14
3. повышение эффективности капитальных вложений в данную сферу;
4. защита информационных ресурсов.
Наиболее широкое понимание понятия «информационный менеджмент»
и его содержания обусловлено изучением информационных потребностей
руководителей и специалистов, усовершенствованием массивом сведений,
информационных потоков, информационных технологий и технического
обеспечения на основании системного подхода и координации работ с целью
создания единого информационного пространства организации
7
.
Допускается выделение следующих основных компонентов данного
вида менеджмента (за исключением финансовых ресурсов): документированная
информация (информационные ресурсы), персонал, технические и
программные средства обеспечения информационных процессов, нормативно
установленные процедуры создания и применения информационных ресурсов.
Любой из всех названных компонентов взаимосвязан с другими и влияет на
них, по этой причине при разрешении любого вопроса нормализации
документооборота данную взаимосвязь необходимо учитывать.
Правильно установить объемы внутренней документации фирмы
является одной из наиболее сложных задач на пути построения грамотной
системы документооборота. Помимо этого, к требуемым компании документам
стоит отнести внутреннюю переписку. Поскольку она дает возможность
организации бизнес-процессов внутри фирмы и контроля результативности
труда отдельных сотрудников.
1.3. Информационные технологии в управлении предприятием
Для того, чтобы компания успешно развивалась, существуют два
необходимых условия. В них входят присутствие конкурентных преимуществ и
эффективная организация (система управления). Система управления обязана
7
Исмаев Д.К. Маркетинг гостиничных услуг в России. М.: Высшая школа по туризму и гостиничному
хозяйству, 2016. - С. 20.
15
давать возможность максимально быстрого реагирования на изменения
внешней и внутренней среды, а также управлять процессом достижения
целевых показателей (управление изменениями). К тому же, организация
обязана решить одну немаловажную задачу, которая заключается в сохранении
стабильности и удержании состояния. Данную задачу обычно можно решить
при помощи административных механизмов и средств автоматизации.
Противоположность – черта отличия целевых функций процессов
стабилизации и развития. Развитие организации оказывает отрицательное
влияние на ее управляемость, развитие сдерживается быстро устаревающей
административной моделью.
Организация является социальным объектом, система управления
организация состоит из управленческой команды, корпоративного духа, мифов
и прочего. В качестве социо-технической системы, организация ежедневно
меняется, ежечасно с возникновением бизнес-идеи и заканчивая
приостановлением деятельности предприятия. При этом постоянно меняется
система управления и информационная система
8
.
Система управления сходна с самой организацией, является реальным,
живым ходом управления предприятием, в том числе формальные и
неформальные методики, механизмы и стили. Информационная система с
точки зрения системы управления тождественна нервной системе для нас.
Высокий уровень управления говорит о высоком уровне абстракции от хода
выпуска товаров и услуг (цеха), большая значимость роли информации в
качестве производственного ресурса и инструмента говорит о больших
расходах рабочего времени и иных ресурсов на переработку сведений и
подготовки их к виду, который пригоден для изучения и принятия решения.
Работа с информацией является наиважнейшей функцией бизнеса.
Информационной системой решаются крайне значимые для организации
управленческие задачи и в этих целях использует ресурсы предприятия
9
.
8
Браймер Р.А. Основы управления в индустрии гостеприимства. М.: Аспект – Пресс, 2017. -С. 106.
9
Волков Ю.Ф. Интерьер и оборудование гостиниц и ресторанов (серия «Учебники, учебное пособие»).
Ростов на Дону: Феникс, 2016. - С. 120.
16
В отличие от системы управления и информационной системы,
автоматизированная информационная система, административные механизмы,
меняются не ежедневно, а лишь в ходе принятия формальных организационных
решений. Работы по развитию административных механизмов и
автоматизированной информационной системы сопутствуют задачам развития
организации и системы управления, но никогда не аналогичны им, точно так
же, как модель объекта никогда не является самим объектом.
Административными механизмами регламентируется лишь
незначительная часть бизнес-процессов. Обычно они закрепляют только то, что
испытывает нужду в ограничениях либо целевом управлении. К примеру, нет
правил по перемещению в офисных помещениях (не летать, не заходить в окна,
не толкаться), однако это не мешает жизнедеятельности офиса. Проекты
развития административных механизмов, как правило, состоят из задач
постановки стратегического управления, обновления оргструктуры, выработки
политики информационного обеспечения бизнеса, постановки системы
развития кадров и мотивационных механизмов, развитие нормативной базы,
совершенствование маркетингового управления. АИС – модель, которая
фиксирует очень ограниченный перечень информационных потоков
информационной системы, помимо этого, она – часть административного
механизма.
