54
Рисунок 8. Модель процесса анализа ассортимента
Поэтому в результате анализа бизнес-процессов было принято решение
об оптимизации этого процесса с помощью внедрения программного
обеспечения.
2.3. Анализ эффективности управления через финансовые показатели
Для того, чтобы оценить эффективность управления организацией,
будут рассмотрены финансовые показатели результатов ее деятельности. Для
этого была отобрана бухгалтерская и финансовая отчетность за три года.
Анализ финансовых показателей за длительный период времени позволяет дать
оценку их динамике
36
. Значения финансовых показателей представлены в
таблице 1.
Таблица 1
Характеристики деятельности организации
№
Наименование показателя
Значение показателя, тыс. руб.
2018
2017
2016
2015
2014
1
Сумма активов организации
10548
7043
4159
10259
1335
2
Сумма капитала и резервов
8126
6599
-109
9292
556
3
Сумма краткосрочных обязательств
192
444
4268
967
779
4
Сумма валовой прибыли
9452
5118
-15
7654
8159
5
Чистая прибыль
8983
5028
-119
7534
8077
Согласно приведенным данным в период с 2015 года по 2016 год в
организации наблюдается снижение таких показателей деятельности, как сумма
валовой прибыли и чистой прибыли. Это связано с экономическим положением
на рынке в целом. В 2016 году падение привело к убыткам по результатам года.
Для выхода из этой ситуации организации пришлось прибегнуть к
кредитованию. В результате финансового вливания организации удалось
достичь увеличения прибыли и покрыть большую часть заемных средств в
течении 2017 года. После этого в организации наблюдается положительная
динамика финансовых показателей в течении двух лет. На основании этого
можно сделать вывод о том, что организация может инвестировать в свое
развитие, в частности, в информационную инфраструктуру.
36
Бузырев, В. В. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия / В.В.
Бузырев, И.П. Нужина. - М.: КноРус, 2016. - 336 c.
56
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА И РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЕКТА
ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ НА
ПРЕДПРИЯТИИ ООО «ТОРГОВЫЙ ДОМ «ЭНЕРГОМАШ»
3.1. Описание проекта внедрения информационных технологий
Ранее было выявлено, что неоптимизированным бизнес-процессом в
организации является процесс учета и анализа товарного ассортимента,
значимость которого для организации заключается в необходимости
оперативно реагировать на потребности покупателей и обеспечить их
необходимым количеством товаров.
Для оптимизации этого процесса необходимо внедрить
информационную систему, которая будет не только автоматизировать учет и
анализ товарного ассортимента, но и загружать данные о товарах из других
информационных систем организации для того, чтобы обеспечить товароведа
актуальными данными в любой момент времени.
Поскольку на рынке представлен достаточно широкий перечень
программного обеспечения, автоматизирующего выбранный процесс,
необходимо проанализировать их и выбрать оптимальное решение для
рассматриваемой организации.
Одним из программных продуктов, направленных на автоматизацию
процессов учета и анализа товарного ассортимента является онлайн-сервис
«Бизнес.Ру». Использование этого сервиса для автоматизации учетных
процессов в Интернет-магазине предоставляет компании следующие
преимущества
37
:
1. Возможность ведения учета в одной программе, осуществляя
следующие процессы: оформление заказов, работу с поставщиками и складом,
управление персоналом и финансами. Также сервис предоставляет функции
CRM-системы.
2. Снижение вероятности совершения ошибок в процессе работы с
клиентами и партнерами.
37
Система учета ассортимента «Бизнес.Ру» [Электронный ресурс]: // Программа для автоматизации
бизнеса Офиц. сайт]. URL: http://online.business.ru/ (дата обращения: 27.10.2019).
57
3. Автоматизация формирования документооборота,
сопровождающего сделки.
4. Автоматизация процессов взаимодействия с клиентами.
5. Осуществление всех управленческих процессов в режиме реального
времени.
К функциональным возможностям программного продукта относятся:
1. Работа с поставщиками: учет заказов, поступления товаров, оплаты,
отслеживание и контроль задолженности.
2. Функционал CRM-системы, позволяющий вести клиентскую базу и
сегментирование клиентов.
3. Ведение истории покупок.
4. Анализ эффективности деятельности менеджеров.
5. Осуществление работы со службами доставки: оставление
маршрутных листов, работы с курьерами и службами доставки.
6. Интеграция с сайтом Почты России позволяет отслеживать процесс
доставки заказов.
7. Оповещение покупателей о статусах заказов с помощью SMS-
сообщений и e-mail-рассылки.
8. Осуществление массовых рассылок с помощью SMS и e-mail об
акциях и поступлении нового ассортимента.
9. Реализация программы лояльности клиентов: скидок, дисконтных
карт.
10. Ведение работы с кассой и банком: оформление документации по
приходу и расходу денежных средств, работы с банком.
11. Формирование аналитической отчетности по показателям продаж,
себестоимости товаров, рентабельности работы интернет-магазина и
эффективности бизнеса.
Следующим программным продуктом является программа «Торг-софт».
