45
электронного документооборота и создание средств обратной связи (ящиков
предложений). А также за счет разработки корпоративных стандартов повысить
качество коммуникаций по электронной почте, что также позволит сократить
потери рабочего времени.
Выводы по 2 главе.
1. Была проанализирована деятельность филиала «Керченский
хлебозавод» государственного унитарного предприятия РК «Крымхлеб», в ходе
исследования выяснено, что предприятие является прибыльным, отмечается
устойчивый рост основных экономических показателей на 7-14%.
2. Была проведена оценка внутренних коммуникаций предприятия, в ходе
исследования выяснено, что:
- коммуникационные потоки перемещаются на предприятии по вертикали
и горизонтали, официальная коммуникация с вышестоящей организацией
ведется при помощи электронной почты, которая позволяет направлять
сообщения руководителям и специалистам главного управления. Однако
руководство предприятия отмечает, что периодически возникает проблема
несвоевременного получения информационных писем из управления ГУП РК
«Крымхлеб», поэтому оценка эффективности данных коммуникаций по
качеству равна 78%. К тому же на предприятии практически отсутствуют
стандарты коммуникаций по электронной почте, что отрицательно влияет на их
эффективность;
- обмен сообщениями между администрацией и структурными
подразделениями происходит как в виде устных сообщений, так в форме
бумажного документооборота, однако значительная доля внутренних
документов требует утверждения и согласования, что ощутимо удлиняет
период вступления их в юридическую силу; поэтому на предприятии
отмечается необходимость оптимизации документооборота путем перевода его
в электронный вид;
46
- по мнению персонала телефонная связь – самый эффективный канал
коммуникаций, а эффективность корпоративного сайта очень низкая и не
достигает 30%.
- поскольку возможность совершенствования сайта зависит от решения
главного управления ГУП «Крымхлеб» и руководство предприятия на это
повлиять не может, необходимо предпринять меры по повышению качества
сообщений, получаемых по электронной почте и сокращению затрат времени
на согласование и утверждение документов.
47
Глава 3. Совершенствование внутрифирменных коммуникаций
Керченского хлебокомбината
3.1. Разработка рекомендаций по повышению качества внутренних
коммуникаций
В ходе анализа эффективности внутрифирменных коммуникаций
Керченского хлебокомбината были выявлены следующие узкие места:
- невысокое качество сообщений, получаемых по электронной почте,
обусловленное неточностью и несвоевременностью постановки задания;
- потери рабочего времени на уточнение информации и исправление
ошибок в электронных письмах, а также согласование и утверждение
бумажных документов.
Для устранения первого недостатка рекомендуется разработать
организационные стандарты коммуникаций по электронной почте, что повысит
их качество и позволит сократить потери рабочего времени.
Поскольку внутрифирменные коммуникации заключаются не только в
обмене информацией между работниками хлебокомбината, но и в установке
работникам Керченского филиала заданий вышестоящей организацией ГУП
«Крымхлеб», создание качественных информационных писем сотрудниками
главного управления является одним из условий повышения качества данных
коммуникаций. От своевременности и точности постановки задантя зависит
успех его выполнения.
Для повышения эффективности коммуникаций, предлагается к
применению структура электронного информационного письма (таблица 3.1)., в
котором должна указываться точная и полная информация о задании. Это
позволит минимизировать количество вопросов, возникающих у работников
Керченского хлебокомбината.
48
Таблица 3.1
Структура электронного информационного письма
Элементы задания
Расшифровка
Пример
Задание
Что необходимо
сделать?
Составить квартальный
отчет по финансовым
результатам за второй
квартал 2018 года
Ответственный
исполнитель
Кому поручено?
Директор Керченского
хлебокомбината ГУП
«Крымхлеб»
Срок исполнения
Когда выполнить?
До 10.06.2018
Ресурсы
(информационные)
С помощью чего
выполняется задание?
Инструкция от 02.07.2010
№68н
Такая форма постановки задания соответствует правилам передачи
сообщения исполнителям и более эффективна, так как включает в себя
комплекс элементов необходимых для успешного выполнения задания.
Следует, однако, отметить, что использование одного стандарта
электронных информационных писем будет недостаточным для
совершенствования внутрифирменных коммуникаций.
Лукашенко М.А. профессор. Московского финансово-промышленного
университета «Синергия», отмечает, что для повышения качества
коммуникаций по электронной почте для работников предприятия необходимо
определить правила и стандарты работы в электронной почте
37
.
Автор отмечает, что звуковые оповещения о приходе электронных писем
являются поглотителем рабочего времени, поскольку отвлекают от работы.
Поэтому необходимо отключать сигналы о приходе писем по электронной
почте, а также установить периодичность работы с ней (например, каждые два
часа).
