52
a. Внесение фактических трудозатрат
b. Согласование фактических трудозатрат
c. Корректировка фактических трудозатрат
14. Все операции по управление проектом в части создания модуля
система учета трудозатрат, и интеграции данных работ в параллельные проекты
остаются в зоне ответственности заказчика.
15. Перед началом работ между заказчиком и исполнителем должно
быть подписано соглашение о границах работ. В соглашение быть перечислены
основные положения данного предложения, определенна схема коммуникаций
в проекте, правила принятия результатов работ по данному предложению.
16. В рамках данного предложения рассматривается вариант
гарантийной поддержки, при котором представители департамента решений
Майкрософт, осуществляют исправление ошибок в разработанной нами коде.
17. Обучение – не более 2х семинаров по 4 часа, не более 10 человек на
каждом семинаре.
18. Работы по защите коммерческой тайны, защите персональных
данных, резервному копированию, повышенной доступности решения, доступу
к Системе за пределами локальной сети находятся за рамками данной оценки.
Разработка технического задания вопреки всем оценкам и рискам заняла
около полугода, основной проблемой стало большое количество участников и
сложность в организации встреч и согласований.
После согласования основных требований к системе было решено
проводить разработку, используя современные принципы методики Agile.
Данный подход подразумевал, что рабочая группа проекта формирует
работоспособный прототип системы, предоставляет к нему доступ всем
участникам процесса и устраняет появляющиеся замечания.
Выход релизов производился каждые 2-3 недели, до момента, когда
перестали поступать критические замечания. После этого система была
53
подготовлена для проведения опытно-промышленной эксплуатации и
дальнейшей передачи на сервисную поддержку.
По мере оценки возможностей системы и ее функциональных
особенностей проводился реинжиниринг процесса учета трудозатрат.
Согласование регламента и запуск системы в промышленную эксплуатацию
происходил одновременно.
3.2. Разработка Функционального дизайна системы
Разработка системы велась на основании документа «Функциональный
дизайн системы учета трудозатрат», который содержит описание и способы
реализации всех необходимых функций.
Разработка системы, как отмечалось выше, проводилась по методике
Agile. Изменения требований к функциям в ходе реализации проекта
впоследствии были учтены в документе.
Перечень реализованных в системе операций и способы их разработки
представлены ниже.
Создание табеля будет происходить в системе DAX в модуле «Проекты»,
раздел «Табели учета рабочего времени».
Для создания нового табеля пользователь должен перейти в раздел «Мои
табели» нажать кнопку «Создать» (Ctrl+N). В появившейся форме указать:
Сотрудника Компании, за которого будет заполняться табель (по
умолчанию указан текущий пользователь системы); Код подразделения и
подразделение заполняется автоматически на основании Кода сотрудника;
Промежуточный период, за который будет создан табель;
СУЗ, из которых необходимо импортировать данные о
трудозатратах;
Необходимость использования функции «Распределить
трудозатраты», которая позволяет распределить трудозатраты, списанные в
СУЗ одной суммой, на весь период в рамках общего и дневного фонда рабочего
времени сотрудника;
54
Пример формы представлен на Рисунок 21:
Рисунок 21 – Форма создания табеля сотрудника
Системы, из которых можно произвести импорт данных (доступна
функция мульти выбора):
Remedy;
Jira;
MS Project Server;
1С (импортируется в обязательном порядке);
MS Excel.
При нажатии кнопки «Ок» система сформирует новый табель, в который
будут импортированы все задачи из выбранных СУЗ, по которым текущий
исполнитель внес фактические трудозатраты в указанный промежуточный
период.
Если сотрудник не указал ни одну из систем для импорта или в
выбранных им системах не были найдены сведения о его трудозатратах в
текущий ПП, будет создан табель, не содержащий строк.
При формировании в табель автоматически (по средствам импорта из 1С)
передаются сведения об официально подтвержденных отпусках и больничных,
в течение промежуточного периода в качестве уже утвержденных.
Утвержденные и отправленные часы не доступны для редактирования
пользователем.
Создание табеля подразделения будет происходить в системе DAX в
модуле «Проекты», раздел «Табели учета рабочего времени».
55
Для создания табеля подразделения пользователь должен перейти в
раздел «РМ табельщика» и нажать кнопку «Создать» (Ctrl+N). В появившейся
форме указать:
Подразделение Компании, за которое будет заполняться табель;
Промежуточный период, за который будет создан табель;
СУЗ, из которых необходимо импортировать данные о
трудозатратах;
Необходимость использования функции «Распределить
трудозатраты», которая позволяет распределить трудозатраты, списанные в
СУЗ одной суммой, на весь период в рамках общего и дневного фонда рабочего
времени отдельно взятого сотрудника;
Необходимость учета дочерних подразделений по средствам
включения опции «Включить подчинённые».
