66
Формирование план-графика работ Пт 17.04.15 Чт 23.04.15
Оптимизация бизнес-процессов Вт 24.03.15 Ср 13.05.15
Планирование оптимизации бизнес-
процессов
Вт 24.03.15 Ср 25.03.15
Оптимизация бизнес-процесса Ср 25.03.15 Ср 13.05.15
Выработка решения по оптимизации Ср 25.03.15 Вт 31.03.15
Тестирование оптимизированного бизнес-
процесса
Вт 31.03.15 Пн 11.05.15
Ввод в действие оптимизированного бизнес-
процесса
Пн 11.05.15 Ср 13.05.15
Бизнес-процесс оптимзирован Ср 13.05.15 Ср 13.05.15
Разработка, установка, настройка Ср 13.05.15 Ср 28.10.15
Установка и лицензирование Ср 13.05.15 Чт 21.05.15
Настройка доступа Чт 21.05.15 Чт 28.05.15
Разработка и локализация продукта под
текущие бизнес-процессы
Чт 28.05.15 Вт 22.09.15
Настройка отчетов по модели процессов Вт 22.09.15 Ср 28.10.15
Анализ и обновление инфраструктуры Ср 15.04.15 Пт 10.07.15
Проведение обучения Вт 22.09.15 Вт 06.10.15
Подготовка обучения Вт 22.09.15 Ср 23.09.15
Проведение обучения Ср 23.09.15 Пт 02.10.15
Оценка по итогам обучения Пт 02.10.15 Вт 06.10.15
Этап обучения завершен Вт 06.10.15 Вт 06.10.15
Резерв по времени Ср 07.10.15 Вт 29.12.15
Запуск решения в промышленную
эксплуатацию
Ср 30.12.15 Вт 05.01.16
3.2 Расчет затрат на разработку ИС
Оценка стоимости проекта проводилась проектным менеджером с
привлечением экспертов.
67
Для оценки стоимости проекта был составлен список участников
проекта и материалов с учетом их стоимости.
Таблица. 3 Стоимость материалов и ресурсов базовая
Название ресурса
Стандартная
ставка
Ставка
сверхурочных
Сотрудник IT (Внутренний ресурс) 300,00 ₽/ч 600,00 ₽/ч
Программист 1 (Консалтинг) 2 500,00 ₽/ч 5 000,00 ₽/ч
Программист 2 (Консалтинг) 2 500,00 ₽/ч 5 000,00 ₽/ч
Программист 3 (Консалтинг) 2 500,00 ₽/ч 5 000,00 ₽/ч
Программист 4 (Консалтинг) 2 500,00 ₽/ч 5 000,00 ₽/ч
Программист 5 (Консалтинг) 2 500,00 ₽/ч 5 000,00 ₽/ч
Эксперт-консультант (Консалтинг) 3 500,00 ₽/ч 7 000,00 ₽/ч
Руководитель проекта 800,00 ₽/ч 1 600,00 ₽/ч
Заказчик (Внутренний ресурс) 500,00 ₽/ч 1 000,00 ₽/ч
Бизнес-тренер (Консалтинг) 3 500,00 ₽/ч 7 000,00 ₽/ч
Функциональный эксперт 800,00 ₽/ч 1 600,00 ₽/ч
Оборудование рабочего места 1 50 000,00 ₽
Оборудование рабочего места 2 50 000,00 ₽
Оборудование рабочего места 3 50 000,00 ₽
Оборудование рабочего места 4 50 000,00 ₽
Оборудование рабочего места 5 50 000,00 ₽
Оборудование рабочего места 6 50 000,00 ₽
Оборудование рабочего места 7 50 000,00 ₽
Обновление инфраструктуры
2 500 000,00
₽
Лицензии и ПО
17
250
000,
00
₽
Материальное обеспечение проекта 100 000,00 ₽
Поставщик 0,00 ₽/ч 0,00 ₽/ч
Генеральный директор 5 000,00 ₽/ч 10 000,00 ₽/ч
68
Координатор Global 1 3 000,00 ₽/ч 6 000,00 ₽/ч
Координатор Global 2 3 000,00 ₽/ч 6 000,00 ₽/ч
Координатор Global 3 3 000,00 ₽/ч 6 000,00 ₽/ч
Координатор Global 4 3 000,00 ₽/ч 6 000,00 ₽/ч
Финансовый директор 4 000,00 ₽/ч 8 000,00 ₽/ч
Директор по логистике 4 000,00 ₽/ч 8 000,00 ₽/ч
Директор производства 4 000,00 ₽/ч 8 000,00 ₽/ч
Директор по закупкам 4 000,00 ₽/ч 8 000,00 ₽/ч
IT директор 4 000,00 ₽/ч 8 000,00 ₽/ч
BI Менеджер 700,00 ₽/ч 1 400,00 ₽/ч
