45
номер счета, дата открытия, валюта, в разделе дополнительно указываем
КПП в платежных документах. Но сначала необходимо добавить данные о
банке: наименование, корреспондирующий счет, БИК, город, адрес,
телефон. В разделе Товары выбирается необходимый товар, его
количество, цена, НДС, остальное вычисляет программа. В панели Цена и
валюта указывается тип цен. Для получения печатной формы на экране
внизу окна выбирается операция получения печатной формы.
10.Десятый этап - оформление поступивших денежных средств на
расчетный счет организации. Для этого выбирается: Банк и
касса/Платежное поручение входящее. Добавляется новый документ. В
новом документе указывается: дата, плательщик, банковский счет, сумма,
договор, ставка НДС, статья ДДС, подтверждение «Оплачено». В операции
выбираем - оплата от покупателя.
11.Оформляем факт продажи товаров: Основная
деятельность/Продажа/Реализация товаров и услуг. Добавляется новая и
указывается: дата, контрагент, склад, договор. Далее через Действия
выбирается счет на оплату покупателю и нажимается «Заполнить». Все
сведения появляются на экране. Внизу окна вводится Счет-фактура. Для
получения печатных форм Расходной накладной и Счет фактуры внизу
окна нажимается кнопка с аналогичным названием.
12. Теперь нужно перечислить денежные средства поставщику с
расчетного счета организации, для этого выбирается: Банк и
касса/Платежное поручение исходящее. Добавляется новое платежное
поручение, и заполняются следующие реквизиты: дата, подтверждение
«Оплачено», получатель, банковский счет, сумма, договор, статья ДДС.
Далее выбирается: Действие/На основании/Поступление товаров и услуг.
Все сведения появляются на экране. Для выбора печатной формы
нажимается Кнопка Платежное поручение, которая находится внизу окна.
13.Седующий этап - завершение периода месяца, он служит для
подведения итогов: Основная деятельность/Закрытие месяца. Добавляется
46
новый документ, в котором указывается дата и ставятся галочки напротив
всех статей. Затем для просмотра бухгалтерских проводок выбирается:
Перейти/Журнал проводок .
14.Получение данных по остаткам и оборотам счетов
бухгалтерского и налогового учета может быть осуществлен различными
способами, например составлением оборотно-сальдовой ведомости:
Отчеты/Оборотно-сальдовая ведомость. В полученном окне указывается
период и нажимается кнопка «Сформировать».
Аналогично можно составить и оборотно-сальдовую ведомость по
счету, в которой кроме периода указывается счет и после этого нажимается
кнопка «Сформировать». Так можно получить данные об оборотах на
данном счете. Более того, через команды Отчеты/Анализ счета и
Отчеты/Анализ субконто можно получить необходимые документы.
15.Формирование регламентированной отчетности, необходимой
для налоговой и других проверок осуществляется через:
Отчеты/Регламентированные отчеты.
Различают:
1. Бухгалтерскую отчетность
2. Налоговую отчетность
3. Отчетность по физическим лицам
4. Отчетность в фондах
5. Налоговая отчетность иностранных организаций
6. Статистика
7. Справки
Для составления бухгалтерского баланса необходимо зайти в раздел
Бухгалтерская отчетность, в котором есть различные подразделы: отчет о
прибылях и убытках, отчет о движении капитала, отчет о движении
денежных средств, целевое использование денежных средств, приложение
к балансу. Выбирается Бухгалтерский баланс, заполняется период,
47
нажимается кнопка ОК. Единицей измерения могут быть как руб., так и
тыс. руб.
В панели имеется функция Расшифровка, с подробными данными
подсчетов по каждой строке: сальдо на начало и конец месяца по дебету,
сальдо на начало и конец месяца по кредиту и итого. Также есть функция
Настройка, которая предлагает сохранить расшифровку. Функция
Выгрузить выгружает информацию из отчета в файл в утвержденном
формате. В балансе существуют желтые строки, в которых информация
заполняется вручную и зеленые, заполняемые автоматически. Для того
чтобы вывести печатную форму баланса на экран, необходимо нажать
кнопку Печать, затем Печать бланка. Для сохранения документа в
информационной базе нажимается кнопка «Сохранить».
