36
Оператор
Форма учета
документа
Поле ввода даты
документа
Форма номера
документа
Ввод номера документа
Ввод даты документа
Таблица Документы
Кнопка Сохранить
Сохранение данных
Сообщение
об успешном сохранении данных
Поле ввода темы
документа
Поле выбора файла
документа
Ввод темы документа
Выбор файла документа
Рисунок 2.7 Диаграмма последовательности «Учет документов»
Диаграмма последовательности выбора и получения отчета приведена на
рисунке 2.8.
37
Оператор
Форма выбора отчета
Поле выбора даты
начала периода
Получение списка
типов отчетов
Ввод начальной даты
Нажатие на кнопку
Кнопка Получить
Поле выбора даты
окончания периода
Получение отчета
Список отчетов
Возврат к списку отчетов
Ввод конечной даты
Экранная форма отчета
Рисунок 2.8 Диаграмма последовательности при выборе и
получении отчета
Диаграмма взаимодействия это диаграмма, на которой представлено
взаимодействие, состоящее из множества объектов и отношений между ними,
включая и сообщения, которыми они обмениваются. Этот термин применяется
к видам диаграмм с акцентом на взаимодействии объектов.
Диаграмма взаимодействия приведена на рисунке 2.9. На диаграмме
показаны основные экранные формы и порядок обмена информацией между
ними.
38
Оператор
Экранная форма учет
документов
Экранная форма учет
пользователей
Экранная форма
учета резолюций
Экранная форма
списка документов с
резолюциями
1. Ввод наименования
2. Ввод темы
3. Ввод даты
4. Список документов
5. Ввод ФИО пользователя
6. Ввод логина и пароля
7. Список пользователей
8. Ввод резолюции
12. список резолюций
4. Список документов
7. Список
пользователей
12. список резолюций
Архив
14. Документ в архив
Рисунок 2.9 Диаграмма взаимодействия
Диаграммы состояний используются для описания поведения, в рамках
варианта использования, или поведения экземпляров класса (объектов),
компонента, узла или системы в целом. Поведение моделируется через автомат
(англ. state machine), описывающий возможные последовательности состояний
экземпляра сущности и переходы между ними на протяжении его жизненного
цикла, начиная от создания и заканчивая уничтожением.
Диаграмма состояний (автомат) представляет собой связный
ориентированный граф, вершинами которого являются состояния, а дуги
служат для обозначения переходов из состояния в состояние. Под состоянием
(англ. state) понимается ситуация в ходе жизни экземпляра сущности, когда эта
ситуация удовлетворяет некоторым условиям, экземпляр выполняет некоторые
операции или ждет наступления некоторого события. Например, для объекта
его состояние может быть задано в виде набора конкретных значений
атрибутов, при этом изменение этих значений будет отражать изменение
состояния моделируемого объекта. Диаграмма состояний приведена на рисунке
2.10.
39
Вход в меню Авторизация
Пользователь
существует
нет
Выбор счетчика
Просмотр данных
Просмотрено?
нет
Инициализация
Завершить работу
Рисунок 2.10 Диаграмма состояний авторизации пользователя
Диагра
мма де
ятельности (англ. activity diagram) — UML диаграмма, на
которой показано разложение некоторой деятельности на её составные части.
Под деятельностью (англ. activity) понимается спецификация исполняемого
поведения в виде координированного последовательного и параллельного
выполнения подчинённых элементов — вложенных видов деятельности и
отдельных действий англ. action, соединённых между собой потоками, которые
идут от выходов одного узла ко входам другого.
Диаграммы деятельности используются при моделировании бизнес-
процессов, технологических процессов, последовательных и параллельных
вычислений.
Диаграмма деятельности получения отчетов приведена на рисунке 2.11.
40
Инициализация программы
Вход в меню
Авторизация
Просмотр данных
Операция
выполнена
Формирование отчета
Запись в БД
Ввести наименование Ввести тему Ввести дату
Пользователь
Рисунок 2.11 Диаграмма деятельности получения отчетов
Диаграмма развертывания системы представлена на рисунке 2.13.
Сервер приложений
ПК администратора
Панель
управления
Серверная
компонента
ПК диспетчера
Панель
управления
системой
Сервер БД
БД
Рисунок 2.11 Диаграмма развертывания системы
41
Как следует из приведенной диаграммы, для развертывания системы
необходим сервер баз данных, сервер приложений, а также персональные
компьютеры пользователей системы для доступа в панель управления.
2.2 Проектирование структуры автоматизированной
информационной системы и базы данных
В качестве входной информации в разработанной системе
документооборота используются следующие документы и сведения:
перечень отделов предприятия;
список сотрудников предприятия;
номенклатура дел.
Данные документы вносятся в систему вначале её работы.