Пример формы представлен на Рисунок 22:
Рисунок 22 – Создание табеля подразделения
Системы, из которых можно произвести импорт данных (доступна
функция мульти выбора):
Remedy;
Jira;
MS Project Server;
1С (импортируется в обязательном порядке);
56
MS Excel.
При нажатии кнопки «Ок» система сформирует новый табель, в который
будут импортированы все задачи из выбранных СУЗ, по которым сотрудники
данного подразделения внесли свои фактические трудозатраты в указанный
промежуточный период.
Если сотрудник не указал ни одну из систем для импорта или в
выбранных системах не были найдены сведения о его трудозатратах в текущий
ПП, в табеле будет создана пустая строка (если табель сотрудника не был
создан отдельно).
При формировании в табель автоматически (по средствам импорта из 1С)
передаются сведения об официально подтвержденных отпусках и больничных,
в течение промежуточного периода в качестве уже утвержденных.
Утвержденные и отправленные часы не доступны для редактирования
пользователем.
Сотрудник имеет возможность отчитаться непосредственно в СУТ, для
этого ему нужно создать табель и добавить в него необходимые строки с
трудозатратами.
Добавление новой строки задачи происходит в форме «Список задач»
нажатием кнопки «Создать» (Ctrl+N). Для каждой новой строки пользователь
должен заполнить следующие поля (обязательные поля помечены *):
Таблица 8
Описание полей строк табеля
Название поля DAX
Описание
Сотрудник
Код сотрудника - заполняется автоматически на основании
данных, указанных при формировании табеля. Заполняется
вручную при создании строки в табеле подразделения.
Имя сотрудника
Имя сотрудника - заполняется автоматически на основании
данных, указанных при формировании табеля. Заполняется
вручную при создании строки в табеле подразделения.
Категория трудозатрат*
Выбор из списка.
Основные категории трудозатрат в соответствии с учетной
политикой, на основании которых рассчитываются
ключевые показатели эффективности использования
ресурсов и реализация проектов. Полный перечень указан в
Приложение 1. Категории рабочего времени
57
Название поля DAX
Описание
Подкатегория*
Выбор из списка.
Дополнительная подкатегория основных категорий
трудозатрат. Служит для формирования управленческих
аналитик на уровне линейных руководителей и
подразделений. Полный перечень указан в Приложение 1.
Категории рабочего времени
Проект\Предложение*
Выбор из списка.
Список доступных внутренних проектов, проектов и ИНС,
на которых назначен текущий сотрудник или его роль, на
основании выбранной категории трудозатрат. Список
содержит два поля: Код проекта и Наименование проекта
Комментарий пользователя
Наименование проведенных работ по соответствующему
этапу проекта или ИНС. Вносится сотрудником вручную
при необходимости.
Мероприятие
Выбор из списка Задач ПГ, для тех оснований утилизации,
которые имеют ПГ в DAX. Заполняется сотрудником в том
случае, если он в состоянии идентифицировать задачу ПГ, к
которой относятся его трудозатраты
Описание\Комментарий
Заполняется сотрудником в случае необходимости
После заполнения основных сведений о задаче необходимо указать
количество фактических трудозатрат по дням промежуточного периода.
Форма заполнения табеля поддерживает два режима ввода трудозатрат:
За промежуточный период (Матричный) или по дням (Линейный).
Примерный вид списка трудозатрат «Линейный»:
Рисунок 23 – Линейный вид
По умолчанию открывается форма заполнения трудозатрат
«Матричный». Примерный вид формы табеля «Матричный»:
Рисунок 24 – Матричный вид
58
При заполнении табеля, система автоматически суммирует заполненное
Команда «Распределить трудозатраты» автоматически распределяет
указанные в табеле трудозатраты до полного фонда рабочего времени по дням.
Необходимо применять в тех случаях, когда сотрудник отчитался одной
суммой за весь период, либо не уверен в корректности распределения
трудозатрат по дневному фонду.
Система позволяет заполнять и сохранять табель с ошибками (статус
«Черновик»).
Система не позволяет отправлять на утверждение отдельные строки
табеля, если он содержит блокирующие ошибки.
Запуск протокола проверки на наличие ошибок осуществляется
пользователем вручную при нажатии на кнопку «Проверка табеля» или
«Отправить на согласование».
Пример формы результатов проверки:
Рисунок 25 - Протокол проверки табеля
Если в табеле не обнаружено блокирующих ошибок, то любые его строки
или весь табель целиком могут быть отправлены на согласование.
В табеле могут содержаться ошибки двух типов:
Блокирующая ошибка – табель или его отдельные строки не могут быть
отправлены на согласование до устранения всех ошибок такого типа.
59
Предупреждение – в этом случае разрешатся отправить трудозатраты на
согласование.