Для расчета заработной платы существует отдельная вкладка
«Зарплата». Для расчета зарплаты в используются следующие документы:
· «Прием на работу в организацию» (меню Зарплата - Кадровый
учет - Прием на работу в организацию);
· «Кадровые перемещения организаций» (меню Зарплата -
Кадровый учет - Кадровые перемещения организаций);
· «Увольнение из организаций» (меню Зарплата - Кадровый учет -
Увольнения из организаций).
В приказе о приеме на работу обязательно должны содержаться
такие сведения, как фамилия, имя, отчество работника, дата приема на
работу. Каждому работнику присуждаются табельные номера - они тоже
должны содержаться в приказе о приеме на работу. Должность работника,
подразделение, в котором он работает, оклад, вид занятости - все это также
содержится в приказе. В типовой конфигурации реализована самая простая
форма расчета заработной платы - по окладу, а из доходов работников
удерживается только НДФЛ.
48
Заработная плата в конфигурации реализована через следующие
документы:
· начисление зарплаты;
· зарплата к выплате;
· расчет ЕСН.
Документ «Начисление зарплаты» предназначен для отражения
сумм начисленной зарплаты, вознаграждений и иных выплат работникам
организации (меню Зарплата - Начисление зарплаты).
Сведения, имеющиеся в первичной документации учёта, должны
быть своевременно зарегистрированы, после чего хранятся в
накопительных регистрах бухгалтерского учёта.
Создание регистров бухгалтерского учёта подробно описано в
справочнике хозяйственных операций. Данные документы могут
формироваться с помощью программного обеспечения: книга учета
хозяйственной деятельности, ведомость учета расчетов с персоналом по
оплате труда.
Главным учетным регистром любой коммерческой организации
является оборотно-сальдовая ведомость, которая используется при
составлении бухгалтерского баланса и отражения сводных данных в
главной книге. После того как главным бухгалтером разработаны все
формы учетных регистров, они передаются на утверждение руководителю,
далее создается приказ, регистрирующийся в соответствующем журнале.
При ведении бухучета в специализированных бухгалтерских
программах в учетной политике может предусматриваться, что регистры
бухучета ведется в виде специальных форм в электронном виде и на
бумажных носителях. Например: Главная книга, оборотно-сальдовая
ведомость.
Также в программе имеются формы отчетов для составления
регистров налогового отчета, в разделе «Учет, налоги, отчетность». Для
составления регистра необходимо двойным щелчком на наименовании
49
открыть форму соответствующего отчета, указать период, организацию, и
нажать кнопку «сформировать отчет».
Ведомость учета расходов с персоналом по оплате труда также
составляет главный бухгалтер организации. Данная ведомость по форме
№ 8МП, предназначается, как видно из наименования, для фиксации
расчётов с сотрудниками организации. Все сведения об этом заносятся на
счёт 70 по оплате труда персонала.
•
в программе открывается раздел «Отчёты», после чего
необходимо перейти в «Регистры учёта малых предприятий»;
•
открывается окно «Все отчёты»;
•
в регистре по форме 8, выделяется ведомость для расчёта с
сотрудниками;
•
после нажатия «Открыть», выбирается период, за который
необходимо сформировать регистр и кликается иконка
«Сформировать».
В ведомости отражаются все необходимые сведения, поскольку она
считается платёжным основанием и используется для документирования
выдачи денежных средств из кассы малого предприятия. Сведения,
содержащиеся в ведомости 8МП, в дальнейшем используются при расчёте
выплаты страховых взносов, подлежащих отчислению во внебюджетные
фонды Российской Федерации.
В ООО «Омскинфосервис» широко применяют использование
справочной программы «Главбух» - Вип версию, предназначенную для
коммерческих организаций, которая имеет неограниченный доступ к
информации и возможность получить личную консультацию эксперта
онлайн.
