28
другими отделами. В рамках дипломного проекта я рассмотрю следующие
процессы данного модуля, это: сборка товара для фотостудии, подготовка
вещей для съемки на модели, съемка вещей на модели, съемка вещей без
модели и процесс загрузки фотографий в карточку.
Процесс сборки товара один из основных, т.к. с него начинается вся
работа фотостудии. Выбор неподходящего размера на данном этапе
приводит к дополнительным затратам, связанным с заменой размера и
повторном вызове модели. При работе с вещами действует правило
последней руки - кто последний с вещью работал тот за нее и отвечает.
Поэтому, когда во время съемки обнаруживалось что какой-то вещи не
хватает или пришла вещь с браком отвечал за это уже отдел фотостудии.
Текущий процесс сборки товара выглядит следующим образом: при
поступлении товара на склад, каждой единице присваивается внутренний
ШК, после чего товар раскладывается на места хранения. Фотостудия
каждый день мониторит изменения на складе и сотрудник делает заявку на
сборку тех товаров которым требуется съемка. За ночь сотрудники склада
собирали необходимые для фотостудии товары, загружали в сетку и
отправляли машину в офис на съемку. Склад располагается в Подольске, а
основной офис и фотостудия в деревне Мильково, в 4 километрах от
Москвы.
Дальше начинался процесс подготовки товара для съемки. По
приезду в офис вещи доставлялись в помещение фотостудии где
помощник развешивал их на вешалки, отпаривал и передавал на съемку.
Вещи, которым отпаривание не требовалось сразу передавались на съемку.
Вся подготовка происходила в утреннее время, чтобы у фотографов была
возможность отснять товар в течении дня.
После съемки все вещи складывались обратно в сетки и
отправлялись на склад, где возвращались на места хранения.
29
Съемку модельных вещей проводят бригады, состоящие из трех
человек: фотограф, стилист, визажист. Зарплату получают сдельную, по
количеству отснятых артикулов, при этом кол-во фотографий роли не
играет. Для каждой вещи существует инструкция съемки где прописано
нужное количество фотографий. В случае с предметной съемкой работает
только фотограф, также имеющий сдельную оплату и инструкцию по
съемке.
Отснятый фотографами материал передавался на флешках
фоторедакторам, которые копировали фотографии и возвращали флешку.
У каждого фотографа было несколько флешек чтобы не ждать
копирования, пока копируется одна, фотограф продолжает снимать на
другую.
Скопированные фотографии сортировались по папкам, каждой папке
присваивалось имя в виде ШК который в обязательном порядке
фотографировался перед съемкой любой вещи. Фоторедакторы вручную
переписывали ШК с фотографий. Параллельно с этим происходила
проверка самих фотографий. Если на фотографиях обнаруживается
недочет, он фиксируется и об этом сообщается фотографу для пересьема.
Переснять вещь фотограф обязан в течении рабочего дня. Ручной ввод ШК
с фотографии связан с тем что те, кто загружает фотографии в карточку не
имеют прямого доступа к вещам. Их задача проверить качество
фотографии, сравнить характеристики в карточке с фотографией и, если
все корректно прикрепить фотографии к карточке. Необходимо
автоматизировать этот процесс для уменьшения количества ошибок со
стороны человека, а также увеличения скорости.
I.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе
задач и ее описание
Процесс сборки товара общий для отдела Склада и Фотостудии, он
задействует сотрудников Склада для нужд Фотостудии. В общем
30
понимании съемки вещей данный процесс является началом движения
товара через Фотостудию. При формировании заявки фотостудия
указывает конкретный размер, который нужно для нее собрать. В случае с
одеждой выбираются размеры, которые будут хорошо сидеть на той или
иной модели, а в случае с предметной съемкой это нужно для удобства
работы и упрощения выбора размера. Стандартом для предметной съемки
стал выбор минимального размера.
В ходе изучения процессов стало понятно, что необходимо
откладывать нужный для съемки товар сразу в момент приемки это
позволит ускорить процесс съемки, а также сэкономить на обработке
заявок на сборку.