Административные механизмы и АИС являются не самостоятельными,
но отделяемыми управленческими инструментами. На элементарном примере,
механизм подъема грузов включает в себя кран, стропальщик, крановщик и
инструкции по исполнению операции подъема. А вот кран бывает в общем виде
любым – с малой грузоподъемности либо с большой, любой марки, и даже не
обязательно принадлежать стройкомпании, и инструкция по осуществлению
работ будет именно для данного крана. Но цели, задачи строительства от этого
не изменяются, как и не изменяется, в общем виде, процесс работ. АИС может
быть «заимствованной», один из этих «заимствованных» инструментов есть в
нашем обиходе – Интернет. Можно привести заимствования и
17
административных механизмов - Интернет-системы обеспечения
документооборота между поставщиками и розничными сетями (все чаще
используются в торговых компаниях)
10
.
Новые требования предъявляются к персоналу и руководству с выходом
службы ИТ на уровень бизнес-подразделения предприятия. Вместе с тем
ориентированность таких требований несколько противоречива. Таким
образом, поддержка главной деятельности фирмы требует от подразделения ИТ
достижения самой максимальной действенности и надежности
функционирования КИС, в итоге чего они с самого начала рассматриваются в
виде центра затрат. При этом ИТ активизируют развитие основной
деятельности, обеспечивая, к примеру, поддержку управления сетью поставок в
реальном времени, электронную торговлю, расширение возможностей
маркетинга, управление знаниями. Все это заставляет рассматривать
деятельность подразделения ИТ в виде инновационной.
Создание и применение производственных информационных ресурсов
предприятий тяжелого машиностроения устанавливается многими факторами,
включая уровень организационного и материально-технического обеспечения
информационной деятельности. Опыт иностранных и российский предприятий
показал, что есть объективная тесная зависимость между темпом роста
информационной оснащенности и динамикой результирующих
производственно-финансовых показателей: прибыли, производительности
труда, фондоотдачи и т. д., по этой причине для того, чтобы оптимизировать
информационную деятельность предприятия и иных производственных
функций, стоит правильно и комплексно оценить уровень и динамику
информационного потенциала, стабильное развитие которого должно обладать
определенным опережением темпа изменения других компонентов
экономического потенциала.
Реализовать рациональное изучение формирования информационных
процессов в организации можно при помощи оценки состава и функций
10
Ефимова О.П. Экономика ресторанов и гостиниц: Уч. пособ. М.: Новое знание, 2016. - С. 45.
18
информационных систем менеджмента. Функционирующие информационные
системы промышленных предприятий можно разделить на 2 типа:
1. ИС, которые построены на базе централизованной обработки
информационных данных;
2. ИС, которые построены на базе централизованной обработки
информационных сведений c использованием децентрализованных элементов.
Проведение оценки имеющихся систем обработки информационных
сведений, которые в большей мере определяют применение информационного
ресурса, дало возможность выявления недостатков организационного
характера, которые сдерживают процессы максимального применения
информационного потенциала производства. Главные причины
неэффективности организационного построения имеющихся информационных
систем
11
:
недостаток разработанных организационных принципов
взаимодействий субъектов управления;
отсутствует системный подход к проблеме информатизации
управления, информационной увязки разрешаемых управленческих задач как в
функциональных подразделениях, так и с задачами иных подсистем. В
результате — понижается оперативность, достоверность и качество
результативных данных;
статичная структура разрешаемых ИС задач с применением строгого
алгоритма и регулярности решения, как итог — отсутствует способность к
реагированию на возмущающее влияние (изменение информационной базы,
структуры выходных функций и т. д.), привлекаются дополнительные
трудозатраты с целью обеспечения должного уровня оперативности, полноты и
достоверности данных;
серьезное запаздывание потоков данных относительно материальных.
В соответствии с оценками специалистов, запаздывание отдельных видов
11
Браймер Р.А. Основы управления в индустрии гостеприимства. М.: Аспект – Пресс, 2017. - С. 62.
19
данных достигает 30 дней. Итог — сокращение ценности информационного
продукта, а также возможности последующего его применения;
отрыв данных от первоисточника, в результате — низкий уровень
достоверности получаемых данных (30—40 %). Помимо этого, на изучаемом
предприятии ЗАО «Тюменский машиностроительный завод» применяется
централизованная форма обработки информационных сведений, как итог,
слабое знание пользователями особенностей и возможностей применения
средств ВТ в подготовке управленческих решений, негативное отношение к
возможности применения ИТ в управленческой деятельности
12
.
Инертность имеющихся ИС, низкое качество предоставляемых
сведений, «пакетный» режим обработки, несущественная диалоговая
поддержка не дают возможность обеспечения эффективности применения
информационных ресурсов. Повышение уровня эффективности применения
представляется в организации информационно совместимых технологий на
нынешних машиностроительных предприятиях, начиная с каждого рабочего
места.
Успешное введение ИС влечет положительные изменения в
деятельности организации и появление новых возможностей:
возможности учета сложности и многообразия услуг и продукции в
планировании, а также финансовом анализе;
способность к предугадыванию и удовлетворению всего спектра
требований по обслуживанию клиентов;
возможности адекватной оценки масштабов и сложности рынков;
способности к своевременному реагированию на изменение
законодательства;
поддержки наращивания капитала, а также развития трудовых
ресурсов;
оперативной реакции на изменяющиеся рыночные условия.
12
Браймер Р.А. Основы управления в индустрии гостеприимства. М.: Аспект – Пресс, 2017. - С. 240.
20
С учетом преимуществ, получаемых внедрением КИС, все большее
число компаний хотят автоматизировать учет хозяйственных операций и
управление бизнес-процессами. С растущим спросом со стороны покупателей
растет и число многообразных программных продуктов, которые предлагаются
различными компаниями-разработчиками. Помимо этого, появление новых
зарубежных систем и последующее развитие отечественных разработок делает
рынок насыщеннее, а конкуренцию – более жесткой.
Подробная формулировка требований к системе дает возможность
решения и многих других вопросов. В первую очередь, определяются
потребности работников предприятия.
Во-вторых, такой перечень потребностей предприятия может быть
основанием для инвестиций, размер которых в течение нескольких лет может
быть равен достаточно крупной сумме, которая сопоставима с покупкой новой
производственной линии либо строительством нового цеха. В-третьих,
выявится приблизительная широта охвата проекта введения еще до его начала.
Для того, чтобы обеспечить успешную реализацию информационного
проекта, еще в ходе выработки нужно обратить особое внимание
заблаговременной оценке его окупаемости. Оценка окупаемости расходов на
введение информационных технологий чаще всего сложнее многих иных
инвестиционных решений. Размеры и сложность проекта влияет на подход к
выбору ПО и компьютерной техники. Вместе с тем умеренная стоимость
компьютерной техники сама по себе не говорит о малом размере проекта.
21
Выводы по 1 главе
Следовательно, использование грамотной стратегии введения КИС,
которая основана на глубоком изучении всевозможных затрат и преимуществ,
которые возникают на предприятии в итоге данного введения, даст
возможность минования ситуаций, когда на первый взгляд относительно
дешевая и устраивающая по всем характеристикам КИС при ее приобретении и
введении оборачивается для него огромными затратами.
22
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ПРИМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ
ТЕХНОЛОГИЙ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МАЛОГО ПРЕДПРИЯТИЯ -
ГОСТИНИЦЫ «КАТЕРИНА СИТИ»
2.1. Общая характеристика гостиничного малого предприятия
Гостиничный комплекс ООО «Катерина Сити» включает:
111 изыскано оформленных номеров, включая 8 фешенебельных
номеров категории люкс, а так же 2 многокомнатных номеров категории люкс с
индивидуальной сауной;
сауна, хамам, бассейн;
высокоскоростной WI-FI;
услуги прачечной и глажка вещей (по запросу);
гладильная комната;
бесплатная парковка для гостей;
индивидуальная регистрация заезда/отъезда;
конференц-зал/Банкетный зал;
специальные диетические меню (по запросу).
Также к услугам проживающих в гостинице «Катерина Сити» –
ресторан (на посещение ресторана «Катерина Сити» – скидка 10 %, оплата за
наличный и безналичный расчет), SPA комплекс – сауна, турецкий хамам,
бассейны
Во главе линейной системы управления гостиницы «Катерина Сити»
генеральный директор, который координирует работу различных
подразделений и осуществляет контроль за их работой (рис. 3).
23
Рис. 3. Система управления гостиницы «Катерина Сити»
Генеральному директору подчиняется директор по размещению и
директор по общим вопросам.
Директор по размещению занимается бронированием номеров,
представляет гостиницу на различных выставках и семинарах.
В служебные обязанности входит:
контроль за работой отделов;
обязан продавать рыночные услуги;
выбирает цели и осуществляет связь с общественностью.
Он работает в тесном сотрудничестве с административной службой.
Директору по размещению подчинены следующие службы:
служба приёма и размещения;
служба бронирования;
финансовая служба;
административная служба;
маркетинговый отдел.
Директор по общим вопросам занимается: