62
Название проверки
Тип проверки
Отображение в протоколе
проверки
Инструкция по устранению
учитываются по категории «2.4
Нераспределенные».
Проверка признания выручки по
проекту
Блокирующая
ошибка
Выручка по проектам признана,
списание не возможно: (ФИО)
(Код проекта\этапа)
После признания выручки списание на
проект невозможно. Запросить у РП
корректное основание для утилизации,
оповестить ЛР. Если не исправлено, то при
загрузке часы учитываются по категории
«2.4 Нераспределенные».
Фонд рабочего времени полностью
не распределен
Предупреждающая
ошибка
Фонд рабочего времени
полностью не распределен:
(ФИО) (Кол-во нераспределенных
часов)
У сотрудника осталось не распределенное, в
т.ч. отклоненное время, которое он не отнес
ни на одну из категорий. Трудозатраты
будут перенесены на 2. Простой, категории
«Нераспределенные трудозатраты» и
«Отклоненные трудозатраты».
Распределить время и отправить на
согласование
Проверка лимита бюджета по
трудозатратам (<5%)
Предупреждающая
ошибка
На проектах осталось следующее
количество трудозатрат: (Код
проекта) (Остаток трудозатрат)
Предупреждает о том, что бюджета проекта
по трудозатратам приближается к концу
(осталось менее 5%) или превышен
63
Таблица 10
Фильтры формы для согласования
Наименование поля
Описание поля
Согласующий
ФИО пользователя, за которого требуется провести
согласование (по умолчанию текущий пользователь). Выбор
сотрудника доступен в случае, если пользователь
действующий заместитель у другого\других сотрудников
Промежуточный период
Выбор даты промежуточного периода
Сотрудник
Выбор из списка. Список формируется на основании тех
сотрудников, которые прислали свои трудозатраты на
согласование по всем основаниям для утилизации, в которых
текущий согласующий является владельцем бюджета
Основание утилизации
Выбор из списка. Список формируется на основании
проектов, этапов проектов и ИНС, фактические
трудозатраты по которым были присланы на согласование.
Категория
Не редактируемое. Категория трудозатрат в соответствии с
Приложение 1. Категории рабочего времени
Подкатегория
Не редактируемое. Подкатегория трудозатрат сотрудника в
соответствии с Приложение 1. Категории рабочего времени
В разделе «Трудозатраты» отображается следующие данные:
Таблица 11
Раздел "Трудозатрат" формы для согласования
Наименование поля
Описание поля
Основание утилизации
Не редактируемое. Этап проекта, проект или ИНС
Мероприятие
Редактируемое. Задача ПГ DAX. Выбор из списка.
Категория
Не редактируемое. Категория трудозатрат в соответствии с
Подкатегория
Не редактируемое. Подкатегория трудозатрат сотрудника в
соответствии с Приложение 1. Категории рабочего времени
Сотрудник
Не редактируемое. ФИО и Код сотрудника отчитывающегося
по трудозатратам
Комментарий
Не редактируемое. Комментарий по строке трудозатрат
Статус согласования
Не редактируемое. Статус согласования строки трудозатрат
Итого
Не редактируемое. Итого по строке
В разделе «Детализация» отображаются следующие данные:
Таблица 12
Раздел "Детализация" формы согласования
Наименование поля
Описание поля
Код сотрудника
Не редактируемое. Код сотрудника отчитывающегося по
трудозатратам
ФИО сотрудника
Не редактируемое. ФИО сотрудника отчитывающегося по
трудозатратам
Основание утилизации
Не редактируемое Этап проекта, проект или ИНС
Категория
Не редактируемое. Категория трудозатрат в соответствии с
разделом Приложение 1. Категории рабочего времени
Подкатегория
Не редактируемое. Подкатегория трудозатрат сотрудника в
64
Наименование поля
Описание поля
соответствии с разделом Приложение 1. Категории рабочего
времени
Мероприятие
Редактируемое. Задача ПГ DAX. Выбор из списка.
Комментарий
Не редактируемое. Комментарий сотрудника к строке трудозатрат
На согласовании
Не редактируемое. Количество трудозатрат отправленных на
согласование на дату трудозатрат
Отклонено
Отклонено количество трудозатрат сотрудника.
Заполняется вручную при необходимости ( не может превышать
количество часов присланных на согласование
Причина отклонения
Редактируемое. Обязательно для заполнения в случае, если поле
Отклонено не ноль.
Согласовано
Не редактируемое.
Пример формы согласования в Приложение 5. Форма согласования
табеля рабочего времени.
