55
могли бы высказать свои пожелания и предложения относительно улучшения
отдельных аспектов своей профессиональной деятельности в организации.
Обновление сайта может быть реализовано силами сторонней
организации по техническому заданию ООО «ПСК». В качестве
потенциального исполнителя данных услуг рассматривалась организация ООО
«Евростудио», которая ранее оказывала ООО «ПСК» услуги по разработке
сайта.
Также ООО «ПСК» рекомендуется расширить практику применения
современных средств передачи информации в организации. Одним из
основных направлений совершенствования системы внутрифирменных
коммуникаций в ООО «ПСК» является внедрение системы электронного
документооборота. Для обоснования необходимости внедрения системы
электронного документооборота на исследуемом предприятии была
проанализирована структура документооборота. С этой целью в период с
февраля по апрель 2019 г. был проведен анализ форм представления
документов, а также соотношения между ними. Результаты проведенного
исследования отражены на следующей диаграмме (рисунок 6).
Рисунок 6. Структура документооборота ООО «ПСК» по
формам документов
Как видно из рисунка, в общем объеме документов на исследуемом
предприятии преобладают документы на бумажных носителях. Их доля за 3
исследуемых месяца составила почти 70%. Что касается документов,
распечатанных из программы, то это преимущественно учетная документация.
984
992
904
468
452
446
февраль март апрель
документы на бумажных носителях
распечатанные из программы
69%
31%
документы на бумажных носителях
распечатанные из программы
56
Недостаток документов на бумажных носителях состоит в том, что они
требуют на подготовку и согласование гораздо больше времени, чем этого
требуют стандартизированные документы, формируемые с использованием
информационных технологий. Ниже на рисунке показана трудоемкость
подготовки основных групп документов на исследуемом предприятии (рисунок
7).
Рисунок 7. Трудоемкость подготовки основных групп
документов в ООО «ПСК»
Анализируя структуру времени, затраченного на подготовку документов
по персоналу, необходимо отметить, что собственно на подготовку документов
затрачивается 80,2% от общего объема времени, на согласование документов –
10,94% от общего объема времени, и на контроль обработки документа –
8,86%. Резервы снижения затрат времени на рабочую документацию по
персоналу существуют по каждой группе документов и по каждому
структурному элементу времени на их подготовку.
Для создания системы электронного документооборота ООО «ПСК»
рекомендуется использование программного продукта, созданного на базе
платформы «1С: Предприятие 8.3» «1С: Документ. 8». Данный программный
продукт решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия
1184
158,6
410,8
92,4
302,8
128,8
314,4
1512,4
297
3144
0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500
ПРИКАЗЫ, РАСПОРЯЖЕНИЯ
ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ПЕРСОНАЛУ
ДОГОВОРЫ О МАТ. ОТВ-ТИ
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ
ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБ. ВР.
ОТЧЕТЫ
ГРАФИКИ И РАСПИСАНИЯ
АНАЛИТИЧ. МАТЕРИАЛЫ
РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
57
сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины и
предоставляет следующие возможности:
- централизованное безопасное хранение документов;
- оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
- регистрация входящих и исходящих документов;
- просмотр и редактирование документов;
- контроль версий документов;
- полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
- работа с документами любых типов: офисными документами, текстами,
изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования,
архивами, приложениями и т.д.;
- коллективная работа пользователей с возможностью согласования,
утверждения и контроля исполнения документов;
- маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду
документов в отдельности, автоматизированная загрузка документов из
электронной почты и со сканера.
