52
Глава 3. Направления повышения эффективности системы управления
маркетингом в ООО « Samsung Electronics Co. LTD »
3.1. Содержание предлагаемых методов совершенствования
системы управления маркетингом ООО « Samsung Electronics Co. LTD »
Наличия современной системы управления ООО « Samsung Electronics
Co. LTD » определяется такими внешними и внутренними факторами, как:
динамичность бизнеса, требующая адекватной ИТ-
поддержки и грамотного управления процессами ИТ в соответствии с
общепринятыми мировыми практиками;
необходимость снижения рисков бизнеса, прямо или
косвенно зависящих от ИТ;
неудовлетворенность топ-менеджмента существующим
уровнем ИТ поддержки, надежностью, гибкостью, стоимостью ИТ
проектов и сервисов, скоростью реакции ИТ на внутренние и внешние
изменения;
появление новых условий, требующих изменения
сложившейся практики управления ИТ, например, привлечение
внешних (особенно иностранных) инвесторов, покупка Вашей
компании международной корпорацией, планирование выхода на IPO,
выход Вашей компании на внешние рынки, необходимость
соответствовать регулирующим актам, нормам и правилам
(корпоративные правила, SOX, Basel II…);
необходимость получить, например при смене
собственника, генерального директора или CIO, независимое внешнее
заключение относительно существующих процессов управления ИТ в
компании.
53
Невозможно сложить целостную картину эффективности управления,
не рассмотрев предприятие под различными ракурсами.
Общая эффективность управления предприятием (организацией)
состоит из эффективности управления отдельными функциональными
подсистемами – маркетингом, человеческими ресурсами, финансовыми
ресурсами, производственным процессом, логистикой и т.д., а также в
значительной степени зависит от того, как сбалансировано управление всеми
подсистемами на уровне общего управления, т.е. на уровне генерального
менеджмента.
Очевидно, что любой владелец фирмы заинтересован в развитии и
процветании своего бизнеса, а следовательно, нуждается в
профессиональных управленцах. Крупные компании, желая постоянно быть
в числе лидеров, привлекают к сотрудничеству дорогостоящих топ-
менеджеров и вкладывают значительные средства в разработку и внедрение
эффективных схем управления. ООО « Samsung Electronics Co. LTD » пошла
другим путем. Так как данная организация давно работает на рынке со
временем, возникла необходимость ведения учета и контроля выполнения
поставленных задач. Кроме того, нужна была автоматизация стратегий по
взаимодействию с заказчиками и клиентами, а также с другими филиалами
компании. В связи с этим было принято решение внедрить информационную
систему – портал, а точнее продукт предлагаемый компанией 1-С Битрикс -
«Битрикс24». Этот он-лайн сервис для совместной работы оказался наиболее
понятным и достаточно функциональным, с рядом преимуществ (простой
интерфейс, нет сложностей с внедрением, легко привыкнуть к
функционалу).
Система управления предприятием и процессами - Битрикс ERP позволяет
разработать последовательный, прозрачный и удобный для широкого круга
пользователей web-механизм для планирования, управления и контроля
таких направлений бизнеса как маркетинговая политика и PR, ИТ-
54
инфраструктура, организация мероприятий, управление правовыми
вопросами, управление разработками, взаимодействие с контролирующими и
проверяющими организациями и многое др.
Модульный принцип организации позволяет внедрять Битрикс ERP-
системы поэтапно, последовательно переводя в эксплуатацию один или
несколько функциональных модулей, а также выбирать только те из них,
которые актуальны для организации. Кроме того, модульность Битрикс ERP-
систем позволяет строить решения на основе нескольких Битрикс ERP-
систем, выбирая из каждой лучшие в своём классе модули (англ. best-of-
breed).
Система позволяет работать с несколькими проектами, разбивать их
на этапы, настраивать любые типы задач, связывать задачи между собой,
назначать ответственных по различным направлениям, обозначать роли
участников проектов, легко формировать отчеты и многое другое.
