54
Рисунок 18. Дерево целей
На следующем этапе логико-структурного подхода была построена
логико-структурная матрица (табл. 10). В логико-структурной матрице
отражаются цели основные компоненты проекта и связи между ними,
показатели достижения этих целей, необходимые ресурсы и важные для
реализации проекта допущения и риски.
Таблица 9
Логико-структурная матрица проекта
Уровни целей
Измеримые
показатели
достижения
Измере
ние
Допущения и
риски
1
2
3
4
5
Общая
цель
-
с
низить
трудозатраты на
работу с
документами
-
с
нижение
трудозатрат
обработку
документов на
60%
-
ч
еловеко
-
часы
Конкрет
ная цель
-
в
недрить систему
электронного
документооборота
-
с
истема
соответствует
функциональны
м требованиям
технического
задания на
разработку
-
д
а/ нет
-
п
рекращение
финансирован
ия проекта
руководством
предприятия;
- неверно
сформулирова
нные
требования к
системе
55
Продолжение таблицы 9
1
2
3
4
5
Результа
ты
-
в
ыб
ранная
система
документооборота;
- описанные
процессы
документооборота
на предприятии;
- документация,
переведенная в
электронный
формат
-
с
оответствие
системы
заявленным
требованиям;
- наличие
моделей
процессов
документооборо
та;
- наличие
карточек
(электронных
шаблонов)
документов всех
необходимых
видов
-
да/ нет;
- да/нет;
- да/ нет
-
н
едостаток
информации о
процессах
документообо
рота;
- недостаток
опыта у
команды
проекта
(отсутствие
необходимых
специалистов)
;
-
сопротивление
персонала
Действи
я
-
выявить
требования к
системе
документооборота;
- выбрать систему;
- смоделировать
процессы работы с
документами;
- определить
содержание
карточек документа
(электронного
шаблона);
- описать
использование
системы;
- тестирование и
ввод системы в
эксплуатацию
-
программный
продукт;
- трудовые
ресурсы
(команда
проекта,
сотрудники
предприятия)
-
с
тоимость
(руб.);
- руб./мес.
-
неверная
информация;
- недостаток
информации
для
автоматизации
документообо
рота;
- отсутствие
мотивации
сотрудников
Выявление пользовательских требований является самым
ответственным этапом проекта разработки и внедрения СЭД. Пользовательские
требования получаются в результате интервьюирования сотрудников, изучения
документов и маршрутов их движения на предприятия.
Требования к системе определяет набор функций, который должен
содержаться в ней. При формировании общих требований задаются границы
проекта, выясняется, что желает получить заказчик в результате внедрения
СЭД. Особое внимание необходимо уделить выявленным проблемам в
56
существующем документообороте, провести его анализ, оценить особенности
взаимодействия подразделений. Это помогает выявить проблемные зоны и
сразу включить необходимый функционал в программу. Требования
озвучивают руководитель, основные участники СЭД, на них также влияют
нормативные и законодательные акты.
Требования могут затрагивать отдельные функции и быть общими
нефункциональными ко всей системе. Функциональные требования определяют
функциональность программной системы, которая должна быть создана
разработчиками, чтобы пользователи могли выполнять свои обязанности.
Нефункциональные требования определяют критерии работы в целом, а не
отдельные сценарии использования. Они могут определять такие свойства, как
расширяемость, производительность, удобство сопровождения и т.д.
При выборе СЭД необходимо учитывать, чтобы она удовлетворяла
следующим основным критериям:
- обеспечивала необходимую функциональность, с возможностью
расширения системы в дальнейшем;
- имела бы минимальную совокупную стоимость владения;
- производитель системы должен быть надежным, с послужным списком
внедрений;
- в СЭД должна учитываться законодательная база;
- должны приниматься во внимания предпочтения заказчика.
Результаты исследования приведены в таблице 10. Экспертная оценка
проводилась по 5-тибалльной шкале: 5 баллов – полное соответствие
требованиям, дополнительные возможности системы; 4 балла – соответствие
требованиям, стандартные предложения; 3 балла – частичное соответствие
требованиям; 2 балла – очень слабое соответствие, отсутствие значимых
критериев; 1 балл – полное несоответствие требованиям.
57
Таблица 10
Экспертная оценка сравнительных характеристик
информационных систем электронного документооборота
Мес
то
Програ
мма/с
ервис
Цена
Удобст
во
пользо
вания
Функц
иональ
ность
Скорос
ть
работ
ы
Учет
россий
ского
законо
датель
ства
Подде
ржка
пользо
вателя
Средня
я
оценка
1
DocsVisi
on
5
5
5
5
5
5
5
2
Directu
m
4
5
4
5
5
5
4,7
3
1С:
Докуме
нтообор
от
4
4
4
4
5
5
4,3
4
ЕВФРАТ
4
4
4
4
5
4
4,2
5
Дело
4
3
4
4
5
4
4
Таким образом, по результатам экспертных оценок DocsVision занимает
наиболее высокое место в сравнении с другими информационными системами
электронного документооборота по ценовой политике, функциональности,
скорости работы системы, учету российского законодательства, технической
поддержке пользователя.
На рисунке 19 показана модель автоматизации документооборота типа
IDEF0, на которой показано какие документы у нас будут на входе и выходе, а
также люди и средства, необходимые, для осуществления данных воздействий.
58
Рисунок 19. Модель автоматизации документооборота типа
IDEF0
Следующий процесс – это проверка наличия входного документа в базе
данных. Этот и последующие процессы представлены в виде IDEF3. Если
документа нет, то происходит процесс ввода информации в базу, на рисунке 20
наглядно представлен этот процесс.