Для адресантов, на письма которых необходимо реагировать немедленно
(руководители вышестоящей организации) рекомендуется установить
сортировку входящей корреспонденции и уведомление о их приходе.
Также рекомендуется установить целесообразное количество знаков
37
Лукашенко М.А. Корпоративные коммуникации: обучить нельзя регламентировать // Высшее образование в
России. – 2018. - № 2. – С.117
49
электронного сообщения, порядок выделения цветом ключевых слов.
При составлении письма необходимо придерживаться следующих
правил.
1 Информация, от которой зависит работа других сотрудников, является
срочной.
2. Срок ответа на электронное письмо составляет не более трех часов.
Рекомендуется подтверждать получение электронного письма ответным
письмом. Это позволит подтвердить адресанту, что рабочие процессы
стартовали.
3. Информация, требующая согласования должна копироваться и
передаваться другим исполнителям. Необходимо установить жесткие
стандарты переписки с вышестоящей организацией и внешними адресантами.
К примеру: «Работники должны быть готовы к тому, что их электронные
письма могут быть пересланы». Необходимы четкие стандарты, указывающие
электронные письма от каких адресантов запрещено пересылать и какая
информация является конфиденциальной
38
.
4. Для каждого письма должна быть указана тема.
5. Уничтожение электронных писем, работа с которыми завершена,
должно совершаться ежегодно.
Эти несложные правила позволят установить порядок работы персонала с
электронной почтой. Однако для обеспечения их выполнения должна быть
налажена система контроля их выполнения. Санкции за их невыполнение
должны быть оговорены в организационном стандарте. Например, для писем
внутри филиала: «Электронное письмо без темы будет удалено». Возможно
также установление организационной (выговор) или материальной (лишение
премии) ответственности за невыполнение данных стандартов.
Также для совершенствования обратной связи на предприятии
рекомендуется установить «Ящики предложений». Они представляют собой
38
Лукашенко М.А. Корпоративные коммуникации: обучить нельзя регламентировать // Высшее образование в
России. – 2018. - № 2. – С.119
50
настенные ящики, расположенные рядом с информационными досками, куда
работники смогут опускать письменные вопросы к администрации.
Предлагается использовать их также в качестве средства сбора вопросов и
предложений к корпоративным собраниям. Данное средство позволит
установить обратную связь с производственно-обслуживающим персоналом
39
.
Поскольку более трети рабочего времени специалистов и руководителей
предприятия тратится на согласование и утверждение документов, то наиболее
перспективным направлением совершенствования внутрифирменных
коммуникаций является внедрение электронного документооборота. Это
приведет к сокращению потерь рабочего времени, позволит сотрудникам
разных отделов дистанционно заполнять информацию по одному вопросу.
Следует обратить внимание на особенности документооборота
предприятия с целью определения повторяющихся операций, которые
осуществляют наибольшее количество работников. А именно: оформление
командировок, первичной бухгалтерской документации, заявок на материалы.
Оптимизация документооборота должна осуществляться путем
совершенствования работы с данными документами.
Система электронного документооборота должна обеспечивать
автоматическую регистрацию документов, контролировать исполнение
резолюций по документам, обеспечивать поиск документов находящихся на
архивном хранении. Вместе с тем, также должен вестись учет бумажных
документов.
Пользователями электронной системы может быть не только персонал,
связанный с делопроизводством, но и специалисты и руководители
функциональных подразделений, что позволит:
- уменьшить нагрузку на секретаря за счет выполнения части функций в
структурных подразделениях;
- автоматизировать контроль за исполнением документов;
39
Конющкина А.О., Федорова А.В. Современные коммуникации: организационный подход // Инновационная
наука. – 2015. - №3. – [Электронный ресурс]. URL: https://cyberleninka.ru/ article/n/sovremennye-kommunikatsii-
organizatsionnyy-podhod
51
- организовать электронную систему хранения документации;
- уменьшить время поиска необходимых документов;
- обеспечить обратную связь, поскольку работник может наблюдать все
этапы прохождения документа;
- ускорить работу сотрудников предприятия по исполнению документов.
3.2 Оценка эффективности внедрения программы 1С:
Документооборот 8
За составление документа отвечает исполнитель, однако для вступления в
юридическую силу некоторых документов, требуется их согласование
несколькими лицами, что увеличивает сроки их подготовки. Необходимость
создания таких документов актуализирует задачу автоматизации
документооборота.
Поскольку значительная доля документов требует согласования
несколькими лицами, период вступления их в силу ощутимо удлиняется.
Поэтому на предприятии отмечается необходимость оптимизации
документооборота путем перевода его в электронный вид;
Для совершенствования внутренних коммуникаций рекомендуется
внедрить программу 1С: Документооборот 8, стоимость которой составляет
36 000 рублей
40
.
