56
1.9.4. Количественный анализ рисков
Количественному анализу подвергаются риски, которые в процессе
качественного анализа были квалифицированы как имеющие высокий и
средний ранг.
Для количественного анализа рисков используются следующие
методы:
Анализ чувствительности.
Анализ дерева решений.
Моделирование и имитация.
Анализ чувствительности оценивает потенциал влияния риска на
проект.
Дерево решений дает возможность оценить последствия принятия
того или иного решения. На рисунке 8 показан пример дерева решений, на
дугах которого указаны вероятности и материальные затраты при выборе
того или иного пути развития событий. Критерием для принятия решения
служит математическое ожидание потерь от его принятия.
Рисунок 8. Пример анализа дерева решений при выборе
покупать или производить необходимую для проекта библиотеку
визуальных компонентов
При моделировании рисков проекта используется модель для
определения последствий от воздействия подробно описанных
57
неопределенностей на результаты проекта в целом. Моделирование обычно
проводится с помощью метода Монте-Карло.
1.9.5. Планирование реагирования на риски
Планирование реагирования на риски – это процесс разработки
мероприятий, направленных на увеличение возможностей и снижению угроз
для успешного завершения проекта.
Запланированные операции по реагированию на риски должны
соответствовать степени воздействия риска, быть экономически
обоснованными, своевременными, реалистичными в контексте проекта и
согласованными со всеми участниками.
Возможны четыре метода реагирования на риски:
Уклонение от риска (risk avoidance) – заключается в корректировке
плана управления проектом с целью исключения потенциальной угрозы.
Передача риска (risk transference) – заключение в передаче на третью
сторону негативных последствий наступления риска вместе с
ответственностью за ответные действия на наступление риска.
Снижение рисков (risk mitigation) – заключается в снижении
вероятности и/или негативных последствий наступления риска.
Принятие риска (risk acceptance) – заключается в осознанном
принятии последствий наступления риска, в том числе в случае не
управления рисками.
Вместе с тем нельзя забывать о так называемых вторичных рисках
(Secondary Risks), которые возникают в следствии реагирования на риски. По
вторичным рискам также должен быть проведен весь комплекс мер по
управлению рисками и они должны быть включены в список управляемых
рисков.
58
ВЫВОДЫ ПО ГЛАВЕ 1
Итак, KPI – универсальный инструмент, позволяющий не только
достигать необходимых целей и совершенствовать систему оплаты труда, но
и выстроить оценку персонала.
Для того чтобы разработать KPI, компания, как минимум, должна
определиться со стратегическими целями, разбить их на подцели, то есть
создать дерево различных уровней, а также определить задачи. Самое
главное на этом этапе – отойти от общих деклараций и сформулировать пути
решения, к достижению которых на самом деле будет стремиться компания.
Нет ничего хуже, чем формальные решения и принципы, к которым со
скепсисом относятся даже руководители. Далее для каждой «ветви» данного
дерева выявляются именно те показатели, которые являются ключевыми для
достижения поставленных целей и подцелей. Иначе говоря, нужно
определить, при невыполнении каких показателей поставленные задачи не
могут быть достигнуты. Для этого необходимо создать рабочую группу,
которая предлагает собой различные показатели. В этот союз обязательно
должны входить руководители, финансисты, HR и менеджеры
подразделений, так как люди «со стороны» могут не до конца понимать все
нюансы работы и опустить очень важные для результата показатели.
Безусловно, наиболее эффективна автоматизированная система
процессов планирования, сбора и анализа KPI. Автоматизация решает целый
ряд важных задач и проблем и повышает оперативность и качество принятия
управленческих решений.
Автоматизация системы процессов планирования, сбора и анализа KPI
наиболее эффективна при использовании методов управления проектами,
включая планирование и управление рисками проекта.
59
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ РОССИЙСКОГО РЫНКА РЕШЕНИЙ
ПО KPI И РАЗРАБОТКА УНИВЕРСАЛЬНОЙ СИСТЕМЫ
Для понимания необходимости разработки собственного решения был
проведен анализ представленных на российском рынке решений для
автоматизации управления KPI.
2.1. Список решений для анализа
Для проведения анализа были отобраны несколько систем,
подобранных путем поиска в сети интернет по запросам:
«автоматизированная система kpi», «kpi автоматизация». Был выбран
следующий список решений:
KPI MONITOR;
1C:УПРАВЛЕНИЕ ПО ЦЕЛЯМ И KPI ;
HighPer;
KPI-Drive;
Бизнес-организатор.
