55
пользователей, содействовать повышению профессионального уровня
бухгалтеров.
Эффективность автоматизации и ее влияние на совершенствование
учетного процесса зависят от множества аспектов:
• степени обученности персонала и наличия соответствующих
навыков работы с программами;
• умения пользователей формулировать задачи своего участка
учета перед системными администраторами, с целью наладки
существующих модулей под специфику работы фирмы и иные
производственные нюансы;
Совершенствовать бухучет необходимо любой компании. Процесс
совершенствования включает множество этапов: от рационального
построения бухгалтерской службы до организации эффективно
работающей системы внутреннего контроля, наличия в штате фирмы
программистов со знанием основ бухучета.
3.3.Оценка экономической эффективности совершенствования
системы автоматизации бухгалтерского учета в организации
Автоматизированный бухгалтерский учет это не просто
бухгалтерский учет с помощью использования компьютерной техники, а
как показывает практика только когда улучшается качество ведения
бухучета на предприятии.
При автоматизации важно добиться следующих целей:
• Повышение оперативности бухучета
• Снижение числа бухгалтерских ошибок
• Увеличение количества информации, получаемой из бухучета
• Упорядочение бухучета
Главный экономический эффект от внедрения средств
автоматизации заключается в улучшении экономических и хозяйственных
показателей работы предприятия, в первую очередь за счет повышения
56
оперативности управления и снижения трудозатрат на реализацию
процесса управления. Снижение трудозатрат на предприятии возможно за
счет автоматизации работы с документами, снижения затрат на поиск
информации.
На обслуживание и внедрение информационной системы «Главбух»
организация никаких затрат не производит, так как занимается как раз
продвижением и внедрением справочных систем «Главбух».
По результатам внедрения средств автоматизации сразу можно
сказать, что это выгодно. Хоть выгода и косвенная, но, как правило,
заметная в средне и долгосрочной перспективе.
Внедрение средств автоматизации может привести к
корректированию самого бизнес-процесса, так как задачи выполняются
быстрее.
Сотрудники могут обрабатывать большие объемы информации за
свое рабочее время, что можно использовать или для уменьшения затрат
на персонал или для быстрого развития бизнеса при неизменности
количества сотрудников, занятых обработкой информации.
Как показывает практика автоматизация бизнес процессов, в
особенности таких как расчет себестоимости продукции, подготовка
регламентированной отчетности по результатам деятельности, учет
взаиморасчетов с контрагентами, формирование и учет печатных
документов несет в себе большой потенциал для развития и материальную
выгоду с течением времени.
В процессе расчета эффективности необходимо учитывать одно
свойство автоматизации. Заключается оно в следующем: чем больше
средств и времени потрачено на автоматизацию тем выше экономический
эффект от внедрения. Объясняется это довольно просто: если качественно
подойти к выбору программного продукта, качественно проработать все
бизнес-процессы на этапе проектирования и внедрения, все описать и
57
отладить, то в последующем будет потрачено гораздо меньше средств на
эксплуатацию программы.
Автоматизация бухгалтерского учета – это процесс, при котором в
результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается
эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии.
Значит, перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета
следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии
улучшить, это и будет целью автоматизации.
Только тогда, когда
определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана
постановка задачи, выбрана и куплена оптимальная для предприятия
программа и решены технические вопросы можно приступать к
собственно работе с программой.
Правильная автоматизация должна также минимизировать ручной
рутинный труд и снижать влияние человеческого фактора. В одной
организации главный бухгалтер принципиально отказалась
автоматизировать процедуру заполнения налоговых регистров и
деклараций, так как, по ее словам, не хотела упускать контроль над
процессом. На самом деле автоматизированное формирование и контроль
друг другу не мешают. Более того, автоматизированное формирование
существенно снижает риск случайных ошибок и позволяет облегчить
функцию контроля. Если где-то в отчетности выявляется ошибочная
цифра, значит ошибка где-то в первичных документах, так как сам расчет
делает программа по заданному четкому алгоритму. Если же у нас процесс
заполнения регистров и деклараций производится вручную или в MS
Excel, ошибка может быть и в первичных документах, и где-нибудь в
многочисленных промежуточных расчетах. И найти такую ошибку гораздо
сложнее.
Качественное внедрение программы – процесс очень трудоемкий и
сложный, затраты на него, как правило, значительно превышают затраты
на приобретение программы и компьютеров, причем доля затрат на
58
внедрение тем больше, чем больше предприятие, поскольку при большем
количестве нюансов и особенностей необходимо больше работы по
настройке на все эти нюансы и особенности.
