72
1.2.4. Владельцы бюджетов\Линейные руководители получают автоматическое
уведомление о необходимости согласования направленных им трудозатрат каждый раз при
отправке часов Исполнителем.
Блокировка заполнения Табеля (см. Рисунок)
1.2.5. В 18:00 первого дня Срока подготовки данных Администратор СУТ запускает
процедуру Блокировки табелей для исправлений, которая состоит из следующих
автоматических операций:
Блокировка Табеля в СУТ для внесения данных Исполнителем;
Создание Табелей на всех подотчетных сотрудников, у которых они
отсутствует;
Импорт трудозатрат из СУЗ в автоматически созданные табели;
Отправка на согласование Владельцам бюджета\Линейным руководителям
всех неотправленных часов Табеля;
Изменение категории рабочего времени на категорию «2. Простой»
подкатегорию «2.1 Нераспределенные трудозатраты» для всех строк с блокирующими
ошибками;
Создание строк категории «2. Простой» подкатегории «2.1 Нераспределенные
трудозатраты» и перенос на эти строки всех нераспределенных в рамках ФРВ часов;
Отправка на согласование линейному руководителю строк категории «2.
Простой» подкатегории «2.1 Нераспределенные трудозатраты».
1.2.6. Владельцы бюджетов\Линейные руководители получают уведомление о
необходимости согласовать направленные им трудозатраты.
Шаг 1.3 Согласование Табеля
Ответстве
нность:
Владелец бюджета\Линейный руководитель (О)
Исполнитель (У) – в случае отклонения часов Табеля
Длительно
сть:
Один рабочий день
Входы:
Уведомление о необходимости согласования трудозатрат
(из шага 1.2)
Событие: Блокировка заполнения Табеля (из шага 1.2)
Выходы:
Событие: Блокировка Табелей для согласования или
отклонения (в шаг 1.4)
Согласование Табелей
1.3.1. Владелец бюджета\Линейный руководитель должен согласовать или отклонить
присланные трудозатраты до 18:00 второго дня Срока подготовки данных (см. раздел
Инструкции «Согласование табелей»).
1.3.2. Согласованные часы будут отнесены на соответствующее основание для
утилизации и указанную в Табеле категорию (Приложение №2).
1.3.3. Исполнитель и его Линейный руководитель получают автоматическое
уведомление об отклонении часов Владельцем бюджета.
1.3.4. Исполнитель может самостоятельно скорректировать отклоненные строки
Табеля или создать новые и отправить их на повторное согласование до 18:00 второго дня
Срока подготовки данных.
Блокировка Табеля для согласования (см. Рисунок 27 – Схема процесса верхнего
уровня)
1.3.5. В 18:00 второго дня Срока подготовки данных происходит блокировка Табеля
для согласования и отклонения часов Владельцем бюджета\Линейным руководителем.
Шаг 1.4 Закрытие отчетного периода в СУТ
Ответстве
нность:
Администратор СУТ (О)
Владелец бюджета (У)
73
Линейный руководитель (У)
Исполнитель (У)
Длительно
сть:
Один рабочий день
Входы:
Событие: Блокировка Табеля для согласования (из шага
1.3)
Выходы:
Событие: Табели согласованы в DAX (в шаг 2.1)
1.4.1. Инициатор корректировки может направить запрос на внесение изменений в
Табель Администратору СУТ до 17:00 третьего дня СПД.
1.4.2. Запрос на внесение изменений направляется в свободной форме по электронной
почте на адрес SUT_admin@nvg.ru.
1.4.3. Инициатор корректировки должен получить подтверждение электронным
письмом от всех участников согласования изменений в соответствии с Таблицей №1.
Таблица 1. Участники согласования изменений фактических трудозатрат в
заблокированном периоде
Инициа
тор
корректировки
Участники согласования изменений
в заблокированном периоде в СУТ
Исполни
тель
1. Линейный руководитель Исполнителя
2. Владелец бюджета (если трудозатраты переносятся на
источник бюджета с другим владельцем, необходимо согласование
обоих Владельцев бюджета)
Владеле
ц бюджета
1. Линейный руководитель Исполнителя
2. Владелец бюджета (если трудозатраты переносятся на
источник бюджета с другим владельцем)
1.4.4. Полученные подтверждения от всех Участников согласований Инициатор
корректировки направляет вместе с запросом на внесение изменений Администратору СУТ.