Согласующий сотрудник может отклонить строку табеля целиком или
скорректировать трудозатраты, принимаемые к учету. Нельзя увеличить
количество списываемых сотрудником часов (в целях контроля и не
превышения фонда рабочего времени).
В случае, когда необходимо скорректировать трудозатраты (частично
отклонить), за которые отчитался сотрудник, согласующий должен перейти в
соответствующий раздел «Детализация» на форме и в поле «Отклонено»
указать количество отклоненных часов.
Поле «Причина отклонения» необходимо обязательно заполнить в случае
отклонения трудозатрат
Пользователь должен выбрать строки табеля, которые он хочет
согласовать и нажать кнопку «Согласовать». У строки табеля меняется статус
на «Согласовано» и сохраняется информация о том, кто и когда провел
согласование.
Если строка была частично отклонена, то в табель сотруднику
возвращается две строки:
Строка с тем количеством часов, которые были подтверждены, в
статусе «Согласовано»;
Строка с отклоненными часами в статусе «Отклонено».
По запросу к администратору СУТ Владельцу бюджета может быть
направлена форма согласования MS Excel (выгрузка текущих трудозатрат у
65
него на согласовании), которую он может заполнить удаленно, в случае
отсутствия Заместителя и доступа к СУТ.
Все часы, подтвержденные официальными документами (отпуск,
больничный), автоматически передаются в табели сотрудников из кадровых
систем, информацию по таким часам дополнительно предоставлять не нужно.
Если сотрудник в конце промежуточного периода не представил
официальных документов о больничном\отпуске\т.д. в отдел кадров или эти
сведения ещё не были зарегистрированы в кадровых системах, то он должен
отчитаться о таких часах в своем табеле по соответствующей категории.
В разделе «Итоги» указан суммарный фонд рабочего времени сотрудника
и сумма трудозатрат по текущим статусам:
Таблица 13
Итоги табеля для формы заполнения табеля
Наименование поля
Описание поля
Фонд рабочего времени
Количество рабочего времени (в соответствии с трудовым
договором) с учетом всех официально утвержденных
сверхурочных в промежуточном периоде
Распределено
Количество часов, за которые отчитался сотрудник в
промежуточном периоде
На согласовании
Количество часов, по которым не было получено
согласование или отклонение в промежуточном периоде
Отклонено (не распределено)
Количество часов, которые были отклонены или не
распределены пользователем в промежуточном периоде
Согласовано
Количество подтвержденных часов в промежуточном
периоде
Таблица 14
Статусы строк табеля
Название статуса
Описание статуса
Создана
Строка сформирована, но не отправлена на
согласование
Отправлена
Отправлена на согласование, но ещё не
утверждена
Отклонена
Отклонена Владельцем бюджета
Согласована
Утверждена Владельцем бюджета
Таблица 15
Статусы табеля
Название статуса
Описание статуса
Черновик
Проверка на наличие ошибок в табеле не
производилась (протокол проверки)
На согласовании
Все строки табеля отправлены на
согласование
66
Частично согласован
По некоторым строкам табеля получено
согласование
Утвержден
Все строки табеля имеют статус
«Утверждено»
Разнесен
Ушло в бухгалтерию. Принято к учету нельзя
корректировать
В случае необходимости сотрудник может назначить заместителя,
который получает права на заполнение (согласование) табелей замещаемого.
Сотрудник может указать нескольких заместителей.
Сотрудник может указать конкретный период замещения или
предоставить права на заполнение (согласование) табеля бессрочно.
Сотрудник может являться заместителем у нескольких сотрудников.
В определенные регламентом сроки всему техническому персоналу
автоматически направляются специальные уведомления о конце
промежуточного периода и необходимости внесения фактических трудозатрат.
Уведомления должны приходить только тем сотрудникам, у которых не
создан табель за текущий промежуточный период.
В противном случае табель будет сформирован и отправлен на
согласование автоматически при отсутствии блокирующих ошибок.
Нераспределенное время в рамках ФРВ, в т.ч. табели, содержащие
блокирующие ошибки, будет автоматически учтено по административной
категории «Нераспределенное время»
Уведомление получают только те Владельцы бюджетов, у которых на
согласовании есть необработанные часы.
В случае отклонения строки трудозатрат Владельцем бюджета сотрудник
получает уведомление, в виде:
«Ваши трудозатраты были отклонены ФИО РП. Сведения об
отклоненных трудозатратах содержатся в таблице ниже:
Основание для
утилизации
Категория
трудозатрат
РП
Кол-во
отклоненных
трудозатрат
Причина отклонения
Перейти в СУТ».
67
Сведения об отклоненных трудозатратах направляются линейному
руководителю сотруднику. Также из формы уведомления сотрудник может
перейти в СУТ с помощью команды «Перейти в СУТ».
Система будет автоматически формировать табель сотрудника в сроки,
указанные в регламенте, если он не был создан сотрудником.
Данные из СУЗ, в случае отсутствия блокирующих ошибок, будут
автоматически распределены по промежуточному отчетному периоду, начиная
с первого дня отчетного периода и в соответствии с ежедневным фондом
рабочего времени. Если превышение ФРВ не обнаружено, то распределение ТЗ
происходит по следующем алгоритму:
После этого сотруднику отправляется уведомление об автоматическом
формировании табеля в виде: «Системой автоматически сформирован табель на
основании Ваших трудозатрат, указанных в СУЗ»
Сотрудник должен будет вручную скорректировать табель только в том
случае, если в нем имеются блокирующие ошибки или отклоненные
трудозатраты. Оповещения об этих событиях будут сгенерированы и
направлены сотруднику на электронную почту в момент их возникновения и в
соответствии с регламентными оповещениями.
Для успешной реализации функций системы в части достоверного и
полного учета трудозатрат должны быть выполнены следующие условия:
1. Сотрудник должен своевременно предоставлять информацию о
своих трудозатратах в соответствии с требованиями по закрытию периодов.
2. Сотрудник должен отчитаться за 100% использования своего фонда
рабочего времени (рабочее время, включая подтвержденные сверхурочные) за
отчетный период в целом.
3. Руководители проектов, подразделений и прочие владельцы
бюджетов должны своевременно принимать решение об утверждении всех
указанных сотрудниками трудозатратах.
4. Сотрудники проектного офиса должны осуществлять контроль
полноты указания и утверждения трудозатрат по окончании отчетного периода.
68
5. После окончания текущего отчетного периода все
нераспределенные трудозатраты конкретного сотрудника за данный период
будут утверждены СУТ автоматически. При этом данные трудозатраты не
будут отнесены на конкретный проект, а будут иметь специальную категорию.
Под сотрудниками в контексте данного документа подразумевается весь
технический персонал, задействованный в проектной деятельности Компании.
3.3. Разработка регламента процесса учета трудозатрат
По итогам проведенного реинжиниринга с учетом функциональных
возможностей системы на платформе DAX был разработан следующий
регламент, описывающий процесс учета трудозатрат. В ходе процесса
осуществляется:
Фиксация фактических трудозатрат в Табелях сотрудников;
Проверка и устранение ошибок в строках Табелей;
Блокировка заполнения Табеля (см. Рисунок);
Согласование фактических трудозатрат Владельцами
бюджетов\Линейными руководителями;
Блокировка Табеля для согласования (см. Рисунок 26);
Корректировка Табелей;
Закрытие периода в СУТ (см. Рисунок 26);
Сопоставление Табелей с Т13 (формой табеля кадровой системы
управления);
Передача Журнала часов в Расчетный отдел Бухгалтерии.
1-ый день 2-ой день 3-ий день
Срок подготовки данных
Блокировка
заполнения Табеля
Блокировка Табеля
для согласования
Закрытие периода в
СУТ
Рисунок 26 – Основные вехи Срока подготовки данных
69
Процесс «Учет фактических трудозатрат» включает следующие этапы:
Регистрация и утверждение фактической утилизации;
Корректировка Табеля и передача Журнала часов.
Основные элементы процесса учета трудозатрат:
Срок подготовки данных – период регистрации и утверждения
фактической утилизации за прошедший месяц. Длительность СПД – три
рабочих дня.
Уведомление о начале Срока подготовки данных направляется всем
сотрудникам категории «Технический персонал» за три рабочих дня до его
начала.
Линейный руководитель утверждает Заместителя сотрудника на
период его недоступности.
По истечении Срока подготовки данных выполняется процедура
закрытия периода в СУТ, корректировка Табелей в соответствии с Т13 и
формирование Журнала часов.
По истечения Срока регистрации фактических трудозатрат
выполняется передача сформированного Журнала часов в Расчетный отдел
Бухгалтерии.
Инструкция по работе с Системой учета трудозатрат располагается
на корпоративном портале Компании в разделе Главная / Инструкции по
информационным системам / «Документация по использованию СУТ».
Видео инструкции по работе с Системой учета трудозатрат
располагается на корпоративном портале Компании в разделе Главная /
Инструкции по информационным системам / Видеокурсы по ИС / «Видео
курсы по работе с СУТ на базе Microsoft Dynamics AX».
Администратор СУТ определяет начало процесса на основании
данных о Сроке регистрации фактических трудозатрат.