При помощи данного программного продукта можно:
1. определить перечень задач, требующих выполнения;
2. вести учет затраченного рабочего времени;
3. в управлять состоянием и приоритетами задач;
4. видеть текущую загрузку исполнителей;
5. контролировать ход исполнения задач;
6. просматривать отчеты о проделанной работе;
7. вести журнал ошибок, выявленных в ходе проверки проекта
(тестирования), и вести учет исправленных ошибок.
Работа в Битрикс EPR происходит через web-браузер, к тому же установка
EPR на рабочих местах не требуется. Пользователь вводит адрес в строке браузера,
пот ин/пароль и сразу начинает работу в системе.
Система масштабируема и подходит как для организаций с небольшим
количеством сотрудников (менее 10 человек), так и для более крупных
предприятий (до 200 человек). Более крупные предприятия тоже могут эффективно
55
использовать Битрикс EPR для упорядочивания отдельных видов деятельности,
проектов или подразделений.
На сегодняшний день, количество пользователей EPR превышает 14 500 в
122 странах мира. Это, в том числе, такие компании, как «ABN AMRO Bank»,
«Fujitsu», Oracle», «Lufthansa», «Harvard University», «Nokia», «ВВС», «Toyota»,
«McDonalds», «BMW» и другие.
Рассмотрим ключевые преимущества, которые получает компания от
"портализации" основных элементов своей инфраструктуры.
Принципиальные новшества от внедрения портала, это удаленный доступ к
общей базе знаний компании, единая точка доступа к сервисам и
корпоративным информационным системам, упрощение и повышение
эффективности командной работы. Конечно, непосредственно на этапе
реализации все эти преимущества реализуются различными модулями и
функциональными блоками корпоративного портала, расстановкой акцентов,
настройками и тонкой настройкой, отражающей специфику работы
конкретной компании.
Информационные преимущества:
Часто в компаниях среди первоочередных проблем информационной
инфраструктуры называют как недостаток информации, так и избыток
информации. Дело в том, что подразделения и информационная
инфраструктура крупных компаний производят информацию в огромных
количествах. Если информационные потоки не структурируются, не
обрабатываются, и не преобразуются к необходимому виду то с одной
стороны информации в нужной форме при необходимости не будет под
рукой, а с другой стороны, при ручной обработке "сырых" данных и
извлечении нужной информации, реализуется ситуация, когда информации
слишком много и для работы она непригодна.
56
Интегрированные информационные системы и в частности
корпоративные интранет -порталы помогают преодолеть этот
информационный парадокс.
3.2 Внедрение информационной системы Битрикс как
инструмент повышения эффективности системы управления
маркетингом ООО « Samsung Electronics Co. LTD »
При оптимизации информационной структуры компании в концепции
интранет-портала Битрикс в качестве инструмента организации информации
чаще всего выступает библиотека документов. Информация в ней доступна
вне зависимости от способа доступа сотрудника к порталу и его физического
места нахождения.
Работа с документами реализована с учетом прав и полномочий
доступа пользователей, поддерживается версионность и защита от
нежелательных изменений, реализованы механизмы документооборота,
способ отображения зависит от персональных или групповых настроек
пользователя, реализованы множественные системы независимой и
комбинированной разметки документов: тематическая, отраслевая,
персональная и др.
В сочетании с сервисами полнотекстового поиска, подписки на
обновления и интеграцией с множеством других корпоративных
приложений, библиотека документов портала становится тем, что называется
уже Базой знаний компании. Публикация в специальных разделах
библиотеки шаблонных и стандартных документов (приказы и
распоряжения, бланки и корпоративный бренд-бук) помогает не только
унифицировать документы и поддерживать их актуальность, но и снижает
нагрузки на многие сервисные подразделения компании.
Повышение скорости и простоты управления персоналом:
Одним из наиболее востребованных и важных информационных
инструментов портала являются новостные ленты. Основная задача,
57
решаемая при помощи новостной подсистемы портала - это повышение
вертикальной интеграции компании путем публикации сообщений,
адресованных определенным группам сотрудников или всему коллективу
организации. Это дает возможность руководителям подразделений
оперативно доводить до подчиненных данные о принимаемых решениях, а
сотрудникам ощущать себя вовлеченными в общие процессы компании.
