44
возможно ведение учета проживающих по безналичному расчету; учета
замечаний, которые делались проживающим; осуществление подготовки
регистрационных сведений для передачи в ГУВМ МВД; осуществление печати
анкет иностранных граждан для передачи в миграционную службу; ведение
учета стоянки автотранспорта клиентов; работа защиты от ошибок оператора;
реализация отказоустойчивости программного комплекса.
Стоимостную оценку программного комплекса «HOTEL» представили в
таблице 2.
Таблица 2
Стоимость приобретения программного комплекса «HOTEL»
Типы
лицензий
Размеры
номерного
фонда
(комнаты)
Стоимость
ПО HOTEL
Стоимость
сервиса (в
мес.) (не
требуется)
Стоимость
обновления(на
6 мес., первые
– бесплатно)
Бесплатная
30-дневная
демо-версия
не ограничено
-
-
-
до 20 комнат
10 тыс. руб.
1 тыс. руб.
1 тыс. руб.
M
до 100 комнат
25 тыс. руб.
2 тыс. руб.
3 тыс. руб.
XL
от 100 комнат
50 тыс. руб.
3 тыс. руб.
5 тыс. руб.
ПО для гостиничного комплекса «Автоматизация работы
администратора в плане учета заселений и оплаты проживания» используется в
целях учета размещения клиентов, бронирования комнат в гостинице, отелей,
пансионате, а также мини-гостинице. Номерной фонд гостиничного комплекса,
а также анкеты гостей разворачивают на шахматке Номера/Календарь.
Ключевые возможности программы:
отдельные услуги для каждого номера, деление стоимости услуг по
датам, скидки по заселенности номеров (наполнения койко-мест);
история заселения для всех посетителей;
печать счетов на оплаты по ф. 3-Г;.
работа программы под управлением СУБД Firebird.
Стоимость ПО: 12,6 тыс. руб.
45
Организация 1С: Предприятие на рынке ПО предлагает конфигурацию
«1С-Рарус: Управление отелем», являющееся комплексным решением задач по
автоматизации отелей, гостиниц, санаториев, сети гостиниц и иных
гостиничных предприятий.
За счет программы для автоматизации отеля обеспечивается
оперативное управление, имеет разнообразные инструменты для анализа
сведений, дает возможность ведения единой базы учета, эффективно
согласовывает работу всех подразделений отеля, а также объединяет в единой
базе учет по сети отелей.
«1С-Рарус: Управление отелем» дает возможность работы с различной
отчетностью. ПО осуществляет поддержку работы с разными внешними
системами.
Таблица 3 содержит сведения о стоимости приобретения указанной
конфигурации.
Таблица 3
Стоимость покупки «1С-Рарус: Управление отелем»
Конфигурации
Цены, тыс. руб.
1С-Рарус: Управление отелем, редакция 2. Основная поставка
36
1С-Рарус: Управление отелем, редакция 2. Основная поставка
на 5 рабочих мест
95
1С-Рарус: Управление отелем, редакция 2. Комплексная
поставка
60
1С-Рарус: Управление отелем, редакция 2. Комплексная
поставка на 5 рабочих мест
105
При интеграции с иными системами, к примеру, системой управления
рестораном либо же бухгалтерской программой, ИС отеля SERVIO выступает
как центральный элемент, собирая все потоки информации, а также управляя
всеми процессами.
Ключевые возможности системы:
номерной фонд: выставлять счета клиентам, резервировать,
бронировать номера, а также интернет-продажи; планировать заезды при учете
перспективной и текущей загрузки; планировать проведение встреч, семинаров,
46
конференций; поэтажный план гостиницы; ведение работы с «шахматкой»
(сводная таблица заселения этажа) деятельности гостиницы за любой
временной промежуток;
клиенты: ведение работы с клиентами: поселять, корректировать,
переселять, продлевать; вести «черный» и «белый» списки клиентов;
регистрировать россиян и иностранцев; выселять гостей с возможностью
выставлять счета по любым видам оплаты и т.п.;
персонал: разграничивать права доступа; формировать наряды
горничным, ставить/снимать с ремонта; ведение учета рабочего времени;
журнала действий пользователя; назначать новые рабочие места и задачи;
документооборот: формировать любые сводки и отчетности по
разным показателям; единая система расчетов посредством фискального
регистратора; ведение работы по технологии внутреннего кредита/депозита.