1С: Документооборот 8 является современной электронной системой с
широким набором возможностей. Она позволяет:
- автоматически осуществлять регистрацию исходящих и входящих
документов;
- осуществлять поиск необходимых документов по содержанию;
- согласовывать, утверждать документы путем коллективной работы
пользователей;
- осуществлять настраиваемую маршрутизацию документов;
- автоматически загружать документы из электронной почты.
40
Официальный сайт 1С-рарус. - [Электронный ресурс]. URL:https://rarus-crimea.ru/1c-doc/1c-doc/
52
План внедрения электронного документооборота представлен в таблице
3.2.
Таблица 3.2
План внедрения программы 1С: Документооборот 8
№
Этап
Содержание работ
Срок
Исполнитель
1
Принятие
решения о
внедрении
электронного
документооборота
Расчет затрат на
внедрение
до
01.11.2018
экономист
Издание
распоряжения о
внедрении программы
02.11.2018
директор
2
Анализ
документооборота
Керченского
хлебокомбината
Исследование
особенностей
бумажного
документооборота
10.11.2018
Специалист IT
Изучение
распределения
функций в
осуществлении
движения документов
Секретарь
3
Настройка
программы
Внедрение и
настройка
электронного
документооборота
30.11.2018
Специалист IT
4
Тестирование
программы
Проверка программы
1С Документооборот 8
в работе
до
10.12.2018
Секретарь
5
Ввод в
эксплуатацию
Обучение персонала
20.12.2018
Специалист IT
Автоматизация
документооборота
предприятия
27.12.2018
Специалист IT
6
Сервисное
сопровождение
Консультации
пользователей
Осуществление
настроек программы
при необходимости
до
30.12.2019
Специалист IT
На первом этапе руководство предприятия на основании экономического
анализа принимает решение о внедрении программы 1С: Документооборот 8 и
издает соответствующее распоряжение.
На втором этапе проводится анализ существующего бумажного
документооборота Керченского хлебокомбината. При этом нужно
проконтролировать наличие унифицированных форм для всех видов
53
документации, так как данные формы будут применяться в качестве шаблонов
для создания документов и направления их на согласование.
Затем разрабатываются маршруты движения документов в электронной
системе и составляются схемы бизнес-процессов. Пример схемы бизнес-
процесса «Командировки» изображен на рисунке 3.1.
Рисунок 3.1 Схема бизнес-процесса «Командировки»
Как видно из схемы, оформление командировки требует создания
нескольких документов:
1) служебной записки, требующей согласования с руководителем
подразделения и директором;
2) приказа о командировке, утверждаемого директором;
3) расходного ордера на выдачу командировочного аванса;
4) авансового отчета, который утверждается бухгалтерией и директором
предприятия.
Составление служебной записки
Согласование руководителем
структурного подразделения
Утверждение директором
Издание приказа о командировке
Копия в отдел кадров
Копия в бухгалтерию для
начисления командировочных
выплат
Секретарь –
командировочное
удостоверение
Оформление расходного ордера и
выплата командировочных
Исполнитель
Возвращение из командировки
Оформление авансового отчета
Возвращение командировочного
удостоверения секретарю
Внесение данных в табель
учета рабочего времени
Утверждение авансового отчета
гл. бухгалтером и директором
54
Оптимизация документооборота должна осуществляться путем
автоматизации работы с данными документами и подобными повторяющимися
операциями, которые осуществляют наибольшее количество работников.
После составления схем принимают решение о том, какие элементы
бумажного документооборота должны быть автоматизированы. Например,
планируется прекратить печатать бумажные документы, содержащие
резолюциями руководителей, так как будет автоматически создана карта
поручения, которая заполняется на основании резолюции
41
.
В то же время организационно-распорядительные документы, на которые
необходимо наличие подписи директора, будут передаваться в бумажном виде,
о чем в регистрационной карте будет сделана соответствующая отметка.
Некоторые документы (командировки, заявки) рекомендуется перевести в
электронный вид. Они будут автоматически оформляться сразу после
заполнения электронных регистрационных карточек, согласовываться и
отправляться исполнителям в электронном виде. Для этой категории будет
создана определенная группа электронных папок
Также на этом этапе необходимо изучить функции, выполняемые
различными работниками с целью дальнейшего определения групп доступа при
работе с документами. Группы участников электронного документооборота
Керченского хлебокомбината представлены в таблице 3.3.
41
Пошаговое внедрение системы электронного документооборота // Электронный журнал Справочник
секретаря. - [Электронный ресурс]. URL: https://www.sekretariat.ru/article/210508-qqe-16-m6-poshagovoe-
vnedrenie-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota