55
Таблица 3.3
Группы участников электронного документооборота
Керченского хлебокомбината
№
Работники
Выполняемые функции
1
Секретарь
Регистрация и контроль движения документов
предприятия в целом.
При осуществлении электронного
документооборота занимается
заполнением справочников:
«Корреспонденты», «Структура
предприятия», «Пользователи»
2
Директор
Наложение резолюций, утверждение
документов, контроль исполнения некоторых
приказов
3
Руководители
структурных
подразделений
Наложение резолюций, подписание и
визирование документов структурного
подразделения
4
Работники служб и
отделов
Подготовка проекта документа, направление
документа на согласование и утверждение,
исполнение документов
5
IT- специалист
Внедрение и сопровождение электронного
документооборота, предоставление доступа
пользователям, обучение персонала,
исправление неполадок
На основании данного распределения функций будут осуществляться
административные настройки внедряемой программы, заполняться
электронный справочник пользователей, где в зависимости от должности у
сотрудников будет установлен различный уровень доступа к электронным
документам. Так, например, рядовой работник будет иметь доступ к
созданным им документам или к документам, которые были присланы ему на
исполнение. Руководитель подразделения сможет работать с документами,
которые созданы им или были направлены ему, а также с документами,
которые доступны его подчиненным.
Третий этап - Внедрение и настройка электронного документооборота.
Регистрационные номера в программе электронного документооборота
будут формироваться автоматически с помощью настроек нумераторов,
предусмотренных для различных типов документов. На основании индексов
номенклатуры дел предприятия формируются электронные папки дел, что
позволит определять место хранения исполненных документов.
56
На четвертом этапе происходит тестирование программы секретарем или
другими работниками. Например, при работе с входящей корреспонденцией,
секретарь проводит экспедиционный анализ и регистрацию письма в системе
путем поэтапного заполнения электронной регистрационной карточки. При
создании данной карточки документу программа присваивает номер в
соответствии с номенклатурой дел, а также проверяется его дублирование.
После регистрации электронные документы направляются руководителям
структурных подразделений. Это происходит при помощи почтовой службы,
которая встроена в систему. После изучения документов руководитель
устанавливает задание и назначает исполнителей. При этом в программе
необходимо указать срок исполнения, исполнителя, вид исполнения
(параллельный, последовательный), комментарии или другую информацию.
При исполнении документа пользователь имеет право изменять статус
порученного задания (отложить, взять в работу, завершить) или добавить
комментарии. Такая информация о состоянии задачи автоматически
фиксируется на сервере электронной системы. Это позволяет отслеживать
процесс его исполнения.
После выполнения задания, входящий документ пересылается в
электронную папку-дело и автоматически отправляется на оперативное
хранение на центральный сервер.
Еще одно достоинство электронной системы – согласование документов
путем автоматической пересылки по внутренней почте. Исчезает
необходимость распечатки бумажной формы документа. В случае
необходимости согласования тремя и более лицами, к электронному документу
прикрепляется файл с названием «Лист согласования».
После визирования документ направляется на утверждение руководителю.
Далее документ регистрируется и хранится аналогично входящей
документации.
57
Следующий этап - эксплуатация системы путем ведения пилотного
проекта, при этом автоматизация начинается на одном участке - например в
отделе снабжения и сбыта.
Заключительный этап - сервисное сопровождение программы. Оно
включает поддержку системы электронного документооборота в рабочем
состоянии, консультации пользователей, устранение возникающих ошибок,
изменение настроек в программе под требования работников
42
.
Особенностью данной системы является наличие обратной связи, так как
работники могут следить за прохождением документов. Например, при
оформлении заявки на сырье, начальник цеха в специальной вкладке сможет
отследить текущий этап осуществления интересующего его бизнес-процесса.
Таким образом, автоматизация движения документов приводит к
изменению документооборота, который превращается из способа передачи
документов в инструмент более эффективного использования коммуникации.
Внесенные отправителем данные преобразуются автоматически, и каждый
реципиент вовремя получает точное и своевременное сообщение, что повышает
качество и эффективность внутрифирменных коммуникаций.
Рассчитаем экономическую эффективность внедрения программы
1С:Документооборот 8, путем определения соотношения выгоды и затрат,
связанных с реализацией данного проекта.
Затраты на внедрение электронного документооборота включают в себя
стоимость программного продукта равные 36 000 рублей, оплату труда
нанятого на временную работу IT-специалиста, затраты на обучение персонала,
стоимость сопровождения программы и администрирования.
