64
- тестировщик - использует и оценивает функциональности СЭД по
заданным техническим критериям;
- консультант - подготавливает, обучает ключевых пользователей и
администратора к работе в системе.
Заработная плата команды проекта, количество участников в проекте, а
также период их участия представлены в табл. 13.
Таблица 13
Затраты на команду проекта
Команда
проекта
Количество
участников
Зарплата,
руб.
Период
участия в
проекте,
мес.
Сумма за
весь проект,
руб.
Руководител
ь проекта
1
25 000
8
200 000
Бизнес
-
аналитик
1
20 000
3
60 000
Системный
инженер по
СЭД/Разрабо
тчик
2
25 000
5
250 000
Технический
писатель
1
15 000
0,25
3 750
Тес
тировщик
1
15 000
0,5
7 500
Консультант
2
15 000
1
30 000
Итого:
551 250
Также необходимо учесть ставку страховых платежей, которая
составляет 30% от заработной платы. Данные отчислений представлены в табл.
14.
Таблица 14
Отчисления на социальные нужды
Команда проекта
Размер отчислений за период
проекта, руб.
Руководитель проекта
60 000
Бизнес
-
аналитик
18 000
Системный инженер по
СЭД/Разработчик 75 000
Технический писатель
1 125
Тестировщик
2 250
Консультант
9 000
Итого:
165 375
65
Итоговая сумма затрат на реализацию проекта составила: 921,125 тыс.
рублей.
К прямой выгоде от внедрения СЭД можно отнести экономию рабочего
времени сотрудников, экономию на расходных материалах, канцтоварах,
ксерокопиях и т.д.
Гораздо труднее подсчитать косвенные выгоды, которые дает внедрение
СЭД. К ним можно отнести прозрачность управления, контроль
исполнительской дисциплины, соблюдение регламентов работы и т.д.
СЭД является эффективным инструментом управления предприятием.
За счет сокращения времени на работу с документами, сотрудники могут
выполнять больший объем работы, а значит, увеличивается
производительность. Кроме того, повышается уровень профессиональной
подготовки персонала, более грамотные сотрудники могут принести больше
пользы предприятию.
Можно подвести итог, что внедрение СЭД дает значительный
экономический эффект, не всегда поддающийся количественной оценке, но
определенно влияющий на качество работы организации и ее дальнейшее
развитие.
Необходимо рассчитать сокращения трудозатрат на выполнение
операций с документами после внедрения системы. Уменьшилось времени на
обработку заявок, с помощью системы большинство вычислений происходит
автоматически, создаются уже готовые документы.
Для расчета выгоды от внедрения СЭД воспользуемся статистическими
данными, где приведены средние цифры.
В среднем один сотрудник предприятия в день тратит на работу с
документами, выполняя определенные операции, определенное количество
времени.
Различные операции и затрачиваемое на их выполнение время до
внедрения системы и после представлены в табл. 15.
66
Таблица 15
Время на выполнение операций с документами
Операция
Время выполнения
«До», мин
Время выполнения
«После», мин
Поиск и ожидание
поступления
документов
15
3
Передача документов
между
подразделениями
20
3
Регистрация
документов
50
40
Создание и обработка
документов
30
14
Подготовка отчетов
60
3
Итого:
175
63
В итоге общие трудозатраты на выполнение данных операций с
документами сократились на 64%.
Этими данными можно воспользоваться для оценки средних
экономических потерь до внедрения СЭД. Для этого рассчитаем среднюю
стоимость одной минуты рабочего времени сотрудника на предприятии,
используя среднюю заработную плату сотрудника предприятия. Расчет
приведен в табл. 16.
Таблица 16
Расчет стоимости рабочего времени сотрудника
Параметр
Значение
Средняя заработная плата, руб.
20000
Количество рабочих дней в мес., дн.
21
Продолжительность рабочего дня,
ч.
8
Средняя стоимость мин. рабочего
времени, руб.
1,98
Получаем, что стоимость одной минуты сотрудника составляет 1,98 руб.
Из табл. 16 видно, что после внедрения СЭД среднее время одного сотрудника
на выполнение «рутинных» операций с документами сократилось на 112 мин,
которые теперь можно использовать для выполнения других операций, тем
самым повышая производительность труда. Поэтому получаем, что в день
потери на одного сотрудника составляют 222 руб. Если учесть всех 25
67
сотрудников, выполняющих данные операции, то финансовые потери в месяц
составят 117 тыс. рублей.
Рассмотрим еще один вид сокращения затрат. После внедрения СЭД
также сокращаются затраты на канцтовары.