Внедрение можно производить своими силами, можно заказать
сторонней организации. Если пытаться внедрять самим, то приходится
сталкиваться с трудностями: отсутствие опыта автоматизации; отсутствие
времени на внедрение, поскольку бухгалтерия должна выполнять свою
текущую работу, которая, как правило, и съедает весь рабочий день.
Важно отметить, что в случае если одним программным средством
автоматизируются различные подразделения и сотрудники, то
уменьшаются затраты на организацию документооборота между ними.
Уменьшаются как временные так и материальные затраты.
Следует помнить: главное не процесс, а его результат, т.е.
получение в итоге высококлассных специалистов в области бухгалтерского
учета, умеющего применять современные информационные технологии на
практике.
Таким образом, подводя итог по главе, можно сказать, что
автоматизация бухгалтерского учета - это процесс, при котором в
результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается
эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии.
Значит, перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета
следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии
улучшить, это и будет целью автоматизации.
Распространенным стереотипом является то, что автоматизация
бухгалтерского учета приводит к сокращению бухгалтерского персонала,
что приводит к страху перед автоматизацией, а иногда и к ее саботажу.
Несмотря на то, что, на первый взгляд, все логично - часть работы берет на
себя компьютер, который и вытесняет бухгалтеров-людей, стереотип
является ошибочным.
59
Дело в том, что количество необходимых в бухгалтерии
бухгалтеров зависит только от количества обрабатываемых бухгалтерией
первичных документов, а количество первичных документов не зависит от
того, автоматизирован бухучет или нет, оно зависит от объема
хозяйственных операций в организации.
Таким образом, автоматизация бухучета не уменьшает числа
необходимых в бухгалтерии бухгалтеров.
60
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В современных условиях ведения хозяйственной деятельности все
больше предприятий переходит на автоматизированные ведения
бухгалтерского учёта и формирование бухгалтерской и финансовой
отчетности для выполнения большей части своих задач. Наблюдается
выраженная тенденция замены бумажных документов более
эффективными электронными процессами.
Это имеет ряд преимуществ. Ведение безбумажного бухгалтерского
учета избавляет от многих как математических, так и бухгалтерских
ошибок. Позволяет правильно разнести по счетам бухгалтерского учета
производственные операции своей хозяйственной деятельности. Отследить
задолженности свои и своих партнеров по бизнесу. Значительно облегчает
труд кадровой и бухгалтерской службы предприятия.
Правильное ведение автоматизированного бухгалтерского учета
приводит к возможности автоматизации формирования бухгалтерской
отчетности, а это дает возможность предоставления отчетности в
электронном виде в налоговые органы и во внебюджетные фонды, что
значительно облегчает труд бухгалтерской службы, налоговых органов и
фондов, а так же дает реальный шанс повысит качество управления в
целом.
Для того чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в
первую очередь хорошо представлять себе что такое автоматизированный
бухучет. Также следует осознать, что внедрение бухгалтерской программы
эффективно только тогда, когда следствием внедрения является
повышение эффективности и улучшение качества ведения бухучета на
предприятии.
В настоящее время рынок информационных технологий предлагает
большое количество систем управления документами, которые
применяются предприятиями в целях экономии времени, упрощения
61
поиска документов, регламентирования процедур внесения изменений,
контроля эффективной доставки документов от одного пользователя к
другому.
Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все
они хороши и их возможности находят практическое применение на
предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. При
автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу
на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы
бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной
деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность
управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.
В выпускной квалификационной работе рассмотрена тема
«Автоматизация бухгалтерского учета» на предприятии ООО
«Омскинфосервис», основным видом деятельности которой является
деятельность по созданию и использованию баз данных и
информационных ресурсов. Рассмотрены напрaвления автоматизации,
информационные бухгалтерские программы, имеющиеся на рынке.
Рассмотрена организационно-правовая характеристика предприятия,
экономические показaтели, дана оценка ведения бухучета и внутреннего
контроля организации. Рассмотрена система автоматизации бухучета в
исследуемой организации.
В организации ООО «Омскинфосервис» - линейная структура
управления, все решения принимаются генеральным директором, все
отделы подчиняются так же генеральному директору, в каждом отделе есть
свой руководитель. Это обеспечивает быстрое осуществление действий по
распоряжениям, дающимся руководителями, бесперебойную работу
производства, разделение труда между функциональными
подразделениями облегчают работу по повышению деловой
квалификации, способствует общему расширению знаний в рамках
каждого функционального подразделения в ходе постепенного накопления
62
опыта. Также происходит быстрое осуществление действий по
принимаемым распоряжениям, спускаемым «сверху вниз», и быстрее
реализовывается обратная связь.