1) Затраты на работы по внедрению рассчитываются по формуле
43
:
SMZ
, (3.1)
42
Путькина Л.В. Особенности внедрения электронного документооборота // Nauka-
rastudent.ru. – 2016. – №7. - [Электронный ресурс]. - URL: http://naukarastudent.ru/31/3586/
43
Рофе А.И. Экономика труда: конспект лекций / А.И. Рофе. – М.: Кнорус, 2015. – С.182
58
где M – трудоемкость выполнения работ, час;
S – стоимость одного часа работ.
Согласно плану, представленному в таблице 3.2, период внедрения
программы составляет 7 недель или 35 рабочих дней (280 часов). На основании
часовой ставки IT-специалиста равной 312,5 рублей рассчитаем стоимость
выполнения данных работ:
Z = 280 ∙312,5 = 87 500 руб
Оплата труда вместе с начислениями на заработную плату (44,3%)
составляет:
87 500+87 500 ∙ 0, 443 = 126 262,5 руб
2) Оказание услуг по обучению персонала входит в оплату труда IT-
специалиста. Согласно составленному плану, обучение будет проводиться в
течении 10 дней по 1 часу в день. Необходимо обучить 27 руководителей и
специалистов предприятия. В течение этого времени они не будут выполнять
свои функциональные обязанности, следовательно на затраты необходимо
отнести стоимость потерянного рабочего времени. Зная среднемесячную
заработную плату по предприятию (16 100 руб), расчитаем стоимость рабочего
времени 27 сотрудников.
16 100 : 22 раб. дня = 731,8 руб в день
731,8 : 8 часов = 91,5 руб в час
Рассчитаем стоимость 10 часов рабочего времени одного сотрудника:
91,5 ∙ 10 часов = 915 руб
Стоимость рабочего времени 27 сотрудников с начислениями составляет:
915∙27∙1,443 = 35 649,32 руб
3) Затраты на администрирование и сопровождение программы
составляют 20% от ее стоимости:
36 000 ∙ 0,2 =7 200 руб
4) Посчитаем суммарные затраты на внедрение программы:
∑=36000+126262,5+35649,32+7200=205 112 руб
59
Теперь рассчитаем выгоды от применения электронного
документооборота.
На предприятии за месяц расходуется 3 пачки бумаги по 500 листов
формата А4 (стоимостью 215 рублей), что в месяц составляет 1500 листов. При
внедрении программы электронного документооборота предполагается
уменьшение объемов тиражирования на 500 листов в месяц.
Если учитывать расходы предприятия на бумагу с нанесенной не нее
информацией, то можно рассчитать экономию расходов на бумагу Керченского
хлебозавода в месяц по формуле:
NSbSt
, (3.2)
где St – стоимость тиражирования;
Sb – стоимость бумаги с нанесенной информацией;
N – количество листов бумаги.
St= 1,5 ٠ 500 = 750 руб
Рассчитаем экономию денежных средств на бумагу в год:
750 ٠ 12 = 9 000 руб
Таким образом, при инсталяции электронного документооборота только
на тиражировании документов предприятие сможет сэкономить девять тысяч
рублей.
Как указывалось в п. 2.3 данной работы работники Керченского
хлебокомбината тратят на согласование и утверждение документов более 30%
рабочего времени, отведенного на документооборот, что при восьмичасовом
рабочем дне составит 33 минуты в день. Использование программы
1С:Документооборот 8 позволит сэкономить время и сократить его до 10
минут.
Рассчитаем эффект от применения системы электронного
документооборота. Исходные данные, необходимые для расчетов,
60
представлены в таблице 3.4.
Таблица 3.4
Расчетные данные для определения экономического эффекта
Показатель
Значение
Среднемесячная заработная плата, руб
16 100
Количество рабочих дней
22
Продолжительность рабочего дня, час
8
Месячный фонд рабочего времени, мин
10560
Стоимость 1 мин рабочего времени, руб
1,52
Зная стоимость одной минуты рабочего времени в таблице 3.5 рассчитаем
стоимость 23 минут сэкономленного времени при внедрении программы 1С:
Документооборот 8 .
Таблица 3.5
Расчет экономии средств на 1 работника при внедрении
электронного документооборота
В расчете:
Минут
Дней
Рублей
1 день
23
0,048
34,96
1 месяц
506
1,05
769,12
1 год
6072
12,6
9229,44
Таким образом, внедрение документооборота позволит секономить 1
рабочий день в месяц и 12,6 рабочих дней в год на одного работника, что в
денежном выражении составит 9229,4 рубля.