Ключевой пользователь фин деп. 1 400,00 ₽/ч 800,00 ₽/ч
Ключевой пользователь логистики 1 400,00 ₽/ч 800,00 ₽/ч
Ключевой пользователь логистики 2 400,00 ₽/ч 800,00 ₽/ч
Ключевой пользователь производства 1 400,00 ₽/ч 800,00 ₽/ч
Ключевой пользователь производства 2 400,00 ₽/ч 800,00 ₽/ч
Ключевой пользователь производства 3 400,00 ₽/ч 800,00 ₽/ч
Ключевой пользователь маркетинга 1 400,00 ₽/ч 800,00 ₽/ч
Ключевой пользователь отдела продаж 1 400,00 ₽/ч 800,00 ₽/ч
Ключевой пользователь отдела закупок 1
400,00 ₽/ч 800,00 ₽/ч
Оператор БД 300,00 ₽/ч 600,00 ₽/ч
Далее был разработан план проекта, с указанием сотрудников и
материалов на различных этапах реализации проекта. В результате
составления плана был получен календарный график внедрения и примерная
сумма внедрения проекта.
Таблица 4. Стоимость внедрения MDM
Название задачи Длительность
Трудозатраты
Затраты
69
Внедрение ИС на
производстве
264 дней 7 294,03 ч 30 197 764,90
Подготовка проекта 30 дней 1 679 ч
767
200,00
Сбор и оценка
предложений
28,69 дней 702 ч
339
325,00
Определение целей и
результатов проекта
21,63 дней 258 ч
584
900,00
Оптимизация бизнес-
процессов
36,25 дней 379 ч
395
000,00
Разработка, установка,
настройка, покупка ПО и
лицензирование
119,75 дней 3 106,03 ч
24 567 989,90
Анализ и обновление
инфраструктуры
62 дней 496 ч
2 504 800,00
Проведение обучения 10,31 дней 474 ч
802
550,00
Резерв по времени
60 дней
0 ч
-
Запуск решения в
промышленную
эксплуатацию
5 дней 200 ч
236
000,00
Следующий этап по формированию затрат на разработку ИС – это
разработка бюджета проекта. На стадии формирования бюджета все ресурсы,
привлекаемые для ее выполнения, списываются на различные статьи затрат.
Для построения бюджета проекта необходимо собрать следующую
информацию:
1. Оценка стоимости операций
2. Основа для оценок
3. Базовый план по содержанию
4. Расписание проекта
5. Ресурсные календари
6. Контракты
7. Активы процессов организации
8. Утвержденный план счетов проекта
В процессе работы над бюджетом используются следующие
инструменты и методы:
70
1. Суммирование стоимости – оценки стоимости суммируются по
пакетам работ в соответствии с ИРС.
2. Анализ резервов – резервы на возможные потери и управленческие
резервы.
3. Экспертная оценка – оценки, основанные на опыте в прикладной
области, области знаний, сфере деятельности, отрасли и т.д., в
соответствии с выполняемой операцией.
4. Исторические взаимосвязи – любые исторические взаимосвязи,
дающие в результате параметрические оценки или оценки по аналогам,
предусматривают использование характеристик проекта для
разработки математических моделей, чтобы прогнозировать общую
стоимость проекта.
5. Согласование финансовых ограничений. Расходование денежных
средств должно быть согласовано с любыми финансовыми
ограничениями по выделению средств под проект. Расхождение между
финансовыми ограничениями и плановыми показателями иногда
приводит к пересмотру расписания работ для согласования норм
расходов.
Бюджет проекта по внедрению базы MDM в компании ЗАО «Рускан»
представлен в Приложении 3.
