31
1.2 Распределение проекта между сотрудниками. На основании
учтенного проекта и графика занятости сотрудников отдела менеджер
определяет сотрудников, которые в данный момент могут выполнить
работы по проекту, разбивая работы на этапы и устанавливая срок для
каждого этапа выполнения проекта для каждого сотрудника. В результате
менеджер формирует график сдачи проекта.
1.3 Контроль выполнения графика проектов – контроль
осуществляется путем сверки назначенных сроков сдачи проекта и
имеющихся результатов на момент сверки. По итогам контроля может быть
скорректирован график сдачи проекта. В Ведомости сдачи проекта
формируется отметка о результате контроля каждого этапа.
1.4 Заключение по проекту формируется по итогам завершения
проекта и в результате формируется Ведомость проектов, находящихся в
работе с отметкой о выполнении.
По итогам выполнения проектов за период (как правило, ежемесячно),
менеджером формируются отчеты для предоставления их руководителю
отдела и компании.
2.1 Формирование отчета по проектной деятельности отдела за период
– данный отчет содержит количество выполненных проектов, количество
проектов в работе, количество проектов, сданных в срок, количество
проектов, несданных в срок, общие трудозатраты на выполненные проекты.
2.2Формирование отчета по выполнению проектов сотрудниками
отдела за период – данный отчет содержит сведения о количество проектов,
выполненных каждым сотрудником отдела за период и включает такие
показатели, как количество проектов, в которых данный сотрудник
принимал участие, количество трудочасов, затраченных на проекты, были
ли работы, сданные с задержкой или раньше срока.
2.3Формирование отчета по выполнению проектов отделов за период
для клиента– данный отчет содержит общее количество проектов за весь
отдел, выполненных для каждого клиента.
32
2.4 Формирование отчета по расчету стоимостных показателей
проектной деятельности данный отчет содержит такие показатели, как
стоимость проектных работ с суммированием за каждого сотрудника,
клиента, менеджера.
2.5 Мониторинг деятельности менеджера по распределению проектов
– содержит сведения о деятельности менеджера проектов за период,
включая список проектов, список проектов, сданных в срок и с нарушением
графика с указанием причин.
С целью выявления задач, выполняемых не оптимально, опишем
порядок работы менеджера проектного отдела.
Менеджер, получая проект от начальника отдела, изучает его ,
определяя перечень необходимых работ, определяет условную сложность
проекта, разбивает проект на этапы и по специализациям сотрудников
отдела, и в соответствии со стандартами организации определяет срок
выполнения каждого этапа для каждого сотрудника каждой специализации.
В разных случаях может быть привлечено к выполнению проекта разное
количество сотрудников одной специализации. Далее, используя график
загруженности сотрудников, менеджер определяет, кто из сотрудников
может быть свободен в данный или ближайший момент времени и начать
выполнение нового проекта. На основании таких сведений менеджер
назначает сотрудников для выполнения проекта, отмечая это в графике.
Однако по разным причинам реальные сроки выполнения проекта могут
отличаться от тех, которые были запланированы, с чем связана основная
сложность в работе менеджера проектов. При изменении срока отдельные
работы могут быть задержаны или наоборот, сотрудник какое-то время
может быть не задействован, что является нарушение срока проекта в
первом случае или нерациональным использованием трудовых ресурсов во
втором. Таким образом, менеджер проекта вынужден постоянно
контролировать сроки выполнения каждого этапа проекта и редактировать
его график. Кроме того, в проект могут вноситься отдельные изменения в
33
ходе работы над ним из-за болезней, командировок или отпусков
сотрудников, а также по причине изменения исходных данных проекта, что
также приводит к изменению графика его выполнения или добавлению или
удалению отдельных этапов.
Для получения отчетов менеджер проекта должен сравнить
планируемые показатели и те показатели, которые были выполнены
реально, также выписать данные из большого количества бумажных
документов, сравнивая их между собой.
Существующий способ учета проектов, планирования их выполнения,
контроля выполнения и подготовки отчетов по работе над проектами связан
с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой
вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На
сегодняшний день невозможно в короткий срок получить сведения об
общем количестве трудозатрат на каждый отдельный проект, провести
анализ основных причин возникновения проблемных вопросов у
сотрудников, выполняющих проект, проанализировать причины нарушения
сроков, проанализировать и сопоставить плановые отчетные документов.