Реализация новостной подсистемы портального решения Битрикс от
компании 1-С Битрикс, позволяет сотруднику практически всегда быть "на
связи" с помощью веб-интерфейса, карманных компьютеров, SMS и даже
голосовых сервисов.
Формирование и закрепление необходимой структуры бизнес-
процессов:
Корпоративный портал может быть не только встроен в
существующую структуру компании и интегрирован с ее бизнес-процессами,
но может и активно формировать эту сферу. Такое положение вещей может
быть наиболее полезно небольшим компаниям - внедряя готовое отраслевое
решение на базе Битрикс, такая компания может модернизировать
существующие бизнес-процессы и привести их в соответствие со
сложившимися лучшими практиками, тем самым не изобретая велосипед.
Более крупные компании, уже сформировавшие необходимую структуру и
состав бизнес-процессов, но имеющие проблемы с отступлениями персонала
от утвержденных процедур, могут с помощью корпоративного портального
решения зафиксировать требуемый порядок.
Оптимизация коллективной работы:
HR-менеджеры видят в корпоративном интранет-портале, прежде
всего, средство последовательного проведения существующей внутренней
корпоративной политики. Портал предоставляет компаниям действенные
средства реализации в области управления персоналом. Интранет
многократно упрощает организацию обратной связи сотрудников с
58
руководством, позволяет открыто и обстоятельно обсудить актуальные
проблемы компании, провести опросы и голосования, упростить адаптацию
новых сотрудников, наглядно демонстрируя принятые в компании правила и
процедуры. Наконец, портал предоставляет разнообразные средства для
поддержки и повышения уровня мотивации сотрудников: конкурсы и
поощрения, доска почета и др.
Повышение мобильности коллектива:
В современном бизнесе остро стоит задача повышения мобильности
сотрудников, то есть снижения потерь и простоев в работе во время
командировки или отсутствия на рабочем месте по любой другой причине.
Порталы позволяют уверенно решить эту проблему. Так, реализация
корпоративного портала с использованием подхода Битрикс компании 1-С
Битрикс подразумевает последовательную шаблонизацию интерфейсов. Это
в свою очередь позволяет использовать нужный шаблон интерфейса в
зависимости от способа доступа: стандартный при доступе через браузер,
облегченный при доступе из мобильного браузера и сверхлегкий при доступе
по wap.
Добавьте сюда смс и e-mail оповещение, голосовые сервисы,
дополнительные функции документооборота, выполняемые по расписанию и
вы получите информационную инфраструктуру, которая позволит
сотрудникам работать удаленно, а в самых сложных случаях и полном
отсутствии связи с сотрудником перераспределяет его задачи в соответствии
с установленными правилами.
Сокращение некоторых издержек:
Формально автоматизация бизнес-процессов и прямое сокращение
издержек не входят в основные задачи корпоративного портала. Они
являются следствием и "побочным эффектом" корректной работы основных
модулей. Так корпоративный портал служит для сокращения временных
затрат на такие текущие операции как заказ пропусков, канцелярских
59
принадлежностей, переговорных комнат, курьерской доставки. Таким
образом, "побочный эффект" административных сервисов портала играет
важную роль, приносит реальную экономическую выгоду и стимулирует
сотрудников к использованию портала в повседневной работе. Следствием
этого является рассмотрение административных сервисов в качестве равных
по важности первоочередным пользовательским сценариям. Кроме явных
материальных выгод внедрение портала позволяет так же сократить
бумажную часть документооборота, временные и прочие издержки на
персональные встречи по производственным вопросам и оптимизировать
другие затратные производственные видные деятельности.