Бухгалтерская информационная программа "Система Главбух"
всегда актуальна, поскольку обновляется ежедневно
,
и каждый сотрудник
может в любое время воспользоваться необходимым сервисом.
50
Система помогает бухгалтерам, специалистам отдела кадров в
ежедневной работе, не зависимо от их опыта и стажа работы, так как
проста в обращении и на конкретный вопрос всегда найдется готовое
решение любой проблемы. Так же программа Главбух содержит 19
расчетчиков и 46 мастеров, используемых для электронной отправки
отчетности в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат; сервис по подбору учетной
политики; готовые пояснения для ИФНС и многое другое. С помощью
рекомендаций, правовой базы (более 400тыс. документов), форм,
справочников, журналов и видео сотрудники имеют возможность найти не
только готовое решение проблемы, но и пополнить собственный багаж
знаний.
Рекомендации. По многим вопросам в связи с бухучетом и
налогообложением уже есть готовые ответы. Специалисты, относящиеся к
разным министерствам и ведомствам, их проверили на практике. В
дополнение к любому ответу прикладываются ссылки на бланки и
нормативные акты, которые можно легко использовать в работе каждый
день.
Ссылки на законодательную базу. Ссылками можно пользоваться
каждый день, учитывая последние изменения в нормативах. В расчет
берется даже территориальное местонахождение пользователя.
Журналы. Каждый посетитель получает доступ к печатным
изданиям специально для бухгалтеров. В электронном архиве материалы
постоянно обновляются. В открытом доступе находятся последние номера.
Формы или образцы с документами, регистрами, бланками,
заявлениями, другими элементами делового оборота.
Семинары с видеоматериалами, которые проводят ведущие
специалисты из государственных ведомств. Архив доступен
круглосуточно. Блог постоянно пополняется новыми источниками.
51
Большая часть сервисов доступна как обычным пользователям, так
и постоянным подписчикам, которые могут принимать участие в «школе
бухгалтера», и записываться на различные семинары. Для того чтобы
получить ответы на интересующие вопросы, каждый может заказать
презентацию для себя в домашних условиях либо прямо в офисе. Личные
менеджеры могут в любой момент связаться с клиентом по телефону,
чтобы провести консультации.
Поиск документов осуществляется с помощью поисковой строки.
Поисковая строка в Системе Главбух это универсальное средство поиска,
которое есть в каждом разделе Системы. Она состоит из поля для ввода
запроса и кнопки «Найти». Чем больше документ соответствует тексту
запроса, тем выше у него место в списке результатов поиска. Поисковая
строка будет неэффективна лишь при изучении темы слишком общего
характера. Поиск по таким запросам, как «НДС», «Бухгалтерская
отчетность», «Акцизы» и т. п., лучше вести через рубрикатор.
В разделах «Рекомендации» и «Журналы» программа будет
выдавать по запросу фрагменты рекомендаций или книг, которые
описывают Юридический статус документов в разделе «Правовая база»
влияет на их расположение в результатах выдачи. Чем документ важнее,
тем он, при прочих равных условиях, выше. Особо крупные документы
(кодексы и длинные законы) открываются в выдаче на словах из запроса, а
не на начале. При этом после перехода в документ в правой части
поисковой строки появляется сообщение о том, сколько раз слова запроса
найдены в тексте, такое сообщение появляется при переходе в любые
документы, даже в самые маленькие.
В разделе «Правовая база» результаты поиска можно фильтровать
по принявшим органам и по статусу действия.
Все пользователи информационной программы Главбух могут
задавать вопросы на “горячую линию”. Эксперты по учету и налогам
52
отвечают в течение 24 часов с момента вашего звонка или отправки
письма.
Руководитель организации и главный бухгалтер также могут
обратится к помощи системы «Финансовый директор», которая так же
содержит множество актуальной информации и помогает при оценке
экономических показателей, факторного анализа предприятия.
В целом все сотрудники организации обеспечены необходимыми
ресурсами для ведения профессиональной деятельности, что значительно
упрощает ежедневную работу.