В целях повышения лояльности персонала и обеспечения стратегической
направленности системы внутрифирменных коммуникаций в ООО «ПСК»
рекомендуется проведение тренингов по командному взаимодействию для
сотрудников организации. Цели такого мероприятия состоят в следующем:
- создать и развить эффективную коммуникацию в организации;
- выстроить четкую систему взаимодействия сотрудников и исключить
перекладывание ответственности друг на друга;
- предотвратить систематические конфликты в коллективе и непонимание
сотрудниками друг друга, разговор «на разных языках», тем самым снизить
невыполнение задач из-за непонимания;
- сместить фокус внимания сотрудников с общения друг с другом, на
решение задач и сократить растянутость бизнес - процессов во времени;
- наладить взаимодействие между сотрудниками и отделами, снизив
конкуренцию и соперничество в коллективе, и ощущение хаоса.
58
ООО «ПСК» предлагается проведение корпоративного тренинга
«Общение в коллективе». Организатор: Тренинговая компания «EQuator».
Цель тренинга общение в коллективе ООО «ПСК» установление
эффективной коммуникации в организации для решения деловых задач.
Эффективное общение между всеми членами команды относится к числу
наиболее важных аспектов деятельности компании. В любой организации
каждый сотрудник выполняет лишь часть работы от общего целого, а потому
для успешного движения организации к цели необходимо, чтобы все части
были согласованы друг с другом и двигались в одном направлении, с одной
скоростью. Общение внутри команды нужно для координации совместной
деятельности.
Общение - это сложный процесс, включающий в себя три составляющих,
каждая из которых прорабатывается в тренинге «Общение в коллективе»:
- коммуникация (обмен информацией);
- интеракция (обмен действиями);
- социальная перцепция (восприятие и понимание коллег).
Формат мероприятий для совершенствования общения в коллективе:
1. Комплексная программа совершенствования внутрикорпоративных
коммуникаций. Коучинг коммуникаций команды.
2. Диагностика внутрикорпоративных коммуникаций, отношений
сотрудников друг с другом, общения.
3. Разработка программы совершенствования внутрикорпоративных
коммуникаций.
4. Координация коммуникаций и взаимодействия сотрудников.
5. Тренинги, развивающие навыки общения у членов команды,
формирующие эффективные коммуникативные взаимосвязи в команде:
- тренинг общения в коллективе;
- тренинг разрешения конфликтов в команде;
- тренинг «Война миров»;
- творческие тимбилдинги;
59
- деловые игры;
- «Круглые столы»;
- групповое решение задач;
- совещание по решению коллективной задачи.
Ожидаемые результаты тренинга внутрифирменных коммуникаций ООО
«ПСК»: сформируется четкая структура взаимодействия между сотрудниками,
выработаются механизмы конструктивного разрешения разногласий.
Сотрудники разовьют навыки постановки задачи, обратной связи, навыки
сотрудничества в коллективе, совместного разрешения вопросов. При
прохождении тренинга научатся разделению личного и профессионального
общения в коллективе, формирование эффективной структуры.
Такой вид тренинга должен отвечать следующим критериям:
1. Признание компетентности каждого члена команды. Чтобы налаживать
эффективную коммуникацию внутри коллектива необходимо, чтобы люди
знали друг друга, доверяли компетенции каждого члена команды, признавали
достоинства и учитывали недостатки каждого без осуждения и критики.
2. Ответственность каждого члена команды за отдельные части работы.
Коллективная ответственность разделяется на зоны, каждый член команды
отвечает за свой участок работ, и никто не переходит эту границу (не поучает,
не советует, не контролирует - коллеги доверяют).
3. Координация информации и совместных действий. Командная работа
подразумевает координацию, согласованность, мониторинг, а не контроль;
сотрудничество, а не конкуренцию и соперничество.
4. Наличие постоянной обратной связи. Обратная связь о ходе реализации
работ должна быть своевременной и донесена до всех лиц, имеющих
отношение к решению задачи. Одинаково вредным для командной
деятельности может быть, как умалчивание информации, так и чрезмерное
предоставление информации - болтовня. Сотрудники должны выдавать в ходе
работы друг другу только ту, и всю ту информацию, которая поможет команде
60
достигнуть своей цели: своевременно выдавать полезные данные, и сдерживать
бесполезную и отвлекающую информацию.