В системе используются справочники, приведенные в таблице 2.1.
Таблица 2.1
Перечень используемых справочников
№
пп
Название
справочника
Ответственный
за ведение
Средний
объём
справоч
ника в
записях
Средняя
частота
актуализаци
и
Средний
объём
актуализ
ации, %
1
Отделы
Администратор
100
1 раз в месяц
10
2
Роли
пользователей
Администратор
10
1 раз в год
10
3
Пользователи
Администратор
200
1 раз в год
10
4
Типы документов
Администратор
500
1 раз в месяц
25
5
Номенклатура
Оператор
200
1 раз в год
25
6
Папки
Оператор
250
ежедневно
25
Справочник Отделы включает в себя название отдела. Справочник Роли
пользователей включает наименование роли пользователя, а также
определенные права на чтение, добавление или удаление документов, файлов,
папок.
В справочнике Пользователи содержатся следующие сведения:
фамилия;
имя и отчество;
42
должность;
логин;
пароль;
дата регистрации;
дата рождения;
роль пользователя.
Справочник Номенклатура составляется в ходе использования
номенклатуры дел бумажного документооборота и содержит следующие
реквизиты:
наименование записи (дела) в номенклатуре;
количество томов;
номер тома;
страниц всего;
дата добавления;
ФИО добавившего пользователя;
ФИО удалившего пользователя.
Справочник Папки является справочником, который содержит сведения о
создании каждым пользователем иерархии обрабатываемых документов. Также
каждая папка может быть в той или иной степени открыта для чтения и записи
другими пользователями, либо вообще закрыта.
Данный справочник содержит следующие реквизиты:
наименование папки;
ФИО добавившего пользователя;
дата добавления;
права доступа;
изображение.
Оперативная информация хранится в таблицах Документы и Файлы. В
таблице Документы хранятся все сведения о зарегистрированном документе, а
именно следующие реквизиты:
43
номер документа;
ФИО сотрудника;
наименование;
вид документа;
дата подготовки;
дата и время регистрации;
количество страниц;
примечание;
адресат;
статус;
права доступа.
В ходе деятельности к документам могут прикрепляться различные
файлы, в том числе и их электронные копии. Сведения о таких файлах
содержатся в таблице Файлы, в которой учитываются нижеперечисленные
реквизиты:
номер файла;
наименование файла;
путь к файлу на сервере;
размер в кб;
дата добавления;
ФИО пользователя, добавившего файл;
код документа, к которому прикреплен файл;
права доступа;
тип файла (расширение).
Результатной информацией для задачи автоматизации делопроизводства
являются следующие документы:
список сотрудников;
список документов по видам;
номенклатура дел;
44
учетная карточка документа;
список документов, находящихся в архиве.
В списке сотрудников имеются следующие реквизиты:
фамилия, имя, отчество сотрудников;
дата регистрации;
должность;
отдел;
дата рождения;
логин и пароль для доступа в систему.
Данный документ формируется на основе справочников Отделы,
Пользователи.
Списки документов имеют следующие реквизиты:
наименование документа;
дата регистрации;
краткое описание;
количество страниц;
адресат;
ссылка на электронную версию документа.
Список документов, находящихся в архиве, а также список документов,
находящихся на контроле, отличаются статусом. При этом в системе могут
быть следующие статусы:
документ зарегистрирован;
документ рассмотрен;
документ поставлен на контроль;
документ отправлен в архив.
На основе статуса формируются списки документов. При формировании
списков документов используются такие таблицы, как Документы, Файлы, а
также справочники Отделы, Виды документов, Пользователи.
45
Номенклатура дел содержит наименование томов, их количество и общее
количество страниц.
Учетная карточка документа содержит следующие реквизиты:
наименование документа;
дата добавления (создания);
список файлов, прикрепленных к документу;
наименование папки, в которой содержится документ;
резолюции руководителей отделов.
В разработанной системе предусмотрено 2 вида пользователей;
сотрудник, осуществляющий регистрацию документов;
администратор.
Различие между функциями данных пользователей содержится в
различном уровне к доступу редактирования справочников. Дерево функций
для администратора представлено на рисунке 2.14.
Функции
Работа со
справочниками
Работа с
документами
Регистрация
Учет
резолюций
Добавление
файла
Получение
отчетов
Настройки
Изменение
статуса
Добавление
примечаний
Дизайн
Окна
Автори зация
Порядок
отображения
Создать
Редактировать
Удалить
Печать
Создать
Редактировать
Удалить
Печать
Экспорт в MS
Excel
Карточка
документа
Файлы
Списки
документов
Список
пользователей
Адреса
Пользователи
Отделы
Роли
Номенклатура
Папки
Рисунок 2.12 Дерево функций системы для администратора
Дерево функций для оператора представлено на рисунке 2.15.