22
Таблица 1.2
Анализ трудоемкости выполняемых задач генеральным директором ООО
«Каштан»
Задачи
Длительность,
минут
Частота
выполнения
1. Прием персонала
- прием заявления от кандидата на
должность
30
Ежемесячно
- оценка компетентности специалиста
60
Ежемесячно
- обработка результатов анкеты
60
Ежемесячно
- заполнение карточки работника
120
Ежемесячно
- издание приказа о приеме на работу
60
Ежеквартально
- выдача должностной инструкции
20
Ежеквартально
2. Кадровое перемещение
- прием заявления на другую должность
30
Ежегодно
- оценка компетентности специалиста
60
Ежегодно
- обработка результатов анкеты
60
Ежегодно
- внесение изменений в карточку работника
30
Ежегодно
- издание приказа о перемещении на другую
должность
60
Ежегодно
- выдача новой должностной инструкции
Ежегодно
3. Увольнение сотрудника
- прием заявления об увольнении по
собственному желанию
30
Ежеквартально
- внесение изменений в карточку работника
60
Ежеквартально
- издание приказа об увольнении работника
60
Ежеквартально
Как видно из табл. 1.2, наибольшую трудоемкость для генерального
директора ООО «Каштан» имеют задачи по заполнению карточки работника при
приеме на работу (120 мин.). Не менее трудоемкими являются задачи по оценке
компетентности работников на основании проведения анкетирования и
обработки его результатов, которые в итоге занимают 2 часа.
Автоматизация системы управления персоналом позволит снизить
трудоемкость таких задач как оценка компетентности специалистов при приеме
на работу, кадровом перемещении, ускорить процесс принятия управленческих
решений и полностью автоматизировать процессы издания приказов о приеме в
организацию, кадровому перемещению и увольнению.
Таким образом, существует необходимость применения вычислительной
техники для автоматизации системы управления персоналом в ООО «Каштан»,
что будет выполнено далее в работе.
23
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Для обеспечения информационной безопасности и защиты данных в
деятельности ООО «Каштан» применяется Интернет-шлюз ИКС, который
позволяет вести учет трафика и производить мониторинг Интернет-
подключений. Его можно использовать не только в виде счетчика трафика, но и
универсального комплекса для управления трафиком, получаемого из сети
Интернет [20].
Интернет-шлюз ИКС ООО «Каштан» поддерживает различные виды
подключений к аппаратным и программным средствам, позволяет вести
мониторинг входящего и исходящего трафика в компьютерную сеть. В состав
шлюза входят прокси-сервер для оптимизации во внешней сети и ведения
статистики обращений в сеть Интернет, система работы с электронной почтой
«Jabber», шлюз IP-телефонии, позволяющий выполнять перенаправление и
фильтрацию входящих и исходящих сообщений.
Модуль учета трафика применяется специалистами ООО «Каштан» для
контроля входящего и исходящего трафика с последующим формированием
отчетов. Пример построения отчета в модуле учета трафика приведен на рис.1.9.
Рис. 1.9. Пример построения отчета в модуле учета трафика
24
Ведение учета трафика позволяет администратору компьютерной сети
контролировать сетевую активность работы каждого пользователя, получать
оперативную информацию по статистике трафика из различных источников
информации.
Интернет-шлюз ИКС ООО «Каштан» представлен в виде программно-
аппаратного комплекса для обеспечения защиты от атак и угроз в сети Интернет,
в нем предусмотрены возможности распределения привилегий доступа,
ограничения к определенным ресурсам Интернет.
Модуль контроля доступа применяется специалистами предприятия для
контроля использования сети Интернет, в этом модуле предусмотрена
возможность установки временного ограничения, выполнения контентной
фильтрации с блокировкой доступа к ресурсам. Кроме этого в модуле
существует возможность настройки авторизации по определенному IP-адресу,
использования специальной программы-агента.