3.3 Расчет показателей экономической эффективности
Одной из проблем определения эффективности общесистемного и
офисного программного обеспечения (ПО) является выбор методики оценки.
В классической литературе, посвященной вопросу оценки эффективности,
она рассчитывается по формуле:
Эффективность равно отношению между показателем «Эффект» и
показателем «Затраты».
Затраты - совокупные затраты на приобретение, установку и
конфигурирование, сопровождение и поддержку, а также затраты связанные
71
с простоем оборудования во время технического обслуживания или
устранения неисправностей.
Эффект - эффект, достигаемый при внедрении ПО. Однако из-за
специфики использования общесистемного и офисного ПО определить
прямой эффект от их внедрения (во временных или финансовых показателях)
затруднительно.
Различные методы оценки эффективности:
Самый простой метод – это котловой. Метод основан на определении
соотношения объемов вложений в программное обеспечение, включая
внедрение и сопровождение, с размерами предприятия и направлениями его
бизнеса. Часто данное соотношение задается в виде максимально-
допустимого объема вложений по отношению к годовому обороту компании,
например, не более 1 % для небольших компаний и не более 3 % для
крупных.
Из открытых источников мы видим, что выручка компании ЗАО
«Рускан» за 2015 год составила 8 520 934 000 руб. Затраты на проект
составили 37 683 295,97 руб, что составляет примерно 0,44%. С точки зрения
данного метода проект экономически эффективен.
Второй метод оценки эффективности я выбрала - метод TEI - Total
economic impact (совокупный экономический эффект). Данный метод состоит
из анализа 4 элементов:
Стоимость. В качестве оценки «Стоимости» принято вычислять
Совокупную стоимость владения (TCO).
Преимущества позволяют оценить дополнительные возможности,
которые появятся в работе сотрудников предприятия по итогам внедрения
ИТ-системы.
Гибкость оценивает затраты, которые нужно понести на
«интеграцию» нового компонента в информационную систему предприятия:
потребуется ли переделка всей ИС предприятия из-за внедрения нового
компонента, достаточны ли возможности по настройке компонента для
72
подключения его к существующей системе, потребуется ли адаптация такого
компонента и так далее.
Риск IT проекта - позволяет оценить риски, возникающие при
приобретении, внедрении и эксплуатации анализируемого компонента
информационной системы.
Все эти факторы позволяют детально разобраться в структуре
расходов связанных с ПО и получить достаточно точную оценку, что делает
метод TEI оптимальным для расчета эффективности системного и офисного
ПО.
Total cost of ownership (ТСО - совокупная стоимость владения).
Данный метод предполагает количественную оценку на внедрение и
сопровождение программного обеспечения.
В общем случае для расчета ТСО информационными системами
необходимо учитывать такие показатели, как стоимость ЭВМ, стоимость ПО,
стоимость установки, стоимость поддержки и обслуживания, а также
стоимость потерь, возникающих из-за ошибок в работе систем:
При этом необходимо учитывать, что данные затраты имеют разные
сроки использования: средний срок эксплуатации ЭВМ составляет 4-5 лет,
для ПО этот показатель зависит от типа и вида лицензии, но в среднем
составляет 3-4 года. Соответственно для расчета TCO данные показатели
необходимо привести к единому расчетному периоду (в России обычно
рассчитывается на один год). Тогда расчет затрат на оборудование будет
осуществляться по формуле:
При расчете стоимости ПО необходимо учитывать тип выбранной
заказчиком лицензии: покупка коробочной версии, подписка, аренда, лизинг,
бесплатно (в случае со свободным программным обеспечением). В этом
случае расчет осуществляется по формулам, предлагаемым вендорами. При
73
этом в случае, когда лицензия предусматривает период эксплуатации больше
расчетного, необходимо, как и в случае со стоимостью ЭВМ использовать
приведенные к расчетному периоду значения.
Стоимость установки ПО рассчитывается по формуле:
где Зсп - затраты на 1 час работы специалиста, которые определяются
условиями конкретного региона; Вр_уст - время установки одной копии ПО;
Nкоп - количество устанавливаемых копий; период - расчетный период
эксплуатации; Кнад - коэффициент, определяющий среднее количество
переустановок данного ПО за 1 год (определяется эмпирическим путем для
каждого конкретного вида ПО).
