64
Рис. 37. Отчет по доходам за период
Выбрав пункт 4 «Дополнительные услуги»:
Можно оформить дополнительные услуги, такие как:
заказ такси;
заказ авиабилетов;
заказ железнодорожных билетов;
заказ цветов;
услуги фотографа;
услуги ресторана.
Если нажать на один из пунктов – откроется web-страница. Например,
«Заказ такси» – можно посмотреть на рис. 38.
Рис. 38. Выполнение дополнительной услуги «Заказ такси»
65
Выбрав пункт 5 «Помощь»:
Менеджер может получить поддержку-инструкцию, выбрав один из
пунктов:
добавление данных;
редактирование;
сортировка;
поиск.
Например, помощь с добавлением данных показана на рис. 39.
Рис. 39. Окно-справка по добавлению данных
В АРМ менеджера гостиницы база данных обладает следующими
характеристиками:
позволяет полностью автоматизировать получение подробной
информации о гостиничном комплексе, его номерах, клиентах, сотрудниках,
стоимости номеров и предоставляемых услуг;
дает возможность в любое время просмотреть сформированную
информацию о конкретных номерах в гостинице, легко ее откорректировать
(изменить; добавить, удалить что-то);
обеспечивает сохранение данных в БД и их вывод;
позволяет просматривать список проживающих в номерах и
переселять их;
обеспечивает поиск и частичный поиск любой конкретной
информации путем ввода интересующих данных;
66
может выполнять функцию защиты информации посредством логина
и пароля, и при необходимости восстанавливать пароль;
дает возможность делать отчёты о многих параметрах работы
гостиницы;
позволяет получить инструкцию об использовании приложения;
база данных облегчает работу служащих гостиницы, обеспечивая
качественную и оперативную обработку документов и данных при
минимальном участии персонала.
3.2. Оценка экономической эффективности мероприятий
Предлагается внедрить систему АйТи – Отель.
Решение АйТи-Отель специально разработано для гостиниц,
пансионатов и домов отдыха. АйТи-Отель – недорогое комплексное решение
для реализации безналичных платежей и системы доступа в различные
помещения гостиницы, пансионата, отеля, которое дает возможность любому
предприятию гостиничного бизнеса быстро и без больших затрат ощутить
преимущества от использования собственных карт.
АйТи-Отель позволяет:
осуществлять безналичные расчеты с помощью смарт-карт для
клиентов и сотрудников в точках обслуживания гостиничного комплекса
(ресторан, бар, кафе, автостоянка, прачечная, сауна, фитнес-центр, бассейн,
магазины и т.п.). Это удобное средство расчетов за товары и услуги на
территории гостиницы или пансионата, т.к. нет проблем с мелочью и сдачей, а
привлеченная предоплата пополнит оборотные средства отеля, при этом
исключены злоупотребления и ошибки при расчетах, а «цифровые наличные»
нельзя потерять и они не могут быть похищены;
выдавать части зарплаты сотрудникам на карты с последующей
оплатой по ним питания, товаров и услуг на территории гостиничного
комплекса;
67
использовать карту как ключ, идентификатор, пропуск, элемент
системы разграничения доступа в номера и служебные помещения, вести учет
рабочего времени сотрудников;
хранить на смарт-карте персональную информацию по клиентам,
например, электронной санаторно-курортной книжки, медицинских рецептов и
т.п.;
использовать как инструмент реализации маркетинговых программ:
вести учет осуществленных покупок и предоставленных услуг клиентам,
начислять бонусы, обменивать призовые баллы на товары, услуги, специальные
призы, проводить анализ демографических и других данных.
Решение включает в себя смарт-карты, программные и аппаратные
средства для работы с ними. Она легко настраивается под требования
конкретного предприятия и имеет широкие возможности по интеграции с
другими системами, используемыми или планируемыми к использованию
заказчиком. Ее эксплуатация может быть организована персоналом гостиницы,
пансионата, комплекса отдыха без привлечения высококвалифицированных
специалистов. Аппаратура системы не занимает значительного места и не
требует специальных условий.