Рассмотрим потоки информации проектного отдела. Данные потоки
состоят из 20 документов – 5 входных и 13 выходных. Основные объемные
характеристики входных и выходных документов приведены в таблице
Приложения.
Процесс ручного распределения проектов и составления,
редактирования графика их выполнения имеет следующие недостатки:
большое количество времени, затрачиваемое на регистрацию
заявок и запись о выполненных мероприятиях;
возможность допущения ошибок в записях;
большая трудоемкость для сотрудников отдела;
невысокая скорость и точность выполнения расчетов
результатных показателей за счет ручного их выполнения;
34
неэффективное использование рабочего времени сотрудников
проектного отдела за счет обработки всех документов в бумажной форме.
слабый контроль работы сотрудников отдела по выполнению
отданных поручений;
постоянно увеличивающийся «поток» бумажной работы;
усиление негативного воздействия человеческого фактора.
В целях уменьшения количества допускаемых ошибок и увеличения
скорости и точности выполнения комплекса задач менеджера проектов
необходимо данный процесс автоматизировать.
Главной целью данного проекта является создание информационной
системы для автоматизации работы менеджера проектного отдела,
позволяющей устранить недостатки существующего процесса учета и
распределения проектов с учетом и использованием рекомендаций гибких
методологий.
Для решения комплекса задач менеджера проектов предполагается
ввод в информационную базу входных документов:
Строительный проект
Перечень норм и стандартов
Список сотрудников отдела
График загруженности
Список клиентов
Данные вводятся в систему в диалоговом режиме с помощью
специальных форм и хранятся в базе данных в виде таблиц. Постоянная
информация тоже хранится в виде таблиц и реализуется с помощью
специальных справочников. Эти данные практически не изменяются, в
основном добавляются новые или редактируются старые, а при
необходимости удаляются.
Результатная информация выводится по запросу; для ее отображения
спроектирована электронная форма выдачи. Результатные документы
35
помимо вывода на экран могут быть распечатаны или экспортированы в
Excel.
Работа в автоматизированной системе ведется ежедневно в активном
режиме: ввод входных документов, ежедневное получение выходных
документов.
Предполагается создание следующих экранных форм для ввода
данных:
учет проектов;
учет распределения проектов между сотрудниками;
учет изменения графика выполнения проекта;
учет сотрудников проектного отдела.
Предполагается создание следующих форм для вывода данных
формирования выходных документов:
Ведомость проектов, находящихся в работе;
График сдачи проектов;
График занятости сотрудников отдела, выполняющих проекты;
Ведомость загрузки сотрудников отдела за период;
Отчет по проектной деятельности отдела за период;
Отчет по расчету стоимостных показателей проектной
деятельности;
Отчет по выполнению проектов для клиентов компании за
период;
Отчет по выполнению плана по проектной деятельности;
Отчет по работе менеджера по распределению проектов.
Задача автоматизации выполняется ежедневно.
Информационная модель — совокупность сведений об объекте и
внешней среде, организованная по определенным правилам. Более узко:
схема потоков информации, циркулирующей в процессе функционирования
объекта.
36
Информационная модель разработанной ИС представлена на рисунке
12.
