы, которые управляют
аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для максимально
эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД),
обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и
сервисные программы, которые выполняют в компьютере служебные операции,
например, проверку и настройку отдельных узлов аппаратно-программного
взаимодействия. Системные программы обычно разрабатывают поставщики
32
аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного
обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.
б) Прикладные (пользовательские) программы - это наборы машинных
команд для решения пользовательских задач, которые организация-
пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего
поставщика.
3. Документация - описание системы и структуры управления (ввод,
обработка и вывод данных, обработка сообщений, управляющие команды).
4. Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют
ее и снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему
обработки данных.
5. Данные - необходимая информация, которую вводят, хранят и
обрабатывают в системе (например, сведения о хозяйственных операциях).
6. Процедуры контроля - в разрезе учета это процедуры,
обеспечивающие корректную запись операций, предупреждающие или
регистрирующие ошибки. Способ обработки хозяйственных операций при
ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на
организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы
внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом
особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур
контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от
неавтоматизированной. Единообразное выполнение операций. Компьютерная
обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении
идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает
появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке.
Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в
аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке
всех идентичных операций при одинаковых условиях. Разделение функций.
Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего
контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные
33
специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к
компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге
компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для
поддержания контроля на необходимом уровне, который в
неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К
подобным мерам может, относится система паролей, которые предотвращают
действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к
информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом
режиме. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По
сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета
компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа,
включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого
изменения данных и прямого или косвенного получения информации об
активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций
учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки,
допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут
оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.
Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации.
Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор
аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать
деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает
укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение
риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления
фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки
счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной
обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы
накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую
можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций
бухгалтерского учета.
Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная
34
система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их
санкционирование не обязательно документируется, как это делается в
неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт
принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в
неявном виде наличие соответствующих санкций. В данном тексте будет
рассмотрен такой элемент компьютерной системы, как прикладные
программные средства. ( В нашем случае - бухгалтерские программы).
На российском рынке САБУ имеется более двух десятков тиражируемых
систем + огромное количество продуктов, разрабатываемых по конкретным
заказам или в расчете на малый тираж и последующее сопровождение
специалистами фирмы-производителя. Каждая из них в той или иной мере
оснащена сервисными возможностями для какого-то конкретного круга
пользователей. Тем не менее, общее представление о современных
направлениях развития рынка автоматизированных систем учёта можно
получить, рассмотрев несколько самых распространённых систем.
Опыт стран с развитой рыночной экономикой свидетельствует о том, что
благодаря выбору методического обеспечения (технологий) бухгалтерского
учета у организаций появляется возможность значительно влиять на
эффективность учетного процесса, полноту и достоверность отражения своего
имущественного и финансового положения. В результате учетная политика как
совокупность принятых способов ведения бухгалтерского учета - способов
группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения
стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, способов
применения счетов бухгалтерского учета, системы регистров бухгалтерского
учета, обработки информации и иных соответствующих способов и приемов -
может существенно отличаться у разных хозяйствующих субъектов даже в
одной сфере деятельности.