65
На рисунках 8 и 9 представлены диаграммы, позволяющие наглядно
сравнить затраты времени систем электронного и бумажного
документооборота.
Рисунок 8. Время, затрачиваемое на типовые операции в ООО
«ПСК» по обработке документов
Рисунок 9. Время, затрачиваемое на типовые процессы в ООО
«ПСК» по передаче информации
1176
647
245
809
221
235
162 0 0 37
ПОИСК ДОКУМЕНТА,
ИНФОРМАЦИИ
СОЗДАНИЕ
ДОКУМЕНТА
СОГЛАСОВАНИЕ
ДОКУМЕНТА
КОНТРОЛЬ
ОБРАБОТКИ
ДОКУМЕНТА
ФОРМИРОВАНИЕ
ОТЧЕТНОСТИ
час./мес.
обработка бумажных документов обрабтка электронных документов
3185
1270
312
4992
910
454 78
1783
СОГЛАСОВАНИЕ
ДОКУМЕНТА
ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ ФОРМИРОВАНИЕ
РЕЗОЛЮЦИИ
КОНТРОЛЬ
час./мес.
процесс сопровождается бумажными документами процесс сопровождается электронными документами
66
В качестве эффекта, полученного от использования системы
электронного документооборота в ООО «ПСК» также можно рассматривать
экономию затрат на организацию бумажного документооборота, которые
складываются из затрат на расходные материалы, запчастей для печатающих
устройств, обслуживания техники, затрат на канц. товары и т.д. Анализ
первичной учетной документации показал, что среднемесячная величина затрат
на организацию бумажного документооборота составляет 21453 руб. из
которых 5284 руб. – расходы на канцтовары, а 16169 – расходы по
обслуживанию техники. Совокупная величина этих затрат за год составит
257436 руб.. В соответствии с данными, предоставленными разработчиками
программы «1С: Документ. 8», ее внедрение позволит сократить расходы на
канцтовары на 65%, а расходы на обслуживание орг. техники – на 60%. Таким
образом общая экономия затрат составит 13135 руб. в месяц или 157624 руб. в
год. Таким образом, внедрение на предприятии системы электронного
документооборота позволить ему получить общую экономию средств в сумме
295301 руб.. Эта экономия может рассматриваться как один из резервов роста
прибыли.
Экономический эффект от внедрения системы электронного
документооборота в ООО «ПСК» составит:
295301 – 90000 – 85000 – 18000 = 102301 руб.
Общий экономический эффект от реализации мер по совершенствованию
системы внутрифирменных коммуникаций ООО «ПСК» составит:
1029 + 102 = 1131 тыс. руб.
При этом период окупаемости затрат составит:
1084/1131 = 0,96
Как показывают расчеты, затраты на реализацию мер по
совершенствованию системы внутрифирменных коммуникаций ООО «ПСК»
окупятся в течение одного года.
67
На основании проведенного исследования в целях совершенствования
системы внутрифирменных коммуникаций ООО «ПСК» были даны следующие
рекомендации:
1. Усовершенствовать сайт компании путем обновления его внешнего
вида, размещения корпоративной информации для работников организации и
ее ежемесячного обновления, организации обратной связи.
2. Провести корпоративное обучение сотрудников организации в форме
тренингов с целью повышения качества коммуникаций в малых группах.
3. Ввести должность менеджера по внутрифирменным коммуникациям.
4. Внедрить систему электронного документооборота.
Реализация данных мероприятия позволит организации получить как
социальный, так и экономический эффект. Предполагаемый социальный
эффект будет выражаться в повышении лояльности персонала организации, и
как следствие, снижении текучести кадров и повышении стабильности
коллектива организации. Сумма экономического эффекта от реализации
предложенных мер составит 1131 тыс. руб. Общая сумма затрат на их
реализацию равна 1084 тыс. руб. Период окупаемости затрат составляет 0,96
года.
68
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Исследование сущности, особенностей организации и направлений
развития системы внутрифирменных коммуникаций позволяют
сформулировать следующие выводы:
1. Система внутрифирменных коммуникаций является элементом общей
коммуникационной системы организации, обеспечивающей управление
внутренними потоками информации, нацеленными на создание
положительного имиджа и благоприятного мнения о себе у сотрудников
компании. Основными элементами системы внутрифирменных коммуникаций
являются субъекты коммуникации, информация, методы и средства
коммуникации, каналы коммуникации.
2. В системах внутрифирменных коммуникаций современных
организаций применяются различные технологии и средства, которые можно
разделить на традиционные и современные. Выбор конкретных средств
внутренних коммуникаций должен осуществляться с учетом особенностей
организации управления, характера деятельности организации, уровня развития
корпоративной культуры и т.д. Как правило, в настоящее время в системах
внутрифирменных коммуникаций используются как традиционные, так и
современные средства передачи информации.