Стоимость поддержки рассчитывается по формуле:
Цена поддержки, обычно определяемая на 1 год.
Потери, связанные с неработоспособностью приобретенного ПО
теоретически рассчитывается по формуле:
где: Цена потерь -- упущенная прибыль предприятия, за один час
неработоспособности системы; t_востановления - время, необходимое на
восстановление работоспособности конкретного вида ПО, t_ожидания -
среднее время ожидания, от момента возникновения неисправности до
момента прибытия специалиста; период - расчетный период эксплуатации;
Кнад - коэффициент, определяющий среднее количество неисправностей за
один год.
Таблица 4. Суммарная стоимость владения (ТСО) составила
ТСО срок эксплуатации
стоимость без
НДС
Расчет на 1
год
С_ЭВМ
5,00
2 849 999,78
569 999,96
С_ПО
4,00
17 250 000,64
4 312 500,16
74
С_Уст
1 час установки ПО - 2700,
установка 1 шт., переустановки
1 шт. в год
2 700,00
С_Под
1 год 2 чел * 3500 без НДС Full
Time
2 555 000,00
С_Пот
годовая выручка/365/60
-
стоимость потери в час при
простои продаж в 20 филиалов,
время восстановления 1 час,
время ожидания 1 час,
период эксплуатации -
Кнад- кол-во неисправностей в
год.
778 167,49
Итого:
8 218
367,60
Экономия денежных средств по другим статьям расходов
Экономия денежных средств может быть достигнута как сокращением
прямых расходов на операторов баз данных в каждом департаменте, так и на
сокращение косвенных расходов, возникающих при блокировке систем из-за
некорректных мастер-данных.
В настоящий момент обработкой данных занимаются 6
департаментов:
1. Производственный департамент – ввод информации по производственной
необходимости. Для этого на производстве выделен отдельный человек в
режиме 8/5.
2. Департамент логистики – ввод и коррекция информации по упаковке
товара, логистической информации, стикировка и обеспечение
руссификации упаковки. Для этого в департамент логистики выделен
отдельный человек в режиме 8/5
3. Департамент закупок – сотрудникам департамент в настоящее время
приходится работать параллельно в двух программах в ручном режиме
ввода данных. Данная работа, в совокупности по 5 сотрудникам
департамента, в месяц, занимает примерно 5 рабочих дней.
4. Департамент финансов – контроль финансовой информации в карточке
продукта – по всему департаменту примерно 1 рабочий день в месяц.
75
5. Департамент маркетинга – представление справочника товаров в сети
интернет для клиентов и поставщиков. Полностью ручная работа, выделен
отдельный человек в режиме 8/5.
6. Департамент продаж – формирование прайс листа, обновление цен,
создание акций, разработка систем дисконта для конечного клиента.
Подготовка отчетности для директоров филиалов, топ-менеджмента,
ведение аналитики продаж. На текущую работу выделен отдельный
человек в режиме 8/5.
После внедрения этот показатель можно сократить:
1. в департаменте маркетинга на 100% - итого 60 т.р. на 12 мес. = 600 т.р. в
год
2. в департаменте закупок на 50% - итого 60 т.р*5 раб. Дней при норме в 22
рабочих дня в месяц – 13 т.р в месяц и 156 т.р. в год.
3. в производственном департаменте на 100% с перераспределением части
контроля на ключевых сотрудников производства итого 600 т.р. в год.
Итого экономия денежных средств только за счет зп составит
1 356 000 рублей в год, без учета экономии оплаты в социальные фонды.
Непрямые расходы, которые несет компания на 2 сотрудников в год
составляет – 200 000 рублей в год ДМС, 158 400 рублей компенсация
питания, 100 000 рублей – затраты на оборудование рабочих мест.
Сокращение косвенных расходов, связанных с доступностью к
продаже некоторых товаров. За 2017 год были случаи простоя продаж из-за
того, что ходовые позиции были заблокированы практически на сутки.
Данные инциденты сократили продажи данного товара в периодах простоя
практически на сутки.
Так же автоматизация процесса обмена мастер данными освобождает
часть сотрудников от дополнительных проверок, что позволяет им выполнять
свои обязанности более эффективно.
Улучшение показателей бизнеса и другие нематериальные выгоды