16
ПК школы
Сервер
Маршрутизатор
Интернет
МФУПринтер
Принтер
Мультимедиапроектор Интерактивная доска
Рисунок 3. Техническая архитектура учреждения
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес процессов
Для деятельности образовательного учреждения важной составляющей
является формирование единого информационного пространства для учащихся и
сотрудников школы. Формирование единого информационного пространства
возложено на школьную библиотеку, поэтому далее в работе будет рассмотрена
деятельность библиотеки. Для наглядного представления она будет рассмотрена с
помощью структурного анализа. Структурный анализ является графической
нотацией, при которой бизнес-процесс сначала рассматривается в виде «черного
ящика»: известны только входы и выходы процесса [6]. Затем процесс разбивается
на составные части для того, чтобы сделать его более понятным и наглядным до тех
пор, пока не будет достигнут нужный уровень детализации.
Далее будет осуществляться моделирование бизнес-процессов с помощью
методов структурного анализа. Моделирование бизнес-процессов осуществляется с
помощью программного продукта «BPwin process modeler». На рисунке 4
представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса.
Деятельность библиотеки осуществляется согласно Порядку учета
библиотечного фонда. Механизмом процесса является библиотекарь. Входными
информационными потоками процесса являются:
товарная накладная;
экземпляр книги;
Рисунок 4. Контекстная диаграмма процесс деятельности библиотеки
номер читательского билета.
Выходными информационными потоками являются:
акт о расхождении;
библиотечный фонд;
акт о списании;
формуляр книги;
читательский билет.
Деятельность библиотеки делится на следующие процессы:
1. Учет поступления книг.
2. Учет выбытия книг.
3. Учет выдачи книг читателям.
Взаимосвязь перечисленных процессов представлена на диаграмме
декомпозиции процесса на рисунке 5. Формирование библиотечного фонда
осуществляется на основании товарной накладной, в которой перечислены
параметры закупленных книг. В результате процесса учета поступления книг
формируется библиотечный фонд. В процессе деятельности библиотеки
формируется комплекс книг, которые подлежат списанию по какой-либо причине.
Для учета их выбытия составляется Акт о списании. Для учета выдачи книг
читателям оформляется читательский билет и формуляр книги.
Модель процесса учета поступления книг представлена на рисунке 6. В
библиотеку поступают книги, которые были закуплены. Вместе с книгами поступает
товарная накладная. Библиотекарь осуществляет проверку поступивших книг. В
случае выявления несоответствий, оформляется Акт о расхождении. На каждую
поступившую книгу оформляется книжный формуляр, в который списывается дата
взятия читателем книги и фамилия читателя. После того как формуляр книги
заполнен, книги передаются в залы библиотеки для выдачи читателям.
На рисунке 7 представлена модель процесса учета выбытия книг. В процессе
движения библиотечного фонда осуществляется выборка книг, которые находятся в
плохом состоянии или старые экземпляры книг, на замену которым были закуплены
более новые издания. Библиотекарь осуществляет проверку этих книг и выбирает
экземпляры, которые подлежат списанию. На все экземпляры книг, подлежащих
Рисунок 5. Декомпозиция процесса деятельности библиотеки
20
Рисунок 6. Модель процесса учета поступления книг
21
Рисунок 7. Модель процесса учета выбытия книг
списанию, оформляется Акт о списании. В Акте записывается причина списания и
информация о книги, подлежащей списанию.
На рисунке 8 представлена модель процесса выдачи книг читателям. Читатель
выбирает в библиотеке книги, которые он хочет взять. В формуляры этих книг
вносится информация о читателе и дате взятия книги. Затем оформляется
читательский билет – в него вносится информация о взятых книгах и дате взятия
книг. Формуляры книг остаются в библиотеке, а читательский билет возвращается
читателю.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
Определим место проектируемой задачи в комплексе задач организации и
дадим ей описание. Входными информационными потоками процесса являются:
1. Товарная накладная, которая передается в библиотеку от поставщиков
при поступлении книг в библиотечный фонд.
2. Экземпляр книги.
3. Номер читательского билета, который предъявляется читателем при
обращении в библиотеку.
Выходными информационными потоками процесса являются:
1. Акт о расхождении.
2. Акт о списании.
3. Библиотечный фонд.
4. Формуляр книги.
5. Читательский билет.
В границы рассматриваемой задачи входят процессы формирования и учета
движения библиотечного фонда.
Рассматриваемая задача охватывает всю деятельность библиотеки,
направленную на формирование библиотечного фонда, и не имеет связи с другими
процессами.
Важность рассматриваемой задачи заключается в том, что библиотекам
необходимо иметь оперативные данные о состоянии библиотечного фонда для
отчета перед вышестоящими инстанциями и координации деятельности персонала.
Рисунок 8. Модель процесса учета выдачи книг читателям
В процессе решения задачи задействованы библиотекари, осуществляющие
работу с читателями и учет библиотечного фонда.
Результатными показателями бизнес-процесса являются:
1. Количество читателей.
2. Количество книг в библиотечном фонде.
3. Количество нарушений сроков возврата книг.
Входным документом, в котором содержатся результатные показатели,
является товарная накладная. Результатными документами являются отчеты,
которые формируют библиотекари, в процессе своей деятельности.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Описанные ранее процессы выполняются библиотекарем. Сейчас все
документы и учет движения библиотечного фонда не автоматизированы и
осуществляются с помощью бумажных документов. Заполнение бумажных форм
документов требует от библиотекаря временных затрат, как и поиск книг и
читательских билетов. Одним из способов снижения трудозатрат является
автоматизация процесса. Однако для оценки необходимости автоматизации
деятельности библиотекаря нужно дать прагматическую оценку затратам на
формирование документооборота. Для этого была создана схема
документооборота рассматриваемого процесса. В процессе документооборота
формируются следующие документы:
1. Читательский билет.
2. Формуляр книги.
3. Акт о списании.
4. Акт о расхождении.
Схема документооборота представлена на рисунке 9.
25
Поставщик
книг
Учет
поступления
книг
Учет
выбытия
книг
Учет выдачи
и возврата
книг
Процесс
Акт о
расхождении
Формуляр
книги
Библиотекарь
Акт о
расхождении
Читатель
Читательский
билет
Формуляр
Накладная Накладная
Читательский
билет
Акт
списания
Рисунок 9. Схема документооборота процесса
Теперь осуществим расчет трудозатрат на выполнение процесса.
Трудозатраты на выполнение процесса складывают из следующих показателей
[9]:
1. Количества документов.
2. Частоты возникновения документа.
3. Объем документа (количество символов).
4. Трудозатрат на составление документа в человеко-часах.
Поскольку накладная, согласно которой оформляется прием книг в
библиотечный фонд, является входящим документом и заполняется
поставщиком, трудозатраты на ее оформление учитываться не будут.
Характеристика трудозатрат на документооборот по существующей схеме
представлена в таблице 2.
Таблица 2
Характеристика формирования документооборота
Характеристика
Акт о
расхождении
Формуляр
Читательский
билет
Количество документов в
год, шт.
100
10 000
10 000
Количество символов в
документе, шт.
3 000
3 000
3 000