Преимущества системы АйТи-Отель:
широкие возможности по интеграции с системами автоматизации
деятельности отеля, бухгалтерскими и другими системами;
невысокая стоимость решения;
на оборудовании системы возможен прием карт различных
международных платежных систем.
Расчет затрат на внедрение системы Айти-Отель для предприятия
представлен в таблице 5.
68
Таблица 5
Затраты на внедрение системы Айти-Отель
Расходы на
автоматизацию
Сумма,
тыс. руб.
Пояснения
Стоимость и установка
программного обеспечения
на рабочие места
405
Стоимость лицензии: 27 тыс.
руб/место. Предполагается установка
ПО на 15 рабочих местах.
Обучение пользователей
ПО
75
Число пользователей-15. Стоимость
обучения 1 пользователя 5 тыс. руб.
Стоимость дальнейшего
сопровождения ПО
15
Дальнейшее сопровождение ПО
(обновление конфигураций, установка
новых версий и баз данных) 15 тыс.
руб./мес.
Всего расходов
495
Таким образом затраты на внедрение системы составят 495 тыс. руб.
Таблица 6
Цели внедрения информационной системы Айти-Отель
Краткосрочные
Долгосрочные
Приоритет
Цели, которые
необходимо
достичь
Снижение
трудоемкости работ
Снижение времени
создания и согласования
документов в организации
1
Цели, которых
желательно
достичь
Автоматизация
всего
документооборота
организации
Увеличение объемов
оказания услуг
2
Представленная матрица проекта позволит более четко определить
ответственного за каждую работу в рамках проекта.
В таблице 7 представим экономический эффект от внедрения Системы
Айти-Отель.
Таблица 7
Экономический эффект от внедрения Системы Айти-Отель
Направления экономии
Ед.
измер.
Экономия
Сумма,
тыс.
руб.
Автоматизация работы персонала (единая
система)
час/чел
815
24,45
Сокращение затрат на процесс организации
(канцтовары, техника для работы)
тыс. руб.
60
60
Ускорение обработки документации
час/чел
24000
720
Сокращение вероятности ошибок в процессе
оформления документации
час/чел
5100
153
Рост эффективности принятия управленческих
решений
час/чел
5145
154
Всего экономии
1112
69
Исходя из указанных в таблице 7 сведений, сумма условного
высвобождения выручки будет равна 1112 тыс. руб. в год либо же 277,95 тыс.
руб. в квартал.
70
Выводы по 3 главе
Программа позволяет менеджеру изменять информацию в них
(добавлять, удалять), а в режиме поиска искать конкретные данные. На
основании всей этой информации менеджер делает отчеты разного формата о
работе всех подразделений гостиничного комплекса и контролирует их работу.
Приложение обеспечивает защиту всей информации посредством логина и
пароля.
В результате внедрения системы произойдет высвобождение рабочего
времени персонала компании, что приведет к условному высвобождению
денежных средств (прирост производительности труда персонала). Из этого
следует, что персонал за тоже время сумеет выполнять больше работ.
Достоинства приложения:
удобный пользовательский интерфейс, пользователю приложения не
нужны профессиональные знания программиста, ему достаточно лишь
элементарных знаний работы с ПК;
возможность расширения базы данных;
оперативность в документообороте и поиске конкретных данных;
экономия рабочего времени менеджера в процессе выполнения всех
его обязанностей;
сокращение времени документооборота;
повышение оперативности получения и обработки информации;
снижение вероятности ошибок, вызванных человеческим фактором;
сокращение количества работающих в гостинице при том же объеме
работы и, как результат, совмещение служащими гостиницы смежных
функций.
71
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В развитии гостиничного хозяйства, чтобы добиться устойчивости,
рентабельности, большой загрузки номерного фонда, без отдела бронирования
не обойтись. Поэтому служба бронирования имеет большое значение в
эффективной работе гостиничного комплекса. Чтобы бронирование стало
быстрым, удобным и эффективным, нужно его совершенствовать.