1.4.5. Администратор СУТ вносит корректировки в заблокированные Табели до 18:00
третьего дня СПД.
1.4.6. В 18:00 третьего дня СПД Администратор СУТ инициирует Закрытие периода в
СУТ (см. Рисунок 27 – Схема процесса верхнего уровня).
1.4.7. В результате запуска данной процедуры все Табели проходят процесс
автоматического согласования и распределения часов по категориям по следующим
правилам:
Согласованные Владельцами бюджетов\Линейными руководителями часы
Табеля – на указанную Исполнителем категорию (см. Приложение №3 «Категории рабочего
времени» Приказа №16-094 от 12.05.2016 «Об установлении целевых показателей загрузки
технического персонала (ТП) на 2016 год»);
Необработанные Владельцами бюджетов\Линейными руководителями часы
Табеля – на указанную Исполнителем категорию;
Часы Табеля в статусе «Возвращено» – на категорию «2. Простой»
подкатегорию «2.2 Отклоненные трудозатраты»;
Нераспределенные Исполнителем часы Табеля, а также строки с
блокирующими ошибками – на категорию «2. Простой» подкатегорию «2.1
Нераспределенные трудозатраты».
Этап 2. Корректировка Табеля и передача Журнала часов
Шаг 2.1 Согласование изменений Табеля в закрытом СУТ периоде
Ответственн
ость:
Участник согласования изменений (О)
Инициатор корректировки (У)
Администратор СУТ (И)
Длительност
Один календарный день
74
ь:
Входы:
Событие: Табели согласованы в DAX (из шага 1.4)
Условие: Возникла необходимость изменить Табель
Событие: Подготовлен Т13 и загружен в DAX (внешний процесс из
Блока управления персоналом)
Выходы:
Необходимость корректировки и сверки Табелей с Т13 (в шаг 2.2)
2.1.1. Сотрудник Блока по управлению персоналом загружает подготовленный Т13 в
DAX за сутки до Срока регистрации фактических трудозатрат.
2.1.2. Инициатор корректировки может направить запрос на внесение изменений в
Табель в закрытом СУТ периоде.
2.1.3. Запрос на внесение изменений направляется в свободной форме по электронной
почте на адрес SUT_admin@nvg.ru.
2.1.4. Инициатор корректировки должен получить подтверждение электронным
письмом от всех участников согласования изменений в соответствии с Таблицей №2.
Таблица 2. Участники согласования изменений фактических трудозатрат в закрытом периоде в
СУТ
Инициат
ор
корректировки
Участники согласования изменений
в закрытом СУТ периоде
Исполнитель
1. Линейный руководитель Исполнителя
2. Владелец бюджета (если трудозатраты переносятся на источник
бюджета с другим владельцем, необходимо согласование обоих Владельцев
бюджета)
Владелец
бюджета
3. Линейный руководитель Исполнителя
4. Владелец бюджета (если трудозатраты переносятся на источник
бюджета с другим владельцем)
2.1.5. После получения подтверждения от всех Участников согласования изменений,
Инициатор корректировки направляет их вместе с запросом на внесение изменений
Администратору СУТ.
2.1.6. Администратор СУТ принимает решение о возможности внесения
корректировок.
Шаг 2.2 Корректировка табеля с учетом данных Т13
Ответственн
ость:
Администратор СУТ (О)
Длительност
ь:
Шесть часов
Входы:
Необходимость корректировки и сверки Табелей с Т13 (из шага 2.1)
Выходы:
Событие: Табель скорректирован (в шаг 2.3)
2.2.1. Администратор СУТ вносит корректировки по подтвержденным запросам на
внесение изменений в Табели и запускает автоматическую процедуру сверки данных с Т13.
2.2.2. По результатам сопоставления данных Администратор СУТ корректирует
превышения ФРВ и повторно запускает процедуру сверки данных.
2.2.3. Все ошибки превышения ФРВ должны быть устранены Администратором СУТ
за два часа до окончания Срока регистрации фактических трудозатрат.
Шаг 2.3 Формирование и передача журнала часов
Ответственн
ость:
Администратор СУТ (О)
Длительност
ь:
Два часа
Входы:
Событие: Табель скорректирован (из шага 2.2)
Выходы:
Событие: Журнал часов сформирован и передан
2.3.1. После устранения ошибок превышения ФРВ Администратор СУТ запускает
процедуру формирования Журнала часов.
2.3.2. Администратор СУТ передает сформированный Журнал часов в Расчетный
75
отдел Бухгалтерии в установленный Срок регистрации фактических трудозатрат для
закрытия финансового периода.
Закрытие финансового периода блокирует любые изменение данных по утилизации, в
связи с включением данной информации в отчетность Компании и в опубликованные
консолидированные показатели Группы ПАО «МТС»
76
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Основным инструментом контроля издержек на предприятиях сферы
системной интеграции и консалтинга, в частности АО «Энвижн Груп», является
системное управление человеческими ресурсами, так как ФОТ составляет до
80% от суммы ежемесячных расходов и является основной статьей расходов
при формировании себестоимости проектов (работ и услуг).
В условиях финансового кризиса затраты, формирующие себестоимость
продукции — это важнейший показатель коммерческой деятельности
предприятий, характеризующий степень и качество использования трудовых и
материальных ресурсов, результаты внедрения новой техники, ритмичность
производства, бережливость в расходовании средств, качество управления.
Себестоимость человекочаса для различных компетенций специалистов
является исходной ставкой для расчета стоимости проекта, исходя из его
трудоемкости, что, на ряду с выстроенной системой управления проектами,
оказывает непосредственное влияние на прибыль и уровень рентабельности.
Таким образом организация внутрипроизводственного планирования
и учета невозможна без надежной системы управления проектами и ресурсами
и соответствующего комплекса норм и нормативов – категории рабочего
времени, компетенции, норм по утилизации для различных компетенций и
иных справочников и документов.
Методическая и методологическая база предприятия является основой:
планирования; регулирования и контроля деятельности структурных
подразделений; соизмерения проектных трудозатрат с достигнутыми
результатами; разграничения ответственности за результаты деятельности
между подразделениями; объективной оценки оплаты труда и стимулирования
деятельности персонала по итогам работы.
Управление затратами на основе норм предотвращает ненужные потери,
повышает эффективность производства, улучшает политику закупок, измеряет
расход производственных ресурсов и нацеливает на их эффективное
использование в будущем.
77
В условиях рыночной экономики классификация затрат в отечественном
хозяйстве будет упрощаться и приближаться к зарубежной практике. В
зарубежной практике широко принято подразделение издержек производства
предприятия на постоянные, переменные.
Управление затратами на производство и реализацию продукции — это
сложный процесс, который означает по своей сущности управление всей
деятельностью предприятия, т. к. охватывает вес стороны происходящих
производственных процессов. В отечественной практике под управлением
издержками производства понимается планомерный процесс формирования
затрат на производство всей продукции и себестоимости отдельных изделий,
контроль за выполнением заданий по снижению себестоимости продукции,
выявления резервов и снижения. Основными элементами системы управления
себестоимостью продукции является прогнозирование и планирование,
нормирование затрат, учет, анализ и контроль за себестоимостью. Все они
функционируют в тесной взаимосвязи.
Анализ себестоимости человеческих ресурсов является важнейшим
инструментом управления затратами для крупной ИТ-компании. Он строится
на информации учета, отчетности, планов, прогнозов.
Анализ себестоимости консалтинговых и иных ИТ-услуг проводится с
целью выявления возможностей более рациональным использованием ресурсов
предприятия, снижения затрат на их оказание, реализацию и обеспечение роста
прибыли.
Это является необходимой предпосылкой успешной работы предприятий,
создание оптимальной рыночной инфраструктуры, выживание предприятий в
условиях свободной конкуренции и роста их экономического потенциала.
Разработанная в компании АО «Энвижн груп» система учета трудозатрат
позволила консолидировать данные о трудозатратах сотрудников из различных
систем управления задачами. Сотрудники были освобождены от двойной
работы, им не пришлось заполнять отдельные табели – все работали в своих
привычных интерфейсах. В тоже время руководители проектов и линейные
78
руководители получали консолидированную информацию о трудозатратах.
Данная информация попадала на бюджеты проектов/департаментов только
после подтверждения одного из руководителей.
Система учета трудозатрат помогла закрепить ответственность за
достоверность данных в ERP системе, обеспечила полноту учета и
систематизировала все сведения об использовании человеческих ресурсов.
