57
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Процесс автоматизации как любой управляемый процесс состоит из
следующих этапов:
• Планирование;
• Контроль исполнения плана;
• Регулирование – анализ результатов и принятие решений.
Понятие стратегии автоматизации включает в себя базовые принципы,
используемые для автоматизации предприятия. В её состав входят следующие
компоненты:
• Цели: области деятельности предприятия и последовательность, в которой
они будут автоматизированы;
• Способ автоматизации: по участкам, направлениям, комплексная
автоматизация;
• Долгосрочная техническая политика – комплекс внутренних стандартов,
поддерживаемых на предприятии: типы стандартов на оборудование и
программное обеспечение, перечень поставщиков и производителей
базовых аппаратно-программных средств, на использование продукции
которых ориентировано предприятие, перечень продуктов и услуг, которые
используются или которые предполагается использовать в области
автоматизации;
• Ограничения: финансовые, временные, трудовые и т.д.;
• Условия, при наступлении которых производится ревизия плана;
• Анализ результатов выполнения плана;
• Процедура управления изменениями плана.
Стратегия автоматизации в первую очередь должна соответствовать
приоритетам и задачам бизнеса предприятия. [14]
Так как стратегический план автоматизации составляется с учетом различных
факторов, таких как долгосрочные планы развития, различные финансовые,
материальные и технические показатели, нельзя рассматривать автоматизацию на
предприятии как отдельный процесс.
Напротив, автоматизация является одним из способов достижения
стратегических бизнес-целей, поставленных руководством. Таким образом,
58
стратегический план проведения автоматизации согласуется непосредственно с
основной стратегией организации.
Сформулировано четыре основных подхода к автоматизации управления
предприятием: хаотичная, по участкам, по направлениям и комплексная.
Хаотичная автоматизация является наиболее неэффективным вариантом с
точки зрения инвестиций. Под хаотичностью процесса подразумевается
отсутствие сформулированного стратегического плана. В большинстве случаев,
при таком подходе процесс внедрения определяется оперативным планом,
текущими потребностями и локально возникающими задачами, но не реальными
долгосрочными потребностями бизнеса. Результатом чаще всего становится
предприятие с разрозненными прикладными системами, затраты на
осуществление интеграции которых могут значительно превысить стоимость
закупки готового комплексного решения. При этом предприятие несет
дополнительные затраты на обслуживание и дублирование процессов,
выполняемых информационной системой. Основной причиной реализации
автоматизации подобным образом является некорректное понимание функций
отдела информационных технологий и ошибочные ожидание результирующей
системы.
Автоматизация по участкам подразумевает проведение процессов
автоматизации в отдельных подразделениях предприятия с общими
функциональными признаками. Примером может являться концентрация на
отдельных процессах бухгалтерии. Подобный путь часто выбирается при
недостатке инвестиционных ресурсов для проведения глобальной автоматизации,
при возможности достижения значительного экономического эффекта другим
путем (например, сокращение персонала), а также в случаях, когда деятельность
отдела невозможна и неэффективна без использования автоматизированных
систем. Данный подход является наиболее распространенным на
производственных участках, его применение позволяет повысить экономические
показатели в условиях ограниченных материальных и трудовых ресурсов.
Ключом к эффективной автоматизации по участкам являются оперативный и
стратегический планы автоматизации. При этом необходимо регулярная
59
организация пересмотра и корректировки стратегического плана в процессе
внедрения.
Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию отдельных
направлений деятельности предприятия, таких как сбыт, закупка,
прогнозирование, управление финансами. Данный подход предполагает участие
всех подразделений, функции которых охватываются автоматизируемым
направлением. Обычна ситуация, когда любое подразделение прямо или косвенно
принимает участие во всех направлениях деятельности, что не позволяет
рассматривать данный метод как локальный. В большинстве случаев
автоматизация связана с глобальным реинжинирингом основных бизнес-
процессов и требует тщательного анализа модели всего предприятия. [13]
Все сказанное относительно взаимодействия с оперативным и стратегическим
планом для автоматизации по участкам, справедливо и для автоматизации по
направлениям.
