26
Частота возникновения в
год
1
1
1
Трудозатраты на
обработку в год, чел-час
60
250
400
В таблице 3 представлена характеристика документооборота задачи после
автоматизации.
Таблица 3
Характеристика формирования документооборота
Характеристика
Акт о
расхождении
Формуляр
Читательский
билет
Количество документов в
год, шт.
100
10 000
20 000
Количество символов в
документе, шт.
3 000
3 000
3 000
Частота возникновения в
год
1
1
1
Трудозатраты на
обработку в год, чел-час
40
180
280
Трудозатраты по базовому плану составили 710 человеко-часов в год, а
трудозатраты по автоматизированному плану – 500 человеко-часов. На основании
проведенных расчетов можно заключить, что автоматизация деятельности
библиотекаря является целесообразной.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
На текущий момент информационная безопасность учреждения
обеспечивается антивирусным программным обеспечением со встроенным
брандмауэром «Kaspersky Internet Security». Поэтому состояние информационной
безопасности обеспечивается на среднем уровне.
Политика безопасности учреждения реализована согласно следующим
правилам:
Доступ к каждому компьютеру осуществляется с помощью
авторизации, в ходе которой пользователь вводит уникальный логин и пароль,
созданный системным администратором.
Доступ к программному обеспечению, автоматизирующему
деятельность учреждения, есть только у сотрудников учреждения. Для доступа к
системе необходимо пройти процедуру авторизации, в ходе которой указываются
27
уникальные логин и пароль для входа в систему, созданные системным
администратором.
Политика безопасности организации основана на принципе «что не
разрешено, то запрещено». В связи с чем у пользователей ПК есть разрешение на
открытие всех файлов, кроме системных.
Доступ к АРМ ограничен следующим правилом: все сотрудники, у
которых есть учетная запись могут создавать записи в программе. Все сотрудники
могут вносить изменения в документы. Право на удаление документов есть
только у заместителя директора и директора.
Рассмотрим инженерно-технические средства защиты ресурсов
информационной инфраструктуры учреждения. В учреждении применяются
следующие инженерно-технические средства обеспечения информационной
безопасности:
антивирусное программное обеспечение (Kaspersky Internet Security).
программные брандмауэры, входящие в состав применяемых
коммутаторов.
Помимо этого, в качестве мер защиты ЛВС учреждения применяются
следующие организационные меры:
в системе назначен администратор безопасности;
за каждое устройство назначен ответственный за его эксплуатацию;
системный блок компьютера опечатывается печатями
ответственного и работника АХЧ;
установка любого программного обеспечения проводится только
администратором безопасности;
запрещено использование неучтенных носителей информации. На
учтенных носителях выполнена маркировка, в том числе гриф хранимой
информации, номер, должность и фамилия сотрудника.
В качестве мер защиты от инсайдерских угроз в помещении школы
применяется видеонаблюдение. Доступ к помещению школы ограничен. Пропуск
в помещение школы осуществляется охранником, который выясняет цель визита
посетителей и координирует их.
28
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Автоматизация деятельности библиотеки осуществляется достаточно
давно, поэтому на рынке программного обеспечения есть системы,
автоматизирующие этот процесс. Далее будут рассмотрены представленные на
рынке системы.
Система «Школьная библиотека» предназначена для учета движения
учебной литературы [22]. В системе есть возможность учета движения учебников:
поступление, выдача, возврат, устаревание, списание. Также система позволяет
передавать невостребованные излишки учебной литературы в другие школы. В
программе имеется механизм напоминания о возврате учебников.
Кроме учета движения фонда учебной литературы, в системе есть ряд
отчетов, которые предоставляют пользователям исчерпывающую информацию о
состоянии фонда, о текущей потребности в учебниках, об актуальности
имеющихся учебников, поступлении литературы по годам и списание, контроль
излишков и устаревания литературы и т.д.
К достоинствам системы можно отнести то, что она постоянно обновляется:
добавляются новые функции и отчетные формы. К недостаткам можно отнести
интерфейс (рисунок 10) он достаточно устаревший и то что система
ориентирована на учет только учебной литературы.
Рисунок 10. Интерфейс системы «Школьная библиотека»
29
Автоматизированная информационно-библиотечная программа «МАРК-
SQL 1.5.4.0 – версия для школьных библиотек» предназначена для комплексной
автоматизации библиотечных процессов [20]:
Для комплектования литературы;
Учета поступающих книг;
Справочно-информационного обслуживания;
Автоматизации обслуживание читателей;
Учета библиотечного фондов.
К функциональным возможностям системы относятся:
Формирование электронного каталога книг, учебников и других
информационных источников;
Доступ к удаленным базам данных;
Определение обеспеченности учебниками;
Автоматизация учета выдачи книг;
Учет должников библиотеки;
Формировать заказа учебной литературы.
Эта система обладает более широким функционалом, чем предыдущие.
Однако она обладает высокими системными требованиями.
