52
Занесение в базу парка техники
О
И
Работа с сервисными партнерами
Анализ покрытия сервисными
партнерами объектов
О
И
Поиск сервисных партнеров
О, И
Заключение договоров с сервисными
партнерами
О
И
Обучение:
Обучение технических специалистов
компании ОС Системс работе с техникой
«Полиметалл»
О
И
Обучение сервисных партнеров работе с
техникой «Полиметалл»
О
И
И
Согласование графика приема объектов на
сервисное обслуживание:
Согласование графика с сервисными
партнерами
О, И
Согласование графика с проект-
менеджером
О, И
Работа с объектами «Полиметалл»
Объезд объектов
О
И
Составление описи техники фактически
присутствующей на объекте
О
И
Первичная профилактика
О
И
Приведение оборудования к единому
стандарту – наклейка ОС Системс
О
И
Получение от сервисного партнера
спецификации оборудования на
объектах
О
И
Информирование пользователей о новых
схемах подачи заявок
О, И
И
Начало работы по обслуживанию
О – ответственный
И – исполнитель
53
Разработка стратегии реализации проекта. Построение плана по
вехам
После построения иерархической структуры работ и структурной
схемы организации проекта руководитель проекта должен проставить
основные этапы проекта (вехи – событие или дата в ходе осуществления
проекта, которые отображают состояние завершенности тех или иных
работ).
План по вехам используется для того, чтобы обозначить важные
промежуточные результаты («контрольные точки»), которые генеральный
директор компании «ООС» и ИТ-директор «Полиметалл» будут жестко
контролировать, а проект-менеджер «Полиметалл» будет контролировать
ход исполнения проекта.
План по вехам:
Получение необходимой информации:
Получено 30 %
информации
Получено 60 %
информации
Получено 100 %
информации
Закрепление объектов за сервисными партнерами:
Закреплено за
СП, которые
уже есть
Закреплено за
новыми СП
Закреплено
100% объектов
Согласование сроков приема на сервисное обслуживание:
Согласованы
сроки с СП
Согласованы
сроки с «ООС»
54
Согласован с
«Полиметалл»
Получение всех отчетов о спецификации оборудования.
Месяц
Апрель
Май
Разработка и построение сетевого графика
После того как руководитель проекта определил перечень работ
проекта, надо определить последовательность выполнения работ, какие
работы от чего зависят, что выполняется после чего и т.д.
Для этого составим таблицу, в которой представим перечень работ
проекта, а также длительность данных работ (в соответствии с табл. 6),
составим сетевой график, в котором отобразим последовательность работ
(в соответствии с рисунком 8).
Таблица 6. Перечень и длительность работ проекта:
Код
работы
(ID)
Наименование работы
Длительность
работы (DUR)
Предшествующая
работа
Р1
Согласование пакета и графика
получения информации с проект-
менеджером «Полиметалл»
1 день
Р2
Получение информации от
проект-менеджера «Полиметалл».
4 дня
Р1
Р3
Обработка полученной
информации.
1 день
Р2
Р4
Работа с сервисными партнерами.
11 дней
Р2
Р5
Обучение.
10 дней
Р4
Р6
Согласование графика приема
объектов на сервисное
обслуживание.
4 дня
Р5
55
Р7
Работа с объектами.
28 дней
Р6
Р8
Информирование пользователей о
новых схемах подачи заявок.
1 день
Р7
Из таблицы 6 видим, что длительность проекта составляет 60 дней,
плюс 5 дней на форс-мажорные обстоятельства. Итого 2 месяца.
Рисунок 8. Сетевой график проекта:
P1 P2
P3
P4 P5 P6 P7 P8
1
4
1
11
10
4
28
При выполнении следующих друг за другом работ каждая
последующая работа начинается только после получения результатов всех
предшествующих работ. После построения взаимосвязей работы было
определено время ее выполнения, которое проставляется в сети над
соответствующей стрелкой.
56
Разработка календарного плана и графика работ
После разработки сетевой модели проекта и графика Ганта наступает
этап построения календарного графика работ, при построении которого
менеджер проекта делает по каждой работе идеальные оценки длительности
их выполнения.
Длительность проекта по запуску пилотного проекта объектов
«Полиметалл» должна составить 61 день (2 месяца).