Комплексная автоматизация строится с ориентацией на управление
производственными процессами как единым целым, а не на автоматизацию
отдельных управленческих подразделений, осуществляющих контроль на
процессом производства. Результатом интеграции при данном подходе является
обеспечение оптимизации процессов управления путем объединения и
согласования управленческих функций и процедур.
Интеграция программного обеспечения позволит более гибко решать
различные задачи путем формирования требуемой последовательности и
комбинаций выполнения программ. Практическим результатом перехода к новой
системе является создание для всего предприятия единых стандартов на способы
взаимодействия пользователя с системой. Путем внедрения единой
компьютерной системы возможно достижение взаимной прозрачности для
пользователей.
Особенностями комплексного подхода к автоматизации по сравнению с
другими является повышенная экономическая эффективность метода,
чрезвычайной высокие требования к качеству управления внедрением и
повышенный уровень материальных, трудовых и временных ресурсов на
реализацию.
60
Выбор комплексной автоматизации в качестве стратегии для
сформулированного ранее комплекса задач признан неудовлетворительным, так
как потребует полной замены существующей информационной системы на
предприятии и приведет к огромным затратам.
Автоматизация по направлению предполагает затронуть только все процессы,
связанные с оказанием технической поддержки, поэтому предлагается выбрать
данный способ.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
В настоящее время существует три основных способа приобретения
информационной системы для проведения автоматизации:
1. Заказ собственной системы
2. Адаптация уже существующей системы
3. Разработка системы с нуля
Под заказными системами обычно понимаются системы, создаваемые для
нужд конкретного предприятия, а потому являющиеся уникальными, не имеющие
аналогов и не подлежащих последующему тиражированию. Подобные системы
используются в случаях проведения автоматизации с уникальными
характеристиками, либо для решения узкого круга специализированных задач.
Наибольшее применение подобные системы находят в сфере
здравоохранения, военных организациях, органах государственного управления и
образования. Как правило, заказные системы не имеют никаких прототипов на
этапе проектирования, либо его использование потребует значительных
изменений исходных данных. Разработка системы такого типа характеризуется
повышенными рисками в плане получения требуемых результатов. Для снижения
рисков и расходов целесообразным является использование апробированных на
практике методик. В состав подобных методик входят следующие элементы:
• Модель технологического процесса (общая последовательность операций,
требования к входной и выходной информации);
• Модель процесса управления технологическим процессом;
• Описание инструментальных средств разработки.
61
При выборе пути адаптации автоматизированной системы управления
(АСУП) для предприятия, возникает проблема подстраивания под имеющееся
программное обеспечение. Суть проблемы состоит в том, что каждая АСУП
является уникальной, пусть и имеет общие свойства с другими системами. В
технологическом смысле, адаптация представляет собой переход от типовой
системы к окончательному решению, приспособленному под конкретные задачи.
Требования к адаптации и сложность их реализации существенно зависят от
проблемной области и масштабов системы. С появлением на рынке типовых
решений в виде пакетов прикладных программ (ППП) появилась необходимость
в специальных процедурах, охватывающих параметры режимов
функционирования программного обеспечения. Применение ППП как базовых
систем привело к увеличению формализованной составляющей в АСУП и к
усложнению адаптации к условиям предприятия. Стало очевидно, что адаптация
системы затрагивает не только программно-техническую базу, но и
организационные процессы. [12]
Существуют методики разработки и внедрения программного обеспечения, в
основе которых лежат следующие принципы:
• Участие пользователей в разработке системы;
• Прототипирование программного обеспечения, то есть создание макета
программы для определения пригодности предлагаемых концепций;
• Совмещение процесса обучения пользователей работе с базовой системой
создания прототипа программного обеспечения.