Для организации работы сотрудников, ознакомления их с приказами,
заданиями сокращение затрат на создание, копирование и размножение
документов является самым очевидным. Перевод хотя бы части документов в
электронный вид заметно уменьшает затраты на бумагу, расходные материалы,
копировальное оборудование и прочие канцтовары. В маленькой организации
это не так заметно, как в большой, но эффект все-таки ощутим. В среднем,
стоимость одного печатного листа составляет 3 руб., если принять, что в день
на сотрудника приходится 5 листов, то в день на всех сотрудников на данном
предприятии тратится 225 руб. в день, а в месяц 7875 руб.
Используя вышеприведенные данные, рассчитаем срок окупаемости
внедрения СЭД:
Общая стоимость внедрения: 921,125 тыс. рублей, общая экономия в
мес.: 124,9 тыс. руб., следовательно, срок окупаемости (921125 руб./ 124900
руб./мес.) составит 7,4 мес.
СЭД является эффективным инструментом управления предприятием.
За счет сокращения времени на работу с документами, сотрудники могут
выполнять больший объем работы, а значит, увеличивается
производительность.
Основным результатом внедрения СЭД, трудно поддающимся
выражению в конкретных цифрах, является наведение порядка в работе с
документами, оптимизация бизнес-процессов, увеличение качества и
сокращение сроков принятия решений, способствующих развитию
производства.
Так как предприятие в своей деятельности ориентируется на клиентов,
внедренная система способствовала достижению успехов в этом вопросе. После
внедрения СЭД вся картина деятельности стала видна целиком, что позволяет
68
отслеживать заявку на различных стадиях оказания услуг и в кратчайшие сроки
реагировать на пожелания клиентов и изменение ситуации. Также упростился
контроль руководством всех стадий работ предприятия, начиная от обработки
заявок до отслеживания договоров.
Можно подвести итог, что внедрение СЭД дает значительный
экономический эффект, влияющий на эффективность работы предприятия и его
дальнейшее развитие.
69
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Условием развития современной экономики является широкая
информационная поддержка действующих и вновь создаваемых предприятий
различных форм собственности, поэтому на первый план выходит информация,
передача новых знаний, технических и научных идей. Компании, которые
используют информационные технологии, такие как портфельное управление
проектами, проектные офисы, системы документооборота и другие, намного
доходнее, чем те, которые пытаются работать по-старому.
На первом этапе применения информационных технологий в компаниях
часто применяется "лоскутная" информатизация: используется большой набор
программных продуктов. Такое положение не должно быть долгим, так как
развитие компаний предъявляет требования, которые невозможно реализовать в
условиях "лоскутной" информатизации, и тогда принимается решение о
внедрении единой информационной системы.
В современной экономике информационная система – это система сбора,
хранения, накопления, поиска, передачи и обработки данных. Информационные
системы предъявляют новые требования к службам, ответственным за работу с
документами (создание, обращение и хранение документов). Современные
информационные технологии позволяют не только качественно оформить
документ, но и предоставляют возможности по учету, контролю за
исполнением, передачи документов по каналам связи, оперативному хранению
и поиску нужной информации.
Объектом исследования является ООО «Инжстройком», которое
занимается строительной деятельностью. За годы работы предприятие прошло
сложный путь от небольшой организации, занимающейся прокладкой
наружных инженерных сетей, до стабильного предприятия, выступающей
генеральным подрядчиком в строительстве как объектов промышленного и
общественного назначения, так и многоэтажных домов.
70
Данные анализа свидетельствуют об уменьшении выручки ООО
«Инжстройком» на 61487 тыс.руб. в 2018 г. по сравнению с 2017 г. (-25,25%) и
увеличении на 3210 тыс.руб. в 2019 г. по сравнению с 2018 г. (+1,76%).
Несмотря на рост выручки в 2019 г., ее уровень отсатеся ниже уровня 2017 г.
Уменьшение выручки обусловлено уменьшением объема продаж, выполняемых
предприятием.
Себестоимость продаж ООО «Инжстройком» уменьшалась в
анализируемом периоде: на 54534 тыс.руб. в 2018 г. и на 5697 тыс. руб. в 2019
г. Превышение выручки над себестоимостью позволило ООО «Инжстройком»
получить валовую прибыль, которая увеличилась на 8907 тыс. руб. в 2019 г.
Прибыль от продаж демонстрирует аналогичную динамику – увеличение на
6932 тыс. руб. в 2019 г.
Чистая прибыль уменьшилась в 2019 г. на 241 тыс. руб. и составила 20
тыс. руб.
На данный момент в ООО «Инжстройком» используются различные
передовые информационные технологии, мощная и постоянно
совершенствующаяся информационная среда.