Для построения календарного графика работ проекта используют
специальные программы (Microsoft Project), но в компании «ООС» для
построения календарного плана была использована электронная таблица
Microsoft Excel (соответствии с рисунком 9), который должен быть
утвержден ИТ-директором компании «Полиметалл» и генеральным
директором компании «ООС», а также была использована программа
Microsoft Visio для построения календарного графика (диаграммы Ганта) (в
соответствии с рисунком 9).
Для составления календарного графика были использованы данные:
1. Основные этапы проекта;
2. Предполагаемая дата начала и конца каждого этапа проекта;
3. Длительность каждого проекта.
Рисунок 9. Календарный график проекта:
ID Имя задачи Начало Завершение Длительность
мар 2012
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
1 1d01.03.201201.03.2012
Согласование пакета и графика
получения информации.
2 2d05.03.201202.03.2012Получение информации.
3 1d05.03.201205.03.2012
Обработка полученной
информации.
4 10d16.03.201205.03.2012Работа с сервисными партнерами.
5 6d23.03.201216.03.2012Обучение.
6 3d28.03.201226.03.2012
Согласование графика приема
точек на СО.
7 20d25.04.201229.03.2012Работа с точками продаж.
8 1d30.04.201230.04.2012
Информирование пользователей
о новых схемах подачи заявок.
9
10
11
12
13
14
15
16
17
20 21
апр 2012
22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
май 2012
1 2
57
Экономическая оценка проекта, разработка бюджета
Оплата труда:
Оплата труда штатных сотрудников проекта (таблица 7):
№
п/п
Должность
Оплата труда
ВСЕГО
Кол-
во
Период (месяц)
З/п (руб./мес)
1
Руководитель
проекта
1
2
100 000р.
200 000р.
2
Помощник РП
1
2
50 000р.
100 000р.
3
Технический
специалист
2
2
50 000р.
200 000р.
4
Координатор
2
2
25 000р.
100 000р.
ИТОГО: 600 000 рублей.
Оплата труда сервисных партнеров:
Дальний Восток насчитывает 72 объекта «Полиметалл» (в таких
городах как Хабаровск - 24 объекта, Магадан – 15 объектов, Находка – 3
объекта, Охотск – 5 объектов, Якутск – 4 объекта, Эвенск – 3 объекта, Певек
– 6 объектов и т.д.). Число сервисных партнеров для обслуживания данных
объекте составило 14. На каждой объекте от 20 до 50 АРМ (таблица 8).
№
п/п
Наименование СП
Кол-во
обслуж-
иваемых АРМ
Цена за
АРМ
Сумма
1
ИП Кузьмичева М.В.
50
350р.
1 7 500р.
2
ИП Новгородцев И.А.
100
350р.
35 000р.
3
ИП Вычужанин О.Ф.
20
350р.
7 000р.
4
"Акбарск ДВ"
100
350р.
35 000р.
5
"Лангерн"
500
350р.
175 000р.
6
"ПрофиДВ"
100
350р.
35 000р.
7
ИТ+
150
350р.
52 500р.
8
ИП Коломейцев А.Б.
200
350р.
70 000р.
9
"Техносервис"
160
350р.
56 000р.
10
"Филит"
500
350р.
175 000р.
11
"Айтисервис"
100
350р.
35 000р.
12
"Крокус"
80
350р.
28 000р.
13
"Глобус"
50
350р.
17 500р.
14
"Компьютер+"
50
350р.
17 500р.
58
ИТОГО:
756 000р.
1. Сопутствующие расходы (таблица 9).
Статья затрат
Ед. изм.
Кол-во
Цена за единицу
ВСЕГО
Офисные принадлежности:
Канцелярские товары
ед.
-
-
По запросу.
Расходные материалы
ед.
1
2500 рублей.
2500 рублей.
Связь и коммуникация:
Домашний интернет
Мбит
Безлимит
«Билайн»
450 рублей/мес.
1800 рублей.
2 пакета.
Оплата мобильной
связи РП и ПРП
Минут/месяц.
Безлимит.
Подключение
опции.
26 рублей/день.
3 172 рублей.
Почтовые расходы:
Отправка Почтой
России
-
14
30 рублей.
420 рублей.
Отправка DHL
-
По запросу.
ИТОГО: 7 892 рубля.
Из таблиц видим, что ориентировочный бюджет проекта составляет
1 363 892 руб. за два месяца. Сумма не превышает затраты оговоренные при
заключении договора на запуск пилотного проекта.