«Интегрированная система автоматизации библиотечных процессов в
образовательных учреждениях» направлена на автоматизацию обработки и учета
библиотечного документооборота, сокращения времени на поиск, подготовку и
выдачу данных по информационному обслуживанию читателей [21]. В системе
есть два модуля. В функции модуля «Библиотека» входит:
Создание электронного каталога литературы;
Расчет стоимости фонда с учетом переоценочных коэффициентов;
Формирование учетных документов;
Автоматизация процесса выдачи учебной литературы;
Наличие аналитических отчетов;
Информирование по задолженностям читателей.
Модуль «Электронная библиотека» позволяет читателям самостоятельно
осуществлять следующие действия:
30
Подбор литературы с помощью электронного каталога;
Формирование online-заявки на выдачу литературы;
Отслеживание подготовки документов на выдачу книг;
Просмотр читательского формуляра;
Просмотр задолженности у учащихся по сдаче литературы в
библиотеку.
Выделим требования, по которым будем осуществлять оценку соответствия
описанных систем поставленной задаче. Самым главным критерием выбора
системы является функциональность. Система должна автоматизировать
следующие задачи:
Формирование каталога литературы с возможностью сортировки на
ряду критериев;
Вести читательские формуляры;
Формировать документооборот, в том числе акты списания книг;
Учитывать движение библиотечного фонда;
Позволять формировать аналитическую отчетность.
Следующим требованием является возможность работы в среде
операционной системы Windows 10. Поскольку компьютеры учреждения
работают под управлением этой операционной системы, приоритет при выборе
программного обеспечения отдается тем системам, с которыми можно работать в
операционной системе Windows 10.
Следующим требованием являются системные требования. Система не
должна обладать высокими системными требованиями иначе может
потребоваться модернизация сервера и клиентских персональных компьютеров
(ПК), что увеличит затраты на внедрение системы.
Другим важным требованием является надежность системы, которая
выражается в отсутствии сбоев и зависаний при обработке большого объема
задач. Также важно наличие возможности резервного копирования данных.
Качество интерфейса позволяет пользователям системы быстро начать
ориентироваться в ней и выполнять работу. Этот критерий также нужно
учитывать.
31
Также одно из важных требований - стоимость системы, потому что, как
правило, бюджеты на внедрение информационных технологий ограничены.
Проанализируем соответствие рассмотренных выше систем выделенным
критериям. Результаты анализа проводились по пятибалльной шкале, где 1 балл
означал несоответствие критерию, а 5 – полное соответствие критерию. Анализ
программного обеспечения представлен в таблице 5.
Таблица 5
Сравнительный анализ программных продуктов
Требование
Школьная
библиотека
МАРК-SQL
1.5.4.0
ИСАБПвОУ
Функциональность
4
4
3
Функционирование в ОС
Windows 10
5
5
5
Системные требования
4
5
3
Надежность
4
4
4
Качество интерфейса
2
5
5
Стоимость
3
3
4
Итого
22
26
24
По результатам анализа все системы набрали практически одинаковое
количество баллов. При этом ни одна из них не показала полное соответствие
функциональным требованиям. Две из них полностью удовлетворяют критерию
системных требований, но их стоимость является не приемлемой для
организации. Оставшаяся система не обладает качественным пользовательским
интерфейсом, поэтому был сделан вывод о невозможности внедрения готового
программного обеспечения.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Стратегия автоматизации бизнес-процессов организации представляет
собой подход и набор методов, согласно которым будет осуществляться
автоматизация выбранной задачи.
Существует несколько видов стратегий автоматизации:
кусочная (хаотичная) автоматизация;
автоматизация по участкам;
автоматизация по направлениям;
комплексная автоматизация.
32
Первый вариант стратегии автоматизации включает в себя приобретение
отдельных модулей программного продукта без какого-либо стратегического
плана [7]. Такой вариант стратегии обладает низкой эффективностью, поскольку
отдельные фрагменты информационной системы не способны оказать пользу
компании, а дальнейшая автоматизация приведет к значительным затратам.
Следующий вариант процесса автоматизации предполагает автоматизацию
отдельных бизнес-процессов, которые объединены по набору выполняемых
функций. Выбор этого способа оптимален в том случае, когда существуют
участки, в которых применение автоматизированных систем дает значительный
экономический эффект.
Способ автоматизации по направлениям предполагает автоматизацию
отдельных направлений деятельности компании. При этом достигается полная
автоматизация направления деятельности. Этот подход является оптимальным в
том случае, когда дальнейшая интеграция автоматизированных функций не будет
связана с серьезными препятствиями.
Комплексная автоматизация предполагает внедрение программного
продукта, автоматизирующего работу компании в целом.
Кусочная стратегия автоматизации не подходит для рассматриваемой
задачи, поскольку в рамках ее решения будет автоматизирована деятельность всех
сотрудников организации, при этом будут использованы несколько
составляющих информационной системы: СУБД и клиент-серверное
приложение.
Стратегии полной автоматизации также не является подходящей,
поскольку будет автоматизировано одно из направлений деятельности компании.