5. Умение просить и предоставлять помощь. На каждом работнике лежит
ответственность за выполнение определенного участка работы, но это не
значит, что он должен делать все в одиночку. Если нужна помощь - ее
необходимо просить, если просят о помощи - нужно сделать все, что в силах,
чтобы помочь.
6. Своевременное информировании о принятых решениях. Каждое
принятое решение меняет направление и характер деятельности команды,
поэтому оно должно быть донесено до всех членов коллектива без искажений.
Работники в своей деятельности должны учитывать принятые решения и
придерживаться выбранной командой стратегии.
7. Единый язык общения. Для простоты понимания команда должна
согласовать термины и понятия, прояснить и убедиться, что все понимают
слова одинаково. Полезно иметь слова-маркеры, позволяющие привлекать
особое внимание в определенных ситуациях.
Программа проведения тренингов разрабатывается тренинговой
компанией с учетом предложений и пожеланий заказчика.
В качестве еще одного недостатка системы внутрифирменных
коммуникаций в ООО «ПСК» следует отметить отсутствие централизованного
управления коммуникационными процессами в организации. Для преодоления
данного недостатка организации рекомендуется в составе кадровой службы
ввести должность менеджера по внутренним коммуникациям, на которого
должны быть возложены следующие обязанности:
- планирование и разработка систем внутренних коммуникаций;
- поддержание и развитие внутренних каналов коммуникации
(корпоративные порталы, тематические чаты, социальные сети);
- работа с транслируемым контентом;
- коммуникационное сопровождение изменений внутри компании;
- информационная поддержка корпоративных процессов и событий;
61
- проведение интервьюирования и опросов сотрудников;
- проведение исследований в области корпоративной культуры;
- подействие в разработке мероприятий по повышению лояльности
сотрудников;
- разработка мероприятий по формированию HR-бренда компании;
- сопровождении корпоративных мероприятий различного формата.
Далее необходим оценить эффективность от реализации предлагаемых
мероприятий.
3.2 Оценка эффективности предложенных мероприятий
Предложенные в предыдущем параграфе работы меры по
совершенствованию системы внутрифирменных коммуникаций ООО «ПСК»
позволят организации получить как социальный, так и экономический эффект.
Предполагаемый социальный эффект будет выражаться в повышении
лояльности персонала организации, и как следствие, снижении текучести
кадров и повышении стабильности коллектива организации.
Как показали выполненные ранее расчеты, уровень текучести кадров в
ООО «ПСК» в 2018 г. составил 17%, что в количественном выражении
составило 40 человек от общей численности персонала организации. Для
полного замещения выбывших работников организации необходимо принять
соответствующее число новых сотрудников, а это связано с дополнительными
для нее затратами. Средний уровень расходов на одного нового сотрудника
ООО «ПСК» по данным за 2018 г. рассчитан в таблице 7.
Таблица 7.
Затраты на одного нового сотрудника ООО «ПСК»
Статья затрат
Сумма, руб.
Организация поиска, отбора и найма персонала
10000
Обучение работника
20000
Потерянная производительность в период адаптации
18000
Итого
48000
62
Общая сумма затрат при необходимости возмещения всех выбывших
работников составит:
48*40 = 1920 тыс. руб.
Повышению лояльности персонала ООО «ПСК» будет способствовать
реализация таких мер по совершенствованию внутрифирменных
коммуникаций, как совершенствование сайта компании, организация
корпоративного обучения и внедрение должности менеджера по
внутрифирменным коммуникациям. Затраты на реализацию первых двух мер
были определены по результатам анализа ценовых предложений
потенциальных исполнителей услуг. Они составят:
- затраты по совершенствованию сайта компании: 110 тыс. руб.;
- затраты на корпоративное обучение – 165 тыс. руб.;
Расходы по введению должности менеджера по внутрифирменным
коммуникациям были рассчитаны следующим образом:
- годовые расходы по оплате труда: 35000*12 = 420 тыс. руб.;
- отчисления на социальное страхование: 420*30/100 = 126 тыс. руб.;
- расходы на организацию рабочего места (мебель, орг. техника): 70 тыс.