Решения позиционируют себя следующим образом:
2.1.1. KPI MONITOR
Готовое решение для оперативной и качественной оценки
эффективности работы компании посредством автоматизации системы
управления Ключевыми Показателями Эффективности (Кey Performance
Indicators, KPI)
2.1.2. 1C:УПРАВЛЕНИЕ ПО ЦЕЛЯМ И KPI
Программный продукт «1С:Предприятие 8. Управление по целям и
KPI» разработан на платформе «1С:Предприятие 8», реализует подход
целевого управления (Management By Objectives - MBO), метод Balanced
Scorecard (BSC) и управление операционным и стратегическим развитием
компании с использованием KPI (ключевых показателей деятельности).
2.1.3. HighPer
Информационная система для автоматизации оплаты по KPI
60
2.1.4. KPI-Drive
Автоматизированная система управления персоналом, позволяющая
контролировать выполнение поручений, оценивать ключевые показатели
эффективности (KPI), рассчитывать премии и повышать результативность
всего предприятия.
2.1.5. Бизнес-организатор
Уникальная система управления бизнесом с использованием более
100 ноу-хау по управлению предприятием, мотивации сотрудников,
постановке задач и получению требуемого результата – резкого роста
прибыли.
2.2. Критерии для анализа
После исследования возможностей всех вышеперечисленных систем
были выработаны следующие критерии для анализа, сгруппированные по
восьми блокам:
1. Обмен данными
Интеграция в конфигурацию 1С:Предприятие 8
Обмен с другими ERP-системами
Обмен посредством XML-пакетов
Обмен посредством CSV-файлов
Обмен посредством MS Excel-файлов
Интеграция с CRM
Интеграция с SCM
Интеграция с АБС
Интеграция с WMS
Интеграция с Бухгалтерскими системами
Интеграция с локальными файлами
Распределение базы данных
Конвертация данных
Обмен через COM-соединение
2. Контроль задач и поручений
61
Наличие блока задачи и поручения
Планирование загрузки и анализ производительности
3. Определение эффективности сотрудников и подразделений
Матрицы результативности (MBO-матрицы) для каждой должности
и подразделения
Перечень KPI сотрудника
Сбор и учет субъективных оценок
Настройка оценочных листов
4. Расчет показателей
Расчет размера премии и/или заработной платы
Расчет фактического значения показателя (из других показателей)
Расчет степени выполнения показателя
5. Мониторинг показателей
Информационные панели бизнес-показателей (dashboard)
Онлайн-мониторинг выполнения KPI
6. Варианты использования
Управление финансами
Бюджетирование
Взаимоотношения с клиентами
Управление бизнес-процессами
Грейдинг
Управление персоналом
Управление проектами
Проектирование системы KPI
Автоматизация системы KPI
7. Отчеты
Эффективность ФОТ
Степень выполнения KPI
Рейтинг результативности работников
Заполнение планов и фактов
62
8. Инструменты
ETL-обработка данных
Утверждение результатов ввода
Конструктор форм ввода
Планировщик
Разграничение прав
Процедура согласования
Корректировка
Наличие демо-версии
Результаты анализа приведены в таблице 11 (см. Приложение).
При анализе была использована оценочная шкала, где оценка в 1 балл
выставлялась решениям, отвечающим оцениваемому критерию, ноль баллов
– если решение не отвечает оцениваемому критерию.
Затем баллы суммировались и был сформирован рейтинг систем.
Результаты приведены в таблице 12 (см. Приложение). Из таблицы видно,
что максимальная оценка у решения KPI-монитор составляет 23 балла, при
этом было оценено и максимальное решение, для которого все оценки были
бы заполнены. При этом сумма баллов составляет 42 балла. Таким образом,
очевидно, что качество предлагаемой системы автоматизации только
косвенно зависит от количества выполненных критериев. Более важным
аспектом является удобство и прозрачность работы с системой при условии
обеспечения системой минимально-необходимого набора показателей.
При этом важно, что ни одна из перечисленных систем не имеет
инструмента кастомизации (настройки) внешнего вида под корпоративный
шаблон компании-клиента. Внешний вид системы представляется важным,
так как работа сотрудников с системой должна быть встроена в общую
систему мотивации и работы с персоналом, что подразумевает
принадлежность корпоративному стилю и культуре.