Применение этого программного продукта позволяет осуществлять обмен
58
данными между сайтом Интернет-магазина и программой учета
38
. Данные о
товаре и ценах поступают из программы на сайт магазина, а заказы из сайта -
поступают в программу.
Функция интеграции Интернет-магазина с системой учета позволяет
автоматизировать процесс передачи данных об ассортименте товара и
автоматически передавать их из программы на сайт, а в программу передавать
данные о заказах и продажах. Это дает владельцу Интернет-магазина
возможность оперативного получения данных об актуальном состоянии
товаров на складе, а покупателю – информацию о наличии и ценах на товар.
Процесс синхронизации программного продукта «Торгсофт» с
Интернет-магазином осуществляется с помощью файлов формата *.csv,
которые отправляются через FTP-сервер на сайт Интернет-магазина после
нажатия кнопки «Синхронизировать».
Настройка процесса обмена данными между Интернет-магазином и
программным продуктом осуществляется в меню «Склад/Синхронизация». При
этом на сайт будут загружаться либо все товары из программы, либо товарные
группы, выбранные пользователем, либо определенные бренды или
производители, а также выбранные единично товары. В разделе настроек будет
выбран сайт, с которым будет осуществляться интеграция и выбор кассы, в
которую будет поступать оплата заказов для осуществления дальнейшего
финансового учета организации.
Для обеспечения отображения в Интернет-магазине актуальной
информации о наличии товара и ценах на него, загрузки новый изображений
товара в программе можно осуществить настройку времени синхронизации. В
этом случае программа будет в назначенное время осуществлять прием с сайта
всех заданных пользователем изменений. Эта функция будет полезна в случаях,
когда ассортимент товара подлежит частым изменениям, а также меняются его
38
ТоргСофт. Программное обеспечение для учета управления бизнесом [Электронный ресурс]: //
Программа для розничной торговли [Офиц. сайт]. URL: https://torgsoft.ua/ (дата обращения: 27.10.2019).
59
цена и данные о наличии. Если необходимо осуществить срочную
синхронизацию, она может быть осуществлена вручную.
Программный продукт «Большая Птица» представляет собой онлайн-
систему учета для малого бизнеса в сфере оптовой торговли и предоставления
услуг
39
. «Большая Птица» предназначается для ведения базы данных
контрагентов, остатков товаров на складе, денег на счетах и в кассе, учета
доходов и расходов, анализа состояния здоровья компании. Помимо этого,
программный продукт позволяет без помощи бухгалтера осуществить
формирование необходимых первичных документов.
В плане учета цен товарных позиций, программа позволяет вести учет в
разных валютах. Добавление этой функции позволило пользователям не только
получить возможность создания документов и установки цен, выраженных в
денежных единицах различных государств, но и осуществить полноценное
использование валюты в процессе учета взаиморасчетов, продаж и заказов.
Также в системе существует модуль, отвечающий за обмен данными с
Интернет-магазинами, которые разработаны на платформах UMI.CMS и
OpenCart. Интернет-магазин является выгодным каналом продаж, который
позволяет малому бизнесу осуществить прямую работу с покупателем. Но для
получения общей картины состояния дел в компании, необходима полноценная
система ведения учёта, которая реализована в программном продукте «Большая
Птица».
В системе была реализована функция работы с заказами, позволяющая
осуществить оптимизацию процесса закупок и продаж. В системе существует
два типа заказов: заказ от покупателя и заказ поставщику. Заказ от покупателя
отражает намерение покупателя в приобретении товара. Пользователи системы
могут осуществить оперативное отслеживание состояния каждого заказа и
зарезервировать товар на складе. Такая система учета заказов поможет
владельцу магазина всегда быть в курсе этапа совершения сделки с
39
Большая Птица [Электронный ресурс]: // Система онлайн учета для бизнеса [Офиц. сайт]. URL:
http://bigbird.ru/ (дата обращения: 27.10.2019).
60
покупателем. А заказ для поставщика выражает намерение компании о закупке
товара.
В процессе создания заказа пользователь системы может
воспользоваться функцией «помощник заполнения», которая позволяет
осуществить автоматическое заполнение заказа поставщикам согласно заказам
покупателей, с учетом минимальных остатков товаров или исходя из средней
скорости продаж.
Проанализируем представленные системы. Для этого составим таблицу
с результатами анализа по следующим критериям:
1. Функциональность.
2. Безопасность.
3. Надежность.
4. Гибкость настройки.
5. Интерфейс.
6. Стоимость.
Соответствие критериям будет оцениваться по 5-балльной шкале, где 1 -
будет самой низкой оценкой, а максимальной - 5. Анализ систем представлен в
таблице 2.
Таблица 2
Анализ систем
Критерий
Бизнес.Ру
ТоргСофт
Большая птица
Функциональные возможности
2
1
2
Безопасность
4
3
3
Надежность
3
3
4
Гибкость настройки
3
1
4
Интерфейс
2
5
3
Стоимость
1
4
4
Итого
15
17
20
По результатам анализа, наибольшее соответствие критериям показала
система «Большая птица», поэтому она будет внедрена в деятельность
организации для оптимизации процесса учета и анализа ассортимента.