Применение современных информационных технологий делает ООО
«Инжстройком» более конкурентоспособной за счет повышения ее
управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры,
позволяет повысить эффективность управления организацией за счет
обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной
и достоверной информацией на основе единого банка данных. Также
снижаются расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки
информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников организации к
нужной информации. Автоматизация изменяет характер труда сотрудников,
избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность
сосредоточиться на профессионально важных обязанностях. Однако, на
предприятии имеется важная проблема – документооборот осуществляется в
бумажном виде, отсутствует система электронного документооборота.
71
В проекте внедрения системы автоматизации процессов
документооборота, связанного с деятельностью предприятия ООО
«Инжстройком», решались проблемы данного предприятия, связанные с
большими трудозатратами на работу с документами.
В результате расчета экономической эффективности было определено,
что после внедрения СЭД трудозатраты предприятия, связанные с
документооборотом снизились на 64%.
Сокращение трудозатрат включало в себя уменьшение времени на
обработку заявок, в частности за счет того, что большинство вычислений
теперь происходит автоматически, выдаются готовые документы.
Также сократилось время на поиск, создание, регистрацию и обработку
документов, передачу документов между подразделениями и подготовку
различных отчетов.
Помимо очевидных результатов внедрения СЭД, можно отметить и
другие положительные эффекты. Такие как оптимизация бизнес-процессов,
увеличение качества и сокращение сроков принятия решений, способствующих
развитию предприятия.
После внедрения системы и ухода от бумажных носителей возросла
эффективность взаимодействия сотрудников из разных отделов,
сопровождающих весь цикл деятельности, появилась возможность
одновременной их работы в системе.
После внедрения СЭД весь процесс документооборота,
сопровождающий деятельность предприятия, стал более прозрачным, стала
видна все картина целиком. Благодаря этому, упростился контроль
руководством всех стадий работ предприятия, начиная от обработки заявок и
заканчивая отслеживанием договоров. Также появилась возможность
отслеживать документы на всех стадиях деятельности и в кратчайшие сроки
реагировать на пожелания клиентов, их корректировок по документам,
оперативно реагировать на изменение ситуации в деятельности. Что является
72
плюсом как самого предприятия, в первую очередь ориентированного на
потребности клиентов, так и самих клиентов.
Система должна предоставлять возможность дальнейшей модернизации
как программного обеспечения, так комплекса технических средств.
73
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ
1. Автоматизированные информационные технологии в экономике:
учебник / Под ред. Г. Н. Титоренко. – М.: ИНФРА-М, 2017. – 345 с.
2. Акперов И.Г. Информационные технологии в менеджменте:
Учебник / И.Г. Акперов, А.В. Сметанин, И.А. Коноплева. - М.: ИНФРА-М,
2017. – 378 с.
3. Алехина Г.В. Информационные технологии в экономике и
управлении: Учеб. пособие / Г. В. Алехина. – М.: МЭСИ, 2016. – 273 с.
4. Алешин Л.И. Информационные технологии: Учебное пособие / Л.И.
Алешин. - М.: Маркет ДС, 2017. – 293 с.
5. Алиев В.С. Информационные технологии и системы финансового
менеджмента: Учебное пособие / В.С. Алиев. - М.: ИНФРА-М, 2017. – 443 с.
6. Арсеньев Ю. А. Информационные системы и технологии.
Экономика. Управление. Бизнес: учеб. пособие для студентов вузов / Ю. А.
Арсеньев. – М.: Юнити-Дана, 2017. – 447 с.
7. Афанасьев С.В. Эффективность информационного обеспечения
управления / С. В. Афанасьев, В. Н. Ярошенко. – М.: Экономика, 2016. – 227 с.
8. Балдин К.В. Информационные технологии в менеджменте: Учеб.
для студ. учреждений высш. проф. образования / К.В. Балдин. - М.: ИЦ
Академия, 2017. – 271 с.
9. Банк В.Р. Информационные системы в экономике: учебник / В. Р.
Банк, В. С. Зверев. - М.: Экономистъ, 2017. – 297 с.
10. Васильева Е.В. Оценка эффективности информационных
технологий / информационных систем: учеб. пособие / Е. В. Васильева, О. М.
Данилова, Н. М. Лобанова. – М.: ГУУ, 2018. – 447 с.
11. Векшинский А. А. Интернет-маркетинг как новое направление в
современной концепции маркетинга взаимодействия / А. А. Векшмнский, Л. Ф.
Тывин // Технико-технологические проблемы сервиса. – 2018. - № 2. - С. 23-29