63
2.3. Анализ потенциального рынка
В качестве индикатора популярности темы был выбран Интернет.
Проанализирована статистика по запросам в популярной поисковой системе
Google. Ключевая фраза «система автоматизации kpi». На первый взгляд, в
текущих реалиях картина – не слишком оптимистична.
К примеру, анализ запросов в поисковых системах показал, что за
месяц количество запросов по ключевым фразам «автоматизированная
система kpi, kpi автоматизация» не слишком велико. Так, в разделах
статистики поисковых систем Яндекс и Google запросов за месяц по
ключевым фразам набирается не более 50-60 запросов. При этом статистика
запросов по более широкому спектру фраз, связанных KPI показывает
высокий интерес к данной теме.
Результаты статистических данных за год от 4980 до 8780 запросов в
месяц по релевантным поисковым запросам показаны на рисунке 9.
Рисунок 9. Динамика объемов поисковых запросов в системе
Google по ключевой фразе «система автоматизации KPI» и
релевантным поисковым фразам
Детальные данные по запросам приведены в таблице 13 (см.
Приложение).
Многие современные компании, по данным различных источников,
заинтересованы в решении вопроса по автоматизации системы показателей
KPI. Речь идет о компаниях, как уже имеющих систему показателей KPI, так
и только внедряющих её. В то же время современное состояние рынка
различных гаджетов диктует свои требования к такой системе – прежде
всего, это удобство оперативного доступа к информации с различных
64
устройств. Работающее в браузере приложение как раз и является
подходящим для этого решением. В перспективе (после ввода всех
показателей и увеличения их количества) с одного устройства (IPAD, к
примеру) в оперативном режиме можно будет контролировать ключевые
показатели группы компаний и принимать своевременные управленческие
решения.
Внедрение системы ведет к снижению затрат на управленческий
персонал, который выполнял бы функцию подготовки данных отчетов по
всем направлениям на ежемесячной основе. Косвенным экономическим
эффектом данного решения является возможность получать ежедневные
отчеты и ускорить принятие управленческих решений по ряду вопросов.
В современном состоянии экономики внедрение решений,
направленных на оптимизацию затрат и повышение скорости реакции
зачастую становится ключевым для целого ряда бизнесов.
Еще одним важным аспектом является доступность облачной версии
программного обеспечения от компании Microsoft для малого и среднего
бизнеса. В совокупности с высокой степенью распространенности в России
офисного пакета программ указанной компании это значительно повышает
интерес потенциальных клиентов к решению, полностью интегрируемому с
MS Office.
В то время, как крупный бизнес в основном нацелен на использование
решений, разработанных внутри компании и развернутых на собственном
аппаратном обеспечении. Для мелкого и среднего бизнеса подобные решения
являются неподъёмными по ценовым показателям, в то время как
развернутая в облаке конфигурация с ежемесячной подпиской
представляется более доступной большому числу компаний. Тем более, что
предлагаемое решение может носить комплексный характер, включая в себя:
офисный пакет, портал компании, систему автоматизации KPI. При
доступности такого решения по цене – оно позволит сократить и
оптимизировать ряд расходов.
65
2.4. Функциональные требования
После проведения ряда интервью с сотрудниками компании были
составлены и согласованы с заказчиком функциональные требования к
системе.
Методика проведения интервью включала в себя ряд встреч с
ключевыми сотрудниками компании. В ходе встречи сотрудникам было
предложено ответить на ряд вопросов, а также предложить свои варианты
или замечания о работе будущей системы.
Состав сотрудников, принимавших участие во встречах включал
административный персонал (генерального директора, ТОП-менеджеров,
директора по HR, директора по IT), а также руководителей ключевых
отделов компании.
Состав вопросов для интервью:
1. Используется ли/планируется к использованию в компании
программное обеспечение MS Office365?
2. Планируется ли работа с системой через веб-интерфейс?
3. Какие устройства предполагается использовать при работе (ПК,
IPAD, смартфоны)?
4. Требуется ли интеграция с внутренними информационными
системами заказчика?
5. Если требуется, то какая? С какими системами?
6. Требуется ли реализовать жестко фиксированные справочники в
системе или они должны быть пополняемыми?
7. Требуется ли реализация механизма пополнения справочников через
excel?
8. Кто должен получать уведомления на различных этапах работы
системы?
9. Какова должна быть периодичность отчетов в системе?