Информация перемещается внутри ООО «Омскинфосервис» с
уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может
передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие.
Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о
текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях,
рекомендуемых процедурах и т.п. Шифрование и подпись документов,
почтовых сообщений, а также операции по проверке ЭЦП документов и
расшифровке сообщений выполняются СКЗИ «Крипто ПРО CSP».
Программное обеспечение рабочего места Участника предоставляет
удобный интерфейс для работы и позволяет Участнику посылать
открытые, зашифрованные, подписанные, а также одновременно
зашифрованные и подписанные почтовые сообщения, проверять ЭЦП
каждого вложения в автоматическом режиме.
Несмотря на широкие возможности и явные преимущества система
электронного документооборота ООО «Омскинфосервис» имеет ряд
недостатков: проблема информационной безопасности – к сожалению,
системы электронной защиты всегда не совершенны и ни одно
предприятие не застраховано от утечки информации по цифровым
каналам; зачастую намного проще извлечь информацию из электронного
поля, чем изъять бумажный документ из сейфа; использование
53
технических средств способствует существенному увеличению потока
документооборота, в результате чего возникают сбои.
3.2.Направления совершенствования системы автоматизации
бухгалтерского учета в организации
В целях более полного анализа системы автоматизации
бухгалтерского учета организации, была осуществлена проверка:
1. Проверка должностных инструкций бухгалтерии
2. Проверка учета первичных документов, соблюдения графика
документооборота
3. Наличие учетной политики, рабочего плана счетов
Бухгалтерский учет на предприятии осуществляется главным
бухгалтером и помощником главного бухгалтера. Должностные
инструкции полностью соответствуют обязанностям главного бухгалтера:
осуществление расчетов с контрагентами и персоналом, формирование
бухгалтерской отчетности и предоставление ее в сроки и по адресам,
исполнение обязательств по расчетам с третьими лицами и т.д.
В порядке предварительного контроля было выявлено наличие
учетной политики, рабочего плана счетов. График документооборота
отсутствует. Документы по содержанию оформлены правильно, с
оттисками штампов.
Далее изучались общие условия функционирования бухгалтерии. В
ходе данного этапа было выявлено, что для главного бухгалтера выделено
отдельное помещение, рабочее место размещено рационально, есть
необходимые инструменты для работы: бланки, компьютерная техника,
программное обеспечение и т.д.
Учет ведется с помощью автоматизированной формы, рабочий план
счетов и учетные регистры совпадают с применяемыми в программах
формами и таблицами, что и закреплено в учетной политике.
54
Исходя из проведенной проверки автоматизация бухгалтерского
учета в организации налажена, вся документация оформлена в
соответствии с требованиями и изменениями, отчетные документы
сдаются в установленные сроки.
Нарушений не выявлено, но совершенствовать бухучет
рекомендуется любой компании.
Процесс совершенствования включает множество этапов: от
рационального построения бухгалтерской службы и до организации
эффективно работающей системы внутреннего контроля.
В ООО «Омскинфосервис» практически все обязанности по
ведению бухучета возложены на главного бухгалтера организации.
Рекомендуется: подбор и корректировка функциональных обязанностей
исполнителей с целью наиболее рационального использования рабочего
времени и трудовых ресурсов.
Дальнейшее развитие и совершенствование организации
бухгалтерского учета на предприятии необходимо осуществлять по
следующим направлениям:
1.повышение качества формируемой в бухгалтерском учете
информации;
2.создание условий для применения МСФО;
3.усиление контроля достоверности и качества бухгалтерской
отчетности;
4.непрерывное повышение квалификации работников,
ответственных за организацию и ведение бухгалтерского учета и
внутреннего контроля на предприятии;
5.обеспечение профессиональной подготовки бухгалтеров и
пользователей отчетности в области МСФО.
Развитие и совершенствование организации бухгалтерского учета
по данным направлениям позволит формировать отчетность,
отличающуюся высокой значимостью и информативностью для