45
возможностью создания электронного архива;
задания сроков выполнения задач по документам;
назначать на исполнение одной задачи несколько исполнителей;
возможность коммуникации с исполнителем документа.
Важным критерием является возможность работы в среде операционной
системы Windows 10. Поскольку работа сотрудников осуществляется в среде
этой операционной системы, приоритет при выборе программного обеспечения
отдается тем системам, с которыми можно работать в операционной системе
Windows 10. Онлайн системы являются кроссплатформенными, однако
приоритет организации остается за системой, которая будет устанавливаться на
ПК сотрудников.
Следующим критерием являются системные требования. Система не
должна обладать высокими системными требованиями иначе может
потребоваться модернизация сервера и клиентских персональных компьютеров
(ПК), что увеличит затраты на внедрение системы.
Другим важным критерием является надежность системы, которая
выражается в отсутствии сбоев и зависаний при обработке большого объема
задач. Также важно наличие возможности резервного копирования данных.
Качество интерфейса позволяет пользователям системы быстро начать
ориентироваться в ней и выполнять работу. Этот критерий также нужно
учитывать.
Также одни из важных критериев является стоимость системы, потому что,
как правило, бюджеты на внедрение информационных технологий ограничены.
После выявления критериев, необходимо осуществить обзор рынка СЭД.
Программное обеспечение «Логика СЭД» разработано на платформе IBM
Notes/Domino. Эта информационная система предназначена для автоматизации
управленческого документооборота и делопроизводства. Основу системы
представляет СЭД «Босс-Референт», которая была разработана в 1996 году. СЭД
«Босс-Референт» считается одним из лидеров на российском рынке решений
класса СЭД.
46
Система «Логика СЭД» предназначена для решения следующих задач:
1. Организацию эффективной работы с договорами.
2. Автоматизацию документооборота органов власти.
3. Минимизация бумажного документооборота.
4. Обеспечение качественного контроля за исполнением поручений
руководителей.
5. Организация оперативного и архивного хранения документов.
6. Обеспечение актуальности нормативных документов.
Интерфейс системы представлен на рисунке 6.
Рисунок 6. Интерфейс системы «Логика СЭД»
СЭД «ДЕЛО» является системой, обладающей полным набором
инструментов для управления документооборотом и делопроизводством,
которая рассчитана на максимальные нагрузки. СЭД «Дело» обладает
следующими функциональными возможностями
50
:
1. Регистрация документов.
2. Применение электронной подписи.
3. Синхронизация с сервером проверки электронной подписи.
4. Формирование юридически значимого документооборота.
50
Система электронного документооборота «ДЕЛО» [Электронный ресурс]: // ЭОС [Офиц. сайт]. URL:
https://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/ (дата обращения: 08.07.2019).
47
5. Защита от несанкционированного доступа.
6. Поточное сканирование.
7. Партионная почта.
Программное обеспечение обладает web-интерфейсом, благодаря чему
существует возможность удаленной работы с документами. Интерфейс системы
представлен на рисунке 7.
Рисунок 7. Интерфейс системы СЭД «Дело»
СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот» – является системой электронного
документооборота, которая позволяет построить полноценную систему
управления бизнес-процессами и документами организации
51
. Система содержит
весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного
документооборота любой компании, независимо от численности и формы
собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела,
51
Управление документами [Электронный ресурс]: // Система электронного документооборота:
функциональные возможности [Офиц. сайт]. URL: https://evfrat.ru/configurations/docs-dms/ / (дата обращения:
08.07.2019).
48
например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках
территориально-распределенной организации со сложной схемой
информационных потоков.
«ЕВФРАТ-Документооборот» разработан в полном соответствии с
рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет
требованиям стандарта ISO 9000
52
. Гибкость системы ЕВФРАТ-
Документооборот позволяет автоматизировать документооборот организации
как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с
требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами,
разработанными и применяемыми организацией. Интерфейс системы
представлен на рисунке 8.
Рисунок 8. Интерфейс системы «ЕВФРАТ-Документооборот»
СЭД «СУПеР», основанная на платформе программного обеспечения для
коллективной работы IBM Lotus Software, берет на себя все рутинные операции,
связанные с документооборотом и делопроизводством, составлением отчетов,
ведением договоров и проектов, аккумуляцией сведений о сотрудниках и
52
СЭД «ЕВФРАТ» [Электронный ресурс]: // Система электронного документооборота и автоматизация бизнес-
процессов [Офиц. сайт]. URL: http://www.evfrat.ru/ (дата обращения: 08.07.2019).