Рассчитаем экономию фонда заработной платы 27 руководителей и
специалистов, которые будут работать с этой системой:
9229,4 ∙ 27 = 249 201,9 рублей
Также будет сэкономлено 44,3% начислений на данный фонд заработной
платы. Следовательно, сэкономленная сумма составит:
249 201,9 ٠ 1,443 = 359 349,3 руб
61
Экономический эффект от установки программы 1С: Документооборот 8
рассчитывается как разница от экономии заработной платы и расходов на
тиражирование и суммарными затратами на внедрение программы.
Экономический эффект = (359 349,3+9000) – 205 111 = 163238,3 руб.
Анализ экономической эффективности свидетельствует о том, что
внедрение программы 1С: Документооборот 8 экономически выгоден.
Оптимизация документооборота на предприятии позволит не только
уменьшить операционные расходы и устранить потери рабочего времени, но и
повысить качество управления предприятием. Так как данная программа
позволяет осуществлять своевременный контроль за скоростью и качеством
исполнения документов, а значит и за результатом работы. При задержках
работниками исполняемых документов, можно проанализировать загрузку
сотрудника другими документами и принять меры. Таким образом, время
прохождения многостадийного согласования документа, может быть
уменьшено в несколько раз, что позволяет повысить качество и оперативность
коммуникаций в организации и в результате оптимизировать бизнес-процессы.
Выводы 3 главы:
1. В данной главе были разработаны рекомендации по повышению
качества сообщений, получаемых по электронной почте направленные на
обеспечение точности и своевременности постановки задания. Для этого была
разработана структура электронного информационного письма, которая
позволит минимизировать количество вопросов, возникающих у работников
Керченского хлебокомбината.
2. Поскольку большое количество рабочего времени руководителей и
специалистов предприятия тратится на согласование и утверждение внутренних
документов, то наиболее перспективным направлением совершенствования
внутрифирменных коммуникаций было выбрано внедрение программы
электронного документооборота 1С:Документооборот8.
62
3. Был составлен план и охарактеризованы этапы внедрения данной
программы.
4. В результате проведения анализа эффективности внедрения данной
программы было выяснено, что проект является экономически выгодным.
63
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данной дипломной работе были изучены теоретические аспекты
осуществления внутрифирменных коммуникаций, было выяснено, что
коммуникации представляют собой интерактивную систему обмена сведениями
между отправителем и адресатом в определенной информационной среде.
Процесс обмена сведениями между участниками коммуникационного процесса
включает в себя кодирование возникшей идеи и выбор канала ее передачи;
собственно передачу сообщения; декодирование его получателем и обратную
связь. Наличие обратной связи (двусторонняя природа) является особенностью
внутрифирменных коммуникаций.
Была проведена оценка внутренних коммуникаций Керченского
хлебокомбината, в ходе исследования выяснено, что коммуникационные
потоки перемещаются на предприятии по вертикали и горизонтали,
официальная коммуникация с вышестоящей организацией ведется при помощи
электронной почты, которая позволяет направлять сообщения руководителям и
специалистам главного управления. Однако на предприятии отмечается
проблема несвоевременного получения информационных писем из управления
ГУП РК «Крымхлеб», что отрицательно влияет на качество внутрифирменных
коммуникаций.
Также было выяснено,что обмен сообщениями между администрацией и
стуктурными подразделениями Керченского хлебозавода происходит как в виде
устных сообщений, так и в форме бумажного документоборота. Поскольку
часть документов требует согласования несколькими лицами, на предприятии
отмечаются потери рабочего времени. В связи с этим была выявлена
необходимость оптимизации документооборота путем перевода его в
электронный вид.
Для разрешения проблем, снижающих эффективность внутрифирменных
коммуникаций, были разработаны рекомендации по повышению качества
сообщений, получаемых по электронной почте, направленные на обеспечение
64
точности и своевременности постановки задания. Для этого был разработана
структура электронного информационного письма.
Также было предложено внедрение программы электронного
документооборота 1С: Документооборот 8. В результате проведения анализа
эффективности внедрения данной программы было выяснено, что проект
является экономически выгодным.
При использовании электронного документооборота становится
возможным оптимизация процессов, в осуществлении которых участвуют
группы документов. Это позволит повысить качество существующих процессов
и исключить дублирование информации, обеспечить необходимое качество
сообщений, их релевантность и своевременность доставки работникам, что
положительно влияет на эффективность внутрифирменных коммуникаций.