«Сервис «Битрикс» был выбран нами после долгих попыток найти
приемлемую систему управления поручениями как наиболее отвечающий
всем нашим пожеланиям продукт. После внедрения эффективность работы и
управления возросла минимум на 30%. Я стал четко видеть картину с точки
зрения финансов, что позволило нам внедрить финансовое планирование с
горизонтом пока полгода. Desktop-приложение «Битрикс» заменило нам
мессенджеры. Практика показала, что акценты были проставлены нами верно:
внедрение системы управления от которой зависит ход всех рабочих процессов, и
слаженное функционирование всех отдельных специалистов компании просто
немыслимо без возможности для постоянного роста и изменения функционала.» –
считает Генеральный директор компании ООО « Samsung Electronics Co.
LTD ».
Инструменты управления задачами и проектами помогают
руководителям контролировать своевременное исполнение задач в
подразделении, а подчиненным - не допускать нарушений.
Чтобы понять всю важность этого процесса, вернемся немного назад,
в те времена, когда этот функционал был не доступен в данной компании.
Раньше документы хранились в файловой системе, на сетевом диске,
который не имеет функционала версионности. И когда кто-либо из
60
сотрудников изменял документ, мы никогда не могли узнать, кто это был и
какие именно изменения были внесены. Последствия могли быть очень
серьезными – важный документ испорчен, а восстановление оказывалось
сложным и затратным процессом. Для обеспечения функционала
версионности нужны были дополнительные технические средства. В данном
случае этим средством стал Битрикс.
С первого дня внедрения началось эффективное использование этого
решения в организации. Весь документооборот с самого начала ведется на
корпоративном портале. А весомым плюсом портала Битрикс является
возможность работать над одним содержимым нескольким сотрудникам
сразу. Это помогло избавиться от необходимости пересылать туда-сюда
электронные письма с вложенными файлами. Доступ к важным документам
(например, бюджетам) осуществляется через систему Битрикс. В итоге все
используют одну версию и видят один и тот же документ. Когда кто-либо из
сотрудников вносит правки в документ, то автоматически сохраняется новая
версия. И, соответственно, легко можно определить, кто из сотрудников
вносил изменения, и как эти изменения отличаются от исходного материала.
Например, через браузер можно посмотреть все даты изменений, имена
сотрудников, внесших правки, а так же меняющийся размер файла в процессе
внесения всех правок и вернуться к исходной версии. С появлением Битрикс
стало возможно спокойно работать с важными документами, с таблицами
счетов и оплат, ведь теперь можно восстановить удаленный или неверно
исправленный документ, если это необходимо. Информация никогда не
потеряется, все хранится на портале.
После внедрения Битрикса в организации повысилась
производительность труда офисных сотрудников, реализовались
определенные задачи по организации внутренних и внешних бизнес-
процессов. Сотрудники легко освоили партнерское решение и стали более
ответственны и внимательны к работе с документами.
61
Также к неоспоримым преимуществам внедрения данного решения
можно отнести:
Улучшилось качество работы с клиентами
Стало возможным предоставление достоверной оперативной
информации для клиентов (товары/услуги компании, проводимые акции), а
также необходимые клиенту сведения о компании (ее мировоззрение,
способы связи, расположение офисов и многое иное).
Появилась возможность удобной совместной работы: ускорение
работы над проектом, быстрое реагирование на пожелания клиента.
Повысилось доверие клиента к компании: благодаря открытости
и программной оснащенности компании, корпоративный портал стал
дополнительным каналом продаж для организации.
Повысилась результативность работы сотрудников
Наблюдается колоссальная экономия времени: единая база
знаний хранит корпоративную информацию компании — новые работники
успешней адаптируются, сотрудники быстро находят необходимую
информацию. Рутинные операции автоматизированы.
Рабочие коммуникации стали эффективнее: общение
сотрудников стало удобнее за счет системы мгновенных сообщений.
Сотрудники могут слаженно работать над проектом — результат получать в
разы быстрее и без потери качества.
Появилась возможность информирования о событиях
компании: новости и события компании находятся в «живой ленте» —
сотрудники всегда остаются в курсе происходящего, могут оперативно
реагировать на информацию.
Стало возможным обучение и переподготовка
сотрудников: система позволяет проводить обучение, экзаменовать кадры —
оценить результативность работы сотрудника/всего отдела.