Исполнитель может заполнить Табель в СУТ до наступления Срока
подготовки данных.
70
Отправка Табеля на согласование возможна за три рабочих дня до
наступления Срока подготовки данных.
При создании Табеля часы категории «1. Нормативный простой»
импортируются в него автоматически из кадровых систем АО «Энвижн Груп».
Фактические трудозатраты могут быть загружены в Табель из
Систем управления задачами АО «Энвижн Груп» или специального файла в
формате MS Excel (Приложение 6. Шаблон табеля учета рабочего времени для
импорта).
Принципиальные схемы процесса представлены на (Рисунок 27)
Этап 1
Регистрация и
утверждение
фактической
утилизации
Этап 2
Корректировка
Табеля и передача
Журнала часов
Необходимость
подготовки данных для
закрытия периода
Журнал часов
сформирован и
передан
Рисунок 27 – Схема процесса верхнего уровня
Этап 1 Регистрация и утверждение фактической утилизации
Исполнитель
Владелец бюджета
Администратор СУТ
Шаг 1.1
Расчет срока
подготовки данных
Шаг 1.3
Согласование табеля
Шаг 1.4
Закрытие отчетного
периода в СУТ
Шаг 1.2
Заполнение табеля
Необходимость
подготовки данных для
закрытия периода
Табели
согласованы в
DAX
Рисунок 28 - Схема этапа 1 «Регистрация и утверждение фактической утилизации»
Этап 2 Корректировка Табеля и передача Журнала часов
Администратор СУТ
Участники
согласования
Шаг 2.3
Формирование журнала часов
Шаг 2.2
Корректировка Табеля
с учетом данных Т13
Табели
согласованы в
DAX
Подготовлен Т13 и
загружен в DAX
Шаг 2.1
Согласование изменений в
Табеле в закрытом периоде
Возникла необходимость
изменить табель
Журнал часов
сформирован и передан
Рисунок 29 – Схема этапа 2 «Корректировка Табеля и передача Журнала часов»
71
(О) – Ответственный, (У) – Участвует, (И) – Информируется
Этап 1. Регистрация и утверждение фактической утилизации
Шаг 1.1 Расчет Срока подготовки данных
Ответстве
нность:
Администратор СУТ (О)
Длительно
сть:
Два рабочих часа
Входы:
Необходимость подготовки данных для закрытия периода
Выходы:
Уведомление сотрудников Компании о необходимости
создания и отправки Табеля (в шаг 1.2)
Расчет срока подготовки данных
1.1.1. Сотрудник Бухгалтерии уведомляет Администратора СУТ о Сроке регистрации
фактических трудозатрат.
1.1.2. Администратор СУТ в течение часа производит расчет Срока подготовки
данных и осуществляет настройку параметров автоматической рассылки уведомлений.
1.1.3. Администратор СУТ в течение часа подготавливает информационное письмо, в
котором указывает:
Сроки создания и отправки табеля на согласование;
Сроки согласования табеля;
Сроки выполнения автоматических процедур;
Основные категории и принципы учета трудозатрат;
Ссылки на инструкции по работе с СУТ;
Иную информацию, необходимую для корректного учета фактических
трудозатрат.
1.1.4. Администратор СУТ направляет информационное письмо в адрес всех
сотрудников категории «Технический персонал».
1.1.5. За три рабочих дня до начала Срока подготовки данных все сотрудники
категории «Технический персонал» получают автоматическое уведомление о необходимости
создания и отправки Табеля.
Шаг 1.2 Заполнение Табеля и отправка на согласование
Ответстве
нность:
Исполнитель (О)
Длительно
сть:
Один рабочий день
Входы:
Уведомление сотрудников Компании о необходимости
создания и отправки Табеля (из шага 1.1)
Выходы:
Уведомление о необходимости согласования трудозатрат (в
шаг 1.3)
Событие: Блокировка табелей для исправления (в шаг 1.3)
Создание и заполнение Табеля за период
1.2.1. Исполнитель создает и заполняет Табель за прошедший период (см. разделы
Инструкции «Создание табеля учета рабочего времени сотрудника» и «Создание табеля
учета рабочего времени на Подразделение»).
1.2.2. Линейный руководитель может назначить сотруднику Заместителя на период
его недоступности или отчитаться за подчиненного самостоятельно (см. разделы Инструкции
Назначение заместителя сотрудника и Назначение Табельщика подразделения).
Отправка Табеля на согласование
1.2.3. Исполнитель высылает заполненный Табель на согласование до 18:00 первого
рабочего дня Срока подготовки данных.