Созданный прототип в дальнейшем может применяться с целью обучения
персонала, незадействованного напрямую в разработке, при опытной
эксплуатации, при модификации с целью получения релизной версии. Подобный
подход позволяет в определенной степени решить проблемы адаптации системы
управление и в общей динамике, поскольку основная часть сотрудников в ходе
участия в создании прототипа приобретала навыки работы со средствами
проектирования.
Последним способом разработка собственной информационной системы,
спроектированной под нужды компании силами собственной команды
разработчиков.
62
Основные сложностями, возникающими при выборе способа
самостоятельной разработки ИС, зачастую связаны с крупным масштабом
предприятия, сложной и неоптимизированной системой документооборота,
большим количеством сотрудников с различной квалификацией,
территориальным распределением.
Преимуществами собственной разработки является близость разработчиков
ко всем бизнес-процессам компании, удовлетворение всех потребностей
предприятия при условии соблюдения предыдущих этапов цикла, упрощение
дальнейшей модернизации и развития системы, отсутствие необходимости
дополнительных лицензий. Также в некоторых случаях возможно создание
программного продукта на основе проделанной работы с последующей продажей.
Основным критериям при выборе системы должен быть критерий
удовлетворения предприятия. Исходя из сформулированных требований к
проектируемой системе, оценке бизнес-процессов, документооборота, анализа
показателей компании и объема выделенных ресурсов на проведение
автоматизации, было принято решение о разработке автоматизированной системы
управления предприятия силами специалистов технического отдела компании.
[11]
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Информационное обеспечение - совокупность единой системы
классификации и кодирования информации, унифицированных систем
документации и информации, используемых в автономной системе.
Информационное обеспечение можно разделить на: информационное
обеспечение, представляющее собой совокупность единой системы
классификации и кодирования и унифицированной системы документации;
информационное обеспечение, включающая в себя методы и средства
преобразования внешнего представления данных в машинное, организации
машинных массивов информации, преобразования данных из машинного
представления во внешнее. [18]
Обоснование проектных решений по информационному решению включает
следующие пункты:
63
1. Обоснования методов построения входной и выходной документации
компании с описанием их состава и содержания;
2. Обоснование методов построения экранных формы, состава вводимой
переменной, постоянной и условно-постоянной информации, а также форм
представления результатной информации на экран;
3. Обоснование способа организации информационной базы;
4. совокупности локальных файлов или как интегрированной базы данных с
локальной или распределенной организацией; определение состава файлов,
обоснование методов логической организации файлов и баз данных;
5. обоснование состава и способов организации файлов с результатной и
промежуточной информацией.
Информационное обеспечение информационных систем можно разделить на
две категории: внемашинное и внутримашинное.
Внемашинное ИО является системой классификации технико-экономической
информации, показатели, информационные потоки документооборота, коды,
документацию. К внемашинному информационному обеспечению можно отнести
технические инструкции, госты и другие стандарты, договора, отчеты,
распоряжения, кассовые ордера.
Внутримашинное ИО – сгруппированная по определенным признакам
совокупность данных, хранимая на машинных носителях, например база данных.
Данное обеспечение реализуется в режиме реального времени, то есть изменения
данных одним пользователем сразу становятся доступны другим пользователям
системы.
Современный уровень развития автоматизированных систем позволяет
собирать, обрабатывать и представлять информацию в различных формах:
печатные документы, экранные формы, а также может быть представлена в более
удобном для конечного пользователя виде: текстовый, графический, табличный и
т.д.
Входной информацией для начала работы системы будет являться заявка,
созданная пользователем при возникновении неисправности и размещенная в
справочнике «Заявки».
Выходной информацией и документами будут являться:
64
• Закрытая заявка;
• Отчет по неисправностям;
• Отчет по сотрудникам;
• Отчет по базе знаний;
• Отчет по статусу заявок;
Условно-постоянная информация будет храниться в таких справочниках как:
• Справочник «Сотрудники»
• Справочник «Инвентаризация»
• Справочник «Категория»
Оперативная информация будет храниться в таких справочниках как:
• Справочник «База знаний»;
• Справочник «Аппаратные неисправности»;
• Справочник «Программные неисправности»;
• Справочник «Заявки».
Для взаимодействия с системой будут использованы следующие экранные
формы:
• Экранная форма авторизации в системе для сотрудников;
• Экранная форма пользователя для подачи заявки в технический отдел,
чтения данных и формирования поискового запроса в базу знаний,
отслеживания статуса заявок и связи напряму со специалистом
технической поддержки;
• Экранная форма администратора, позволяющая наполнять базу новыми
решениями, обеспечивать ввод информации в различные таблицы и
справочники, связанные с техническим отделом, формировать отчеты по
различным критериям;
• Экранная форма руководителя позволяет формировать различные отчеты
по работе технического отдела.
Данный проект направлен на модификацию и расширение информационных
потоков отдела, следовательно, пользователь получает возможность напрямую
обращаться в базу знаний, получая информацию об интересующей его проблеме.
При этом должна быть предусмотрена возможность расширенной настройки
65
запроса с помощью отдельной экранной формы, например, определение
категории проблемы.
Выходная информация должна быть легкодоступная для человека, который
является её получателем, то есть возникает необходимость формирования
удобной формы отчетов с добавлением графической информации.
Ведение унифицированной документации на предприятии позволяет
привести к единому виду все наименования показателей, классификаторов и
терминов. Построение входных и выходных документов осуществляется с
помощью шаблонов, то есть образцов, имеющих комфортный для восприятия
пользователем вид.
Для реализации программного продукта планируется создать базу данных для
хранения необходимой информации. Создание подобной базы позволит
сформировать структурированный набор записей с возможностью их удобного
представления.
Базой данных является представленная в объективной форме совокупность
самостоятельных материалов (статей, расчетов, нормативных актов, судебных
решений и т. д.), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы
могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной
машины (ЭВМ). [2]
База знаний - организованная совокупность знаний, представленная в форме,
которая допускает автоматическое или автоматизированное использование этих
знаний на основе реализации возможностей средств информационных
технологий. [17]
Структурированные БД в свою очередь по типу используемой модели делятся
на:
• Иерархические;
• Сетевые;
• Реляционные;
• Смешанные;
• Мультимодельные.
Данная классификация по типу модели распространяется не только на базы
данных, но и на СУБД.
66
В структурированных БД обычно различают несколько уровней
информационных единиц, входящих одна в другую. Возможно варьирование этих
уровней даже для систем, относящихся к одному классу. Большинство
структурированных систем поддерживают уровень поля, записи и файла, хотя
данные информационные единицы и могут иметь в различных системах разные
названия, их суть остается той же: полю в базе соответствует наименьшая
семантическая единица информации, запись представляет собой совокупность
полей, а множество однотипных записей представляют файл базы данных. В
последнее время большинство СУБД в явном виде поддерживают и уровень базы
данных, то есть совокупность взаимосвязанных файлов в БД.
В иерархических и сетевых моделях между информационными единицами
(записями разных файлов) могут задаваться связи. Графическим представлением
иерархической модели является граф типа «дерево». В такой модели имеется одна
вершина – корень дерева, являющаяся входом в структуру. Каждая вершина,
отличная от корня, может иметь только одну исходную вершину и, в общем
случае, сколько угодно порожденных вершин.
Графическое представление сетевой модели представляет собой граф типа
«сеть». Входом в подобной структуре может являться любая вершина, каждая
вершина может иметь, ограничиваясь вычислительными мощностями системы,
несколько исходных и порожденных вершин с образованием множества связей
между ними. Общий пример таких моделей представлен на рисунке 1.13.
Рис. 1.13. Иерархическая и сетевая модели СУБД