В рамках рассматриваемой задачи, подходящей является стратегия
автоматизации по направлениям, поскольку будет автоматизировано одно из
направлений деятельности учреждения, а именно – деятельность библиотекаря.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
Рассмотрим существующие способы приобретения информационных
систем для автоматизации бизнес-процесса. Приобретение информационных
систем может осуществляться одним из перечисленных способов:
33
1. Покупка готовой специализированной ИС.
2. Разработка ИС своими силами.
3. Разработка ИС сторонней фирмой.
4. Покупка системы и её доработка.
Рассмотрим вариант покупки готовой информационной системы,
автоматизирующей бизнес-процесс управления сервисным обслуживанием. Ранее
были рассмотрены программные продукты, представленные на рынке, и был
сделан вывод о том, что они не в полной мере удовлетворяют потребностям
организации, поэтому покупка готовой информационной системы не потребуется.
Рассмотрим вариант с покупкой системы и ее доработкой. Доработка
информационной системы под потребности организации является трудоемкой и
добавление необходимого функционала информационной системы потребует
внесения значительных изменений исходного кода и бизнес-логики. Поэтому оба
варианта приобретения информационной системы были отклонены.
Следующая группа вариантов приобретения информационных систем
подразумевает разработку информационной системы, удовлетворяющей
требованиям организации. В штате учреждения есть структурное подразделение,
которое занимается поддержкой работоспособности программного обеспечения,
поэтому подходящим вариантом разработки системы является разработка
системы своими силами.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
В комплекс информационного обеспечения автоматизации деятельности
библиотекаря должно входить следующее:
1. Информация о библиотечном фонде. Основу для формирования
библиотечного фонда составляют книжные формуляры В книжных формулярах
содержатся данные о названии, авторах, издательстве, годе издания, количестве
страниц книги.
2. Данные о количестве книг в библиотечном фонде собираются из
накладных, которые передаются в библиотеку при получении книг от
поставщиков.
34
3. Данные о читателях, к которым относятся: фамилия, имя, отчество,
класс.
4. Данные о движении библиотечного фонда, которые фиксируются в
читательских билетах. К этим данным относятся: название книги, код книги, ФИО
читателя, номер читательского билета, дата выдачи книги, дата возврата книги.
Эти данные содержатся в документах, которые имеют унифицированные
формы, поэтому в процессе разработки информационной системы не потребуется
проектирование оригинальных форм документов.
Выходными документами процесса учета движения библиотечного фонда
являются:
1. Акт о списании.
2. Отчет по наличию литературы в библиотеке.
В акте о списании содержатся данные о коде книги, названии, авторах и
году издания, а также о причине списания книги. Акт имеет унифицированную
форму, поэтому в процессе разработки информационной системы не потребуется
проектирование оригинальных форм документа.
В отчете по наличию литературы в библиотеке содержатся данные о
названиях, авторах и количестве книг. Отчет не имеет унифицированной формы,
поэтому потребуется оригинальное проектирование формы документа.
В проектируемой системе не будут использованы международные
классификаторы. Однако в ней должны присутствовать следующие справочники:
1. Справочник «Фонд библиотеки», который содержит весь перечень
литературы.
2. Справочник «Читатели», который содержит весь перечень учеников
и сотрудников школы.
3. Справочник «Категория», который используется для разделения
библиотечного фонда на учебную, методическую и художественную литературу.
Информационная база проектируемой системы будет организована в виде
интегрированной базы данных с распределенной организацией для обеспечения
совместной работы нескольких специалистов. Для организации базы данных
будет использоваться реляционный подход, который минимизирует
избыточность данных и обеспечивает простоту манипулирования ими.
35
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Информационные системы позволяют пользователям осуществлять сбор и
обработку данных. Для хранения данных используются базы данных. Различают
следующие виды баз данных:
1. Иерархические.
2. Сетевые.
3. Реляционные.
В настоящее время широко применяются реляционные базы данных в связи
со следующими факторами [12]:
Они обладают простотой, поскольку в реляционной модели данных
существует всего одна информационная конструкция, формализующая табличное
представление данных.
Наличие теоретически обоснованных методов нормализации
отношений позволяет получать базу данных с заданными характеристиками.
Независимость данных заключается в том, что при необходимости
внесения изменений в структуру реляционной базы данных, требуется внесение
минимальных изменений.
Для управления реляционной базой данных используется реляционная
СУБД. На рынке широко представлены как коммерческие, так и бесплатные
СУБД. Рассмотрим наиболее популярные из них:
Microsoft SQL Server;
PosgreSQL;
IBM DB2;
Oracle database.
СУБД IBM DB2 является кросс-платформенной, обеспечивает стабильную
работу базы данных. Недостатками системы являются высокая стоимость и
низкая производительность. СУБД Microsoft SQL Server обладает большим
пакетом инструментов, стабильностью работы и низкими затратами на
администрирование. Недостаток системы заключается в том, что она работает
только на платформе Windows [14]. СУБД Oracle обладает высокой
производительностью, легкостью интегрирования приложений и устойчивостью