График занятости
сотрудников
График сдачи
проектов
График сдачи
проектов
Ведомость
проектов,
находящихся в
работе
Менеджер проектов
Менеджер проектов
Проект
Ведомость
проектов,
находящихся в
работе
Принятые в
работу проекты
Проект
Справочник
Клиент
Справочник
Сотрудник
Справочник
Статус
сотрудника
Справочник
Тип работы
Справочник
Работа
Экранная форма
учета проекта
1.1 Учет проекта и
оценка его
сложности
Файл
Ведомость
проектов,
находящихся
в работе
Формирование
Ведомости
проектов,
находящихся в
работе
Экранная форма
Ведомость
проектов,
находящихся в
работе
Экранная форма
распределения
проектов
1.2
Распределение
проекта между
сотрудниками
Файл
График сдачи
проектов
Формирование
Графика сдачи
проектов
Экранная форма
График сдачи
проектов
Ведомость
проектов с
указанием стадии
выполнения
Экранная форма
контроля
выполнения
проектов
1.3
Контроль
выполнения
графика проектов
Файл
Ведомость
проектов с
указанием
стадии
выполнения
Формирование
Ведомости
проектов с
указанием стадии
выполнения
Экранная форма
Ведомости
проектов с
указанием стадии
выполнения
Формирование
Графика занятости
сотрудников
дополненный
График занятости
сотрудников
дополненный
Экранная форма
График занятости
сотрудников
дополненный
Ведомость
проектов,
находящихся в
работе с
отметкой о
выполнении
Экранная форма
закрытия проекта
1.4
Заключение по
проекту
Файл
Ведомость
проектов,
находящихся
в работе с
отметкой о
выполнении
Формирование
Ведомости
проектов,
находящихся в
работе с отметкой о
выполнении
Экранная форма
Ведомость
проектов,
находящихся в
работе с отметкой
о выполнении
Отчет по
проектам
Экранная форма
Отчет по проектам
Рисунок 12 Информационная модель системы менеджера по
контролю и распределению проектов
Менеджер проектов
Менеджер проектов
График сдачи
проектов
Ведомость
проектов,
находящихся в
работе
Отчет по
проектной
деятельности
организации за
период
График занятости
сотрудников
Руководитель
Справочник
Клиент
Справочник
Сотрудник
Справочник
Статус
сотрудника
Справочник
Тип работы
Справочник
Работа
Экранная форма
формирования
отчета
2.1 Формирование отчета по
проектной деятельности организации
за период
Файл
Отчет по
проектной
деятельности
организации
за период
Формирование Отчета по
проектной деятельности
организации за период
Экранная форма
Отчет по
проектной
деятельности
организации за
период
Отчет по
выполнению
проектов
сотрудниками
компании за
период
Экранная форма
формирования
отчета
2.2
Формирование отчета по
выполнению проектов
сотрудниками компании за
период
Файл
Отчет по
выполнению
проектов
сотрудниками
компании за
период
Формирование Отчета по
выполнению проектов
сотрудниками компании за
период
Экранная форма
Отчет по
выполнению
проектов
сотрудниками
компании за
период
Отчет по
выполнению
проектов для
клиентов
компании за
период
Экранная форма
формирования
отчета
2.3
Формирование отчета по
выполнению проектов компанией
за период
Файл
Отчет по
выполнению
проектов для
клиентов
компании за
период
Формирование Отчета по
выполнению проектов для
клиентов компании за период
Экранная форма
Отчет по
выполнению
проектов для
клиентов компании
за период
Отчет по
выполнению
плана по
проектной
деятельности
Экранная форма
формирования
отчета
2.4 Формирование отчета по
расчету стоимостных
показателей проектной
деятельности
Файл
Отчет по
выполнению
плана по
проектной
деятельности
Формирование Отчета по
выполнению плана по проектной
деятельности
Экранная форма
Отчет по
выполнению плана
по проектной
деятельности
Отчет по
деятельности по
разделам
Экранная форма
формирования
учета мониторинга
2.5
Мониторинг деятельности
менеджера по распределению
проектов
Файл
Отчет по
деятельности
по разделам
Формирование Отчета по
деятельности по разделам
Экранная форма
Отчет по
деятельности по
разделам
Нормативная
стоимость
строительных и
проектных работ
Продолжение рисунка 12
37
Первоначально менеджер использует систему для того, чтобы внести
в нее исходные данные, к которым относятся типы работ, работы, сведения
о сотрудниках и их статусах. Затем, использую внесенные в справочники
данные, менеджер выполняет весь комплекс работ по контролю и
распределению проектов, который условно можно разделить на два этапа –
учет, распределение и контроль выполнения проектов и подготовка отчетов
по итогам первого этапа.
На первом этапе менеджер учитывает новые проекты, внося данные о
них в систему с использованием экранных форм. Далее проект
распределяется между сотрудниками необходимой квалификации. После
того, как сотрудники приступят к выполнению проекта, менеджер
контролирует степень выполнения каждого этапа проекта и всего проекта в
целом, при необходимости редактируя сроки и перераспределяя усилия
сотрудников по работе над проектом. После окончания работы проект
закрывается.