Система позволила увеличить полноту учета с 64,5 до 93%, погрешность учета
снизилась с 24% до 1%, в том числе с введением новых категорий рабочего
времени и закреплению ответственности персонала регламентами. По
истечении полугода работы системы была накоплена достаточная
аналитическая база, которая позволила планировать и прогнозировать
количество компетенций по департаментам, дифференцировать KPI и давать
более точную оценку эффективности работы персонала.
79
1. Список использованной литературы
Источники на русском языке
1. Т.С. Васючкова, М.А. Держо, Н.А. Иванчева, Т.П. Пухначева Управление
проектами с использованием Microsoft Project // М.: Национальный
Открытый Университет «ИНТУИТ», 2016. – 147с.
2. Кутузов А.С. Шаблоны документов для управления проектами - 4-е изд.,
испр. - Москва: Бином. Лаб. знаний, 2014. - 163 с.
3. И.Г. Лукманова, А.Г. Королев, В.В. Ножникова Управление проектами:
учебное пособие // Министерство образования и науки Российской
Федерации, ФГБОУ ВПО «Мос.гос. строит. ун-т», Москва: МГСУ, 2013,
172 с.
4. В. А. Пономарев, А. Н. Воскресенская, Н. В. Федорова, В. П. Борисенко
Управление инвестициями. Управление персоналом. Основы управления
персоналом. Управление проектами. Управление рисками // М.: Изд-во
Моск. гуманит. ун-та, 2013. — 216 с.
5. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство
PMBOK®). - Пятое издание. / Project Management Institute, 2013. – 614 с.
6. Александрова С. И. Прогрессивные методы управления затратами и пути
их применения в российской практике / С. И. Александрова // Символ
науки. - 2015. - № 4. - С. 56-59.
7. Антохина Ю. Управление затратами на качество в университете / Ю.
Антохина, С. Леонов, Т. Леонова // Стандарты и качество. - 2015. - № 5. -
С. 67-71.
8. Бабаев Ю. А. Учет затрат на производство и калькулирование
себестоимости продукции (работ, услуг) : учеб.-практ. пособие. - 3-e изд.,
испр. и доп. – Москва : Вузовский Учебник : ИНФРА-М, 2014. - 188 с.
9. Балгужин Д. М. Особенности управления затратами торговых
предприятий / Д. М. Балгужин, Г. В. Федотова // Инновационная
экономика: перспективы развития и совершенствования. - 2015. - № 2 (7).
- С. 34-36.
80
10. Ботабаева К. Г. Механизм управления затратами высшего учебного
заведения / К. Г. Ботабаева, В. В. Ким, Д. У. Сегизбаева // Наука и Мир. -
2015. - Т. 3, № 4 (20). - С. 17-19.
11. Брумштейн Ю. М. Модели оптимизации подбора ресурсов при
управлении совокупностью проектов с учетом зависимости качества
результатов, рисков и затрат / Ю. М. Брумштейн, И. А. Дюдиков //
Вестник Астраханского государственного технического университета.
Серия: Управление, вычислительная техника и информатика. - 2015. - №
1. - С. 78-89.
12. Буняк И. П. Оптимизация финансовых затрат на управление товарными
запасами / И. П. Буняк, Ю. А. Соловьева // Теоретические и прикладные
аспекты современной науки. - 2015. - № 7-6. - С. 89-92.
13. Варнякова И. Ю. Корпоративный контроль и его роль в финансовом
управлении затратами / И. Ю. Варнякова // Инновационное развитие
экономики. - 2015. - № 4 (28). - С. 81-83.
14. Герасимова Л. Н. Пути совершенствования системы учетного
обеспечения управления доходами и расходами страховых компаний / Л.
Н. Герасимова, А. В. Иванникова // Международный бухгалтерский учет.
- 2015. - № 18. - С. 59-66.
15. Гладкова О. А. Затраты на персонал - необходимое условие
стратегического управления персоналом / О. А. Гладкова // Российское
предпринимательство. - 2015. - Т. 16, № 2. - С. 335-346.
16. Глухова И. М. Этапы управления затратами на предприятии / И. М.
Глухова, О. Н. Кушнерова // Ученые заметки Тихоокеанского
государственного университета. - 2015. - Т. 6, № 2. - С. 47-51.
17. Говдя В. В. Инновационные методы управления затратами в учетно-
аналитическом кластере аграрных формирований / В. В. Говдя, Ж. В.
Дегальцева // Известия Нижневолжского агроуниверситетского
комплекса. - 2015. - № 1 (37). С. 234-239.