руб.
Общая сумма расходов на введение новой должности составит 616 тыс.
руб.
Экономический эффект от совершенствования системы
внутрифирменных коммуникация за счет повышения лояльности персонала
организации составит:
1920 – 110 – 165 – 616 = 1029 тыс. руб.
Также в целях совершенствования системы внутрифирменных
коммуникаций ООО «ПСК» было предложено внедрение системы
электронного документооборота (СЭД). Исходные данные, необходимые для
расчета экономического эффекта от внедрения данной системы, представлены в
таблице 8.
63
Таблица 8.
Исходные данные для расчета экономической эффективности
рекомендуемой системы электронного документооборота «1С:
Документ. 8»
Наименование показателя
Значение показателя
Количество сотрудников, осуществляющих работу с
документами, чел.
147
Среднемесячная заработная плата одного сотрудника,
руб.
31908
Стоимость лицензии, руб.
90000
Стоимость внедрения, руб.
85000
Срок внедрения, мес. (с учетом обучении персонала)
1,2
Стоимость годового лицензионного сопровождения, %
от стоимости лицензии
20
Ежемесячное техническое обслуживание, руб.
1500
Главное назначение системы электронного документооборота состоит в
том, чтобы уменьшить число бумажных документов, что позволит сократить
время на их подготовку и обработку, а значит затраты времени ее
пользователей и сделать процесс принятия решений более оперативным, а
также сократить расходы на заработную плату, так как использование системы
электронного документооборота позволит высвободить часть работников за
счет экономии рабочего времени. Информация о типовых операциях и
процессах, связанных с организацией документооборота на исследуемом
предприятии представлена в таблицах 9 и 10.
Таблица 9.
Средняя продолжительность типовых операций, связанных с
организацией документооборота в ООО «ПСК»
Наименование показателя
Время,
затрачиваемое
на 1
операцию,
мин
Кол-во
операций,
мес.
Поиск документа, контактной информации
15
70
Создание документа
12
50
Согласование документа
20
14
Контроль обработки документа
15
50
Формирование отчетности по документам
90
1
64
Таблица 10.
Средняя продолжительность типовых процессов, связанных с
организацией документооборота в ООО «ПСК»
Наименование показателя
Время,
затрачиваемое
на 1 процесс,
час.
Общее кол-во
процессов по
предприятию,
мес.
Согласование документа
7
455
Ознакомление документа и получение
обратной связи
5
254
Рассмотрение документа и формирование
резолюций
1
312
Исполнение поручения, контроль качества
и сроков
16
312
На основе данных таблиц 8 и 9 рассчитаем обобщающие показатели
эффективности использования системы «1С: Документ. 8». Результаты
расчетов представлены в таблице 11.
Таблица 11.
Показатели эффективности использования рекомендуемой системы
«1С: Документ. 8»
Наименование показателя
Значение показателя
Затраты времени сотрудников на бумажный
документооборот, % мес.
27,65
Затраты фонда оплаты труда на бумажный
документооборот, руб. в мес.
222615
Затраты времени сотрудников на электронный
документооборот, % мес.
10,55
Затраты фонда оплаты труда на электронный
документооборот, руб. в мес.
84938
Экономия времени сотрудников, %
17,15
Экономия средств на оплату труда, руб.
137677
Данные таблицы 11 показывают, что предприятие может добиться
экономии времени сотрудников, которые будут использовать данную систему
на 17,15 процентных пункта. Эта экономия будет достигнута за счет
сокращения времени, затрачиваемого на типовые процессы и операции,
которые осуществлялись в условиях бумажного документооборота. Экономия
рабочего времени в свою очередь позволит частично освободить персонал
предприятия, что в свою очередь позволит добиться экономии средств на
оплату труда в сумме 137677 руб.