Модуль защиты применяется для группировки пользователей по видам
доступа к сети Интернет и организации индивидуальной работы пользователя на
удаленном расстоянии.
Модуль «Прокси-сервер» применяется сотрудниками ООО «Каштан» для
кэширования информации и сокращения нагрузки при работе в сети Интернет. В
деятельности предприятия используется прокси-сервер для защиты локальной
сети от несанкционированного доступа, также он позволяет блокировать доступ
работников к запрещенным ресурсам в сети Интернет.
Почтовый сервер управляет доступом к почтовому сервису с ведением
белых и черных списков, блокировкой спама, перенаправлением и
дублированием информации на почту. Файловый сервер применяется для
обмена данными по протоколу FTP и позволяет ускорить процесс совместного
использования информационных ресурсов.
Встроенный web-сервер применяется для работы с виртуальными
доменами, поддерживающими язык программирования PHP 7.1 и базу данных
MySQL 5, а Jabber-сервер используется для обмена мгновенными сообщениями
между пользователями внутри сети предприятия, а также за ее пределами.
25
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
Для автоматизации системы управления персоналом в настоящее время на
рынке программного обеспечения свое распространение получили такие
программные продукты как «Монолит Персонал», «Парус персонал» и
программа «1С: Управление персоналом» [21].
Автоматизированная информационная система «Монолит Персонал»
позволяет обеспечить комплексную автоматизацию процессов кадрового учета,
расчета заработной платы, учета рабочего времени, расчета налогов и
отчислений с оплаты труда, а также подготовку отчетности в страховые органы
контроля.
В состав системы «Монолит Персонал» входят шаблоны для подготовки
ежемесячной, квартальной и годовой отчетности по кадровому учету. В рамках
единой базы данных существует возможность построения отчетности для
различных юридических лиц, а также их структурных подразделений.
Отличительной характеристикой системы «Монолит Персонал» является
поддержка системы управления мотивацией и возможность введения бонусной
оплаты труда, формирование компенсационного пакета и подготовки отчета по
развитию персонала.
В автоматизированной информационной системе «Монолит Персонал»
реализована поддержка процесса обучения персонала, в том числе организация
дистанционного обучения. Кроме этого, существует возможность формирования
кадрового резерва, управления развитием и планирования карьеры сотрудников.
Среди преимуществ автоматизированной информационной системы
«Монолит Персонал» следует отметить:
- интегрированность, разграничение доступа, модульность и открытость, а
также возможность ведения истории по каждому сотруднику;
26
- поддержка функции аттестации персонала, работы с кадровым резервом,
мотивации труда;
- подготовка выходных документов и отчетов в соответствии с
требованиями действующего законодательства;
- единое информационное пространство для организационного управления
предприятием.
Для обеспечения защиты в состав системы входят модули защиты от
несанкционированного доступа на уровне сервера и приложений, а также
авторизации действий работников.
Автоматизированная информационная система 1С: Управление
персоналом применяется для автоматизации кадрового учета и позволяет
автоматизировать функции поиска, подбора, приема и адаптации персонала,
ведения кадрового учета и планирования, расчета заработной платы, подготовки
отчетности в органы налогового контроля [22].
Архитектура системы 1С: Управление персоналом приведена на рис.1.10.
Рис. 1.10. Архитектура системы 1С: Управление персоналом
Как видно из рис.1.10, в состав системы 1С: Управление персоналом
входят модули кадрового планирования, адаптации персонала, обучения и
развития персонала, поиска и подбора кандидатов, планирования и учета
занятости сотрудников. Также в системе существует возможность ведения
кадрового учета, расчета и учета заработной платы, ведения
персонифицированного учета и подготовки аналитической отчетности.
27
Модуль «Кадровое планирование» применяется для формирования заявок
подбора персонала. В этом модуле процесс кадрового планирования ускоряется
за счет автоматизации функций подбора и поиска кандидатов на
специализированных сайтах с момента выбора резюме и прохождения
собеседования на работу.