Отправляемые на фотостудию вещи должны проверяться до
передачи на съемку, поэтому решено было реализовать аналог складского
учета движения. Все передаваемые для фотостудии вещи отпикивались по
ШК, происходила сверка того что просили и что привезли, это позволило
сразу выявлять недостачу или излишки и накладывать ответственность на
сотрудников склада, которые готовили вещи.
Съемку вещей, не требующих модели решено было перенести на сам
склад, это помогло снизить затраты на доставку вещей в основной офис, а
также ускорить попадание фотографий на сайт. Фотостудию разделили по
типу съемки: модельная и предметная. В виду специфики съемки, для
каждого типа была продумана собственная логика работы, но при этом
были и общие моменты.
Передачу фотографий решили наладить с помощью WiFi к которому
подключили все камеры, а ручной ввод ШК решено было
автоматизировать, используя механизмы распознавания ШК с фотографии.
Эти изменения также потребовали переделки интерфейса проверки
фотографий, фотографии должны поступать на проверку сразу после
съемки и если все корректно, то фотографии попадают на сайт, а вещь
31
возвращается на склад, работа Фотостудии закончена. Если проверяющий
обнаруживал ошибки, то вещь отправлялась нам пересьем. Т.к. по бизнес
процессам решено было ввести материальную ответственность за ошибки,
мы реализовали автоматическую фиксацию таких случаев. Все фотографы
стали видеть свои ошибки в режиме реального времени, получили
возможность исправлять их.
I.2.3 Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
Без использования вычислительной техники данные процессы не
улучшить т.к. функции выбора, сравнения и чтения мы переложим с
человека на машину. Все задачи призваны сократить в необоснованное
участие человека, в тоже время упростить работу человека там, где он
необходим, уменьшить траты и ускорить сами процессы.
Сборщики, это сдельные сотрудники, соответственно сборка для
фотостудии — это лишние деньги и лишняя нагрузка на склад.
Выписанные и полученные фотостудией вещи необходимо
проверить, сравнить, а также контролировать их движение от склада на
фотостудию, в пределах фотостудии и с фотостудии обратно на склад. Это
необходимо чтобы исключить потерю вещей и лишние убытки компании.
Частое извлечение флешек и большое количество операция записи и
чтения приводили к тому, что флешки быстро выходили из строя, при этом
терялся уже отснятый материал и приходилось переснимать товары
заново. Это приводило к дополнительным расходам и задержкам.
Ручное внесение ШК очень трудоемкое и бессмысленное занятие,
требующее дополнительного времени сотрудников, а также порождающее
ряд ошибок, вызванных человеческим фактором. Автоматизация данного
процесса позволит перераспределить нагрузку на персонал и
оптимизировать его. Зарплата сотрудника также сдельная, и зависит от
32
кол-ва загруженных на сайт товаров, что вынуждает людей торопиться и
приводит к ошибкам.
I.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации.
I.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
В выпускной квалификационной работе из существующих
разработок будут использоваться разработанное в Wildberries собственное
ЕРП приложение, база данных MS SQL, а также средства распознавания
ШК предоставляемые компанией AtalaSoft.
Существующие подходы к распознаванию ШК можно представить
следующим образом:
Инвентаризация ООО «Вайлдберриз» «вручную»
Этот метод предпочитают консервативно настроенные владельцы
небольших предприятий. Главный аргумент – это способ, проверенный
временем и поколениями. Проводится такая инвентаризация так же, как в
уже упомянутом фильме: участники процесса вручную проверяют наличие
и количество ТМЦ, записывая всё на бумагу. Обычно процедура занимает
немало времени, на которое помещение закрывают. Приём и выдача
материальных активов прекращается. После проверки данные
сравниваются с учётными записями. В чём минусы этой схемы? Во-
первых, длительность и утомительность однотипной деятельности. Во-
вторых, пресловутый человеческий фактор: из-за невнимательности или
усталости в конце дня не записали артикул уже посчитанного продукта,
что-то посчитали дважды. В итоге, результаты оказываются
сомнительными.