В стране проводиться много мероприятий, которые интересно
посмотреть, и посетить множество интересных мест. Эти мероприятия
приезжают посмотреть много туристов.
За последнее время у гостей возросли требования к качеству услуг, к
сервису. А для этого, Во-первых, необходимо улучшить программу по приёму и
обслуживанию туристов, подготовить квалификационные кадры.
Этим обусловлено необходимость повышения качества систем
обслуживания и бронирования. Во-вторых, большое влияние на сферу
обслуживания гостиниц стали оказывать информационные технологии. Они
стали более доступными и дешёвыми. Информационные технологии ускоряют
процессы бронирования и обслуживания, оплаты гостей и окончательного
расчёта по счетам.
Ещё до заезда в гостиничный комплекс туристы знакомятся со службой
бронирования. Гостям, а особенно деловым людям, важно знать, что на него
забронирован номер определённой категории, с набором услуг, на конкретную
дату. Отдел бронирования влияет на загрузку гостиницы, а это определяет её
рентабельность. Поэтому данная служба занимает важное место в структуре
гостиничного комплекса.
Бронирование осуществляется при наличии свободных мест, а также при
условии, что гости ознакомлены с оказанием услуг, тарифами, правилами
проживания и бронирования. Иными словами, гости обладают необходимой
информацией, достаточной для того, чтобы забронировать номер.
72
Эффективность работы службы бронирования зависит от того, как
устроено бронирование. Автоматизация расчётов с гостями, с туроператорами с
помощью АСУ становится всё актуальнее.
В выпускной квалификационной работы был рассмотрен гостиничный
комплекс «Катерина Сити» в системе нынешних информационных технологий.
В требованиях все возрастающей конкуренции, внедрение новейших
технологий и информационных систем представляется решающим фактором в
благополучной конкурентной борьбе. Такие системы уже не являются неким
новшеством, однако являются насущной потребностью и одним из важнейших
инструментов для благополучного ведения бизнеса.
В связи с изложенным на текущее время, вводить либо не вводить
информационные системы в отеле уже не ставится. Встает вопрос об том, какие
системы вводить, как интегрировать существующие бизнес-процессы и
использовать все имеющиеся возможности данных систем с наибольшей
отдачей для бизнеса.
В этой связи, были рассмотрены самые известные на данное время
программные продукты, представленные на русском и интернациональном
рынке. Существуют качества любой из этих систем, а также, типы предприятий
гостиничной промышленности, для которых данные системы разрабатывались.
Результатом работы является автоматизированное рабочее место
менеджера гостиницы.
В приложении предусмотрено создание и сохранение новых записей,
коррекция старых, просмотр информации, касающейся всего спектра
обязанностей менеджера. Оно позволяет менеджеру полностью
автоматизировать получение подробной информации о гостиничном
комплексе, его номерах, клиентах, сотрудниках, стоимости номеров и услуг,
предоставляемых гостиницей;
Программа позволяет менеджеру изменять информацию в них
(добавлять, удалять), а в режиме поиска искать конкретные данные. На
основании всей этой информации менеджер делает отчеты разного формата о
73
работе всех подразделений гостиничного комплекса и контролирует их работу.
Приложение обеспечивает защиту всей информации посредством логина и
пароля.
Достоинства приложения:
удобный пользовательский интерфейс, пользователю приложения не
нужны профессиональные знания программиста, ему достаточно лишь
элементарных знаний работы с ПК;
возможность расширения базы данных;
оперативность в документообороте и поиске конкретных данных;
защита информации;
экономия рабочего времени менеджера в процессе выполнения всех
его обязанностей;
сокращение времени документооборота;
повышение оперативности получения и обработки информации;
снижение вероятности ошибок, вызванных человеческим фактором;
сокращение количества работающих в гостинице при том же объеме
работы и, как результат, совмещение служащими гостиницы смежных
функций.