49
партнерских отношениях и многим другим
53
. Естественно, внедрение такой
системы повышает эффективность работы организации, снижает вероятность
возникновения ошибок, сокращает общее время и улучшает качество решения
поставленных задач, независимо от структуры и области деятельности
компании. Интерфейс системы представлен на рисунке 9.
Рисунок 9. Интерфейс системы «СУПеР»
Возможность комплексной, всесторонней автоматизации
производственно-коммерческой деятельности предприятия является одним из
главных преимуществ СЭД. Также СЭД позволяет автоматизировать и
контролировать работу структурных подразделений организации.
Анализ представленных программных продуктов будет осуществляться по
5-балльной шкале, где 1 - будет самой низкой оценкой, а максимальной - 5.
Результаты анализа представлены в таблице 2.
53
СУПеР: Система управления предприятием [Электронный ресурс]: // Docflow [Офиц. сайт]. URL:
http://www.docflow.ru/market/products/detail.php?ID=15725 (дата обращения: 08.07.2019).
50
Таблица 2
Анализ программного обеспечения
Критерий
Логика
СЭД
ДЕЛО
ЕВФРАТ-
Документооборот
СУПеР
Функциональность
5
4
4
3
Возможность
функционирования в среде
операционной системы
Windows 10
5
5
5
5
Системные требования
5
4
3
4
Надежность
4
4
3
3
Качество интерфейса
4
3
5
4
Стоимость
4
4
5
3
Итого
27
24
25
22
По результатам анализа все системы набрали практически одинаковое
количество баллов. Однако лидерами являются системы «Логика СЭД» и
«ЕВФРАТ-Документооборот». Все рассмотренные системы могут
функционировать в среде операционной системы Windows 10. При этом только
система «Логика СЭД» показала полное соответствие функциональным
требованиям. Также система «ЕВФРАТ-Документооборот» уступает в
системных требованиях, но имеет меньшую стоимость и более качественный
интерфейс. На основании проведенного анализа был сделан выбор в пользу
системы «Логика СЭД».
Завершающим мероприятием по повышению эффективности применения
информационных технологий Управы района Орехово-Борисово Южное
является внедрение информационной системы, автоматизирующей госзакупки.
Автоматизация закупок (АЗ) представляет собой процесс повышения
эффективности деятельности организаций-заказчиков, контрактных
управляющих и контрактных служб, а также иных подразделений и сервисов,
которые непосредственно связаны с функционированием контрактной сферы.
АЗ осуществляется с помощью специализированного программного
обеспечения с использованием компьютерных систем. Благодаря этому
руководители и другие сотрудники организации могут формировать отчетность
и проводить оперативный анализ результативности проводимых торгов. При
51
этом повышается продуктивность ведения плановой и контрольной работы в
области госзаказа.
АЗ включает в себя следующие функции:
сбор и анализ сведений о планируемых заказах;
разработку оптимального плана закупок;
формирование плана-графика;
подготовку корректной закупочной документации;
согласование количественных и качественных характеристик заказа.
Для обеспечения эффективности выполнения АЗ должна отвечать
следующим требованиям:
1. Технической актуальности.
2. Соответствию организационному учету предприятия.
Для Управы важной задачей является автоматизация управления
процессом муниципального заказа, а также обеспечение надлежащего доступа к
корректным и своевременным сведениям. АСЗ позволяет автоматизировать
следующие функции муниципального заказа:
1. Отражение данных по остаткам товарно-материальных ценностей
заказчика.
2. Автоматическое создание заявок на приобретение товаров при
выявлении отсутствия необходимых запасов на складе.
3. Формирование оптимизированного ПЗ на основании анализа
товаров, работ и услуг, которые приобретаются заказчиком с помощью
множества заданных критериев.
4. Формализацию процедур госзаказа.
5. Совершенствование порядка проведения закупок.
6. Снижение временных и материальных издержек на осуществление
тендера за счет использования электронных форм заявок, которые включают в
себя данные, позволяющие избегать критических ошибок.
7. Полная автоматизация процесса закупок от создания заявки, включая
утверждение и формирование отчета.
52
Программное обеспечение автоматизирующее муниципальный заказ
должно соответствовать нормам и требованиям действующего законодательства
(44-ФЗ, 223-ФЗ). Оно может разрабатываться как IT-специалистами
организации, так и быть приобретено у специализированного разработчика.
Некоторые электронные площадки предоставляют программное обеспечение на
своих официальных сайтах.
Основным отличием автоматизированных систем муниципального заказа
является интеграция между учетными программами самой организации и ЭТП.
При этом системы АЗ должны включать в себя следующие модули:
1. Модуль управления заказами, позволяющий автоматически
формировать заявки, основываясь на потребностях заказчиков и остатков ТМЦ.
Этот модуль также проводит сверку лимитов бюджетных обязательств и
остатков денежных средств. В функции этого модуля входит выбор наиболее
подходящего исполнителя заказа и проверка исполнения закупочной процедуры.
2. Модуль управления тендерами предназначен для размещения
сведений о проведении тендера, а также для оповещения потенциальных
поставщиков. Этот модуль позволяет осуществлять сбор и анализ данных о
проводимых торгах и собирать документацию участника заказа.
3. Модуль формирования отчетности предоставляет возможность
формирования необходимой отчетности, основываясь на конкретном запросе
пользователя.
4. Модуль «Наблюдение» предназначен для сбора, анализа и ввода
данных из различных источников, проверки на соответствие государственным и
отраслевым стандартам, расчета издержек и т.д.
Основываясь на приведенном выше описании, был проведен обзор рынка
программного обеспечения, автоматизирующего процесс управления
муниципальным заказом.
Система «INFOTECH CONCOURS» отвечает требованиям 44-ФЗ и 223-
ФЗ. Она предназначена для государственных, муниципальных и коммерческих
организаций. Работа в этом программном обеспечении направлена на
53
автоматизацию полного жизненного цикла закупок, оптимизацию и контроль
расходов. К функциональным возможностям программного обеспечения
относятся:
1. Контроль исполнения требований законодательства в сфере закупок
товаров, работ и услуг.
2. Создание закупок исключая перерасход бюджетных средств.
3. Осуществление контроля исполнения контрактов по срокам,
качеству, объему товаров и услуг).
4. Наличие единого классификатора товаров и услуг.
5. Контроль за исполнением бюджета при планировании и проведении
закупок.
6. Осуществление комплексного анализа проведенных закупок по
критериям цен, предложений, результатов проведенных процедур.
Система позволяет организации добиться следующих преимуществ:
1. Снизить трудоемкость процесса подготовки, согласования и
проведения закупочных процедур.
2. Сформировать отчетность по существующим шаблонам.
3. Автоматизировать расчет потребности всех подразделений для
организации централизованной закупки, что позволяет снизить общую
стоимость и обеспечить требуемый уровень качества товаров, работ и услуг.
4. Автоматизировать процесс формирования, согласования и
корректировки общего плана закупок.
5. Соотносить потребности с фактическим наличием запасов на складе,
статистикой прошлых закупок, объемами бюджета, что позволит закупать
только необходимые товары, работы и услуги.
6. Проверять процесс исполнения контрактов контрагентами.
7. Организовать быстрый доступ к актуальным данным Реестра
недобросовестных поставщиков.
8. Прогнозировать запросы и планировать бюджеты, на основании
данных прошлых периодов и текущей потребности организации.
54
Программа «Эконом-эксперт» от разработчика «Перспективные системы»
является программным обеспечением, в котором есть множество функций,
позволяющих вести закупки от планирования и до формирования отчетности.
Она включает в себя калькуляторы, справочники, фильтры, автоматические
отчеты, копирование позиций, автозаполнение данных и распознавание
документов. Интерфейс программного обеспечения представлен на рисунке 10.
Рисунок 10. Интерфейс программного обеспечения
В функциональные возможности программного обеспечения входит:
1. Контроль ошибок, которые могут возникнуть при создании закупки,
что позволяет проверить их корректность и соответствие постановлениям;
2. Отслеживание закупок с помощью множества параметров.
3. Использование гибкой системы аналитики для того, чтобы избежать
превышения лимита по закупкам и набрать необходимый процент закупок у
СМП;
4. Своевременное размещение отчетности об исполнении контрактов;
5. Наличие единого хранилища данных обо всех закупках.
6. Интеграция с информационными системами (либо ручной ввод
данных).
7. Формирование большого количества отчетов, включая исполнение
контрактов.