3. Необходимость развития систем внутрифирменных коммуникаций в
организации обусловлена сложностью и динамичностью внешней среды, в
которой работают современные организации. Процесс развития системы
внутрифирменных коммуникаций включает в себя четыре основных этапа:
исследовательский этап, коммуникационный аудит, планирование системы
внутрифирменных коммуникаций, реализация запланированных мероприятий.
На каждом из этих этапов необходимо проводить мониторинг результатов. Это
позволяет оценить результаты и идентифицировать основные проблемные
69
зоны, когда это необходимо, а также сделать рекомендации по реализации
осуществляемых инициатив.
Анализ особенностей организации системы внутрифирменных
коммуникаций был проведен на примере ООО «ПСК» - организации,
работающей в сфере строительных услуг. Анализ основных экономических
показателей деятельности предприятия позволил сделать вывод о снижении ее
результативности, что проявилось в сокращении основных показателей
прибыли и рентабельности деятельности предприятия. Кроме того, по
результатам расчетов на предприятии был выявлен недостаточный уровень
платежеспособности и финансовой устойчивости, что обусловлено более
низкими по сравнению с финансовыми нормативами значениями показателей
ликвидности и платежеспособности. Финансовое состояние ООО «ПСК» было
оценено как неустойчивое.
В результате исследования было установлено, что в ООО «ПСК»
реализуются различные виды коммуникации:
- вертикальные (в каждом подразделении есть руководитель, ему
подчиняются все сотрудники данного отдела);
- горизонтальные (как показал анализ организационной структуры, ООО
«ПСК» состоит из нескольких подразделений, в каждом из них сотрудники
контактируют друг с другом. Кроме того, коммуникации происходят и между
сотрудниками разных отделов);
- межличностные (в каждом отделе сотрудники работают в еще более
мелких группах, в которых и складываются тесные межличностные
отношения);
- организационные;
- формальные и неформальные;
Вертикальные коммуникации в ООО «ПСК» четко регламентированы
следующими документами:
- положение об организационной структуре;
- положение о подразделениях;
70
- должностные инструкции;
- приказы руководителя;
- плановые и отчетные документы.
В рамках формальной коммуникации передача официальной информации
осуществляется «сверху - вниз», а обратная связь реализуется от исполнителей
к руководителям. В системе коммуникаций ООО «ПСК» осуществляется
передача стратегической, тактической и оперативной информации. Для
передачи стратегической и тактической информации в организации
используются преимущественно документальные формы коммуникации.
В качестве основных средств коммуникации в ООО «ПСК» применяются:
информационная доска, сайт компании, корпоративная связи и корпоративные
мероприятия. Исследование показало, что организация не использует все
возможные инструменты, а использование некоторых можно поставить под
сомнение, так как они не выполняют поставленных задач и не помогают
достижению поставленных целей. Кроме того внутренние коммуникации в
компании ООО «ПСК» сильно децентрализованы. Нет единого менеджера по
внутренним коммуникациям, или специалиста по связям с общественностью,
который бы занимался внутриорганизационными коммуникациями.
В качестве основного показателя, характеризующего эффективность
системы внутрифирменных коммуникаций ООО «ПСК» рассматривался индекс
лояльности персонала. Исследование показало, что значение данного
показателя в организации является достаточно низким. При этом основными
причинами низких оценок являются не интересный рабочий процесс и плохая
политика руководства, что говорит о неэффективности внутриорганизационных
коммуникаций. Уровень вовлеченности персонала в дела компании выше
среднего, однако, стоит отметить, что сотрудники не понимают миссии и целей
компании, у многих нет чувства причастности к рабочему процессу.
Таким образом, в процессе исследования в системе внутрифирменных
коммуникаций ООО «ПСК» были выявлены следующие проблемы:
71
1. В организации применяются преимущественно традиционные средства
внутрифирменных коммуникаций, причем не все из них используются
достаточно эффективно.
2. Используемые в организации средства передачи информации
направлены преимущественно на реализацию процессов формальной
коммуникации посредством передачи сообщений от руководителей к
подчиненными и обеспечение обратной связи, в то время как таким аспектам
внутрифирменных коммуникаций, как повышение лояльности персонала,
формирование и развитие корпоративной культуры не уделяется достаточного
внимания.
3. Действующая в ООО «ПСК» система внутрифирменных коммуникаций
направлена преимущественно на информацию тактического и оперативного, но
не стратегического характера. Данный вывод следует из низкого уровня
осведомленности сотрудников о миссии и стратегических ориентирах
деятельности организации. Данный недостаток затрудняет определение
взаимосвязи между системой коммуникации и корпоративной культурой
организации.