Ключевые преимущества Servio: за счет оптимального распределения
загрузки исключен неравномерный износ НФ; эффективность системы
управления гостиницей благодаря удаленному доступу; система управления
взаимоотношениями с клиентской базой: подробная карта гостя и расширенный
поиск к удобству управления клиентами; система подсказок упрощает
применение системы и сокращает кол-во возможных ошибок; защитой от
критически опасных действий исключается «человеческий фактор».
ПО Servio на российском рынке ПО может быть приобретено за 65 тыс.
руб.
ПО Libra Hospitality, стоимость которого 55 тыс. руб., применяется для
того, чтобы: устанавливать и поддерживать эффективную взаимосвязь с
клиентами и гостями; повышать операционную эффективность; улучшать
сервисное обслуживание гостей; оптимизировать доходы и снижать издержки;
интегрировать бизнес-процессы; увеличивать прибыль.
Главные стандартные решения автоматизации гостиницы: отели города
любых размеров и категорий; курортные пансионаты; SPA-гостиницы и отели;
бутик-отели; горнолыжные курорты; а также апарт-отели.
47
Система управления отелем Shelter дает возможность автоматизации
объекта размещения любых форматов: гостиница, пансионат, санаторий, апарт-
отель, база отдыха, хостел. Программа дает возможность оптимизации
процессов бронирования, выселения, поселения, работы со счетами гостей и пр.
ИС Shelter охватывает все секторы данного хозяйства, от маркетинговой
службы и до прачечной.
Shelter является отечественным программным продуктом, учитывающим
все особенности отечественного рынка.
ИС отеля Shelter в полной мере соответствует всем требованиям
законодательства РФ – это затрагивает и вопросы защиты персональных
сведений, а также работы с фискальными регистраторами, которые разрешены
к применению в гостиничном бизнесе, регистрации российских и иностранных
граждан с выгрузкой информации в базы ГУВМ МВД.
48
Выводы по 2 главе
Таким образом, на рынке программного обеспечения автоматизации
деятельности предприятий гостиничного типа, представлено достаточное
количество программных продуктов, цена которых от 30 000 руб. и выше.
Проведенный анализ деятельности гостиницы «Катерина Сити» показал,
что в настоящее время существует проблема, связанная с неэффективностью
логистического обеспечения деятельности гостиницы.
Имеющаяся в гостинице система бронирования и резервирования
недостаточно эффективна, следовательно необходима разработка рекомендаций
по оптимизации логистического обеспечения деятельности гостиницы
«Катерина Сити».
В связи с изложенным на текущее время, вводить либо не вводить
информационные системы в отеле уже не ставится. Встает вопрос об том, какие
системы вводить, как интегрировать существующие бизнес-процессы и
использовать все имеющиеся возможности данных систем с наибольшей
отдачей для бизнеса.
В этой связи, были рассмотрены самые известные на данное время
программные продукты, представленные на русском и интернациональном
рынке. Существуют качества любой из этих систем, а также, типы предприятий
гостиничной промышленности, для которых данные системы разрабатывались.
Результатом работы является автоматизированное рабочее место
менеджера гостиницы.
49
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МАЛОГО ПРЕДПРИЯТИЯ - ГОСТИНИЦЫ
«КАТЕРИНА-СИТИ»
3.1. Мероприятия по совершенствованию программного обеспечения
предприятия
С развитием гостиничного бизнеса и появлением частных гостиниц
появилось довольно много информационных систем, которые автоматизируют
деятельность менеджера. Из Internet большинство их них можно установить на
своё рабочее место совершенно бесплатно. Проблема таких программ состоит в
обслуживании программы: нет гарантии того, что через неделю или месяц
после установки этой программы она будет работать, а так как она приобретена
через Internet, очень сложно будет найти её разработчика, который сможет
устранить неполадки.
Проанализируем некоторые достоинства и недостатки программ:
1. «Мини-Отель» – бесплатная программа, проста, удобна в
использовании. Обеспечивает информацией о состоянии номеров,
бронировании, учете клиентов, а также об ограниченном количестве номеров
(т.е. подходит для маленьких гостиниц/отелей). Минусом программы является
то, что она не предоставляет менеджеру возможность автоматизировать
составление отчетов, не имеет базы хранения информации о клиентах.
2. «WinHotel Pro» – платная программа. Плата зависит от количества
рабочих мест. Эта программа обеспечивает возможность автоматизации
бронирования, заселения клиентов, отчетности и расчета операций и
предоставления стоимости.
3. «TravelLine: WebPMS» – платная программа. В данной АСУ только
базовые функции, т.е. она не требует установки т.к. работает через интернет.
Программа имеет функции быстрого бронирования.
50
Таблица 4
Результаты сравнения программ
Основные отличия
Мини-Отель
WinHotel
Pro
TravelLine:
WebPMS
Количество номеров
4
Любое
Любое
Составление отчетов
-
+
+
Учет клиентов
-
+
+
Учет услуг
-
+
+
Пользователи, пароли, права
-
+
+
Платная
-
+
+
Бессрочная лицензия (оплата 1 раз)
-
+
-
Техническая поддержка
-
-
+
Перед тем, как начать проектирование АРМ менеджера гостиницы надо
проанализировать его работу. Менеджер на своем рабочем месте принимает
прибывшего клиента, регистрирует его, и оформляет заселение в выбранный
номер. При этом он указывает дату заселения, дату выезда. А в дальнейшем,
добавляет услуги, которыми клиент будет пользоваться. Кроме того он должен
просматривать/изменять/добавлять/удалять информацию о клиентах уже
живущих в гостинице, сотрудниках, номерах, услугах и заказах, делать
всевозможные отчеты.
Описание контекстной диаграммы АРМ представляет собой описание
движения документов с момента регистрации клиента до внесения данных о его
выезде и выдачи выходных форм и отчетов. Кроме того оно включает в себя
пакет входных и выходных документов, файлов, оперативной постоянной и
итоговой информации. Контекстная диаграмма АРМ приведена на рис. 12.
51
Рис. 12. Контекстная диаграмма
После создания контекстной диаграммы вся система делится на
подсистемы, а каждая подсистема описывается отдельно. После этого каждую
подсистему делят на более мелкие и т.д. до достижения требуемого уровня
подробности. В результате каждый фрагмент системы отображает обязанности
менеджера, перечисленные в программе АРМ.
При декомпозиции системы получилось 5 основных процессов: ведение
БД клиентов и сотрудников, ведение учёта проживающих, фонда услуг и
номерного фонда. На выходе идут отчеты о клиентах, сотрудниках, доходах и
т.д. (рис. 13).
Интерфейс должен удовлетворять таким требованиям, как:
быть простым и понятным любому пользователю;
быть минимально загруженным;
быть психологически удобным и эстетически привлекательным.
52
Рис. 13. Диаграмма декомпозиции
Эмоциональное состояние менеджера и его работоспособность
напрямую зависят от дизайна его инструмента – компьютера. Ведь работает он
на нем весь свой рабочий день и испытывает на себе цветовое воздействие
экрана.
Цвет оказывает прямое влияние на настроение, общее самочувствие, а
также работоспособность, в связи с этим цветовые тона экрана компьютера
должны являться не резкими, а мягкими.
Художественное оформление формы «Меню» должно быть оформлено
без деталей, на которых бы акцентировалось внимание менеджера и отвлекало
его от мысли. Иметь спокойный фон, сочетающийся по цвету с фоновым
цветом кнопок и форм, открывающихся при нажатии на кнопки. Шрифт на
кнопках и в окнах должен быть хорошо читаемым по стилю и размеру, не
раздражающим. Рекомендуется учитывать сочетающуюся парность цветов.
В процессе разработки приложения было принято решение выбрать
различные оттенки синего цвета. Синий – это цвет, нейтрализующий
отрицательные эмоции, в чем нуждается менеджер, по причине большого
количества контактов в течение всего рабочего времени.
При запуске приложения – открывается форма авторизации (рис. 14).
Здесь нужно ввести логин и пароль. Если у менеджера нет таких данных, то
53
нужно нажать на кнопку «Зарегистрироваться» и ввести там свою фамилию,
логин и пароль. Система сравнит их с данными в БД: есть ли такой сотрудник и
является ли он менеджером.
Если да, то регистрация может считаться успешной и можно
авторизоваться.
Рис. 14. Форма авторизации
Далее автоматически откроется форма меню (рис. 15).
Рис. 15. Форма меню
Здесь можно нажать на кнопки «Смена пароля» или «Выход» или
выбрать один из пунктов:
1. справочник;
2. заказы;
3. отчеты;
4. дополнительные услуги;
5. помощь.
Выбрав пункт 1 «Справочник» (рис. 16):