2
Оглавление
Введение ...................................................................................................................................................... 3
1 Теоретическая основа технологии проектного менеджмента ........................................................ 5
1.1 Основной понятийный аппарат в области проектного менеджмента ................................... 5
1.2 Особенности сервисного обслуживания оргтехники и сетевого оборудования в
современном мире ............................................................................................................................... 11
1.3 Значение аутсорсинга в малом бизнесе .................................................................................. 21
2 Обоснование необходимости разработки проекта ....................................................................... 24
2.1 Комплексный анализ деятельности ООО «Открытые Операционные Системы» ............... 24
2.2 Характеристика фирмы, анализ технико-экономических показателей................................ 27
2.3 Характеристика компании «Полиметалл», ее активы на Дальнем Востоке ........................ 34
2.4 Анализ основных проектов компании ОС Системс ................................................................ 39
2.5 Описание проекта ИТ-аутсорсинга объектов Полиметалл. Критерии эффективности ....... 41
3 Разработка проекта ИТ-аутсорсинга объектов компании «Полиметалл» на Дальнем
Востоке ....................................................................................................................................................... 47
3.1 Планирование проекта ............................................................................................................. 47
3.2 Управление проектом. Процессы контроля исполнения проекта ........................................ 59
3.3 Оценка экономической эффективности проекта .................................................................... 62
Заключение ................................................................................................................................................ 70
Список использованной литературы ....................................................................................................... 73
Приложения ............................................................................................................................................... 77
3
Введение
Данная работа посвящена разработке проекта по аутсорсингу ИТ-
процессов для организаций малого бизнеса, а именно ИТ-аутсорсинга
офисов и фабрик компании «Полиметалл» на Дальнем Востоке.
Актуальность темы заключается в том, что управление проектами
сегодня — один из важнейших механизмов рыночной экономики. Во
многих развитых странах он используется практически на всех этапах
работы как в крупных производственных компаниях так и
представителями малого бизнеса. В России же, где организационная
система и методы управления гораздо слабее (хоть и быстро развиваются),
чем в Европе и США, эффект от внедрения управления проектами
окажется еще более значительным.
Цель выпускной квалификационной работы состоит в разработке
проекта по ИТ-аутсорсингу силами малого бизнеса офисов и фабрик.
Эта цель достигается решением следующих конкретных задач:
Рассмотреть основные понятия и развитие аутсорсинга в России;
Рассмотреть виды аутсорсинга;
Рассмотреть преимущества и недостатки аутсорсинга;
Дать характеристику объекта исследования;
Провести анализ финансовых показателей объекта исследования;
Провести анализ основных проектов объекта исследования;
Разработать проект по ИТ-аутсорсингу, обозначить критерии
эффективности.
Предметом исследования является разработка проекта аутсорсинга
ИТ-услуг.
4
Объектом исследования является российское предприятие ООО
«Открытые Операционных Системы» (ОС Системс).
Теоретической и методологической основой исследования
являются научные работы зарубежных и российских профессионалов,
исследователей и ученых в области управления проектами в сфере ИТ-
услуг; практический отечественный и зарубежный опыт в разработке и
внедрении элементов проектного управления в сфере ИТ-услуг;
особенности процесса развития ИТ-аутсорсинга; законы, постановления,
программы и прочие материалы, имеющие отношение к теме
исследования. При проведении исследования использовались внутренние
документы компании. Методологическая база исследования включает
методы: субъектно-объектный анализ, экономический анализ, системный
анализ.
Практической значимостью работы является то, что
разработанный в её рамках проект управления ИТ-аутсорсингом может
быть не только масштабирован на все остальные регионы, кроме Дальнего
востока, но более того, может применяться для любых компаний-
аутсорсеров в Российской Федерации.
Структура и содержание работы определены целью и задачами
исследования. Выпускная квалификационная работа состоит из введения,
трех глав, заключения, списка использованной литературы, приложений.
5
1 Теоретическая основа технологии проектного
менеджмента
1.1 Основной понятийный аппарат в области проектного
менеджмента
В настоящее время существует ряд определений понятия «проект»,
разработанных как профессиональными ассоциациями по управлению
проектами, отечественными и зарубежными учеными, крупными
международными организациями. Рассмотрим некоторые определения
понятия «проект»:
1) Толковый словарь русского языка С.И. Ожегова, Н.Ю.Шведова
имеет три определения проекта:
- разработанный план сооружения, какого-нибудь механизма,
устройства;
- предварительный текст какого-нибудь документа;
- замысел, план.
2) Толковый словарь Ноя Вебстера
1
«Американского словаря
английского языка».
Проект (англ.-project) - это что-либо, что задумывается или
планируется, большое предприятие;
3) Свод знаний по управлению проектами, PMI
2
:
Проект - некоторое предприятие с изначально установленными
целями, достижение которых определяет завершение проекта;
1
Ноа Уэбстер (1758-1843) - лексикограф, языковед, составитель словаря «An American
Dictionary of the English Language», который вышел в свет в 1828 году.
2
PMI - Project Management Institute – институт управления проектами, основан в 1969
году, объединяет более 100000 членов в 56 странах мира. PMI разрабатывает стандарты
в управлении проектами, осуществляет профессиональную сертификацию и т.д.
6
4) Грей К.Ф., Ларсон Э.У. Управление проектами. Практическое
руководство 2002 год:
Проект — это комплексное, не повторяющееся, одномоментное
мероприятие, ограниченное по времени, бюджету, ресурсам, а также
четкими указаниями по выполнению, разработанными под потребности
заказчика.
Определения проекта используются в документах нормативного
характера, имеющих статус международной и национальной системы
требований в области управления проектами. Специалисты по управлению
проектами пользуются тем из них, которые наиболее подходят к решаемой
ими задаче с учетом уже сложившейся практики на их предприятии, а
также требований заказчика.
Работа любой организации может включать в себя два вида
деятельности: это обычные работы (процессы) и проекты. Однако оба этих
вида могут взаимодействовать между собой, пересекаться и даже частично
совпадать по причине того, что они имеют некоторые общие черты
(например, они выполняются людьми, ограничены в ресурсах, могут быть
спланированы, выполнены, проверены).
Но процессы и проекты имеют значительные отличия. К признакам
проекта, позволяющим отличить его от понятия «текущая деятельность»,
«процесс», относятся:
1. Наличие цели (целей), по достижению которых проект будет
закрыт;
2. Уникальность продукта (результата), которая трактуется как
неповторимость условий получения результата. Это означает, что
результат каждого проекта является уникальным, даже если и
подпадает под какую-либо широкую категорию (например,
строительство типового здания, тем не менее, является
7
уникальным в совокупности своих условий – разные участки
проекта, местоположение, цены на ресурсы и т.д.)
3. Ограниченность проекта во времени. Этот признак означает, что
каждый проект должен иметь четко определенные моменты
начала и завершения. Дата завершения может быть перенесена в
ходе реализации проекта.
4. Наличие специфической организационной структуры проекта
(команды проекта), создаваемой только в период его реализации.
В рамках данной команды и будет сосредоточена ответственность
за достижение установленных целей проекта. Очень многие
отечественные предприятия очень формально подходят к
формированию организационной структуры проекта,
ограничиваясь только изданием соответствующего приказа. Они
не определяют границы компетенции и ответственности своих
штатных специалистов в рамках проекта, не определяют их роли в
команде. В результате это порождает многочисленные конфликты
в организации.
5. Изменение среды проекта, так как проект является
целенаправленным, динамическим переводом системы из
существующего состояния в желаемое.
Проекты, реализуемые в различных областях, разными
специалистами имеют значительные различия между собой. Поэтому для
выбора того или иного подхода к управлению конкретным проектом
необходимо выяснить тип данного проекта (классификация проектов).
Рассмотрим наиболее распространенные варианты классификаций:
1. Классы проектов:
1.1. Монопроекты – проекты, направленные на решение
преимущественно одной задачи (обычно в рамках предприятия).
8
1.2. Мультипроекты – комплексный проект, состоящий из ряда
взаимосвязанных монопроектов, объединённых одной целью.
1.3. Мегапроекты – целевая программа по реформированию
экономики страны, развитие регионов, отраслей и других образований,
включающий в свой ряд моно- и мульпроекты.
2. Типы проектов по сферам деятельности:
2.1. Технические проекты (разработка программного обеспечения,
строительство здания и т.д.);
2.2. Организационные проекты (внедрение новой системы
управления);
2.3. Экономические проекты (введение новой системы
налогообложения);
2.4. Социальные проекты;
2.5. Смешанные проекты (проекты, реализуемые сразу в
нескольких областях деятельности).
3. Классификация по объемам финансирования проекта (малые,
средние, крупные).
4. Классификация по длительности проекта (краткосрочные,
среднесрочные, долгосрочные).
5. Классификация по географическому признаку (региональные,
международные).
6. Классификация по уровню организации:
- внутренние проекты (разработка продукта, обновление
организационной структуры);
- внешние проекты (за пределами организации).
7. Классификация проектов по сложности и т.д.
Но в какой бы области не находился проект, какой бы величины и
сложности он не был, он обязательно проходит несколько определенных
9
стадий развития которые вместе называются жизненным циклом проекта
(ЖЦП). ЖЦП включает в себя следующие фазы:
Концепция
3
.
Планирование проекта.
Реализация проекта.
Завершение проекта.
Можно привести несколько примеров различного вида работ,
которые можно с уверенностью назвать проектами. Это:
создание новых продуктов или услуг.
действия, направленные на изменение структуры, политики
или стиля организации.
разработка или внедрение новой или модифицированной
информационной системы.
политическая компания.
разработка новых бизнес-процессов.
Таким образом, проекты и работы по их воплощению в жизнь,
называемые управлением проектами, имеют значительные отличия от
обычных работ именно благодаря временности и уникальности каждого
проекта. Проекты могут иметь сходные черты или отдельные элементы, но
каждый из них неповторим. Поэтому, для эффективного управления
проектами, необходимы специфические знания, которыми должен
обладать руководитель проекта, и которые во многом отличаются от тех
знаний и умений, которые он приобретает в компании, занятой обычной
работой.
3
Концепция - понятие, образ понятия, способ понимания, соображения и выводы
(http://slovardalja.net/).
10
Управление проектами – это область менеджмента, охватывающая
все сферы деятельности субъектов рынка, поскольку все они, так или
иначе, претерпевают изменения.
PMI (Project Management Institute) определяет термин «управление
проектами» так:
Управление проектом (УП) или Project Management (PM) – это
профессиональная творческая деятельность по координации ресурсов на
протяжении всего жизненного цикла проекта путем применения
современных методов, средств и техник управления для успешного
достижения поставленных целей при определенных требованиях к срокам,
бюджету и характеристикам ожидаемых результатов проектов,
осуществляемых в рыночных условиях в социальных системах.
Управления проектами помогает:
обосновать целесообразность инвестиций;
разработать оптимальную схему финансирования работ;
составить план работ, включающий сроки исполнения работ,
потребление ресурсов, необходимые затраты;
оптимально организовать исполнение работ и взаимодействие
участников проекта;
осуществлять планирование и управление качеством;
осуществлять анализ и управление проектными рисками;
оптимально планировать и управлять контрактами;
анализировать отклонения фактического хода выполнения работ от
запланированного и прогнозировать последствия возникающих
отклонений;
моделировать корректирующие воздействия на информационных
моделях проектов и принимать обоснованные управленческие
решения,
11
вести архивы проектов и анализировать опыт их реализации,
который может быть использован в других проектах, и т.д.
Управление проектами сегодня — один из важнейших механизмов
рыночной экономики. Во многих развитых странах он используется
практически на всех проектах. По данным Международной ассоциации
управления проектами (IPMA)
4
использование современной методологии
и инструментария управления проектами позволяет обычно сэкономить
порядка 20-30% времени и около 15-20% средств, затрачиваемых на
осуществление проектов и программ. В России же, где организационная
система и методы управления гораздо слабее, чем на Западе, эффект от
внедрения управления проектов окажется еще более значительным.
1.2 Особенности сервисного обслуживания оргтехники и
сетевого оборудования в современном мире
Современный офис редко обходится без локальных компьютерных
сетей, без минимального количества офисной техники: копировальных
аппаратов, принтеров, факсов, и других, не менее нужных, для успешного
ведения дел электронных помощников. Парк компьютеров и оргтехники в
России неуклонно растет год от года. Жизнь любого офиса во много
зависит от того, насколько надежна, функциональна и удобна в обращении
используемая офисная техника. А ее отлаженное функционирование
позволяет максимально быстро и без проблем выполнять работу,
связанную с документами, как с бумажными, так и электронными. Но все
4
IPMA (International Project Management Association) создана в 1965 году, призвана
объединять специалистов в области управления проектами, а также внедрившая
собственную четырехступенчатую систему сертификации.