Для подготовки новых сотрудников в системе предусмотрены модули
«Адаптация персонала», «Учет персонала» и «Анализ схем мотивации». Также в
системе предусмотрена возможность автоматического подбора мероприятий для
обучения сотрудников с последующим проведением аттестации и оценкой
компетенций.
В области кадрового учета система 1С: Управление персоналом позволяет
автоматизировать учет кадров и делопроизводства, а также подготовить
аналитическую отчетность по каждому сотруднику, табель учета рабочего
времени и штатное расписание.
В области расчета заработной платы система 1С: Управление персоналом
позволяет вести аналитическую отчетность и производить различные
начисления налогов и сборов.
Дополнительные возможности создает модуль «Охрана труда», в котором
автоматизированы функции ведения журнала инструктажей, проведения
медицинских осмотров и расследования несчастных случаев.
Многими предприятиями внедряется система «Парус: Персонал», которая
поддерживает функции рекрутинга, повышения квалификации и мотивации.
Функции рекрутинга предусматривают регистрацию в системе анкет
сотрудников с возможностью их вывода на печать, формированием подборки
анкет по указанным параметрам [23].
В модуле кадрового учета существует возможность создания штатного
расписания, табеля рабочего времени сотрудников, создания приказов с их
автоматической обработкой. В системе существует возможность подготовки
штатного расписания, отчета по движению сотрудников, отчета по вакантным
должностям. Дополнительные функции обеспечивает оперативный отбор
сотрудников по заданным критериям и функция разграничение прав доступа к
отдельным разделам.
28
Выполним сравнительный анализ рассмотренных программных продуктов
для автоматизации системы управления персоналом с помощью табл. 1.3.
Таблица 1.3
Сравнительный анализ рассмотренных программных продуктов для
автоматизации системы управления персоналом
Автоматизированные
функции
Монолит
Персонал
1С: Управление
персоналом
Парус:
Персонал
Прием персонала в
организацию
Да
Да
Да
Кадровое перемещение в
организации
Да
Да
Да
Увольнение из
организации
Да
Да
Да
Автоматизированный
подбор персонала
Да
Да
Да
Разработка программы
мотивации персонала
Нет
Да
Да
Обучение и развитие
персонала
Нет
Да
Да
Оценка компетентности
работников
Нет
Нет
Нет
На основании выполненного сравнительного анализа можно сделать
выводы, что готовые решения позволяют автоматизировать функции приема
персонала в организацию, кадрового перемещения и увольнения. Кроме этого в
них предусмотрены возможности автоматизированного подбора персонала,
разработки программ мотивации, развития персонала.
Однако в ООО «Каштан» необходимо автоматизировать функцию оценки
компетентности работников, а готовые решения не включают таких модулей.
Поэтому для автоматизации задачи наиболее целесообразным будет разработка
программного продукта, в котором будут автоматизированы необходимые
генеральному директору задачи, с последующим его масштабированием по мере
необходимости.
На следующем этапе выполним выбор и обоснование стратегии
автоматизации системы управления персоналом в ООО «Каштан».
29
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
В настоящее время существует четыре варианта стратегии автоматизации
системы управления персоналом ООО «Каштан»:
- стратегия хаотичной (кусочная) автоматизации;
- стратегия автоматизации по участкам выполняемых работ;
- стратегия автоматизации по направлениям;
- стратегия комплексной автоматизации.
Стратегия «кусочной» автоматизации применяется в случае покупки
программного продукта без составления стратегического плана. При этом
дальнейшее повышение функциональности программного продукта для
автоматизации системы управления персоналом может привести к
непредвиденным затрат.
Стратегия автоматизация по участкам выбирается в том случае, если
автоматизация позволит получить существенный экономический эффект,
например, приведет к сокращению персонала. В данном случае проект
направлен на снижение трудоемкости решаемых задач генеральным директором
ООО «Каштан».