Формирование отчетов происходит путем выборки данных из таблиц
базы данных, которые внесены туда в результате выполнения первого этапа.
При этом пользователь информационной системы имеет возможность
фильтровать данные отчета по датам, периодам и другим критериям Отчеты
могут быть выведены на печать.
В составе ОИ исследуемого комплекса задач особое место определено
классификаторам экономических данных: гарантировать сжатие
призначной части (ID) показателей, а, также сократить объем сохраненных
данных в ЭВМ и время на нахождение этих данных, нужных для исполнения
задач, упростить обработку данных помогает их классификация и
кодирование
Классификатор можно назвать документом, который помогает
реализовать формализованное описание экономических данных в ЭИС,
включающей наименования объектов, наименования классификационных
38
группировок и их определенные обозначения. В рамках применения они
могут разделяться на три типа:
• Общегосударственные классификаторы, применяемые во
многих отраслях и на многих уровнях управления для идентичного и
повсеместного обозначения объектов;
• Отраслевые (ведомственные) классификаторы, применяемые в
границах отдельной отрасли (ведомства);
• Местные, применяемые в границах компании или группы
компаний.
Для полной формализации экономических данных нельзя их просто
классифицировать, поэтому часто реализуется процедура кодирования.
Кодирование является процессом наделения условными
обозначениями объектов и классификационных групп по некоторой системе
кодирования.
Система кодирования является сочетанием правил определения
объектов и группировок с применением кодов.
Кодом можно назвать некоторое обозначение объектов или
группировок в виде знака или совокупности знаков в рамках правил
принятой системы. Все системы кодирования группируют на 2
подмножества: классификационные и регистрационные системы
кодирования.
Параметры, которым нужно удовлетворять разрабатываемым
классификаторам, таковы:
• Общность охвата объектов и признаков классификации любым
классификатором;
• Общность признаков деления множеств объектов с методиками
обработки экономических данных;
• Однозначность имен объектов и их кодовых названий;
• Доступность кодирования и возможность автоматизации
кодирования и классификации;
39
• Доступность увязки с другими классификаторами и методиками
обозначения;
• Целесообразность применения классификатора в процессе
обработки данных.
В данном проекте будут использованы следующие локальные
классификаторы:
1) Классификатор статусов сотрудников
Структурная схема классификатора сотрудников представлена на рис.
13.
K
1
= [XX]
Код статуса
сотрудника
Рисунок 13 Структурная схема классификатора статуса сотрудников
1) Классификатор сотрудников
Структурная схема классификатора сотрудников представлена на рис.
14.
K
1
= [XXX]
Код сотрудника
Рисунок 14 Структурная схема классификатора сотрудников
2) Классификатор типов работ
Структурная схема классификатора представлена на рис. 15.
.
K
1
= [XX]
Код типов работ
Рисунок 15 Структурная схема классификатора типов работ
3) Классификатор работ
Структурная схема классификатора представлена на рис. 16.
K
1
= [XX-YY]
Код работы
Код типов работ
Рисунок 16 Структурная схема классификатора работ
40
4) Классификатор клиентов
Структурная схема классификатора представлена на рис. 17.
K
1
= [XXXXX]
Код клиента
Рисунок 17 Структурная схема классификатора клиентов
5) Классификатор проектов
Структурная схема классификатора представлена на рис. 18.
K
1
= [XXXXX-WWWWW]
Рисунок 18 Структурная схема классификатора билетов
Сводное описание всех вышеописанных классификаторов
представлено в таблице 1.
Таблица 1 Сводная таблица используемых классификаторов и систем
кодирования
№
п/
п
Наименова
ние
кодируемог
о
множества
Значимо
сть кода
Система
кодирова
ния
Мощнос
ть кода
Система
классиф
и-кации
Вид
класси
фи-
катора
1
Классифика
тор
статусов
сотрудника
2
порядкова
я
99
отсутств
ует
локальн
ый
2
Классифика
тор
сотруднико
в
5
разрядная
99999
отсутств
ует
локальн
ый
3
Классифика
тор типов
работ
2
разрядная
99
отсутств
ует
локальн
ый
4
Классифика
тор работ;
4
разрядная
9999
отсутств
ует
локальн
ый
5
Классифика
тор
клиентов
5
разрядная
99999
отсутств
ует
локальн
ый