Бухгалтерский учет на предприятии осуществляется главным
бухгалтером и помощником главного бухгалтера. Должностные
инструкции полностью соответствуют обязанностям главного бухгалтера:
осуществление расчетов с контрагентами и персоналом, формирование
бухгалтерской отчетности и предоставление ее в сроки и по адресам,
исполнение обязательств по расчетам с третьими лицами и т.д.
Но, так как все обязанности по ведению бухучета возложены на
главного бухгалтера, организации рекомендуется: подбор и корректировка
функциональных обязанностей исполнителей с целью наиболее
рационального использования рабочего времени и трудовых ресурсов.
В современной жизни бухгалтеру требуется не только иметь
практический опыт работы в области бухгалтерского учета, но и свободно
владеть правовой информацией и постоянными изменениями в
Законодательстве.
Справочные системы имеют огромную роль, помогают грамотно
организовать учет и избежать ошибок, облегчить работу, сократить
затраты.
Так же рассмотрели что исследуемое предприятие ООО
«Омскинфосервис» характеризуется достаточно высокой независимостью
от внешних источников финансирования и достаточно устойчивым
финансовым состоянием.
Для автоматизации бухгалтерского процесса используются
программы «1С» и «Система Главбух». Также внедрение автоматизации
бухучета улучшает экономические и хозяйственные показатели работы
предприятия, за счет повышения оперативности управления и снижения
трудозатрат на реализацию процесса управления.
63
Несмотря на широкие возможности и явные преимущества система
электронного документооборота ООО «Омскинфосервис» имеет ряд
недостатков: проблема информационной безопасности.
В целях сохранения стратегических позиций на рынке и достижения
цели предприятия – сохранения жизнеспособности и обеспечения рабочих
мест для его служащих необходимо определить направления
стратегического развития и пути повышения конкурентоспособности.
Развитие информационных технологий бухгалтерского учета за
последние годы идет все возрастающими темпами. Любой бухгалтер
работая на компьютере не мыслит без него своей профессиональной
деятельности.
Правильная автоматизация должна также минимизировать ручной
рутинный труд и снижать влияние человеческого фактора. В одной
организации главный бухгалтер принципиально отказалась
автоматизировать процедуру заполнения налоговых регистров и
деклараций, так как, по ее словам, не хотела упускать контроль над
процессом. На самом деле автоматизированное формирование и контроль
друг другу не мешают. Более того, автоматизированное формирование
существенно снижает риск случайных ошибок и позволяет облегчить
функцию контроля. Если где-то в отчетности выявляется ошибочная
цифра, значит ошибка где-то в первичных документах, так как сам расчет
делает программа по заданному четкому алгоритму. Если же у нас процесс
заполнения регистров и деклараций производится вручную или в MS
Excel, ошибка может быть и в первичке, и где-нибудь в многочисленных
промежуточных расчетах. И найти такую ошибку гораздо сложнее.
Перебивать платежки вручную из 1С в Банк-Клиент и обратно –
непозволительное разбазаривание рабочего времени бухгалтеров. Расходы
на программистов, которые автоматизируют этот процесс, очень быстро
окупятся. И чем больше платежек оформляется ежемесячно, тем меньше
срок окупаемости. Кстати, при выборе банка, в котором нужно открыть
64
расчетный счет, немаловажным фактором должно быть качество
предоставляемых этим банком онлайновых услуг.
Рассматриваемая организация в своей работе пользуется услугами
онлайн банка ПАО АКБ Авангард, а также пользуется услугами
программистов которые автоматизируют этот процесс, что значительно
упрощает работу и экономит время.
Бухгалтеру, первичному учетчику, должно быть комфортно
работать в информационной системе. Если будет некомфортно, то и
времени будет использоваться гораздо больше, а качество первичной
информации будет оставлять желать лучшего.
Везде, где можно существенно упростить работу в информационной
системе, нужно упрощать, при этом начинать нужно с самых сложных
задач, автоматизация которых принесет наибольший эффект. Тогда в
бухгалтерии будет правильная автоматизация и гораздо больше порядка.
Таким образом, можно сделать заключение о том, что основным
назначением информационной системы управления предприятия
является ее способность обеспечивать пользователей актуальной
бухгалтерской информацией, которая определяется принципами,
заложенными в основе ее построения.
С одной стороны, это принципы, определяющие методы ведения
бухгалтерского учета, с другой, принципы сбора, регистрации, обработки,
передачи информации в бизнес-процессах, реализованные в
информационной системе, обеспечивающие достоверность бухгалтерской
информации. Соблюдение данных принципов должно контролироваться
самим предприятием. А также их соблюдение позволит создать
эффективную автоматизированную форму бухгалтерского учета,
ориентированную на возможности различных ЭВМ, автоматизированных
систем, отвечающую потребностям управления и рынка.
Автоматизация учетных процессов является объективной
необходимостью и представляет собой дальнейшее совершенствование