Ключевой задачей при разработке системы являлась передача
подтвержденных часов в DAX, что позволило закрепить персональную
ответственность за данные в информационных системах. Поэтому функция
согласования является центральным звеном системы и самого процесса учета
трудозатрат.
Форма для согласования трудозатрат доступна для сотрудников,
являющихся владельцами бюджетов, в DAX в модуле «Проекты» раздел
«Табели учета рабочего времени» - «Согласование табелей». Открыть форму
согласования трудозатрат можно также через полученное по электронной почте
уведомление.
Строки отправляются на согласование по следующим принципам:
Коммерческая утилизация и внутренние проекты – руководителям
проектов;
Пресейловая утилизация – руководителю проекта, если он назначен на
ИНС, если на ИНС назначен сотрудник с другой ролью – МП, МПП и т.д., то
трудозатраты отправляются на согласование линейному руководителю
сотрудника.
Форма согласования табелей состоит из трех частей:
Фильтры – определяет набор данных в представлении;
Трудозатраты – отображает все данные в соответствии с
выбранными фильтрами;
Детализация – детальное представление разнесения трудозатрат по
проекту, выбранному в разделе «Трудозатраты».
Данные для согласования представлены в виде отчета по часам.
В разделе «Фильтры» отображаются следующие данные:
60
Таблица 9
Проверка табеля
Название проверки
Тип проверки
Отображение в протоколе
проверки
Инструкция по устранению
Количество списываемых
трудозатрат по табелю не должно
превышать фонд рабочего
времени.
Блокирующая
ошибка
У следующих сотрудников
превышен фонд рабочего
времени: ФИО (кол-во
превышения)
Перераспределение трудозатрат.
Задачи подкатегорий «Дополнительное
время работы вне стандартного графика» не
учитываются в фонде рабочего времени.
Официально подтвержденные
сверхурочные увеличивают фонд рабочего
времени. В случае не исправления все часы
табеля учитываются по категории 2.4
«Нераспределенные».
Для задач не указано категория
или подкатегория
Блокирующая
Не указана категория или
подкатегория задачи
Заполняется сотрудником или
автоматически при импорте. Если не
проставлено, то при загрузке часы
учитываются по категории 2.4
«Нераспределенные».
Категория трудозатрат не
соответствует типу проекта
Блокирующая
ошибка
Указать корректные категории:
(ИНС\проект) (категория).
Изменить категорию трудозатрат, если это
невозможно сделать – обратиться за
разъяснениями сначала к РП, потом к
линейному руководителю и
Администратору СУТ. Если не проставлено,
то при загрузке часы учитываются по
категории 2.4 «Нераспределенные».
Проверка наличия сотрудника или
роли в согласованном плане
Предупреждающая
ошибка
В бюджете проекта не найдены
сотрудники: (ФИО) (Код проекта)
Сотрудник, либо роль не найдены в
последней согласованной версии бюджета
61
Название проверки
Тип проверки
Отображение в протоколе
проверки
Инструкция по устранению
проекта. Поставить в известность своего ЛР
и отправить запрос РП на назначение
физического ресурса на соответствующий
проект\задачу, если этого не было сделано.
Ошибка предупреждающая, так как в
бюджете может быть указана «старая» роль
сотрудника, т.е. фактически его участие в
проекте согласовано ЛР
Не найден проект\предложение по
проекту утилизации сотрудника
Блокирующая
ошибка
В списке проектов и предложений
не найдены: (ИНС\Проект\этап
проекта)
Указать правильное основание (уточнить у
РП). Известить ответственных сотрудников
о несоответствии основания (в том числе в
СУЗ). Если не исправлено, то при загрузке
часы учитываются по категории 2.4
«Нераспределенные».
Не совпадает ЮЛ сотрудника и
ЮЛ этапа проекта
Блокирующая
ошибка
Не совпадает ЮЛ у следующих
сотрудников и проектов: (ФИО)
(Код проекта\этапа\ИНС);
Известить администратора СУТ и РП о
необходимости внесения корректировок.
Трудозатраты списываются на
проект в статусе
«Недействителен», «Закрыт»,
«Выполнен» с датой смены
статуса в прошлых отчетных
периодах.
Блокирующая
ошибка
Следующие основания для
утилизации в статусе
закрыт\недействителен\выполнен:
(Код проекта\этапа\ИНС)
Запросить у РП корректное основание для
утилизации, оповестить ЛР. Если не
исправлено, то при загрузке часы
учитываются по категории «2.4
Нераспределенные».
Трудозатраты списываются на
проект в статусе «Создан».
Блокирующая
ошибка
Следующий проект\этап
находится в статусе «Создан»:
(ФИО) (Проект\этап)
Запросить у РП корректное основание для
утилизации, оповестить ЛР. Если не
исправлено, то при загрузке часы