Стратегия автоматизации по направлениям предусматривает
автоматизацию определенного структурного подразделения (кадровой службы,
логистики, производства, бухгалтерии). ООО «Каштан» относится к
предприятиям малого бизнеса и штат персонала не многочисленный.
Автоматизация функций генерального директора в области управления
персоналом позволит решить существующие проблемы.
Стратегия комплексной автоматизации не является целесообразной для
ООО «Каштан», поскольку в данном случае не реализуется крупный проект для
автоматизации направления, позволяющий обеспечить комплексную
автоматизацию.
На основании выполненного анализа выбираем стратегию автоматизации
по направлениям, поскольку в данном случае автоматизируется функция
управления персоналом и оценки компетентности. За счет автоматизации этого
процесса снизится трудоемкость решаемых задач генеральным директором.
30
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
В настоящее время существует несколько способов автоматизации
определенного участка деятельности:
- заказ программного продукта для автоматизации системы управления
персоналом с открытым кодом и его доработка с учетом выделенных бизнес-
процессов;
- разработка автоматизированной системы управления персоналом IT-
службой на базе предприятия;
- заказ проекта автоматизации системы управления персоналом в IT-
компании.
Рассмотрим достоинства каждого из выделенных способов автоматизации
системы управления персоналом ООО «Каштан». Покупка готовой
автоматизированной системы управления персоналом в данном случае
нерентабельна, поскольку предусматривает выделение существенных затрат не
только на приобретение, но и дальнейшее сопровождение программного
продукта.
Достоинством покупки программного продукта для автоматизации
системы управления персоналом является внедрение в IT-инфраструктуру
профессионального решения с унифицированным дизайном и лицензией.
Недостатком покупки программного продукта являются высокие затраты
на его доработку, риски снятия продукта с производства, что создаст сложности
его обновления, привет к дополнительным затратам на обучение специалистов
ООО «Каштан».
Самостоятельная разработка программного продукта имеет следующие
достоинства:
- разработку осуществляет IT-служба ООО «Каштан», которая знает
специфику бизнеса, текущие проблемы;
- разработка программного продукта внутри организации позволяет его
совершенствовать в процессе эксплуатации с учетом потребностей и ростом
бизнеса предприятия;
31
- снижение затрат на обновление программного обеспечения и обучение
персонала.
Сравнение способов приобретения автоматизированной системы
управления персоналом приведено в табл.1.4.
Таблица 1.4
Сравнение способов приобретения автоматизированной системы управления
персоналом
Способ
Критерии
соответствия
задаче
автоматизации
Затраты на
реализацию
проекта, руб.
Возможность
адаптации
Надежность
Приобретение
готового
программного
продукта
Не соответствует
поставленным
целям проекта,
поскольку на
малом
предприятии уже
используется
автоматизированн
ая система
До 100000
Могут возникнуть
дополнительные
затраты на выбор
средств интеграции
с существующей
IT-
инфраструктурой
Гарантируетс
я
производител
ем
Разработка
программного
продукта IT-
компанией
Соответствует
сформулированны
м требованиям к
программному
продукту
До 200000
Дополнительные
затраты на
интеграцию
Гарантируетс
я компанией-
разработчико
м
Разработка
программного
продукта IT-
специалистами
ООО «Каштан»
Частично
соответствует
потребностям
проекта
До 100000
Полная адаптация с
IT-
инфраструктурой
предприятия
Обеспечивает
ся
специалистам
и IT-отдела
Таким образом, на основании сравнительного анализа выбираем вариант
разработки автоматизированной системы управления персоналом. Разработка в
данном случае является более целесообразной, поскольку в программном
продукте будут реализованы выбранные для автоматизации задачи и затраты на
адаптацию системы в ООО «Каштан» минимальны.
На следующем этапе выполним обоснование проектных решений по
информационному, программному и техническому обеспечению.
1.4. Обоснование проектных решений