С учетом выявленных недостатков организации были предложены
следующие рекомендации по совершенствованию системы внутрифирменных
коммуникаций:
1. Усовершенствовать сайт компании путем обновления его внешнего
вида, размещения корпоративной информации для работников организации и
ее ежемесячного обновления, организации обратной связи.
2. Провести корпоративное обучение сотрудников организации в форме
тренингов с целью повышения качества коммуникаций в малых группах.
3. Ввести должность менеджера по внутрифирменным коммуникациям.
4. Внедрить систему электронного документооборота.
Реализация данных мероприятия позволит организации получить как
социальный, так и экономический эффект. Предполагаемый социальный
эффект будет выражаться в повышении лояльности персонала организации, и
72
как следствие, снижении текучести кадров и повышении стабильности
коллектива организации. Сумма экономического эффекта от реализации
предложенных мер составит 1131 тыс. руб. Общая сумма затрат на их
реализацию равна 1084 тыс. руб. Период окупаемости затрат составляет 0,96
года.
73
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Федеральный Закон «Об информации, информационных технологиях
и защиты информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 18.03.2019).
2. Александров Д.В. Инструментальные средства информационного
менеджмента. CASE – технологии и распределенные информационные
системы: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 2016. – 224 с.
3. Аскеров И.Ю. Повышение эффективности коммуникационного
процесса в организации//В сборнике: стратегия устойчивого развития
экономики регионов: теория и практика Материалы международной научно-
практической конференции. Экономический факультет. - 2015. - С. 13-18.
4. Аширбагина Н.Л., Суханова И.И. Пути повышения эффективности
внутренних коммуникаций в организации//В сборнике: актуальные вопросы
развития экономики Материалы международной научно-практической
конференции. - 2016. - С. 428-430.
5. Балдин К.В. Информационные технологии в менеджменте: Учебное
пособие. – М.: Академия, 2017. – 288 с.
6. Белова С.А. Управление внутренними коммуникациями
организации//Информация–Коммуникация–Общество. - 2016. - Т. 1. - С. 12-1
7. Белялова С.С. Современные тенденции эффективного структурного
построения внутренних организационных коммуникаций//Таврический
научный обозреватель. - 2016. - № 5-1 (10). - С. 287-290.
8. Бердова Ю.С. Внешние и внутренние коммуникации в организации
посредством информационных технологий//В сборнике: Математические
методы и модели в управлении, экономике и социологии сборник научных
трудов. Тюмень - 2017. - С. 54-61.
9. Богданов Д.В. Организационная структура и виды социально-
коммуникативных сетей / Д. Богданов // Вестник ВГАВТ. - Изд-во ВГАВТ. - №
38. - 2014. - 212 с.
74
10. Болдырева Н.В. Роль и значение внутренних коммуникаций в
условиях современного бизнеса//Вестник евразийской науки. - 2018. - Т. 10. №
1. - С. 3.
11. Бочаров М.П. Коммуникационный аудит: вопросы теории и
современная практика//Коммуникология. - 2015. - Т. 3. - № 4. - С. 106-115.
12. Брагина З.В. Управление персоналом / З.В. Брагина. - М.: КноРус,
2014. - 128 с.
13. Бутасова И.В. Управление персоналом и корпоративная культура:
организация внутрифирменных коммуникаций//В сборнике: Гуманитарные
технологии в современном мире Материалы V Всероссийской научно-
практической конференции с международным участием. - 2017. - С. 151-153.
14. Быков В.М., Зайченко В.Г. Роль внутрифирменных коммуникаций в
обеспечении эффективности труда//Управление корпоративной культурой. -
2015. - № 2. - С. 140-147.
15. ГибсонДж.Л. Организации: поведение, структура, процессы: Пер. с
англ / Дж.Л. Гибсон, Д.М. Иванцевич, Д.Х. Доннелли. - М.: ИНФРА-М, 2014 -
662 с.
16. Гойхман, О.Я. Основы теории коммуникации: Учебное пособие / О.Я.
Гойхман, Л.М. Гончарова, В.И. Дубинский. - М.: Инфра-М, 2018. - 253 c.
17. Гончаров В.В. В поисках совершенства управления: руководство для
высшего управленческого персонала / В.В. Гончаров. - М.: МНИИПУ, 2014 -
539 с.
18. Гнатюк О.Л. Основы теории коммуникации: Учебник. – М.: Кнорус,
2017. – 256 с.
19. Данилова О.М. Системы электронного документооборота как базовый
инструмент управления современной организацией/ О.М. Данилова, Е.А.
Дроздова, Т.В. Горборукова// Электронный научный журнал «Apriori». Серия
«Естественные и технические науки» [Электронный ресурс]. – режим доступа:
cyberleninka.ru/.../sistemy-elektronnogo-dokumentooborota