Все результаты планирования (схемы, таблицы, рисунки) проекта
документируются и представляются для утверждения.
59
3.2 Управление проектом. Процессы контроля исполнения
проекта
Обычно вследствие непредсказуемых изменений внешнего окружения
проекта и непредвиденных внутренних обстоятельств длительность
выполнения проекта и фактическая стоимость может отличаться от
запланированных. Внесение изменений является обычным явлением в любом
проекте (сдвиги сроков проекта, изменения стоимости проекта и т.д). Однако
многие отклонения от плана могут быть сглажены своевременным и
эффективным руководством, поэтому все основные элементы проекта
должны контролироваться руководителем проекта.
Руководитель проекта должен постоянно производить анализ
полученных данных, анализировать текущие расхождения фактических и
плановых показателей и прогнозировать влияние текущего состояния дел на
выполнение оставшихся объемов работ.
Требования к системе контроля, включающие состав анализируемой
информации, структуру отчетов и ответственность за сбор данных, анализ
информации и принятие решений вырабатываются до начала реализации
проекта с участием всех заинтересованных сторон. Руководитель проекта
должен обеспечивать корректирующие воздействия там и тогда, где и когда
они необходимы. Коррекция плана может быть ограничена пересмотром
параметров задач, а может потребовать разработки совершенно новой
сетевой модели, начиная с текущего состояния и до момента окончания
проекта.
Основные принципы построения эффективной системы контроля
включают:
Наличие четких планов;
Наличие ясной системе отчётности;
Наличие эффективной системы анализа фактических показателей
и тенденций;
60
Наличие эффективной системы реагирования.
Для пилотного проекта по запуску объектов «Полиметалл» на Дальнем
Востоке разработан четкий календарный план с датами, утвержденный ИТ-
директором «Полиметалл» и генеральным директором «ООС», разработан
план по вехам, по которым руководство компании «ООС» и клиент
отслеживают важные «контрольные точки» проекта. Также разработан отчет,
по которому РП и ПРП отслеживают сроки реализации проектов (в
соответствии с табл.10).
Таблица 10.
№ работы (этапы)
Запланированная
дата
Предполагаемая дата
Реальная
дата
Примечание
1. Согласование пакета и графика получения информации:
1.1.Встреча с проект-
менеджером проекта
и согласование
информации.
1 апреля
1 апреля
2 .Получение информации:
2.1.Список объектов
и график работы
объектов.
2 апреля
2 апреля
2.2.Список
контактных лиц
2 апреля
2 апреля
2.3.Список парка
техники с описание
инфраструктуры и
ПО объекта.
3 апреля
3 апреля
2.4.Инструкции
4 апреля
4 апреля
2.5. График открытия
новых объектов.
5 апреля
5 апреля
3. Обработка информации:
3.1.Занесение в базу
информации.
5 апреля
4-5 апреля
4.Работа с сервисными партнерами:
4.1.Анализ покрытия
СП объектов.
5 апреля
5 апреля
4.2. Поиск СП и
заключение
договоров.
6 апреля
6 апреля
5.Обучение:
5.1.Обучение тех.
специалистов
16 апреля
16 апреля
61
5.2.Обучение СП
19 апреля
19 апреля
6.Согласование графика приема объектов на сервисное обслуживание:
6.1.Согласование с
СП
26 апреля
26 апреля
6.2. Согласование с
проект-менеджером
«Полиметалл»
27 апреля
27 апреля
7.Проведение аудита оборудования:
7.1.Объезд объектов.
29 апреля
18 мая
7.2.Составление
описи техники.
29 апреля
18 мая
7.3.Профилактика.
29 апреля
18 мая
7.4.Восстановление
техники.
29 апреля
18 мая
7.5. Получение отчет
о спецификации
обслуживаемого
оборудования
18 мая
28 мая
8. Информирование
пользователей о
новых схемах
подачи.
29-30 мая
29-30 мая
9. Начало работ по
обслуживанию.
1 июня
1июня
Также поскольку часовые пояса Дальнего Востока и Москвы
отличаются на 7-8 часов, то для сокращения времени поиска сервисных
партнеров утвержден график работы помощника руководителя проекта с 3-х
часов ночи до 12 часов дня. Это позволит сократить поиск на 5-7 дней. Но
это требует дополнительные расходы на оплату ночных смен, домашний
интернет и телефон (в соответствии с бюджетом).