Автоматизированная инвентаризация
Автоматизирование инвентаризации, по сути, представляет замену
сверки номеров проверяемых ТМЦ вручную на собирание номеров
33
специальным устройством - мобильным-считывателем. Пересчёт остатков
на предприятии производится через терминал сбора данных (ТСД).
Преимущества автоматизированной инвентаризации:
- экономия времени за счёт ускорения процесса в два раза;
- отсутствие ошибок вследствие «человеческого фактора»;
- сокращение штатных единиц предприятия на одну треть;
- отсутствие необходимости приостанавливать деятельность
предприятия;
- затраты на внедрение окупаются в первые год-два;
- данные инвентаризации нет возможности подделать или исказить.
Введение системы автоматизации инвентаризации и её применение
включает:
Шаг 1. Составление базы данных. В неё вносятся все объекты,
являющиеся товарно-материальными ценностями и подлежащие учёту.
Шаг 2. Маркировка. Пожалуй, самый длительный этап, но
проводится только один раз. Заключается в нанесении на
инвентаризируемые предметы наклеек с информацией (штрих-кодов).
Шаг 3. Инвентаризационный сканер считывает информацию со
штрих-кодов, обрабатывает её и сохраняет.
Шаг 4. ТСД фиксирует совпадение информации с базой данных.
Если же объект инвентаризации пропущен, терминал об этом сообщает.
Шаг 5. Полученные данные загружаются в систему организации и
используются для дальнейшей обработки.
Представим сравнение инвентаризации вручную и
автоматизированной инвентаризации (таблица 1.9)
Таблица 1.9
Сравнение инвентаризации вручную и автоматизированной
инвентаризации
34
Инвентаризация «вручную»
Автоматизированная
инвентаризация
Для кого
подойдет
Для небольших компаний с
малым или средним объёмом
имущества, которое можно
посчитать за относительно
короткий промежуток времени
(например, за выходные, без
остановки работы склада).
Для средних и крупных компаний, с
комплексом складских помещени
й,
с наличием мест для хранения
производимых и продаваемых
товаров. Для ответственных
собственников, желающих
проводить инвентаризацию быстро,
экономично и безошибочно.
Влияние на
рабочую
деятельность
предприятия
Высокое. Вызвано
задействованием значитель
ного
числа сотрудников и
необходимостью «парализовать»
перемещение ТМЦ по территории
склада на всё время проверки.
Отсутствует. Процесс учёта и
сверки проводится в абсолютно
любое время без простоя в
производстве (торговле) и без
отрыва работников от их
непосредственной деятельности.
Влияние
«человеческого
фактора»
Высокое. Возможно
неумышленное (из
-за усталости,
невнимательности) и
умышленное искажение данных:
ошибки при подсчёте товаров,
«подгонка» под учётные данные.
Минимальное. Счёт и сведение
данных
проводится терминалом
сбора данных. Сотрудники лишены
возможности повлиять на
инвентаризацию.
Возможные
трудности
Возникает сложность с
планированием деятельности
компании, поскольку процесс
проверки может затянуться и
занять больше планируемого
времени.
При смене (увольнении)
материально ответственного лица
также возникают трудности.
Возможны недостачи и
несоответствия данных при
отсутствии должной фиксации
перемещения товаров.
35
Этапы процесса.
1. Подготовительный: наведение
порядка на складе с обеспечением
свободного доступа к ТМЦ,
выделением зон подсчёта по
разным характеристикам товаров.
2. Документальный: издание
приказа по проведению
инвентаризации с указанием
сроков, объёмов, участников;
подготовка отчёта по остаткам.
3. «Парализация» перемещения
материальных активов на складе
на всё время проведения
инвентаризации.
4. Кадровый: необходимо создать
инвентаризационную группу
(иногда не одну), с отрывом от
непосредственных рабочих
обязанностей.
5. Сверка полученных в ходе
проверки результатов с
данными
учётной системы.
1. Создание базы данных со
списком номенклатуры и учётным
количеством этой номенклатуры на
складе.
2. Сбор, подсчёт фактического
количества ТМЦ на складе с
помощью ТСД.
3. Загрузка полученных данных из
ТСД в учётную систему.
4.
Автоматизированный анализ
результатов, выявление
расхождений.
I.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
В рамках выбора и обоснования стратегии автоматизации задач я
выделил следующие этапы:
• Анализ бизнеса. Имея представление о возможностях
современных ИС и сопоставив их с текущими бизнес-процессами стало
понятно, что существующую систему можно и нужно улучшить, сократив
затрачиваемые на эти процессы человеческие и материальные ресурсы.
• Стратегия автоматизации. Выбор пал на стратегию
автоматизации по участкам. Обусловлено это тем что в моем случае
имеется несколько участков которые необходимо улучшить, не нарушая
работу связанных участков.
• Выбор архитектуры был обусловлен существующими в
компании решениями, это собственная ЕРП система (приложение
Wildberries) и база данных MS SQL. К ним добавилась служба
распознавания ШК.
36
Построенная к этому времени в компании ЕРП система, позволяла
вести разработку конкретного участка, не мешая другим бизнес-процессам
компании в том числе тем, которые подвергались изменениям. Внося
изменения в тестовой среде, они подвергались отладке, только после
полноценного тестирования, выкладывались на «бой» с возможностью
быстрого отката без потери данных.
I.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Политика компании в ИТ сфере строится по принципу «Зачем
покупать, если можно сделать свое». Готовые решения очень часто стоят
больших денег и при этом имеют множество не нужных функций, за
которые придется заплатить, но которыми никогда не придется
воспользоваться. Там где есть реальная возможность разработать
собственное решение, применяется именно этот подход. Поэтому,
например, для работы всей компании разрабатывалась собственная ЕРП
система. По тому же принципу решено было реализовывать данные
проекты.
Как результат была получена гибкая и рабочая система, которую в
любой момент можно доработать собственными силами под новые задачи.
II Проектная часть
II.1 Обоснование проектных решений
II.1.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Чтобы во время приемки товара можно было понять какой
конкретный ШК передать на фотостудию, нужно было заранее сообщить
эту информацию предприятию. При этом мы не знаем, когда будет принята
та или иная вещь, но у нас есть список вещей, которые планируются к
завозу. Поэтому разработали два справочника и формы для них:
37
• Справочник товаров необходимых для съемки, он пополняется
при создании нового товара и представляет собой таблицу в базе данных
MS SQL. Для справочника была создана форма управления, позволяющая
читать информацию и выбирать размер. Теперь сотрудники фотостудии
должны были следить не за поступившим на склад новым товаром, а за
только что созданными карточками планируемых к завозу товаров. Заранее
выбирать размер и до настраивать фильтр авто выбора размера.
• Справочник для автоматического выбора размера с указанием
на то, какой размер требуется фотостудии на основании характеристик
группы товаров. Для данного справочника также была создана форма
управления, позволяющая редактировать соответствие размера и
характеристик товаров. Данный справочник первоначально был заполнен
на основе уже прошедших ранее съемок где известен размер и
характеристики.
Весь приходящий на фотостудию товар числится за сотрудником
склада который его готовил, в момент приемки товара на фотостудии он
отпикивался и «перевешивался» на сотрудника фотостудии который товар
принял, поэтому чтобы получить возможность проверять приходящий на
Фотостудию товар на предмет правильности вложения и необходимости
съемки, для сотрудников фотостудии, принимающих товар со склада,
разработали интерфейс, который был связан со справочниками товара –
для получения информации о товаре, а также со списком необходимых для
фотостудии вещей – для проверки необходимости съемки. В интерфейсе
пикали ШК товара и получали всю необходимую информацию о самой
вещи, а также о необходимости ее съемки. В случае выявления ошибок,
товар откладывался, не принимался фотостудией и возвращался на склад.
Также создали таблицу где, для расчета заработной платы, фиксировался
подготовленный ими товар. Этот механизм был внедрен на обоих