Рисунок 20. Модель ввода новой информации
59
Следующим процессом идет создание отчетов. Если же входной
документ уже существует в базе данных, то процесс ввода новой информации
автоматически пропускается и наступает сразу процесс создания отчета.
Наглядно модель этого процесса показана на рисунке 21.
Рисунок 21. Модель формирования отчета
На рисунке 22 наглядно показана модель оказания услуг. Автоматизация
данного процесса позволит контролировать затраты на исполнение заявок, а
также повысится эффективность таких процессов, как повышение
эффективности, регулирование процессов, регистрирование данных о
предстоящих работах, в связи с чем ожидается повышение общего качества
оказания услуг.
60
Рисунок 22. Модель заказа и оказания услуг
Можно отметить, что процесс создания модели позволяет увидеть весь
процесс наглядно и, несомненно, является неотъемлемой частью внедрения
СЭД. Увидев весь процесс наглядно, еще до начала внедрения можно
обнаружить какие-либо ошибки и избавиться от них. После утверждения
модели можно смело переходить уже к внедрению системы и не боятся
серьезных изменений.
Далее составим календарный план проекта по внедрению системы
электронного документооборота в ООО «Инжстройком».
Календарный план проекта – это полный список взаимосвязанных работ
проекта, которые необходимо выполнить. Календарный план отражает
запланированные даты работ, их длительность и назначенные ресурсы,
необходимые для выполнения работ.
Наиболее компактная и информативная форма представления
информации о расписании проекта – это диаграмма Ганта, которая состоит из
списка задач и оси времени, на которой в виде отрезков отображаются задачи
проекта.
В таблице 11 представлен полный план с этапами и подэтапами проекта.
61
Таблица 11
План реализации проекта
№
Название задачи
Длительность
1.
Проект по внедрению СЭД
167 дней
1.1
Проведение обследования
13 дней
1.1.1
Изучение регламентных документов организации
3 дней
1.1.2
Сбор и формализация требований
10
дней
1.2
Выбор системы
5 дней
1.3
Система выбрана
0 дней
1.4
Создание и согласование технического задания
35 дней
1.5
Техническое задание разработано
0 дней
1.6
Проектирование и разработка технического решения
81 дней
1.6.1
Проектирование м
оделей бизнес
-
процессов и
электронных форм хранения информации
53 дней
1.6.1.
1
Процесс Обработка входящих документов
14 дней
1.6.1.
2
Процесс Обработка договоров
14 дней
1.6.1.
3
Процесс Обработка заявок от клиента
14 дней
1.6.1.
4
Модели процессов спроектированы
0 дней
1.6.1.
5
Разработка шаблонов и форм отчетных
документов
11 дней
1.6.2
Настройка интерфейсов решения
10 дней
1.6.3
Внесение исходных данных в справочники решения
9 дней
1.6.4
Разве
ртывание программного обеспечения
12 дней
1.6.5
Проведение предварительных испытаний системы и
устранение замечаний
3 дней
1.7
Ввод системы в эксплуатацию
27 дней
1.7.1
Разработка пользовательской и эксплуатационной
документации
7 дней
1.7.2
Подгот
овка, обучение ключевых пользователей и
администратора к работе в системе
15 дней
1.7.3
Проведение опытной эксплуатации системы и
устранение замечаний
3 дней
1.7.4
Проведение приемочных испытаний системы
2 дней
1.7.5
СЭД внедрена
0 дней
Диаграмма Ганта представлена на рис 23. Критический путь проекта
составил 167 дней.
62
Рисунок 23. Диаграмма Ганта
Далее проведем оценку эффективности внедрения системы
электронного документооборота в ООО «Инжстройком»
3.2. Экономическая эффективность мероприятий
СЭД будет разворачиваться на имеющейся у предприятия аппаратной
инфраструктуре, поэтому стоимость приобретения СЭД складывается из
следующих статей затрат:
- серверная лицензия (центральный программный комплекс, отвечает за
управления базами данных и подключения к ним пользователей) – 1 шт.;
- лицензии на подключение, дающие право пользователю подключиться
к серверу – 25 (по количеству пользователей);
- дополнительные компоненты (конструкторы карточек, бизнес-
процессов);
- сопровождение (техническая поддержка).
В табл. 12 приведены цены статей затрат.
63
Таблица 12
Затраты на приобретение СЭД
Статья затрат
Цена, руб.
Серверная лицензия
16500
Лицензия на подключение
4400
Дополнительные компоненты
78000
Сопровождение
первый год
-
бесплатно, далее
–
40000 руб. в год
В итоге по данным статьям затрат получается сумма: 204500 рублей.
Структура затрат на проект также включает в себя учет заработной
платы проектной команды.
Команда проекта — совокупность специалистов, создаваемая на период
выполнения проекта, задача которых – обеспечить достижение целей проекта.
Команда проекта внедрения СЭД на предприятии состоит из следующих
участников:
- руководитель проекта - осуществляет руководство работами по
внедрению СЭД на предприятии, отвечает за соблюдение сроков и объемом
работ; осуществляет планирование и координацию действий всех участников
проекта; обеспечивает организационно-методическую поддержку всех
участников проекта; решает финансовые вопросы и принимает стратегические
решения; утверждает основные методы работы, распределение функций, состав
рабочей группы;
- бизнес-аналитик - осуществляет исследования, ведет сбор, анализ, и
проверку требований к СЭД, анализирует, оптимизирует и моделирует
необходимые бизнес-процессы;
- системный инженер по СЭД/Разработчик - занимается разработкой,
выполняет основные части работ по модификации, конвертации, интеграции,
настройки типовых маршрутов и прочей адаптации СЭД. Участвует в оценке
проблем и пожеланий, связанных с техническими проблемами или требующих
модификации;
- технический писатель – занимается разработкой пользовательской и
эксплуатационной документации;