После того как был осуществлен выбор программного продукта, пишем
содержание проекта внедрения программного обеспечения в деятельность
организации. Сущность проекта заключается в автоматизации процесса учета и
61
анализа товарного ассортимента с помощью внедрения информационной
системы (ИС) «Большая Птица». Миссия проекта заключается в повышении
эффективности деятельности по учету и анализу ассортимента с помощью
внедрения информационных технологий.
Видение проекта: внедрение системы, которая позволит вести
оперативный учет и анализировать динамику спроса на товарный ассортимент.
Цель проекта: ввести в эксплуатацию систему «Большая Птица»,
которая позволит оптимизировать процесс учета и анализа товарного
ассортимента до 30.12.2019 года.
Для работы над проектом необходимо сформировать команду проекта,
которая должна включать в себя следующих специалистов:
1. Менеджера проекта, который будет осуществлять руководство
проектом.
2. Аналитика, который задействован на стадии планирования проекта.
3. Специалиста по сопровождению программного обеспечения,
который будет осуществлять выбор программного обеспечения.
4. Специалиста по внедрению, который будет задействован на стадии
ввода системы в эксплуатацию.
К рискам проекта относятся:
1. Превышение временных сроков проекта, которое устраняется с
помощью добавления временных промежутков для решения форс-мажорных
ситуаций на стадии планирования проекта.
2. Превышение бюджета проекта, которое устраняется с помощью
добавления резервной суммы при планировании бюджета.
3. Непредвиденные обстоятельства, к которым относятся природные
катаклизмы при планировании проекта не учитываются, потому что имеют
низкую вероятность осуществления.
62
Проекты внедрения информационных технологий вне зависимости от
автоматизируемого бизнес-процесса включают в себя комплекс задач,
называемых жизненным циклом проекта. Обозначим эти задачи
40
:
1. Постановка задачи на внедрение ИС исходя из целей компании.
2. Определение временных и финансовых ресурсов проекта.
3. Определение проектной методологии, в которую включено:
3.1. Определение состава команды проекта.
3.2. Разработка регламента выполнения работ.
3.3. Разработка плана реагирования на риски проекта.
4. Предпроектная подготовка, которая включает:
4.1. Подготовку персонала к изменениям.
4.2. Выявление основных информационных потоков.
4.3. Формирование базы основной нормативно-справочной
документации.
4.4. Создание корпоративных стандартов учёта и отчётности.
4.5. Построение информационно-функциональной бизнес-модели
предприятия «как есть», анализ результатов, разработка проекта реорганизации
«как надо».
5. Выбор ИС.
5.1. Формирование требований к ИС.
5.2. Обзор рынка ИС.
5.3. Заключение договора.
6. Внедрение ИС.
6.1. Настройка системы.
6.2. Тестирование группой внедрения.
7. Опытная эксплуатация.
8. Ввод ИС в промышленную эксплуатацию.
40
Джалота П. Управление проектами в области информационных технологий / П. Джалота. - М.:
Лори, 2014. - 224 c.
63
После того как были выявлены задачи проекта, необходимо определить
длительность каждой задачи. Перечень длительностей задач проекта
представлен в таблице 3.
Таблица 3
Длительности задач проекта внедрения информационных
технологий
№
Задача проекта
Длительность,
день
1
Постановка задачи на внедрение ИС
2
2
Определение временных и финансовых ресурсов
проекта
2
3
Определение проектной методологии:
12
4
Определение состава команды проекта
6
5
Разработка регламента выполнения работ
3
6
Разработка плана реагирования на риски проекта
3
7
Предпроектная подготовка:
17
8
Подготовка персонала к изменениям
5
9
Выявление основных информационных потоков
5
10
Формирование базы основной нормативно-справочной
документации
2
11
Создание корпоративных стандартов учёта и
отчётности
3
12
Построение бизнес-модели предприятия «как есть»
2
13
Выбор ИС:
7
14
Формирование требований к ИС
2
15
Обзор рынка ИС
3
16
Заключение договора
2
17
Внедрение ИС:
5
18
Настройка системы
2
19
Тестирование ИС
3
20
Опытная эксплуатация
5
21
Промышленная эксплуатация
1
В результате указания длительностей задач проекта можно рассчитать
сроки выполнения проекта. Для реализации проекта потребуется 60 рабочих
дней. Однако при планировании проекта может оказаться, что ряд задачи
можно выполнять параллельно, а также может потребоваться запас времени на
случай возникновения рисковых ситуаций (болезни участников команды
проекта, задержке в выполнении работ и т.д.).
Осуществим планирование проекта. Для этого будет использована
система управления проектами «Microsoft Project 2016»
41
. Создадим в этой
41
Гонтарева, И.В. Управление проектами / И.В. Гонтарева, Р.М. Нижегородцев, Д.А. Новиков. - М.:
КД Либроком, 2014. - 384 c.